廣東合和建筑五金制品有限公司跟單工作職責說明廣東合和建筑五金制品有限公司跟單工作職責說明1一、跟單的作用跟單要是發揮好協助業務，在客戶和工廠之間橋梁的作用，做好協調管理工作。二、跟單的工作職責跟單員在企業銷售流程運作中以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的情況。1.積極主動與客戶保持聯系，督促客戶及早下訂單。客戶來單，初步審核訂單下達是否準確，有問題的訂單與客戶進行溝通、落實。2.對準確無誤的訂單作下單處理，了解交貨日期與生產中注意項目，回復客戶。3.對客戶提出的要求，要結合生產的情況及時與有關部門或客戶聯系，起到內外、上下聯絡的作用，以保生產的正常運行。如：加急訂單的處理、客戶訂單變更的更改與跟進。

一、跟單的作用24.特殊訂單客戶所提供的樣板及圖紙，經技術支持確認后作存檔記錄，交予PMC部，用作生產指導。（注：特殊訂單由技術支持出具相應加工草圖）5.對于客戶所急需展板、樣品，經審批后按照客戶要求發予對方。6.貨物生產完成通知客戶，提前做好發貨準備，出具《產品備貨單》，經銷管員審批合格價格后，由財務打單部進行產品的銷貨單入賬處理，打印相應的《產品送貨單》交由成品倉倉管給予發貨，并落實好出車計劃事宜。7.接到客戶投訴，及時制定《產品投訴處理報告》并與相關部門聯系，回復客戶。8.當業務人員出差時，協助其辦理客戶退貨事宜。9.根據客戶所訂的產品明細申請產品檢測報告、合格證及質保書，并領發10.有月結的客戶由財務部每月初提供上月月結單傳真給客戶，要求客戶簽名回傳，并跟蹤回傳情況。11.根據客戶的回款情況進行發票申請，寄發。4.特殊訂單客戶所提供的樣板及圖紙，經技術支持確認后作存檔3廣東合和建筑五金制品有限公司跟單工作流程介紹廣東合和建筑五金制品有限公司4一、售前服務產品配置（需到技術支持部填寫配置計劃單）設置配置方案必備的基本資料：A提供鋁型材截面圖（電子版）；B鋁型材用料清單C鋁型材料頭注意事項：特殊加工的情況，需與客戶溝通、確認。一、售前服務52.產品報價根據客戶需求進行報價，要求采用本司規定格式，經審批簽名、蓋章后方外對外報價。（特批價格需由總經理、副總經理批準有效）2.產品報價6二、售中服務1.接單、下單作業流程2.訂單變更作業流程3.訂單銷貨作業流程二、售中服務7作業說明

一、客戶下單需求：客戶訂貨需求要求下單。二、跟單員針對客戶訂單進行初審，確定是否接受客戶訂單。三、跟單員將客戶訂單下達到客服計劃員處進行匯審。四、客服計劃員將無誤的訂單進行拋轉到PMC部。五、PMC部根據銷售所下的訂單進行分析，制定相關的制造命令單給車間各相關部門。六、同時PMC部于次天下午回復前一天訂單的訂單預交時間給客服部。七、跟單員按PMC部回復的時間于48小時內以書面形式回復客戶。接受否Y/N

跟單員初審訂單Y客戶下單需求訂單數據輸入銷售計劃審核銷售計劃拋轉訂單PMC部相關生產部門回復訂單交貨時間回復客戶訂單交期時間一、接單、下單作業流程

作業說明一、客戶下單需求：客戶訂貨接受否8下單注意事項：訂單初審：初審客戶原始訂單下單配置是否合理，避免出錯低級性錯誤，如：A產品編號與產品名稱對不上，B產品配套數量不正確C對于復制過來的訂單，必須進行再核對例1：CHJ01B-800長歐槽鋁連桿例2：CZM04雙面執手左503085A鎖體50配套包裝，配110長方軸CZMK08A鎖扣板50，M5*75螺絲75長單開鎖芯（30/45T）30每天的過單時間為早上的10：00分；對于未下單部份的跟蹤，回復。訂單交期、價格的確認回復。下單注意事項：9XXXX年5月跟單業務流程培訓課件10二、訂單變更作業流程

作業說明

一、客戶訂單變更需求。二、跟單員與PMC部溝通，落實是否可接受客戶的訂單變更。三、PMC部回復四、回復客戶訂單變更情況A已在生產，不能變更；B可作變更。五、當B情況成立時，由跟單員制定《客戶合同修改單》。六、《客戶合同修改單》經客戶計劃員審批后以傳真形式傳到PMC部。七、PMC部統一以書面形式通知生產車間及相關部門作修改。接受否Y/N

跟單員進行咨詢N客戶訂單變更需求客服計劃員審批PMC部相關生產部門

PMC部落實生產情況訂單變更數據輸入回復訂單變更是否接受Y二、訂單變更作業流程

作業說明一、客戶訂單變更需求。接受11修改后的訂單處理：1.對于客戶的修改，必須有明確的答復，對于不能修改的訂單，用書面形式回復給客戶。2.必須及時改正自己的訂單，更好地對訂單進行跟蹤、歸檔。對于訂單是何時下單、何時修改必須有明確的記錄。

修改后的訂單處理：12XXXX年5月跟單業務流程培訓課件13作業說明

一、完工訂單的出貨需求。二、跟單員制定《合和建筑五金備貨單》三、銷管員審批《備貨單》及《出貨單》審批準產品價格。四、倉管員根據備《備貨單》備貨。落實發貨明細（包括產品型號、數量、箱數）。五、財務打單部對產品銷貨單入賬處理，打印《發貨單》。六、銷管員核對《發貨單》價格是否準確后，簽名確認。七、倉管員根據發貨單發貨。八、回傳《送貨單》及貨運單給客戶，作收貨憑證。制定備貨單Y銷售管理審批出貨是否Y/N訂單出貨需求倉庫備貨

確定品種、數量相符否Y/N

備貨單數據修改

打單部打印銷售送貨單銷售管理最終審核價格正確無誤，簽名審批出貨倉管員發貨傳真銷售送貨單給客戶N

銷售管理審

批訂單價格三、訂單銷貨作業流程Y作業說明一、完工訂單的出貨需求。制定備貨單Y銷售管理審批出14作業說明

一、完工訂單的出貨需求。二、跟單員制定《合和建筑五金備貨單》三、銷管員審批《備貨單》并審核其價格。四、倉管員根據備《備貨單》備貨。落實發貨明細（包括產品型號、數量、箱數）。給予發貨。五、財務打單部對產品銷貨單價格進行審核、入賬處理，打印《發貨單》。六、銷管員核對《發貨單》價格是否準確后，簽名確認。七、倉管員根據發貨單發貨明細，核對《送貨單》確認無誤，簽名確認。八、回傳《送貨單》及貨運單給客戶，作收貨憑證。制定備貨單Y銷售管理審批出貨是否Y/N訂單出貨需求

倉庫備貨

確定品種、數量相符否Y/NY

備貨單數據修改打單部審核價格、數量正確后，打印銷售送貨單銷售管理最終審核價格正確無誤，簽名審批出貨倉管員發貨傳真銷售送貨單給客戶N作業說明一、完工訂單的出貨需求。制定備貨單Y銷售管理審批出15XXXX年5月跟單業務流程培訓課件16

三、售后服務1.訂單投訴作業處理流程2.訂單銷貨退回作業流程三、售后服務17四、訂單投訴作業處理流程

作業說明

⑴⑵一、接到客戶投訴單二、根據客戶投訴內容制《產品投訴處理報告》三、領導簽名批準。四、交由品質部分析原因。分析處理報告回傳客服部。五、跟單員回復客戶處理意見。六、車間補做的投訴產品發還給客戶。客戶投訴制《產品投訴處理報告》領導簽名批準品質部回復《產品投訴處理報告》各車間返工或補做四、訂單投訴作業處理流程

作業說明一、接到客戶投訴單客戶投18出現投訴時須注意的事項：分析客戶投訴是否合理，對公司產品作進一步的學習。如遇到投訴少東西的時候，盡可能地要求客戶提供產品的重量，以供生產門部作核對工作。要及時跟單投訴單的進展，及時將產品補發給客戶。保管好投訴單回復函，用于以后可能出現的退貨。出現投訴時須注意的事項：19XXXX年5月跟單業務流程培訓課件20四、訂單銷貨退回作業流程作業說明

⑴⑵⑶一、接客戶退貨申請報告二、分析退貨原因，如因生產問題退貨的，需提供《客戶投訴處理報告》，填寫《客戶退貨申請表》。三、領導簽名批準。四、跟單員回傳客戶退貨申請報告。五、同意退回的產品退回后由跟單員辦理退貨手續。六、倉管員根據退貨申請報告作收貨憑證，確認產品型號與數量。七、倉管員、倉庫主管、銷管員、銷售領導、財務部等相關部門人員審批退貨。八、財務打單部打印《退貨單》。九、倉管員、銷管員在《退貨單》上簽名確認。十、回傳《退貨單》給客戶。客戶產品退貨需求領導簽名批準接受否Y/NY辦理退貨手續相關人員簽名確認倉管員收貨確定數量財務打單部作《退貨單》入帳、打印倉管員簽名銷管員簽名確認填寫《客戶退貨申請表》四、訂單銷貨退回作業流程作業說明一、接客戶退貨申請報告客戶21接到客戶退貨時的處理：客戶填寫產品退貨申請單，填寫清楚退貨產品明細（包括退貨原因）客戶產品退貨申請單的審批。確認是否接受客戶的申請。回傳申請單給客戶，讓客戶按申請單上的內容給予安排退貨。退貨時必須讓客戶事先通知，并要求其傳真退貨明細及貨運單，以便我司對退貨的接收及確認。注：對于未填寫產品退貨申請單，而直接退貨的產品，我司有權拒收貨物。4.如因我司造成退貨的，我司將無條件地給予辦理退貨手續，如因客戶原因退貨的，我司一律不給予辦理。特殊情況時，由公司領導批準。退貨時必須讓領導注明清楚退貨后的處理辦法。如需退回工廠回爐的產品，必須經總經理以上級別的領導批準后，方可退回工廠。接到客戶退貨時的處理：22XXXX年5月跟單業務流程培訓課件23XXXX年5月跟單業務流程培訓課件24XXXX年5月跟單業務流程培訓課件25XXXX年5月跟單業務流程培訓課件26XXXX年5月跟單業務流程培訓課件27XXXX年5月跟單業務流程培訓課件28廣東合和建筑五金制品有限公司跟單工作職責說明廣東合和建筑五金制品有限公司跟單工作職責說明29一、跟單的作用跟單要是發揮好協助業務，在客戶和工廠之間橋梁的作用，做好協調管理工作。二、跟單的工作職責跟單員在企業銷售流程運作中以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的情況。1.積極主動與客戶保持聯系，督促客戶及早下訂單。客戶來單，初步審核訂單下達是否準確，有問題的訂單與客戶進行溝通、落實。2.對準確無誤的訂單作下單處理，了解交貨日期與生產中注意項目，回復客戶。3.對客戶提出的要求，要結合生產的情況及時與有關部門或客戶聯系，起到內外、上下聯絡的作用，以保生產的正常運行。如：加急訂單的處理、客戶訂單變更的更改與跟進。

一、跟單的作用304.特殊訂單客戶所提供的樣板及圖紙，經技術支持確認后作存檔記錄，交予PMC部，用作生產指導。（注：特殊訂單由技術支持出具相應加工草圖）5.對于客戶所急需展板、樣品，經審批后按照客戶要求發予對方。6.貨物生產完成通知客戶，提前做好發貨準備，出具《產品備貨單》，經銷管員審批合格價格后，由財務打單部進行產品的銷貨單入賬處理，打印相應的《產品送貨單》交由成品倉倉管給予發貨，并落實好出車計劃事宜。7.接到客戶投訴，及時制定《產品投訴處理報告》并與相關部門聯系，回復客戶。8.當業務人員出差時，協助其辦理客戶退貨事宜。9.根據客戶所訂的產品明細申請產品檢測報告、合格證及質保書，并領發10.有月結的客戶由財務部每月初提供上月月結單傳真給客戶，要求客戶簽名回傳，并跟蹤回傳情況。11.根據客戶的回款情況進行發票申請，寄發。4.特殊訂單客戶所提供的樣板及圖紙，經技術支持確認后作存檔31廣東合和建筑五金制品有限公司跟單工作流程介紹廣東合和建筑五金制品有限公司32一、售前服務產品配置（需到技術支持部填寫配置計劃單）設置配置方案必備的基本資料：A提供鋁型材截面圖（電子版）；B鋁型材用料清單C鋁型材料頭注意事項：特殊加工的情況，需與客戶溝通、確認。一、售前服務332.產品報價根據客戶需求進行報價，要求采用本司規定格式，經審批簽名、蓋章后方外對外報價。（特批價格需由總經理、副總經理批準有效）2.產品報價34二、售中服務1.接單、下單作業流程2.訂單變更作業流程3.訂單銷貨作業流程二、售中服務35作業說明

一、客戶下單需求：客戶訂貨需求要求下單。二、跟單員針對客戶訂單進行初審，確定是否接受客戶訂單。三、跟單員將客戶訂單下達到客服計劃員處進行匯審。四、客服計劃員將無誤的訂單進行拋轉到PMC部。五、PMC部根據銷售所下的訂單進行分析，制定相關的制造命令單給車間各相關部門。六、同時PMC部于次天下午回復前一天訂單的訂單預交時間給客服部。七、跟單員按PMC部回復的時間于48小時內以書面形式回復客戶。接受否Y/N

跟單員初審訂單Y客戶下單需求訂單數據輸入銷售計劃審核銷售計劃拋轉訂單PMC部相關生產部門回復訂單交貨時間回復客戶訂單交期時間一、接單、下單作業流程

作業說明一、客戶下單需求：客戶訂貨接受否36下單注意事項：訂單初審：初審客戶原始訂單下單配置是否合理，避免出錯低級性錯誤，如：A產品編號與產品名稱對不上，B產品配套數量不正確C對于復制過來的訂單，必須進行再核對例1：CHJ01B-800長歐槽鋁連桿例2：CZM04雙面執手左503085A鎖體50配套包裝，配110長方軸CZMK08A鎖扣板50，M5*75螺絲75長單開鎖芯（30/45T）30每天的過單時間為早上的10：00分；對于未下單部份的跟蹤，回復。訂單交期、價格的確認回復。下單注意事項：37XXXX年5月跟單業務流程培訓課件38二、訂單變更作業流程

作業說明

一、客戶訂單變更需求。二、跟單員與PMC部溝通，落實是否可接受客戶的訂單變更。三、PMC部回復四、回復客戶訂單變更情況A已在生產，不能變更；B可作變更。五、當B情況成立時，由跟單員制定《客戶合同修改單》。六、《客戶合同修改單》經客戶計劃員審批后以傳真形式傳到PMC部。七、PMC部統一以書面形式通知生產車間及相關部門作修改。接受否Y/N

跟單員進行咨詢N客戶訂單變更需求客服計劃員審批PMC部相關生產部門

PMC部落實生產情況訂單變更數據輸入回復訂單變更是否接受Y二、訂單變更作業流程

作業說明一、客戶訂單變更需求。接受39修改后的訂單處理：1.對于客戶的修改，必須有明確的答復，對于不能修改的訂單，用書面形式回復給客戶。2.必須及時改正自己的訂單，更好地對訂單進行跟蹤、歸檔。對于訂單是何時下單、何時修改必須有明確的記錄。

修改后的訂單處理：40XXXX年5月跟單業務流程培訓課件41作業說明

一、完工訂單的出貨需求。二、跟單員制定《合和建筑五金備貨單》三、銷管員審批《備貨單》及《出貨單》審批準產品價格。四、倉管員根據備《備貨單》備貨。落實發貨明細（包括產品型號、數量、箱數）。五、財務打單部對產品銷貨單入賬處理，打印《發貨單》。六、銷管員核對《發貨單》價格是否準確后，簽名確認。七、倉管員根據發貨單發貨。八、回傳《送貨單》及貨運單給客戶，作收貨憑證。制定備貨單Y銷售管理審批出貨是否Y/N訂單出貨需求倉庫備貨

確定品種、數量相符否Y/N

備貨單數據修改

打單部打印銷售送貨單銷售管理最終審核價格正確無誤，簽名審批出貨倉管員發貨傳真銷售送貨單給客戶N

銷售管理審

批訂單價格三、訂單銷貨作業流程Y作業說明一、完工訂單的出貨需求。制定備貨單Y銷售管理審批出42作業說明

一、完工訂單的出貨需求。二、跟單員制定《合和建筑五金備貨單》三、銷管員審批《備貨單》并審核其價格。四、倉管員根據備《備貨單》備貨。落實發貨明細（包括產品型號、數量、箱數）。給予發貨。五、財務打單部對產品銷貨單價格進行審核、入賬處理，打印《發貨單》。六、銷管員核對《發貨單》價格是否準確后，簽名確認。七、倉管員根據發貨單發貨明細，核對《送貨單》確認無誤，簽名確認。八、回傳《送貨單》及貨運單給客戶，作收貨憑證。制定備貨單Y銷售管理審批出貨是否Y/N訂單出貨需求

倉庫備貨

確定品種、數量相符否Y/NY

備貨單數據修改打單部審核價格、數量正確后，打印銷售送貨單銷售管理最終審核價格正確無誤，簽名審批出貨倉管員發貨傳真銷售送貨單給客戶N作業說明一、完工訂單的出貨需求。制定備貨單Y銷售管理審批出43XXXX年5月跟單業務流程培訓課件44

三、售后服務1.訂單投訴作業處理流程2.訂單銷貨退回作業流程三、售后服務45四、訂單投訴作業處理流程

作業說明

⑴⑵一、接到客戶投訴單二、根據客戶投訴內容制《產品投訴處理報告》三、領導簽名批準。四、交由品質部分析原因。分析處理報告回傳客服部。五、跟單員回復客戶處理意見。六、車間補做的投訴產品發還給客戶。客戶投訴制《產品投訴處理報告》領導簽名批準品質部回復《產品投訴處理報告》各車間返工或補做四、訂單投訴作業處理流程

作業說明一、接到客戶投訴單客戶投46出現投訴時須注意的事項：分析客戶投訴是否合理，對公司產品作進一步的學習。如遇到投訴少東西的時候，盡可能地要求客戶提供產品的重量，以供生產門部作核對工作