A3資料的制作技巧中國豐田學院事務長堤內真一2006年4月19日1豐田式A3資料的優點A3資料有哪些優點？用一張A3紙即可展現問題解決整體“過程”

A3資料是豐田公司的核心溝通工具

2豐田式A3資料的優點

A3資料有哪些優點？考慮到汽車行業的獨有特點，即：每道工序涉及很多員工，因此團隊合作是成功的關鍵。所以，“一目了然”的資料是非常必要的。3總體方案圖

步驟

2.

制作A3資料

確認內容和格式

開始編寫A3資料

確定格式

制定問題解決步驟綱要明確目標

步驟

1.設定場景完成A3資料5明確資料的目的制作什么樣的資料要依其目的而定。首先要考慮“面向誰”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達“什么內容”。公司外部公司內部其他部門本部門經管會、部長或室長面向誰資料的內容傳達什么分發開會自己進行說明上司進行說明經管會、部長或室長如何使用說明自己進行說明上司進行說明經管會、部長或室長用途如何報告聯系商談裁決＊詳細內容見下頁6明確資料的目的1.考慮是

“面向誰”的A3資料因為A3資料是說明過傳達信息的工具，

看資料的人不同，其內容也要相應變化。

你應當把握或推測客戶對你所闡述的內容的需求、

狀態、興趣以及理解能力。

<例如：你應當考慮的特征>

心理距離/專業性/

立場

(頭銜、部門等)

7明確資料的目的2.考慮如何使用A3資料1)

考慮資料使用的場合:場景決定內容。

僅僅闡述內容

=>A3資料應表述清晰，無需任何解釋。

討論

=>從與會者那里容易地得到補充信息2)

考慮資料使用人:使用者（說明人）

也決定了內容。

A3文件應當具有易于使用的特征。8明確資料的目的4.考慮A3資料要傳達什么內容1)

考慮應該強調的要點在明確前3項之后，開始確定需強調的要點。

必須很好地考慮應該強調問題解決8個步驟中的

哪些步驟。2)

最后，確定A3資料的標題10撰寫資料綱要確定綱要的主體>每個問題解決法步驟的簡單訊息（最多三個）>確定問題解決法步驟是否符合邏輯

。>場景的核心內容長度應為一分鐘。確定對綱要主體進行補充的內容>補充數據是否充分？>基于事實的內容是否通過“現地現物”法？>是否具有清晰的“因果關系”？檢查綱要整體

>

反復思考>面向誰、如何使用、何種用途>是否遵循了問題解決的步驟和流程12確定版面設計<高層次的版面>場景數據數據數據從結論開始綱要數據數據結論分別顯示綱要和數據步驟

1步驟

2步驟

3步驟4步驟

5步驟

7結果和評估步驟

8下一步行動最終報告行動方案計劃14撰寫資料內容題目簡潔的語言使用圖表

使用大寫/粗體或運用文本框，取得強調效果文本和書寫格式保持一致，各文本框的邊線保持垂直和水平對齊。使用簡潔的語言，并采用圖表，制作直觀的文件。有效地修飾。“一目了然”地突出重點強調的內容。基本內容的風格和格式應保持一致。15校對內容和格式題目采用問題解決流程制定的綱要是否流暢？是否存在步驟和過程缺失的現象？關鍵信息是否清楚明確？

整體綱要的流程充分的確認

161)垂直條狀圖用于比較絕對值的大小2)線形圖用于查看浮動情況補充信息:使用圖表參考173)

餅狀圖用于比較各項所占的份額4)

水平條狀圖用于比較各項所占的份額

補充信息:使用圖表參考18根據目標選擇合適的圖表設置簡明易懂的題目明確單位采取措施保證外觀清晰1200（單位）9509001000反彈?0020040060080010001200（單位）無變化增長恢復到1981年的水平1月3月5月1月3月5月不同的比例尺造成不同的印象

=>過渡期造成不同的印象補充信息:使用圖表參考20A3資料=你現在的能力問題解決能力資料制作技巧不斷的實踐完美的A3資料激情21減少交通費報銷單遲交現象1.明確問題2.分解問題3.目標設定4.真因分析5.制定對策措施人員日程5月下旬6月上旬6月下旬7月上旬■修改報銷單格式Tom,Joe■制定報銷單提交流程手冊Tom,Joe■定期召開小組會議Mike,Tom6.評價和未來的計劃(1)評價

九月份的銷售規劃部國內出差開支報銷單未出現延遲提

交的現象。其結果是整個公司的交通費開支報銷單延遲

提交的比率得以降低

[數據4](2)未來的計劃將新的報銷單格式應用于其它部門將此流程運用于海外出差費用開支的報銷計劃計劃改善改善實施■A3紙示例計劃改善實施實施措施報銷單晚交率的變化全公司范圍銷售規劃部Copyright2005豐田學院，豐田汽車公司，2005年（僅限內部使用）23發表(10min)

■請各組選出一名代表■抽選兩組進行發表

(每組5min*2)24強調要點部分將分解問題的過程用語言描述，并突出要點內容將數據可視化--使用圖表回顧過程時，使用相關數據26A3資料評價練習

271．A3資料評價要點（1）內容上內容是否按問題解決的流程展開？各個步驟的說明方法是否貼切？是否根據客觀事實，使用了各種數據和圖表，以體現得更清晰易懂？Point1Point2Point328Casestudy1（20min）1、仔細閱讀A3案例1的資料，就內容上（不好的地方），小組內進行討論。（15min）

2、請將討論的結果匯總在白板上（5min）

30發表(5min)

■請各組選出一名代表