PAGEPAGE6/6一、接會1、通過相關渠道獲取會議信息可以通過醫學會，熟人介紹，媒體網絡等2、拜訪達成合作意向3、匯總各方面信息估算會議的盈余情況預算中包含交通費，餐費，住宿費，參會費，專家車費和講課費，會場租賃費，印刷費，郵寄費，通訊費等4、簽訂承辦合同和委托協議明確雙方權責及利益分成，以及會議的虧損承擔等二、會前的策劃工作：一個吸引人的會議要做到以下幾點1、標題大氣且主題明確如“國際腦癱康復與矯形技術論壇”2、有國家繼續教育學分，最多的10分，如學分五分以下則不寫具體分數3、有知名的國內外專家助陣，即使最后某個專家沒來，也可寫進通知進行宣傳4、舉辦城市有特色旅游景點5、在相關門戶網上掛上會議通知5、有歐?這樣的專業會務公司對會議進行策劃和包裝三、會前準備工作：1方在拉贊助方面起很重要作用。醫院提供贊助商名單我方談具體合作和確定贊助金額，通過其他途徑得到的廠家，也要讓醫院參與提高成單率。2、酒店的選定要選一個在當地知名的星級賓館用品。如果當地參會人員較多，還要考慮酒店的停車位。最重要的是賓館內要有功能齊全的會議室會議室最好是沒有柱子的，旁邊要有休息室供專家使用，如異地開會，要談好讓酒店免費或是以較低價格提供：鮮花、綠植、條幅、投影、茶水等根據會議回執情況，提前預定房間，談一個協議價位跟主辦方溝通以往的參會人數，在此基礎上預定房間，合同盡量我方做，要把退房時間談到晚上六點，我方不承擔空床費，不承擔住不夠數量的費用。查看酒店標間是否有窗戶會議室需要有足夠的照明設施和通風口使用投影的時候，視光線決定是否拉上窗簾。6）周圍無施工等干擾定酒店前，要了解清楚酒店在會議期間是否有裝修，周圍有無大規模的施工，如果選擇的是國賓館還要了解酒店被征用的幾率。與會者能否在較短時間內疏散會場周圍是否有洗手間可用，如洗手間標志不明顯可要求做指示牌費用控制在預算之內會議檔次和收入決定酒店檔次。2、會前專家邀請及行程：100格式比ppt好。3、會前通知的發放：大型會議為三輪通知，信函通知為兩輪，中間穿插一輪電話通知第一輪信函通知范圍大、廣撒網；隨著傳真和郵箱的普及，有的會議只發電子版通知了。專家的邀請函要用快遞保證都能收到。第二輪電話通知是在第一輪電話通知基礎上篩選并確定科室主任姓名第三輪通知在前兩輪通知基礎上向參會者傳達更多會議信息，確定會議日程。4、會前講義及通知的印刷：確定合作后即開始通知設計和制作。75、會前印刷品準備：代表證，專家證，參展證，會務組證會議須知細化工作人員的分工，讓參會代表知道有事可找誰參展商須知細節同上條幅拱門氦氣球投影儀租賃幕墻印刷以上物品需要會前提前到位或是確定租賃商，涉及具體尺寸的要親自陪供應商去丈量，并講好要求5、準備會議材料及按會議要求準備所需物品：學員文具主要是筆和本子（如講義上留空白，可不買本子）墨盒，粉紅和白色打印紙至少三臺電腦會場一臺，一臺固定打印，一臺輸入資料會議通知有的參會者可能缺少某一輪用于審批的通知禮品包括給學員的和給專家的財務用品報銷表，收據，開票機等投影儀提前跟酒店協商看是否有備用資料袋如不印刷可用透明文件袋代替6、工作人員服裝的購買根據我方與院方在會議上服務的人數購買7、會議交流：包括與同事的交流和與主辦方，酒店等的交流，隨時了解會議需求、變化及時掌控會議動態，合力解決突發事件。四、會中管理服務：1、報到安排人員工作安排：專人負責登記，收費和資料發放做到微笑服務，耐心細致酒店及房間協調：協調酒店提前做好大堂告示，擺好宣傳品代表的住宿天數安排房間，如只住一晚，可讓其單獨住。提醒參會者檢查房間物品是否與酒店提供明細有出入提前協調好每天預留的房間數量和房型；提前協調好參會代表提前入住和延遲撤離的房費標準協調好退房時間和午休房的收費⑦要提醒接送站安排：要具體列出行程表，具體到每一個時刻專家的活動安排；避免車輛調不回來耽誤后面接送。提前做好接站牌做手腳。安排好備用車，做好車輛的計調工作會議注冊：的信息；系方式。格加班錄入完畢，并傳給主辦方和印刷廠收費安排：了解收費標準和明細，安排財務提前調試好開票機、準備收據和零資料分發：清點好會議資料，根據不同代表及時分發不同材料；在參會者面前再次確認每個資料袋中都有相應證件。旅游預訂：提前確定好旅行社，并讓旅行社準備好詳細的宣傳資料跟通知一起發出在統計回執信息時問是否參加旅游；返程票預訂：根據專家行程，提前確定是否需我方訂票；機。電話，不負責具體預定。2、會場布置:在報到當天晚上20:00條幅，課程易拉寶，音響設備，投影儀等并通知主辦方檢查。1設備正常工作。3、照相，攝像一般開幕式后都會安排合影，會議期間安排攝像1）提前與攝影公司談好照片尺寸和價錢與主辦方協商好需要攝像的時長，用來確定需要光盤的容量。4、開幕式安排會前三天與主辦方確定出席開幕式的領導名單和次序并打好席簽開幕式上的投影圖像提前設計并于會前調試確保正常使用與主辦方溝通好出席開幕式的領導是否有感謝費并提前準備好5、餐飲安排1）第一次用餐前，讓主持人宣布就餐地點，就餐過程中安排專人全程跟蹤，以便發現飯菜問題，并及時與酒店協商解決。做好每次用餐的統計工作，包括工作人員的工作餐統計和預定提前與主辦方確定參展商和贊助商的用餐標準。6、晚宴提前與酒店協商好晚宴地點并與晚宴前掛上條幅主持人，主持詞，節目單，抽獎禮品，抽獎箱，抽獎券會前確認音響設備晚宴前一小時調試確認正常運行，如果有如果有領導唱歌，要考慮到他是否能記住歌詞，是否需要屏幕顯示。一定要有專人引導入座，保證一桌坐滿了再開另外一桌晚宴的用餐人數參考之前用餐的最大人數員的獎券不要多發。7、會場服務:專人負責看守會議室入口，憑證入內引導與會人員就座我方主要負責人要經常巡視，發現問題及時解決專人負責協調上一個講課專家和下一個講課專家的銜接，料皮封一下；要控制好衛星會廠家的時間，以免耽誤會議的進程。拷貝課件看課件與電腦是否兼容，如想擴音需接上音頻線；換席簽；調試麥克，音響，投影等設備茶歇的擺放。承包給廠家，越豐富越好若我方負責，只用裸裝食品，以防被帶出會場閉幕式的安排提前做出閉幕式投影畫面提醒主辦方提前準備好閉幕詞8