編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟頁碼：第頁公關銷售 1第一節 銷售員管理 21.1銷售員設置 2第二節 配額房管理 42.1 配額房設置 42.2 配額控制 5第三節 房價特殊日期 63.1房價特殊日期設定 6第四節 房價管理 74.1房價碼類別 74.2房價碼 84.2.1新建房價碼 84.2.2房價碼列表窗口 10第五節 傭金管理 155.1傭金碼 155.2傭金明細設置 175.3傭金記錄列表 18第六節 客戶檔案 196.1客戶檔案主窗口 196.2新建公司檔案 206.3公司檔案與預訂的關聯 25第七節 活動管理 277.1活動列表 277.2新建活動 287.3活動日歷 337.4活動日記 33第八節 銷售分析 348.1銷售分析 348.2銷售員分析 36公關銷售公關銷售部分主要針對飯店公關銷售部的實際職能，實現協議管理、客房與各餐飲娛樂點預訂以及酒店各類信息及相關報表查詢等功能。銷售員管理1.1銷售員設置X5系統可將全體銷售員分成幾類，每個類別下又可設置具體的銷售員。管理銷售員時一般先設置銷售員組別，再設置或修改銷售員。在維護系統里進行組別設置。組別設置完成后，執行銷售→銷售員設置，打開『銷售員管理』窗口，顯示當前銷售員。在【請輸入條件】欄里輸員銷售員名字或銷售員代碼，按回車，即可查到指定銷售員，雙擊可以打開銷售員詳細信息。圖『銷售員管理』窗口下方根據銷售員狀態進行劃分，可以根據指定狀態進行查詢。『銷售員管理』窗口右邊功能鍵分別為：〖新建〗：建立新的銷售員〖打開〗：打開指定銷售員的詳細信息〖代碼〗：可以根據銷售員代碼進行查詢〖姓名〗：根據名字查詢銷售員〖活動〗：建立銷售員的拜訪記錄〖備注〗：可以查看當前選中的銷售員的備注，也可以直接輸入備注內容。操作者可以利用這些按鈕完成銷售員的管理。銷售員設置好后，協議檔案中【銷售員】項可選擇對應銷售人員，便于對銷售員業績的統計。（對某一銷售人員的所有協議酒店的消費額進行統計即為該員工的銷售業績。）下面以實例說明。實例：增加前廳部銷售員揚帆。分析：假設未設置前廳部這個大類，因此，必須首先設置前廳部這類，再增加銷售員名單。操作步驟：（1）、在維護系統中，打開『銷售員類別』，單擊〖編輯〗。輸入相關信息后，單擊〖存盤〗。如下圖所示：圖（2）、執行銷售→銷售員設置，『銷售員管理』窗口下，單擊右邊〖新建〗，打開『銷售員』窗口。【代碼】處輸入YF，這個由操作者決定，也可以是C01等；【姓名】處輸入楊帆，【部門】中選擇前廳部，按F1彈出幫助窗口，可以進行選擇。【職位】處選擇銷售員，按F1可以彈出幫助窗口，如有其他信息在相應的菜單欄里補充完整，單擊〖存盤〗即可。附加信息里可輸入備注。如下圖所示。圖（3）、單擊〖存盤〗，即完成銷售員的新增操作。配額房管理配額房設置配額房在業務上主要是服務于旅行社、訂房中心等房量控制不是非常嚴格的地方。它在制定配額的時候是不占用房間資源的，只是對資源進行一個預分配。以攜程為例具體操作步驟如下：（1）、執行公關銷售→配額管理，打開〖客房配額設置〗；圖（2）、單擊左下角〖新建〗，打開『配額編輯』窗口。【客戶】處輸入攜程，按回車后確認客戶檔案查找；【日期】處輸入起始日期；【配額房數】處錄入需要配額的房間數量，選擇相應的房類、房價碼，單擊〖存盤〗即可。圖配額控制（1）、【系統提醒】是指超過配額房數的設置后系統會提醒，但仍可以訂房。如下圖所示；圖（2）、【系統控制】是指超過配額房數后系統會提醒，但不能訂房。圖（3）、【強制扣除】是指配額當天即使有房也不給訂房。注意：（1）、做完配額房后可以通過預訂→房價查詢來實現，房價上字體顏色為紅色代表當天無房，藍色代表當天有房圖房價特殊日期3.1房價特殊日期設定在酒店入住，不同的時間段可能同一個房型的價格不一樣，需要通過房價特殊日期來設置。打開『房價特殊日期設定』窗口：圖房價特殊日期設置，共有三種時間的設置方式：●特定年限的時間段在有效起始時間處輸入時間段，一般是年月日。在特定的時間過后，對應的房價碼就無效。●無年限的時間段在特殊日期設置的“天”中選擇對應的日期，每年的該時間段對應的房價碼的價格都是有效的。●固定的星期時間段在特殊日期設置的“星期”中選擇對應的星期。比如星期六＆星期天，全年的時間中星期六＆星期天對應的房價碼價格有效。在設置房價明細的時候有一個特殊時間的價格，輸入對應的價格，即可生效。房價管理房價管理中房價明細、房價碼、消費碼間的關系可用下圖表示。協議單位協議單位銷售員協議碼（優惠策略）消費碼（POS模式）房價碼房價明細模式明細4.1房價碼類別房價碼的定義可分四步完成：（1）、房價碼類別設置；（2）、房價碼代碼及名稱的定義；（3）、房價明細項目定義；房價碼類別用于對房價碼分類，如設置GVT類，所有與政府相關的單位用的房價碼，歸入這類，便于以后的統計。若酒店沒有對這方面的要求，可以只設置一個房價碼類別，所有的房價碼都屬于該類。系統主窗口下，執行公關銷售→房價碼類別，打開『房價碼類別』窗口，如下圖所示。圖增加GVT（GovernmentRate）類，方法如下：上圖窗口下，單擊〖增加〗，光標定位于【代碼】處，輸入GVT，回車，【描述】處輸入政府房價，【描述1】處輸入GovernmentRate，【系統代碼】、【停用】兩個參數選擇系統默認值即可，輸入【序號】，如下圖所示。存盤，房價碼類別設置成功。〖刪除〗：用于刪除當前選中的類別（表示當前選中）。〖日志〗：單擊日志選項，顯示的是對房價碼類別進行操作的內容體現。4.2房價碼4.2.1新建房價碼房價碼也可以稱為房價優惠包，它是由各種房價明細組成的。實例：建立一名稱為L99的房價碼，其中包含的房價明細如下表所示。房間類型門市價實價Package備注標準間1200720含雙早單人房1100680含單早豪華商務房18001100含雙早套房23801760含雙早豪華套房52004080含雙早包括兩臥、兩衛表本例只說明如何建立房價碼，房價明細的說明將在2.4節說明。操作步驟：（1）、系統主窗口下，執行公關銷售→房價碼，打開『房價碼設置』窗口，如下圖所示。該窗口顯示當前已有的房價碼列表，操作員可按照類別查詢房價碼，也可使用描述、代碼查詢。圖（2）、單擊窗口下方〖新建〗按鈕，打開『房價碼定義』窗口。圖（3）、【代碼】處輸入L99，【私有】處如打勾表示該房價碼為私有房價碼，如是門市價等公共房價碼，需將勾去掉，【類別】處，打開下拉單，選擇對應類別，【描述】處輸入中英文描述。選擇【開始】、【結束】、【市場碼】、【來源】等其他信息，輸入【排序】，如暫停使用在【停用】欄里打勾，〖存盤〗，如下圖所示。圖（4）、點擊右邊【新建】按鈕，打開『房價碼明細定義』窗口，輸入【描述】、【有效期】、【包價】、【房類】等其它信息，〖存盤〗，如下圖所示。【有效期】：明細定義里的有效期是針對某個特定的房型來定的，可以不同于房價碼定義的有效期；【包價】：指該房類在此房價碼里享受的包價，可以是早餐、服務費等。【基本價格定義】：若一人價與兩人價不同，可在【2人價】處輸入兩人價；【特殊價格定義】：用于錄入酒店特殊時期的房價，一般事先會在公司協議中說明該情況。特殊季節在“房價特殊日期設定”功能中完成。【可用性】對于一周內的幾天是可以享用這個價格的選項，如雙休日不享用此價格的話，可以在周一至周五下打勾；圖注意：（1）、【描述】應盡量體現該房價碼的特點；（2）、房價碼設置完成后，還需要與客戶檔案中的【優惠策略】進行關聯。關聯后，預訂時只需要調用該公司、旅行社或訂房中心的檔案就可以享用該檔案對應的協議房價碼。4.2.2房價碼列表窗口『房價碼列表』如下圖所示，4.2.1節我們著重說明如何新建房價碼，下面將對該窗口做一個比較全面的介紹。圖查詢查詢房價碼的條件有：類別、代碼、描述，可以選擇一個或多個條件查詢。單擊【類別】處，打開下拉單，單擊選擇類別，單擊〖查詢〗，顯示某類房價碼。若，已經房價碼描述，則可輸入【描述】，再〖查詢〗。功能按鈕〖已停用〗――當選擇了已停用顯示的是當前停用的房價碼列表。〖新建〗――單擊，打開『房價碼定義』窗口，新建房價碼。〖編輯〗――單擊，打開當前藍色選中房價碼定義窗口，可修改相關信息。注意，【代碼】是無法修改的。〖刪除〗――單擊，彈出確認窗口，確定后即可刪除當前藍色選中的房價碼。〖復制〗――用于復制房價碼。假設A單位的房價碼與B單位的房價碼基本相同，只有明細不同，操作員可復制A單位房價碼，修改之后即可成為B單位房價碼。操作步驟如下：（1）、單擊〖復制〗，彈出輸入窗口，輸入復制后的代碼名稱，假設為RAC-A；圖（2）、單擊〖確認〗，彈出代碼為RAC-A的『房價碼定義』窗口，修改相關信息，增刪房價明細，新的房價碼改建成功。〖引用〗――對房價碼進行整體的變價，假設A單位的房價碼與B單位的房價碼基本相同，只有明細有少許的不同，操作員可引用A單位房價碼，通過【倍數】【外加】等按鈕即可成為B單位房價碼具體操作步驟如下：（1）、選擇需要引用的房價碼，單擊〖引用〗，彈出輸入窗口，輸入復制后的代碼名稱，假設為RAC-B；圖(2)、單擊〖確認〗，彈出代碼為RAC-B的『房價碼定義』窗口，修改相關信息，新的房價碼改建成功。圖注意：（1）、引用后的房價碼只能通過倍數、外加和四舍五入的方式來實現房價的變動，它的原則就是先乘除后加減再四舍五入；（2）、被引用的母房價變動后新房價價格也隨之改變；（3）、引用房價碼的價格只能在RateQuery中查看；〖包價〗――單擊，打開『包價幫助』窗口，藍色選中的為當前房價碼含有的包價。包價里的選項可以多選也可以單選圖〖信息〗――單擊，打開『房價碼信息』窗口，可查閱當前選中房價碼的基本信息。圖〖可用性〗――選中房價碼后單擊，打開『房價碼可用性設置』窗口，可以查看當前的房價碼在某斷時間的使用情況圖以2009年5月為例，這一個月的每周六都要求關閉AST房型，具體操作如下：（1）、打開『房價碼可用性設置』窗口后選擇相應的日期，出現后點擊右下角的【條件】按鈕，出現一個‘限制’窗口圖（2）、在〖動作設置〗上選擇關閉，〖開始〗選擇2009/05/01，〖結束〗選擇2009/05/31，在下面星期處選擇周六，〖房類〗選擇AST，單擊〖確認〗圖圖注意：（1）、在Restrictions窗口，星期如果不選擇就意味著每周的這天需要手工再去設置；（2）取消當前設置，只要在動作設置選擇相反的選項即可。傭金管理5.1傭金碼在系統中設置傭金碼后，可實現電腦系統自動計算傭金的功能，方便核對。操作步驟：（1）、系統主窗口下，執行公關銷售→傭金碼，打開如下『傭金碼列表』窗口。在【傭金碼】欄里可以輸入代碼或在【描述】欄里輸入傭金碼相關信息，單擊【查詢】，即可查詢指定的傭金碼；圖（2）、點擊〖新建〗，輸入【代碼】、【描述】（中文）、【描述】（英文）。如果該傭金碼是階梯型的，則需要在【階梯時段】中選擇時段“年”、“月”或“季”。【階梯分房類】：階梯返傭是否按照房間類型進行返傭。【停用】：是否禁止使用，禁止就打勾。輸入相關信息后點擊〖存盤〗即可。圖〖編輯〗：修改指定的傭金碼，修改后點擊【存盤】即可。〖刪除〗：刪除指定的傭金碼。〖復制〗：可以復制指定的傭金碼，只要輸入新的傭金代碼名稱即可。〖退出〗：退出傭金碼窗口。5.2傭金明細設置根據酒店實際采用的傭金策略，系統將傭金分為按照比例、按照定額以及按照階梯設置傭金。比例及定額傭金的設置操作步驟：（1）、在『傭金碼定義』窗口單擊右側的〖新建明細（M）〗；圖（2）、打開『傭金明細碼設置』窗口。根據實際情況選擇相關項目信息，例如“方式”、“類型”、“金額/比例”、“房類”、“加收是否返傭”等，然后單擊〖存盤〗，退出即可。圖相關信息解釋如下：【方式】：包含“間天”和“次”，可以按一個間天返傭多少來定，也可以按次數來返傭。【類型】：返傭金額的計算方式：“比例”（按照房價的百分比來計算返傭金額），“定額”（按照每間房固定的金額進行返傭），“底價”（酒店給協議單位的一個底價，如果協議單位的實際賣出的房價高于底價，那么差額由酒店返給協議單位）。【金額/比例】：該項內容與【類型】相關聯。如果【類型】是“比例”，那么返傭比例必須輸入百分比數（如0.1表示返10%）；如果是【類型】是“定額”，則輸入返傭金額（如50表示每間房返傭50元/間天），如是“底價”，也輸入金額（如300表示底價300，多出的金額均算作返傭）。【房類】：選擇返傭的房間類型，可多選。【加收是否返傭】：如果加收房費也算返傭，則在“加收房費是否返傭”處選擇相關選項。例如：“全天T”表示如果加收全天，要返傭。“全天F”表示加收全天房費，不返傭。【扣包價】：只針對類型為比例的返傭方式可用，當扣包價打上勾后表示該返傭是扣除包價來計算的。【扣服務費】：與扣包價類似，選擇扣服務費表示返傭是以扣除服務費來計算的。【階梯返傭定義】：有的酒店與旅行社或者訂房中心簽有協議，當他們的訂房量達到一定程度后，可以提高傭金金額。系統里可以按年、按季度或按月來統計訂房量，當某種房型或訂房總數超過一定量后，返傭比例上調。用戶可以在“階梯返傭定義”中進行設置。如下圖表示達到1-4間時，返傭10%/天；5-10間房時，返傭15%/天，10間以上返傭20%。但是具體如何實現返階梯傭金，需要由工程師現場設置。圖5.3傭金記錄列表傭金記錄列表列出了需要返傭的一些記錄。可以按返傭客戶來進行查詢，也可按時間審核的狀態以及支付狀態來查詢。同時使用右邊的功能按鈕可以來查看主單＆檔案信息；審核傭金的返傭情況；也可以查看一些支付的情況等。系統主窗口下，執行銷售→傭金記錄列表，打開『傭金明細』窗口。系統可以按返傭客戶來進行查詢，也可按時間、審核的狀態以及支付狀態來查詢。右邊的相關功能按鈕解釋如下：〖審核〗：對系統自動產生的傭金進行審核。審核后，列表中的“審核”列會打上勾。〖取消審核〗：對之前已經審核的進行取消操作〖支付〗：如果傭金已經結算，則在系統中進行傭金支付，列表上的“支付”列會打上勾。〖支付列表〗：羅列已經進行結算的傭金紀錄。〖E.打印〗：打印當前需要返傭的紀錄。客戶檔案檔案是酒店關于客人、公司、旅行社、訂房中心、團隊的信息匯總，包括基本信息、住店歷史、當前預訂、房價折扣等。6.1客戶檔案主窗口系統主窗口下，執行公關銷售→客戶檔案，或按CTRL+L，打開『客戶檔案列表』窗口，如下圖所示。檔案分成五大類：賓客、團體&會議、公司、旅行社、訂房中心。圖『組合條件查詢』窗口輸入查詢條件，單擊〖確認〗，顯示查詢結果，雙擊某記錄，可打開。查詢常用條件有：名稱、單位名、編號、銷售員等。6.2新建公司檔案●操作步驟：（1）、『客戶檔案列表』窗口，退出『組合條件查詢』窗口；（2）、單擊〖新建〗，打開檔案類型選擇窗口，單擊“公司”，打開檔案主單。圖（3）、輸入公司【本名】、【名稱2】。注意：【本名】必須正確輸入（外國公司的名稱請注意大小寫），才能保證客戶檔案的正確匹配，相關單據（如帳單、登記單）的正確顯示。（4）、使用Tab鍵、回車或者鼠標移動光標至下一項目，輸入信息或者從幫助菜單（下拉單或幫助窗口）中選擇相關信息。（5）、基本信息錄入完整后，單擊〖存盤〗，自動生成檔案號。圖●檔案信息（1）、主要信息――公司主要信息；（2）、附加信息――公司附加信息；圖（3）、喜好與特要--一般是針對散客檔案使用的。圖（4）、圖像資料與相關人――聯系人、簽單人、負責人簽名、照片等資料.在下圖的方框內空白處雙擊，即可打開『客戶檔案相關人編輯』窗口，進行增加。圖（5）、GuestInfo――卡及其紀念日；（6）、活動相關――記錄該公司的相關活動，雙擊可以打開指定的活動主單；圖單擊〖增加〗，打開『活動主單』窗口，如下圖，在此窗口中編輯客戶拜訪信息。輸入【目的】、【開始時間】、【結束時間】等，單擊〖保存〗即可。圖（7）、投訴記錄――記錄客人投訴；（8）、優惠策略――房價、餐飲等消費優惠，一般由銷售部建立、維護，預訂、接待員查詢使用；圖（9）、統計分析――公司歷史消費統計，統計的時候可以統計綜合消費數據，也可以統計明細消費數據；圖系統默認顯示綜合統計數據，如要查看明細記錄，則單擊【明細】，單擊〖刷新〗，即可查看到該檔案歷史的消費記錄。雙擊某一條消費記錄可打開預訂主單，查看詳細信息；圖（10）、預訂信息――該檔案當前的預訂、在住、本日退房的記錄；圖注意：旅行社、訂房中心檔案的建立同公司。6.3公司檔案與預訂的關聯比較新建預訂時，有無公司檔案的區別。●若賓客是某一協議單位的，賓客預訂單中要求輸入該客人對應的公司，系統將根據公司檔案，自動顯示與之匹配的房價碼，操作員選擇房類后，系統將自動顯示對應房類的協議價。操作步驟：（1）、賓客預訂下，【公司】處，按F1，打開『客戶檔案查找』，輸入公司名等可查詢的條件，單擊〖查詢〗，顯示查詢結果，如下圖所示。圖（2）、單擊選擇公司，單擊〖確定〗，預訂主單【公司】處，顯示該公司檔案號，【房價碼】處顯示該公司對應房價碼。●公司/旅行社/訂房中心檔案下，單擊選擇“預訂信息”標簽頁，可以看到有〖散客預訂〗、〖團體預訂〗、〖會議預訂〗三個按鈕，可直接操作不同的預訂。圖單擊〖散客預訂〗，打開預訂主單，由于是該公司檔案下新建預訂，系統自動導入【公司】、【房價碼】等基本信息，如下圖所示。圖活動管理7.1活動列表（1）、系統主窗口下，執行公關銷售→活動列表，打開『活動列表』窗口。圖（2）、查看活動列表,在右上方“請輸入條件”欄里輸入活動的【協議單位】名稱按回車可以找到相關活動，雙擊可以打開活動主單。如該活動為周期活動，則雙擊打開時系統會提示打開方式。圖右側功能：〖新建〗：建立新的活動主單〖主單〗：打開指定活動主單〖活動單打印〗：根據設置好的模版打印活動主單也可以通過右下角的組合查詢，輸入相應的條件查詢指定的活動主單。圖列表最下方可以選擇完成或未完成查看相應的活動主單。7.2新建活動活動主要用于銷售員對各項事務進行管理，其功能類似于備忘錄。操作步驟：（1）、『活動列表』窗口，點擊右側〖新建〗功能，打開『活動主單』窗口。圖（2）、以下說明活動主單上各項目的含義：【協議單位】：選擇輸入協議單位名稱（如沒有可不填寫）。【聯系人】：輸入協議單位后，電腦會自動匹配該單位的聯系人。【預定主單】：如建立過相應的預訂單可以在此選擇匹配。【目的】：輸入活動的目的（必輸項）。【開始時間】：輸入活動的開始時間。【結束時間】：輸入活動的結束時間。【類型】：按F1選擇活動的類型。【負責人】：選擇相應的活動負責人。【提醒】：可以設置提醒時間，設置后會自動彈出窗口提示。【優先級】：選擇活動的優先級。【標簽】：選擇活動的性質。【金額】：輸入活動所需的大致金額。【完成】：活動結束打勾。【備注】：輸入活動的其他相關信息。輸入相關信息后點擊〖保存〗，系統提示信息保存成功，該活動新建完成。圖（3）、點擊【計劃】標簽頁，可查看到以圖表形式顯示該銷售員需完成活動。也可增加負責活動的銷售員。點擊〖添加〗，在銷售員欄里選擇負責活動的銷售員。點擊〖刪除〗，可刪除銷售員。綠色和紅色代表設置活動的時間段，點擊上一個或下一個可以根據設置的時間長度查看其余的空余時間。藍色是代表該活動所占用的時間。圖（4）、點擊【跟蹤】標簽頁，此處顯示該活動銷售員負責的情況，可以輸入相應的跟蹤的信息，但需要用該銷售員的電腦工號進系統后方可操作。圖（5）、點擊【反饋】標簽頁，此處用于活動結束后銷售員可以輸入活動的反饋意見，主管可以輸入該活動的相關批示。圖（6）、重復周期：如該活動在一段時間內重復進行，進行此設置后不需要新建多個活動主單。點擊“重復周期”菜單，打開『活動周期』窗口。圖其中：【定期模式】：可選擇相應的時間段。選擇“天”，及“每1天”，【重復范圍】處輸入相應的起止時間及重復次數，那每天會出現相應的活動。如果選擇“每個工作日”，則在起止時間內的工作日才會重復。選擇“周”：可以選擇一周內的具體的某一天。圖選擇“月”：可以選擇每月的某幾天。圖選擇“年”：可以選擇一年中的某同日。圖輸完之后點擊〖確定〗即可。此時如查看活動列表，可看到多條重復記錄。點擊〖刪除周期〗，可刪除之前建立的重復周期。7.3活動日歷（1）、系統主窗口下，執行公關銷售→活動日歷，打開『日歷』窗口。系統默認顯示本工號銷售員負責的活動。圖上方第一欄可選擇不同的時間段，第二欄選擇天、周或月進行查詢，時間可以直接修改，或進行單日翻頁，最后一欄可以切換查看其他銷售員的活動情況。（2）、可在該列表下新建活動，鼠標拖動選擇對應的時間段，放開鼠標，系統提示“新建活動？”，選擇〖是〗，即可打開『活動主單』窗口，此時時間段已選擇，只需輸入其他相關信息保存即可。7.4活動日記系統主窗口下，執行公關銷售→活動日記，打開『活動日記』窗口。圖活動日記可用于查看所有銷售員的活動情況，也可在相應的時間段，按住鼠標左鍵進行相應拖動建立新的活動主單。操作同“日歷”窗口下新建活動。銷售分析8.1銷售分析銷售分析功能可用于查看自定義的銷售統計報表。操作步驟：（1）、系統主窗口下，執行公關銷售→銷售分析，打開『銷售分析』窗口。圖（2）、『查詢條件』窗口，在【統計指標】欄里選擇要查看的項目；【年】：選擇相應的查看年份；【客戶類別】：選擇查看的協議單位類別，也可以在【其他】欄里根據不同的類別進行選擇，選擇后點擊〖確定〗即可產生相應的數據統計表。圖右排功能鍵：〖查詢〗：可以繼續選擇其他條件查詢相應的統計數據〖檔案〗：打開指定單位的客戶檔案信息〖Top〗：可以選擇查看排名前幾位的公司統計數據操作步驟：（1）、點擊〖Top〗，打開『TopX』窗口；圖（2）、選擇要分析的前幾位的信息，也可在最后一欄中自由輸入，此處選擇“Top10”，點擊〖確定〗。系統會選擇前10的相關信息。圖（3）、點擊右側〖分析〗功能，可打開所選公司的柱形比較圖，可進行比較查看。圖8.2銷售員分析該功能可查看銷售員的業績統計，其中操作方法如上述銷售分析，此處不再贅述。 DATE\@"M.d.yyyy"10.11.2022DATE\@"HH:mm"DATE\@"M.d.yyyy"10.11.2022DATE\@"HH:mm"20:26DATE\@"HH:mm:ss"20:26:08TIME\@"yy.M.d"22.10.11TIME\@"h時m分"20時26分TIME\@"h時m分s秒"20時26分8秒DATE\@"MMM.d,yy"Oct.11,22DATE\@"dMMMMyyyy"11October2022DATE\@"h:mm:ssam/pm"8:26:08PMDATE\@"HH:mm:ss"20:26:08TIME\@"yyyy年M月d日星期W"2022年10月11日星期二DATE\@"HH:mm:ss"20:26:08附錄資料：不需要的可以自行刪除實用powerpoint技巧總結一大群與會人員正襟危坐，你豪情滿懷地進行著某個新產品的演示或介紹，卻不小心由于鼠標左鍵的誤操作導致幻燈片跳到了本不應該出現的位置，或者本應按下鼠標左鍵切換到下一張，卻由于按下了右鍵而出現一個快捷菜單。不用擔心，只要進行小小的設置，就可以將這些煩人的問題統統搞定。

從任務窗格中打開“幻燈片切換”，將換片方式小節中的“單擊鼠標時”和“每隔”兩個復選項全部去除，然后將這個設置應用于所有幻燈片，以后切換到下一張或上一張，只有通過鍵盤上的方向鍵才能進行操作。至于另外一個問題，解決的辦法也很簡單，從“工具”菜單下打開“選項→視圖”窗口，取消“幻燈片放映”小節上的“右鍵單擊快捷菜單”復選框即可。■在演示文稿內復制幻燈片要復制演示文稿中的幻燈片，請先在普通視圖的“大綱”或“幻燈片”選項中，選擇要復制的幻燈片。如果希望按順序選取多張幻燈片，請在單擊時按鍵；若不按順序選取幻燈片，請在單擊時按鍵。然后在“插入”菜單上，單擊“幻燈片副本”，或者直接按下“”組合鍵，則選中的幻燈片將直接以插入方式復制到選定的幻燈片之后。■自動黑屏在用展示課件的時候，有時需要學生自己看書討論，這時為了避免屏幕上的圖片影響學生的學習注意力可以按一下“”鍵，此時屏幕黑屏。學生自學完成后再接一下“”鍵即可恢復正常。按“”鍵也會產生類似的效果。■將幻燈片發送到文檔、在中打開演示文稿，然后在“文件”菜單上，指向“發送”，再單擊“”。、在“將幻燈片添加到文檔”之下，如果要將幻燈片嵌入文檔，請單擊“粘貼”；如果要將幻燈片鏈接到文檔，請單擊“粘貼鏈接”。如果鏈接文件，那么在中編輯這些文件時，它們也會在文檔中更新。、單擊“確定”按鈕。此時，系統將新建一個文檔，并將演示文稿復制到該文檔中。如果未啟動，則系統會自動啟動。■讓幻燈片自動播放要讓的幻燈片自動播放，只需要在播放時右鍵點擊這個文稿，然后在彈出的菜單中執行“顯示”命令即可，或者在打開文稿前將該文件的擴展名從改為后再雙擊它即可。這樣一來就避免了每次都要先打開這個文件才能進行播放所帶來的不便和繁瑣。■增加的“后悔藥”在使用編輯演示文稿時，如果操作錯誤，那么只要單擊工具欄中的“撤消”按鈕，即可恢復到操作前的狀態。然而，默認情況下最多只能夠恢復最近的次操作。其實，允許用戶最多可以“反悔”次，但需要用戶事先進行如下設置：在“工具－選項”，擊“編輯”選項卡，將“最多可取消操作數”改為“”，確定。■中的自動縮略圖效果你相信用一張幻燈片就可以實現多張圖片的演示嗎？而且單擊后能實現自動放大的效果，再次單擊后還原。其方法是：新建一個演示文稿，單擊“插入”菜單中的“對象”命令，選擇“演示文稿”，在插入的演示文稿對象中插入一幅圖片，將圖片的大小改為演示文稿的大小，退出該對象的編輯狀態，將它縮小到合適的大小，按鍵演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下來，只須復制這個插入的演示文稿對象，更改其中的圖片，并排列它們之間的位置就可以了。■快速靈活改變圖片顏色利用制作演示文稿課件，插入漂亮的剪貼畫會為課件增色不少。可并不是所有的剪貼畫都符合我們的要求，剪貼畫的顏色搭配時常不合理。這時我們右鍵點擊該剪貼畫選擇“顯示‘圖片’工具欄”選項（如果圖片工具欄已經自動顯示出來則無需此操作），然后點擊“圖片”工具欄上的“圖片重新著色”按鈕，在隨后出現的對話框中便可任意改變圖片中的顏色。■為添加公司用為公司做演示文稿時，最好第一頁都加上公司的，這樣可以間接地為公司做免費廣告。執行“視圖－母版－幻燈片母版”命令，在“幻燈片母版視圖”中，將放在合適的位置上，關閉母版視圖返回到普通視圖后，就可以看到在每一頁加上了，而且在普通視圖上也無法改動它了。■“保存”特殊字體為了獲得好的效果，人們通常會在幻燈片中使用一些非常漂亮的字體，可是將幻燈片拷貝到演示現場進行播放時，這些字體變成了普通字體，甚至還因字體而導致格式變得不整齊，嚴重影響演示效果。在中，執行“文件－另存為”，在對話框中點擊“工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“保存選項”，在彈出其對話框中選中“嵌入字體”項，然后根據需要選擇“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”項，最后點擊“確定”按鈕保存該文件即可。■利用組合鍵生成內容簡介我們在用制作演示文稿時，通常都會將后面幾個幻燈片的標題集合起來，把它們作為內容簡介列在首張或第二張幻燈片中，讓文稿看起來更加直觀。如果是用復制粘貼來完成這一操作，實在有點麻煩，其實最快速的方法就是先選擇多張幻燈片，接著按下即可。■演示文稿中的圖片隨時更新在制作演示文稿中，如果想要在其中插入圖片，執行“插入－圖片－來自文件”，然后打開“插入圖片”窗口插入相應圖片。其實當我們選擇好想要插入的圖片后，可以點擊窗口右側的“插入”按鈕，在出現的下拉列表中選“鏈接文件”項，點擊確定。這樣一來，往后只要在系統中對插入圖片進行了修改，那么在演示文稿中的圖片也會自動更新，免除了重復修改的麻煩。■快速調用其他在進行演示文檔的制作時，需要用到以前制作的文檔中的幻燈片或要調用其他可以利用的幻燈片，如果能夠快速復制到當前的幻燈片中，將會給工作帶來極大的便利。在幻燈片選項卡時，使光標置于需要復制幻燈片的位置，選擇“菜單”中的“幻燈片（從文件）”命令，在打開的“幻燈片搜索器”對話框中進行設置。通過“瀏覽”選擇需要復制的幻燈片文件，使它出現在“選定幻燈片”列表框中。選中需要插入的幻燈片，單擊“插入”，如果需要插入列表中所有的幻燈片，直接點擊“全部插入”即可。這樣，其他文檔中的幻燈片就為我們所用了。■快速定位幻燈片在播放演示文稿時，如果要快進到或退回到第張幻燈片，可以這樣實現：按下數字鍵，再按下回車鍵。若要從任意位置返回到第張幻燈片，還有另外一個方法：同時按下鼠標左右鍵并停留秒鐘以上。■利用剪貼畫尋找免費圖片當我們利用制作演示文稿時，經常需要尋找圖片來作為鋪助素材，其實這個時候用不著登錄網站去搜索，直接在“剪貼畫”中就能搞定。方法如下：插入－圖片－剪貼畫，找到“搜索文字”一欄并鍵入所尋找圖片的關鍵詞，然后在“搜索范圍”下拉列表中選擇“收藏集”，單擊“搜索”即可。這樣一來，所搜到的都是微軟提供的免費圖片，不涉及任何版權事宜，大家可以放心使用。■制作滾動文本在中有時因顯示文本內容較多就要制作滾動文本。具體制作方法如下：視圖－工具欄－控件箱，打開控件工具箱，點擊“文字框”選項，插入“文字框”控件，然后在幻燈片編輯區按住鼠標左鍵拖拉出一個文本框，并根據版面來調整它的位置和大小。接著在“文字框”上右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“屬性”命令，彈出“文字框”屬性窗口，在屬性窗口中對文字框的一些屬性進行相關的設置。設置好后右擊“文字框”，選擇“文字框對象”中的“編輯”命令，這時就可以進行文字的輸入，文本編輯完之后，在文字框外任意處單擊鼠標，即可退出編輯狀態。一個可以讓框內文字也隨滾動條拖動而移動的文本框就做好了。■突破次的撤消極限的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但默認的操作次數卻只有次。執行“工具－選擇”，擊“編輯”標簽卡，在“最多可取消操作數”中設置你需要的次數即可。不過要注意，撤消操作次數限制最多為次。■利用畫筆來做標記利用放映幻燈片時，為了讓效果更直觀，有時我們需要現場在幻燈片上做些標記，這時該怎么辦？在打開的演示文稿中單擊鼠標右鍵，然后依次選擇“指針選項－繪圖”即可，這樣就可以調出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了，用完后，按鍵便可退出。■快速調節文字大小在中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好，一般情況是通過選擇字體字號加以解決，其實我們有一個更加簡潔的方法。選中文字后按]是放大文字，[是縮小文字。

■計算字數和段落執行“文件－屬性”，在其對話框中選“統計”選項卡，該文件的各種數據，包括頁數、字數、段落等信息都顯示在該選項卡的統計信息框里。■輕松隱藏部分幻燈片對于制作好的幻燈片，如果你希望其中的部分幻燈片在放映時不顯示出來，我們可以將它隱藏。方法是：在普通視圖下，在左側的窗口中，按，分別點擊要隱藏的幻燈片，點擊鼠標右鍵彈出菜單選“隱藏幻燈片”。如果想取消隱藏，只要選中相應的幻燈片，再進行一次上面的操作即可。■將圖片文件用作項目符號一般情況下，我們使用的項目符號都是、、，、、之類的。其實，我們還可以將圖片文件作為項目符號，美化自己的幻燈片。首先選擇要添加圖片項目符號的文本或列表。點擊“格式－項目符號和編號”，在“項目符號項”選項卡中單擊“圖片”，調出剪輯管理器，你就可以選擇圖片項目符號。在“圖片項目符號”對話框中，單擊一張圖片，再單擊確定。■對象也用格式刷在中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設置等），可以在設置好其中一個以后，選中它，點擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具，然后單擊其它的文本框。如果有多個文本框，只要雙擊“格式刷”工具，再連續“刷”多個對象。完成操作后，再次單擊“格式刷”就可以了。其實，不光文本框，其它如自選圖形、圖片、藝術字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。■幻燈片放映時讓鼠標不出現幻燈片在放映時，有時我們需要對鼠標指針加以控制，讓它一直隱藏。方法是：放映幻燈片，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項－箭頭選項”，然后單擊“永遠隱藏”，就可以讓鼠標指針無影無蹤了。如果需要“喚回”指針，則點擊此項菜單中的“可見”命令。如果你點擊了“自動”（默認選項），則將在鼠標停止移動秒后自動隱藏鼠標指針，直到再次移動鼠標時才會出現。■改變鏈接文字的默認顏色中如果對文字做了超鏈接或動作設置，那么會給它一個默認的文字顏色和單擊后的文字顏色。但這種顏色可能與咱們預設的背景色很不協調，想更改嗎？那么可以點擊菜單命令“格式－幻燈片設計”，在打開的“幻燈片設計”任務窗格下方的“編輯配色方案…”。在彈出的“編輯配色方案”對話框中，點擊“自定義”選項卡，然后就可以對超鏈接或已訪問的超鏈接文字顏色進行相應的調整了。■快速切換輸入法大家知道在中通過設置可以方便地切換輸入法，難道在中就沒有這樣的功能嗎？事實上是有這種功能的：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，切換到“編輯”選項卡，選中“’自動鍵盤’切換”復選框，單擊確定即可。該設置對已有文件的編輯非常方便，但在編輯新文件時卻起不了多大的作用。■巧用文字環繞方式在中，我們在插入剪貼畫之后可以將它自由旋轉，但在中將剪貼畫插入后卻不可以這樣旋轉。其實，我們只須選中插入的剪貼畫，然后在出現的“圖片”工具欄中點擊“文字環繞”按鈕，在彈出的文字環繞方式中選擇除“嵌入型”以外的其它任意一種環繞方式，該剪貼畫就可以進行自由旋轉了。此外，如果我們先在中插入剪貼畫，然后將它剪切到中，也可以直接將它進行自由旋轉。■快速選擇多個對象在中，如果要選擇疊放在一起的若干個對象時會不太容易，特別是它們又位于疊放次序下層的時候，更是如此。不過，我們可以點擊“繪圖”工具欄右側的三角箭頭（工具欄選項），依次指向“添加或刪除按鈕－繪圖”，然后選中“選中多個對象”，將它添加到“繪圖”工具欄中，點擊它，會打開“選擇多個對象”對話框。我們只要在對話框的對象列表中選中相應的那些對象就可以了。這個按鈕的添加也可以這么做：點擊菜單命令“工具－自定義”，在打開的對話框中點擊“命令”選項卡，然后在“類別”中選“繪圖”，在“命令”欄中選擇“選中多個對象”，將它拖至工具欄的任意位置。■打造多彩公式在中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認的公式都是黑顏色的，與我們演示文稿的背景很不協調。其實，我們可以選中編輯好的公式，然后點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示‘圖片’工具欄”命令。再點擊“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”按鈕，就可以在打開的對話框中為公式指定其他的任意顏色了。■靈活設置背景大家可以希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當你需要全屏演示一個圖表或者相片的時候。你可以進入“格式”菜單，然后選擇“背景”，選擇“忽略母版背景圖形”選項之后，你就可以讓當前幻燈片不使用母版背景。■防止被修改在中點擊“工具－選項－安全性”，然后設置“修改權限密碼”即可防止文檔被人修改。另外，還可以將存為格式，這樣雙擊文件后可以直接播放幻燈片。■看看的特殊播放模式播放文檔時，點擊的“幻燈片放映”菜單中的“觀看幻燈片”將啟動默認的全屏放映模式，這時必須使用“”或“”組合鍵才能與其他窗口切換。如果在播放幻燈片時，按住鍵不放，依次按下“”、“”鍵激活播放操作，就可以讓幻燈片放映模式變成一個帶標題欄和菜單欄的普通窗口形式，操作起來就方便多了。■去掉鏈接文字的下劃線向文檔中插入一個文本框，在文本框輸入文字后，選中整個文本框，設置文本框的超鏈接。這樣在播放幻燈片時就看不到鏈接文字的下劃線了。■窗口模式下播放在按住鍵不放的同時，依次按和鍵即可。這個時候就可在窗口模式下播放了。■一次性展開全部菜單由于工作的關系，經常使用發現它的菜單很是麻煩，想全部展開所有菜單項，必須單擊菜單中向下的雙箭頭。后來打開“工具－自定義”，單擊“選項”選項卡，選定“始終顯示整個菜單”復選框，再單擊“關閉”按鈕就可以一次性展開全部菜單了。■巧用鍵盤鋪助定位對象在中有時候用鼠標定位對象不太準確，按住鍵的同時用鼠標水平或豎直移動對象，可以基本接近于直線平移。在按住鍵的同時用方向鍵來移動對象，可以精確到像素點的級別。■巧讓多對象排列整齊在某幻燈片上插入了多個對象，如果希望快速讓它們排列整齊，按住鍵，依次單擊需要排列的對象，再選擇“繪圖－對齊或分布”，最后在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實現多個對象間隔均勻的整齊排列。■打印清晰可讀的文檔通常文稿被大家編輯得圖文聲色并茂，但若把這樣的演示文稿用黑白打印機打印出來，可讀性就較差。以下的方法，可以讓你用黑白打印機打印出清晰可讀的演示文稿：首先點擊“工具－選項”命令，單擊“打印”選項卡，在“此文檔的默認打印設置”標題下，單擊“使用下列打印設置”，然后在“顏色灰度”框中，單擊“純黑白”。確定后在“顏色灰度”框中選擇“灰度”模式是在黑白打印機上打印彩色幻燈片的最佳模式，此時將以不同灰度顯示不同彩色格式；選擇“純黑白”模式則將大部分灰色陰影更改為黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可讀的演講者備注和講義；選擇“顏色”模式則可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并將顏色信息存儲在*文件中。當選擇“顏色”模式時，如果打印機為黑白打印機，則打印時使用“灰度”模式。■將聲音文件無限制打包到文件中幻燈片打包后可以到沒有安裝的電腦中運行，如果鏈接了聲音文件，則默認將小于的聲音素材打包到文件中，而超過該大小的聲音素材則作為獨立的素材文件。其實我們可以通過設置就能將所有的聲音文件一起打包到文件中。方法是：單擊“工具－選項－常規”，將“鏈接聲音文件不小于”改大一點，如“”（最大值）就可以了。■編輯放映兩不誤能不能一邊播放幻燈片，一邊對照著演示結果對幻燈進行編輯呢？答案是肯定的，只須按住不放，單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”就可以了，此時幻燈片將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時，演示窗口會最小化，修改完成后再切換到演示窗口就可看到相應的效果了。■將演示文稿保存為圖片大家知道保存幻燈片時通過將保存類型選擇為“頁”可以將幻燈片中的所有圖片保存下來，如果想把所有的幻燈片以圖片的形式保存下來該如何操作呢？打開要保存為圖片的演示文稿，單擊“文件－另存為”，將保存的文件類型選擇為“文件交換格式”，單擊“保存”按鈕，此時系統會詢問用戶“想導出演示文稿中的所有幻燈片還是只導出當前的幻燈片？”，根據需要單擊其中的相應的按鈕就可以了。■圖表也能用動畫展示中的圖表是一個完整的圖形，如何將圖表中的各個部分分別用動畫展示出來了呢？其實只須右擊圖表，選擇“組合”中的“取消組合”就可以將圖表拆分開來了，接下來就可以對圖表中的每個部分分別設置動作。■中視圖巧切換當你點擊“普通視圖”按鈕時如果按下鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點擊一次“普通視圖”按鈕（不按鍵）則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時，按下鍵就可以切換到“講義母版視圖”。■：隱藏重疊的圖片如果在幻燈片中插入很多精美的圖片，在編輯的時候將不可避免地重疊在一起，妨礙我們工作，怎樣讓它們暫時消失呢？方法如下：首先單擊“開始”選項卡，找到“編輯”功能組，再點擊“選擇→選擇窗格”，在工作區域的右側會出現“選擇和可見性”窗格。在此窗格中，列出了所有當前幻燈片上的“形狀”，并且在每個“形狀”右側都有一個“眼睛”的圖標，單擊想隱藏的“形狀”右側的“眼睛”圖標，就可以把檔住視線的“形狀”隱藏起來了。引用

轉載的小技巧要復制演示文稿中的幻燈片，請先在普通視圖的“大綱”或“幻燈片”選項中，選擇要復制的幻燈片。如果希望按順序選取多張幻燈片，請在單擊時按鍵；若不按順序選取幻燈片，請在單擊時按鍵。然后在“插入”菜單上，單擊“幻燈片副本”，或者直接按下“”組合鍵，則選中的幻燈片將直接以插入方式復制到選定的幻燈片之后。■讓幻燈片聽我的一大群與會人員正襟危坐，你豪情滿懷地進行著某個新產品的演示或介紹，卻不小心由于鼠標左鍵的誤操作導致幻燈片跳到了本不應該出現的位置，或者本應按下鼠標左鍵切換到下一張，卻由于按下了右鍵而出現一個快捷菜單。不用擔心，只要進行小小的設置，就可以將這些煩人的問題統統搞定。從任務窗格中打開“幻燈片切換”，將換片方式小節中的“單擊鼠標時”和“每隔”兩個復選項全部去除，然后將這個設置應用于所有幻燈片，以后切換到下一張或上一張，只有通過鍵盤上的方向鍵才能進行操作。至于另外一個問題，解決的辦法也很簡單，從“工具”菜單下打開“選項→視圖”窗口，取消“幻燈片放映”小節上的“右鍵單擊快捷菜單”復選框即可。■自動黑屏在用展示課件的時候，有時需要學生自己看書討論，這時為了避免屏幕上的圖片影響學生的學習注意力可以按一下“”鍵，此時屏幕黑屏。學生自學完成后再接一下“”鍵即可恢復正常。按“”鍵也會產生類似的效果。■將幻燈片發送到文檔、在中打開演示文稿，然后在“文件”菜單上，指向“發送”，再單擊“”。、在“將幻燈片添加到文檔”之下，如果要將幻燈片嵌入文檔，請單擊“粘貼”；如果要將幻燈片鏈接到文檔，請單擊“粘貼鏈接”。如果鏈接文件，那么在中編輯這些文件時，它們也會在文檔中更新。、單擊“確定”按鈕。此時，系統將新建一個文檔，并將演示文稿復制到該文檔中。如果未啟動，則系統會自動啟動。■讓幻燈片自動播放要讓的幻燈片自動播放，只需要在播放時右鍵點擊這個文稿，然后在彈出的菜單中執行“顯示”命令即可，或者在打開文稿前將該文件的擴展名從改為后再雙擊它即可。這樣一來就避免了每次都要先打開這個文件才能進行播放所帶來的不便和繁瑣。■增加的“后悔藥”在使用編輯演示文稿時，如果操作錯誤，那么只要單擊工具欄中的“撤消”按鈕，即可恢復到操作前的狀態。然而，默認情況下最多只能夠恢復最近的次操作。其實，允許用戶最多可以“反悔”次，但需要用戶事先進行如下設置：在“工具－選項”，擊“編輯”選項卡，將“最多可取消操作數”改為“”，確定。■中的自動縮略圖效果你相信用一張幻燈片就可以實現多張圖片的演示嗎？而且單擊后能實現自動放大的效果，再次單擊后還原。其方法是：新建一個演示文稿，單擊“插入”菜單中的“對象”命令，選擇“演示文稿”，在插入的演示文稿對象中插入一幅圖片，將圖片的大小改為演示文稿的大小，退出該對象的編輯狀態，將它縮小到合適的大小，按鍵演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下來，只須復制這個插入的演示文稿對象，更改其中的圖片，并排列它們之間的位置就可以了。■快速靈活改變圖片顏色利用制作演示文稿課件，插入漂亮的剪貼畫會為課件增色不少。可并不是所有的剪貼畫都符合我們的要求，剪貼畫的顏色搭配時常不合理。這時我們右鍵點擊該剪貼畫選擇“顯示‘圖片’工具欄”選項（如果圖片工具欄已經自動顯示出來則無需此操作），然后點擊“圖片”工具欄上的“圖片重新著色”按鈕，在隨后出現的對話框中便可任意改變圖片中的顏色。■為添加公司用為公司做演示文稿時，最好第一頁都加上公司的，這樣可以間接地為公司做免費廣告。執行“視圖－母版－幻燈片母版”命令，在“幻燈片母版視圖”中，將放在合適的位置上，關閉母版視圖返回到普通視圖后，就可以看到在每一頁加上了，而且在普通視圖上也無法改動它了。■“保存”特殊字體為了獲得好的效果，人們通常會在幻燈片中使用一些非常漂亮的字體，可是將幻燈片拷貝到演示現場進行播放時，這些字體變成了普通字體，甚至還因字體而導致格式變得不整齊，嚴重影響演示效果。在中，執行“文件－另存為”，在對話框中點擊“工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“保存選項”，在彈出其對話框中選中“嵌入字體”項，然后根據需要選擇“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”項，最后點擊“確定”按鈕保存該文件即可。■利用組合鍵生成內容簡介我們在用制作演示文稿時，通常都會將后面幾個幻燈片的標題集合起來，把它們作為內容簡介列在首張或第二張幻燈片中，讓文稿看起來更加直觀。如果是用復制粘貼來完成這一操作，實在有點麻煩，其實最快速的方法就是先選擇多張幻燈片，接著按下即可。■演示文稿中的圖片隨時更新在制作演示文稿中，如果想要在其中插入圖片，執行“插入－圖片－來自文件”，然后打開“插入圖片”窗口插入相應圖片。其實當我們選擇好想要插入的圖片后，可以點擊窗口右側的“插入”按鈕，在出現的下拉列表中選“鏈接文件”項，點擊確定。這樣一來，往后只要在系統中對插入圖片進行了修改，那么在演示文稿中的圖片也會自動更新，免除了重復修改的麻煩。■快速調用其他在進行演示文檔的制作時，需要用到以前制作的文檔中的幻燈片或要調用其他可以利用的幻燈片，如果能夠快速復制到當前的幻燈片中，將會給工作帶來極大的便利。在幻燈片選項卡時，使光標置于需要復制幻燈片的位置，選擇“菜單”中的“幻燈片（從文件）”命令，在打開的“幻燈片搜索器”對話框中進行設置。通過“瀏覽”選擇需要復制的幻燈片文件，使它出現在“選定幻燈片”列表框中。選中需要插入的幻燈片，單擊“插入”，如果需要插入列表中所有的幻燈片，直接點擊“全部插入”即可。這樣，其他文檔中的幻燈片就為我們所用了。■快速定位幻燈片在播放演示文稿時，如果要快進到或退回到第張幻燈片，可以這樣實現：按下數字鍵，再按下回車鍵。若要從任意位置返回到第張幻燈片，還有另外一個方法：同時按下鼠標左右鍵并停留秒鐘以上。■利用剪貼畫尋找免費圖片當我們利用制作演示文稿時，經常需要尋找圖片來作為鋪助素材，其實這個時候用不著登錄網站去搜索，直接在“剪貼畫”中就能搞定。方法如下：插入－圖片－剪貼畫，找到“搜索文字”一欄并鍵入所尋找圖片的關鍵詞，然后在“搜索范圍”下拉列表中選擇“收藏集”，單擊“搜索”即可。這樣一來，所搜到的都是微軟提供的免費圖片，不涉及任何版權事宜，大家可以放心使用。■制作滾動文本在中有時因顯示文本內容較多就要制作滾動文本。具體制作方法如下：視圖－工具欄－控件箱，打開控件工具箱，點擊“文字框”選項，插入“文字框”控件，然后在幻燈片編輯區按住鼠標左鍵拖拉出一個文本框，并根據版面來調整它的位置和大小。接著在“文字框”上右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“屬性”命令，彈出“文字框”屬性窗口，在屬性窗口中對文字框的一些屬性進行相關的設置。設置好后右擊“文字框”，選擇“文字框對象”中的“編輯”命令，這時就可以進行文字的輸入，文本編輯完之后，在文字框外任意處單擊鼠標，即可退出編輯狀態。一個可以讓框內文字也隨滾動條拖動而移動的文本框就做好了。■突破次的撤消極限的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但默認的操作次數卻只有次。執行“工具－選擇”，擊“編輯”標簽卡，在“最多可取消操作數”中設置你需要的次數即可。不過要注意，撤消操作次數限制最多為次。■利用畫筆來做標記利用放映幻燈片時，為了讓效果更直觀，有時我們需要現場在幻燈片上做些標記，這時該怎么辦？在打開的演示文稿中單擊鼠標右鍵，然后依次選擇“指針選項－繪圖”即可，這樣就可以調出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了，用完后，按鍵便可退出。■快速調節文字大小在中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好，一般情況是通過選擇字體字號加以解決，其實我們有一個更加簡潔的方法。選中文字后按]是放大文字，[是縮小文字。■計算字數和段落執行“文件－屬性”，在其對話框中選“統計”選項卡，該文件的各種數據，包括頁數、字數、段落等信息都顯示在該選項卡的統計信息框里。■輕松隱藏部分幻燈片對于制作好的幻燈片，如果你希望其中的部分幻燈片在放映時不顯示出來，我們可以將它隱藏。方法是：在普通視圖下，在左側的窗口中，按，分別點擊要隱藏的幻燈片，點擊鼠標右鍵彈出菜單選“隱藏幻燈片”。如果想取消隱藏，只要選中相應的幻燈片，再進行一次上面的操作即可。■將圖片文件用作項目符號一般情況下，我們使用的項目符號都是、、，、、之類的。其實，我們還可以將圖片文件作為項目符號，美化自己的幻燈片。首先選擇要添加圖片項目符號的文本或列表。點擊“格式－項目符號和編號”，在“項目符號項”選項卡中單擊“圖片”，調出剪輯管理器，你就可以選擇圖片項目符號。在“圖片項目符號”對話框中，單擊一張圖片，再單擊確定。■對象也用格式刷在中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設置等），可以在設置好其中一個以后，選中它，點擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具，然后單擊其它的文本框。如果有多個文本框，只要雙擊“格式刷”工具，再連續“刷”多個對象。完成操作后，再次單擊“格式刷”就可以了。其實，不光文本框，其它如自選圖形、圖片、藝術字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。■幻燈片放映時讓鼠標不出現幻燈片在放映時，有時我們需要對鼠標指針加以控制，讓它一直隱藏。方法是：放映幻燈片，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項－箭頭選項”，然后單擊“永遠隱藏”，就可以讓鼠標指針無影無蹤了。如果需要“喚回”指針，則點擊此項菜單中的“可見”命令。如果你點擊了“自動”（默認選項），則將在鼠標停止移動秒后自動隱藏鼠標指針，直到再次移動鼠標時才會出現。■改變鏈接文字的默認顏色中如果對文字做了超鏈接或動作設置，那么會給它一個默認的文字顏色和單擊后的文字顏色。但這種顏色可能與咱們預設的背景色很不協調，想更改嗎？那么可以點擊菜單命令“格式－幻燈片設計”，在打開的“幻燈片設計”任務窗格下方的“編輯配色方案…”。在彈出的“編輯配色方案”對話框中，點擊“自定義”選項卡，然后就可以對超鏈接或已訪問的超鏈接文字顏色進行相應的調整了。■快速切換輸入法大家知道在中通過設置可以方便地切換輸入法，難道在中就沒有這樣的功能嗎？事實上是有這種功能的：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，切換到“編輯”選項卡，選中“’自動鍵盤’切換”復選框，單擊確定即可。該設置對已有文件的編輯非常方便，但在編輯新文件時卻起不了多大的作用。■巧用文字環繞方式在中，我們在插入剪貼畫之后可以將它自由旋轉，但在中將剪貼畫插入后卻不可以這樣旋轉。其實，我們只須選中插入的剪貼畫，然后在出現的“圖片”工具欄中點擊“文字環繞”按鈕，在彈出的文字環繞方式中選擇除“嵌入型”以外的其它任意一種環繞方式，該剪貼畫就可以進行自由旋轉了。此外，如果我們先在中插入剪貼畫，然后將它剪切到中，也可以直接將它進行自由旋轉。■快速選擇多個對象在中，如果要選擇疊放在一起的若干個對象時會不太容易，特別是它們又位于疊放次序下層的時候，更是如此。不過，我們可以點擊“繪圖”工具欄右側的三角箭頭（工具欄選項），依次指向“添加或刪除按鈕－繪圖”，然后選中“選中多個對象”，將它添加到“繪圖”工具欄中，點擊它，會打開“選擇多個對象”對話框。我們只要在對話框的對象列表中選中相應的那些對象就可以了。這個按鈕的添加也可以這么做：點擊菜單命令“工具－自定義”，在打開的對話框中點擊“命令”選項卡，然后在“類別”中選“繪圖”，在“命令”欄中選擇“選中多個對象”，將它拖至工具欄的任意位置。■打造多彩公式在中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認的公式都是黑顏色的，與我們演示文稿的背景很不協調。其實，我們可以選中編輯好的公式，然后點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示‘圖片’工具欄”命令。再點擊“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”按鈕，就可以在打開的對話框中為公式指定其他的任意顏色了。■靈活設置背景大家可以希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當你需要全屏演示一個圖表或者相片的時候。你可以進入“格式”菜單，然后選擇“背景”，選擇“忽略母版背景圖形”選項之后，你就可以讓當前幻燈片不使用母版背景。■防止被修改在中點擊“工具－選項－安全性”，然后設置“修改權限密碼”即可防止文檔被人修改。另外，還可以將存為格式，這樣雙擊文件后可以直接播放幻燈片。■看看的特殊播放模式播放文檔時，點擊的“幻燈片放映”菜單中的“觀看幻燈片”將啟動默認的全屏放映模式，這時必須使用“”或“”組合鍵才能與其他窗口切換。如果在播放幻燈片時，按住鍵不放，依次按下“”、“”鍵激活播放操作，就可以讓幻燈片放映模式變成一個帶標題欄和菜單欄的普通窗口形式，操作起來就方便多了。■去掉鏈接文字的下劃線向文檔中插入一個文本框，在文本框輸入文字后，選中整個文本框，設置文本框的超鏈接。這樣在播放幻燈片時就看不到鏈接文字的下劃線了。■窗口模式下播放在按住鍵不放的同時，依次按和鍵即可。這個時候就可在窗口模式下播放了。■一次性展開全部菜單由于工作的關系，經常使用發現它的菜單很是麻煩，想全部展開所有菜單項，必須單擊菜單中向下的雙箭頭。后來打開“工具－自定義”，單擊“選項”選項卡，選定“始終顯示整個菜單”復選框，再單擊“關閉”按鈕就可以一次性展開全部菜單了。■巧用鍵盤鋪助定位對象在中有時候用鼠標定位對象不太準確，按住鍵的同時用鼠標水平或豎直移動對象，可以基本接近于直線平移。在按住鍵的同時用方向鍵來移動對象，可以精確到像素點的級別。■巧讓多對象排列整齊在某幻燈片上插入了多個對象，如果希望快速讓它們排列整齊，按住鍵，依次單擊需要排列的對象，再選擇“繪圖－對齊或分布”，最后在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實現多個對象間隔均勻的整齊排列。■打印清晰可讀的文檔通常文稿被大家編輯得圖文聲色并茂，但若把這樣的演示文稿用黑白打印機打印出來，可讀性就較差。以下的方法，可以讓你用黑白打印機打印出清晰可讀的演示文稿：首先點擊“工具－選項”命令，單擊“打印”選項卡，在“此文檔的默認打印設置”標題下，單擊“使用下列打印設置”，然后在“顏色灰度”框中，單擊“純黑白”。確定后在“顏色灰度”框中選擇“灰度”模式是在黑白打印機上打印彩色幻燈片的最佳模式，此時將以不同灰度顯示不同彩色格式；選擇“純黑白”模式則將大部分灰色陰影更改為黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可讀的演講者備注和講義；選擇“顏色”模式則可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并將顏色信息存儲在*文件中。當選擇“顏色”模式時，如果打印機為黑白打印機，則打印時使用“灰度”模式。■將聲音文件無限制打包到文件中幻燈片打包后可以到沒有安裝的電腦中運行，如果鏈接了聲音文件，則默認將小于的聲音素材打包到文件中，而超過該大小的聲音素材則作為獨立的素材文件。其實我們可以通過設置就能將所有的聲音文件一起打包到文件中。方法是：單擊“工具－選項－常規”，將“鏈接聲音文件不小于”改大一點，如“”（最大值）就可以了。■編輯放映兩不誤能不能一邊播放幻燈片，一邊對照著演示結果對幻燈進行編輯呢？答案是肯定的，只須按住不放，單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”就可以了，此時幻燈片將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時，演示窗口會最小化，修改完成后再切換到演示窗口就可看到相應的效果了。■將演示文稿保存為圖片大家知道保存幻燈片時通過將保存類型選擇為“頁”可以將幻燈片中的所有圖片保存下來，如果想把所有的幻燈片以圖片的形式保存下來該如何操作呢？打開要保存為圖片的演示文稿，單擊“文件－另存為”，將保存的文件類型選擇為“文件交換格式”，單擊“保存”按鈕，此時系統會詢問用戶“想導出演示文稿中的所有幻燈片還是只導出當前的幻燈片？”，根據需要單擊其中的相應的按鈕就可以了。■圖表也能用動畫展示中的圖表是一個完整的圖形，如何將圖表中的各個部分分別用動畫展示出來了呢？其實只須右擊圖表，選擇“組合”中的“取消組合”就可以將圖表拆分開來了，接下來就可以對圖表中的每個部分分別設置動作。■中視圖巧切換當你點擊“普通視圖”按鈕時如果按下鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點擊一次“普通視圖”按鈕（不按鍵）則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時，按下鍵就可以切換到“講義母版視圖”。■：隱藏重疊的圖片如果在幻燈片中插入很多精美的圖片，在編輯的時候將不可避免地重疊在一起，妨礙我們工作，怎樣讓它們暫時消失呢？方法如下：首先單擊“開始”選項卡，找到“編輯”功能組，再點擊“選擇→選擇窗格”，在工作區域的右側會出現“選擇和可見性”窗格。在此窗格中，列出了所有當前幻燈片上的“形狀”，并且在每個“形狀”右側都有一個“眼睛”的圖標，單擊想隱藏的“形狀”右側的“眼睛”圖標，就可以把檔住視線的“形狀”隱藏起來了。絕招一：文字是用來瞟的，不是讀的學習資料制作十大絕招我們時不時聽到這樣的言論：“很簡單，就是把里的文字復制、粘貼唄。”這其實是對的一種無知與褻瀆。如果直接把文字復制粘貼就能達到演示的效果，根本就沒有存在的必要了。的本質在于可視化，就是要把原來看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉化為由圖表、圖片、動畫及聲音所構成的生動場景，以求通俗易懂、栩栩如生。形象，至少能給你帶來三方面的感受：一是便于理解。文字總是高度抽象的，人們需要默讀、需要轉換成自己的語言、需要上下聯想、需要尋找其中的邏輯關系；但人們看電影就輕松許多，只需要跟著故事的發展順理成章地享受其情節、體味其寓意就行了。就是要把這些文字變得像電影一樣生動。二是放松身心。如果把一本小說貼在墻上，相信你看半個小時就會腰酸背痛；如果把小說拍成電視劇，也許你看上一天也不覺得疲憊。就是這個道理。三是容易記憶。傳統的，你需要觀眾記住的是文字，這個難度太大了，即使記住了也很容易忘記；而形象化，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結論，也許三五年后，人們仍然能夠記憶猶新。改變那種“復制、粘貼”的做法吧！把那些無關緊要的內容大膽刪除，把長篇大論的文字盡量提煉，也許剛開始你不習慣，也許你做得還很粗糙，別放棄，總有一天你會讓觀眾贊不絕口的。有的領導會問：“如果沒有文字，你讓我講什么？”的確，演示習慣的改變不是一朝一夕的事情，這依賴于演示者對內容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一點，帶著觀眾讀文字是演示的大忌，杜絕這一條，演示效果會逐步得到提升。所以，提出了兩個觀點：、文字是用來瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大還看不清的，刪！、文字是的天敵。能減則減，能少則少，能轉圖片轉圖片，能轉圖表轉圖表。絕招二：分鐘是快樂的極限傳統上，我們總是認為，講得越多，時間越長，越體現出演示者的重視。這是計劃經濟時代的標準。現在，無論我們的領導、客戶還是普通的受眾，時間都極為寶貴，沒有人愿意閱讀動輒數百頁的研究報告，也沒有人去聽你的長篇大論。濃縮的才是精品！演示的核心內容是什么？觀點！在此基礎上把觀眾容易困惑的地方、你認為重要的地方作一些說明。永遠不要擔心你的演示過短，如果花費分鐘就能夠把一天才能了解的內容講清楚，你實際上為觀眾節省了小時分，在時間就是金錢的年代，觀眾當然求之不得。簡短的另一個好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩，會給觀眾留下更多的期待和回味，甚至會有人要求把你的拷回去好好研究幾遍呢。簡短，也對提高了要求。你需要了解哪些內容是觀眾最關心的，哪些內容是非講不可的，哪些內容是能帶來震撼的，據此，該合并的合并，該刪減的刪減。也許，這是一個反復的過程，但標準只有一個：不要讓觀眾有打哈欠的時間。絕招三：清晰比什么都重要有一個致命的弱點——觀眾容易迷失思路。為什么？一、畢竟不是電影，其邏輯結構是抽象的，難以把握；二、是一頁頁翻下去的，一次只能看一頁內容，前面看過的只能依靠記憶。解決的辦法有兩個：一是事先給每位觀眾發一份演說綱要；二是給你的建立清晰的導航系統。導航系統主要包括：一、從片頭動畫、封面、前言、目錄，到切換頁、正文頁、結尾頁等一套完整的架構（本書第章將詳細介紹）；二、每頁都有標題欄（除了標明整個的標題，更重要的是標明本章節的標題、本頁的主題）；三、頁碼，如果方便的話也盡可能加上。絕招四：沒有設計就等于垃圾傳統上，我們把歸結為辦公處理之類的工具，認為只要簡單排版就可以滿足需求。隨著整個社會審美標準的提升，這一觀點正被越來越多的人拋棄。，特別是對外，正成為公司形象識別系統的重要組成部分，代表著一個公司的臉面；設計，正成為的核心技能之一，也是水準高低的基本標準。無論是匯報、宣傳還是比賽、競標，一個設計精美的最少可以起到以下作用：（）讓觀眾賞心悅目：美女養眼，精美的養神。（）讓觀眾產生好感：愛美之心人皆有之，漂亮的自然能讓觀眾多看幾眼。（）贏得觀眾的信任：人總是有偏見的，精美的設計給人專業、認真、可靠的感覺，內容的含金量也自然得到提升。（）贏得成功的機會：在職場上，美女與帥哥有更多成功的機，演示也是如此。內容的好壞難以評價，但形式的優劣卻顯而易見，喜歡而又信任的方案自然是領導和客戶的首選。設計非一日之功，但我們可以找到捷徑：（）善用專業素材：專業的模板讓你的擁有外在美；專業的圖表讓你的具備內在美；專業的圖片（包括、、等格式）讓你的充滿生機。（）掌握排版的基本原則：每個人的審美標準是不同的，但總有一些規律是相通的，掌握并遵守這些規則，將使你的設計得到大多數人的認可。這些規則包括：一個中心、合理對齊、畫面統一、強烈對比、層次分明等，本書第章將詳細講述。（）多看精美案例：誕生以來的十多