購物中心(購物廣場)合同管理制度（一）總則1、為加強公司經濟合同管理，提高公司的經濟效益和社會效益，預防經濟糾紛，根據《經濟合同法》及有關法律、法規的規定，特制定本辦法。2、本制度所稱的合同指公司與其它經濟法律關系主體簽訂的各類工礦產品購銷合同、代銷合同、聯營合同、引廠進店合同、承包經營合同、加工承攬合同、建筑工程安裝合同、投資合同、物業租賃合同、涉外經濟合同以及具有合同性質的意向書、協議書等。3、本制度所稱的合同管理是指公司對所簽訂的經濟合同進行審查、監督、管理的過程，包括合同方調查、意向接觸、商務談判、合同的簽訂、履行、變更與解除以及糾紛的處理、獎懲措施的管理，是企業現代化管理的重要內容。4、凡本公司對外的一切經濟往來，都應當簽訂書面合同。5、公司所簽訂的一切經濟合同實行采購業務部統一管理與各部門歸口管理相結合的原則。律師全面負責公司合同的審查、核準及督促執行，負責合同的備案、建檔、有關資料的收集及整理，財務部負責對合同的結算進行監督。6、公司各部門對本公司簽訂的合同，應指定責任心強、有合同管理知識的人員負責，建立合同管理臺帳。7、公司各部門必須以公司名義對外簽訂經濟合同，以本部門名義對外簽訂的經濟合同不具有法律效力，公司不予承認。（二）合同管理機構及其職責1、公司合同管理機構以采購部為主，各部門為輔。其職責是：（1）宣傳《經濟合同法》，開展“重合同、守信用”活動。（2）《法人授權委托書》辦理。（3）經濟合同專用章的使用與管理。（4）制定、修改經濟合同管理方面的規章。（5）建立經濟合同管理臺帳，保管所有經濟合同正本及附件以及與合同有關的資料（如營業執照副本復印件，“三證”等）；對已執行完畢的合同進行歸檔，并完善合同檔案管理制度。（6）協助調查簽約對方當事人的主體資格和履約能力。（7）經授權代表法定代表人參與經濟合同糾紛的調解、仲裁、訴訟。2、合同管理機構及各部門應做好經濟合同管理的基礎工作，具體如下：（1）建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，購銷、代銷、引廠進店合同的編號由電腦室編制，方法為“某年某月某日序號”，該編號所采用的時間應為合同輸入電腦的時間，“序號”為輸入該合同的次序。其它類合同的編號由所在部門編制，所有采用的時間應為合同簽訂的時間“序號”，根據簽訂合同部門的不同采用字母A/B/C/D/E/F…，它們分別指代綜合管理部、采購部、財務部、百貨營運部、超市營運部等。如果同一部門一個工作日內簽訂一個以上的合同，則在所批代字母右下角標上1、2字樣。每一份合同均應包括正本（或副本）及附件、合同會簽表、履行情況的記錄、變更、解除合同的協議（包括信件、電報、電傳等）、糾紛的解決及執行情況等。（2）建立合同管理檔案。公司各部門應根據本部門的情況建立合同檔案。其主要內容是：序號、合同號、簽約單位、簽約日期、合同標的、價金、履行情況及備注。檔案應逐項填寫，字跡工整清楚，做到準確及時。（三）合同和簽訂與履行（1）簽訂經濟合同必須遵守國家法律、法令和有關政策以及鄂爾多斯市人大和市政府制定的地方性法規和規章，堅持平等互利、協商一致、等價有償、全面履行的原則。（2）簽訂涉外經濟合同時，除遵守本辦法第九條規定的原則外，同時應按《涉外經濟合同法》的有關規定執行，維護國家主權、遵守國際慣例。（3）公司法定代表人有權簽訂經濟合同，由他人作為法定代表人的代理人簽訂經濟合同時，必須有法人授權委托書。法人授權范圍和權限而簽訂的經濟合同或未加蓋合同專用章的經濟合同屬無效合同。（4）未經法人授權或超越授權范圍和權限而簽訂的經濟合同或未加蓋合同專用章的經濟合同屬無效合同。（5）經授權的委托代理人在簽訂經濟合同之前，應當仔細了解對方委托代理人的身份、權限，了解對方當事人是否有法人資格及資信情況。在簽訂經濟合同時雙方經辦一般應互換《法人授權委托書》。對于新客戶必須要求對方出示營業執照副本，履行能力的有效證明，必要時還應要求提供擔保。（6）經濟合同對當事人各方權利義務的規定應當明確、具體，文字表達要清楚，主要內容應包括：A、開頭包括：合同名稱、訂約各方的全稱、訂約的目的和依據。合同名稱要確切，做到名實相符，并符合《經濟合同法》及有關法規的分類。B、正文包括：合同標的、數量和質量，價格或酬金、履行期限、地點、方式、違約責任。還應包括：根據法律規定或按經濟合同性質必須具備的條款，以及當事人一方要求規定的條款。數量和質量條款應根據情況寫明計量單位、計量方法、質量標準和驗收方法。價金條款應符合國家物價法規和國家金融法規，一般應寫明單價、總價、計量單位、支付手段和支付方式。違約責任條款。如該類合同有法定違約金規定的，應按規定予以明確；沒有法定違約金的，應具體寫明違約金的金額或計算方法，并約定爭議的方式。凡對方當事人履約能力有疑慮而又必須訂立合同的，應在合同中訂明擔保條款或另行訂立保證合同。C、結尾和附則。結尾部分包括：合同正本、副本的份數、合同有效期、訂約雙方法定代表人或委托代理人的簽章。附則應寫明合同的附件及其它有關事項。（7）合同生效后，對以購銷方式直接購進的貨物，商品驗收人員必須按合同規定的數量、質量標準驗收，不符合合同要求的貨物，拒絕驗收，并向部門經理匯報。對代銷的貨物數量、質量標準不符合合同要求的，應拒絕驗收。(8)委托代理人對合同履行中出現的各種問題，應及時向部門經理及業務部報告；重大問題應及時向公司經理匯報，并提出處理意見。(9)簽訂經濟合同應嚴格遵守下列規定：A、不準與無法人資格的經濟組織或未經工商行政管理部門核準登記的經濟組織或個體經營戶簽訂經濟合同。B、不準與無技術設備、生產能力或無履行能力的單位或個人簽訂經濟合同。C、不能超越授權范圍或以公司名義同自己（包括親屬、好友、個體經營戶或專業戶）或自己所代理的其他人簽訂經濟合同。D、不準簽訂違背國家法律、政策或有損公司利益的經濟合同。（四）合同的審查與管理1、凡須經采購部審查的合同，承辦人應提交合同草簽文本及與原件核對無誤的對方營業執照副本、三證及有關證件的復印件，并填寫合同會審表，分別交有關部門負責人審查簽名后，經公司經理或分管副經理簽發后，到采購部加蓋合同專用章。具體程序如下：合同承辦人將合同草簽文本及營業執照副本、“三證”及報價單等有關資料交部門經理（或主任）復核；如果有技術要求的，應交由技術負責人對商品的技術批示及質量要求進行審核；然后交財務部經理的付款方式、付款時間進行審核，交業務部對合同進行合法性、可行性審查，最后報公司領導簽發。前一審查程序沒有進行完畢，不得轉入下一程序。復核的內容：對供方提供的產品技術指標、性能是否達到我方要求及技術資料、隨機配件是否齊全進行審查，對驗收標準和驗收方法進行審核。要求：在進行合同標的驗收時，驗收人員按驗收標準與方法現場檢查標的物質量、技術指標等是否與合同規定相符。財務審查的內容：有無報價單，是否加蓋公章，商品的價格有無違反物價法規，有無稅務登記證，付款方式、付款時間有無違反有關規定。要求：禁止攜帶大額現金外出采貨。2、1#合同專用章由律師室管理，用于加蓋除代銷合同、引廠進店合同以外的經濟合同。2#合同章由采購部管理，用于加蓋代銷合同、引廠進店合同。3、公司對外所簽訂的經濟合同，承辦部門負責數量、質量、技術、價款的合理性、可行性，保證合同的合法性、可行性。4、采購部負責對經濟合同的效力進行審查。審查經濟合同的效力，主要從以下幾個方面進行：(1)審查合同主體是否合法：A、凡未經工商行政管理部門登記的經濟組織、個體經營戶，應視為主體不合格。B、審查有無履行合同的能力。C、審查合同簽訂人的資格及代理權限：盜用、冒用單位名義簽訂合同的，其所訂的合同無效；超越代理權限的，其越權部分無效。(2)審查合同內容是否合法：A、標的是否屬國家法律、政策禁止生產、經營的范圍。B、數量、價格、違約責任等內容是否違反國家法規和政策。C、合同的內容是否違反國家利益、社會利益和公司利益，有無逃避法律的行為。（3）審查合同當事人意思表示是否真實，有無違反平等互利、協商一致、等價有償的原則以及有無欺詐、脅迫、趁人之危等違法行為。（4）審查合同的嚴密性包括：A、合同條款是否齊全。B、文字是否明確無誤。C、當事人人雙方的權利義務是否具體確切。D、合同的有關手續是否完備。E、訂立合同的形式是否符合規定、要求。（4）審查合同的可行性，包括：A、當事人雙方履行合同所具備的條件，如資信情況，B、原材料和產品的供需狀況。C、當事人雙方可能取得的社會、經濟效益。D、選擇切實可行的擔保方法。（5）凡屬重大、復雜的經濟合同，以及履行期長、金額大（合同的總金額在5萬元以上）的經濟合同和對外提供擔保及涉外經濟合同的簽訂須由律師、財務部及承辦部門會審，報公司經理審批后，方能正式簽訂。（6）總金額在5萬元以下的經濟合同的簽訂，由雙方委托代理人草簽后，按十八條第二款規定辦理，最后報公司經理審批后，方可簽訂。代銷合同、引廠進店合同由采購部負責審核，審核方法可參照十八條第二款規定辦理，報公司經理審批后即可簽訂，但須報律師室備案。如果律師室審查后，提出修改意見，部門應將合同草簽文本修改后，再報律師室，由律師室核準后報總經理審批，方可簽訂。（7）雙方加蓋合同專用章的購銷、代銷、引廠進店合同原件，一份交財務部作為付款憑證，另一份交由電腦室輸入電腦后，退回律師處備案。其它經濟合同生效后只需將原件及有關資料分別交財務部、律師處備案即可。（8）財務部以本公司簽訂的經濟合同，有權獲得合同正本按合同規定進行財務、價格監督。發現合同中結算方式違反國家財經制度和公司財務規定的，有權提出修改意見。否則，有權拒絕付款。（9）從處理合同糾紛著想，凡與經濟合同有關的往來文書、電報、電傳都應有原件或影印件留存，往來文書用快件或掛號郵寄，保留郵戳和回執，不得用平信郵寄。（五）經濟合同的變更與解除1、經濟合同一旦成立，即具有法律效力，受法律保護，任何一方不得違約，否則必須承擔由此而產生的一切損失。因此經濟合同的變更或解除，必須符合《經濟合同法》第二十六條的規定，做到協商一致，并辦妥新的協議手續。2、部分變更的經濟合同是原合同的補充，與原合同具有同等法律效力。原合同中的相關條款自變更后失去效力，未變更的條款依然有效。任何一方要求變更或解除經濟合同，在雙方沒有達成一致意見時，原合同仍然有效。3、合同履行過程中，如發現對方在商品的質量、數量、價格、交貨期等不符合規定，商品驗收人員應當立即向對方提出口頭或書面異議，并提出解決的辦法。如我方因故不能履行或不能完全履行合同時、合同承辦部門誤碼，及時以書面形式與對方聯系，協商修改或中止合同，并要求對方在規定的期限內答復，以免影響公司商業信譽，給公司造成經濟損失。4、變更或解除經濟合同，必須要有書面協議（包括電報、文書、電傳等），并歸檔留存；發出的函件、電報必須保留原件存檔備查。5、變更或解除經濟合同的審批程序與原合同訂立的審批程序相同。6、合同的變更、解除應注意下列事項：（1）主體變更，應征得合同另一方的同意。（2）有擔保條款的合同應征求原提倡單位的同意，并在變更協議上加蓋擔保單位公章。（3）經公證、鑒證的合同，所達成的變更、解除協議應報原公證、鑒證機關備案。（4）聯營、承包經營、租賃、涉外合同等的變更或解除，法律有特別規定的，應依特別規定辦理。（5）合同經辦人、法定代表人的變更不構成合同變更或解除的條件。（六）合同糾紛的處理1、經濟合同在履行過程中發生糾紛，應按《經濟合同法》、《涉外經濟合同法》、《民事訴訟法》、《民法通則》等有關法律、法規和本辦法辦理。2、發生糾紛的經濟合同，承辦部門應立即向本部門經理匯報，并報告律師室及公司經理及分管經理。3、發生經濟合同糾紛的部門，應及時向律師室提供下列證據原件或影印件：（1）合同文本（包括變更、解除合同的協議、電報、信函、圖表、視聽資料、授權委托書、介紹信及其它有關資料）。（2）送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關單證票據。（3）貨款的承付、托收憑證，有關的財務財目。（4）產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告。4、經濟合同發生爭議，原則上由合同承辦部門會同律師室與對外協商處理。經協商仍無法解決的糾紛，由律師室提出處理意見，報公司經理審批后辦理。5、處理經濟合同糾紛，應特別注意下列問題：（1）在證據可能滅失或以后難以取得的情況下，及時采取證據保全措施。（2）發現對方當事人或利害關系人有可能隱匿、轉移財產，將使我方權利難以實現時，應及時依法向人民法院申請采取財產保全措施。（3）對于債權、債務關系明確、合法，且對方無債務異議的，依法及時向人民法院申請支付令。（4）凡屬我方責任的合同糾紛，應逐筆查明原因，分清責任，并提出補救措施。6、經濟合同糾紛經協商達成一致意見的，應訂立書面協議，由雙方代表簽名并加蓋合同專用章。7、處理經濟合同糾紛的協議書、調解書、仲裁書、判決書等在簽字或生效后，應復印若干份，分別交律師室、財務部、承辦部門合同管理人員，以便監督執行。8、對方逾期不履行已發生法律效力的調解書、仲裁書、判決書的，律師室主管以公司的名義依法向人民法院申請強制執行。9、經濟合同糾紛處理并執行完畢，有關部門應