公文寫(xiě)作及公文流程培訓(xùn)——五洲投資集團(tuán)總裁辦主講人：左麗君2012.11.09一、公文的概念及種類(lèi)二、公文的特點(diǎn)及作用三、集團(tuán)常用公文及寫(xiě)作要求（重要章節(jié)）四、會(huì)議組織及會(huì)議紀(jì)要（重要章節(jié)）五、案例分析六、公文流程（重要章節(jié)）主要內(nèi)容概念：公文是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司布置任務(wù)、指導(dǎo)工作、報(bào)告情況、請(qǐng)示事項(xiàng)、答復(fù)問(wèn)題、商洽公務(wù)、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、反饋信息、記載工作活動(dòng)的重要工具。一、公文的概念及種類(lèi)寫(xiě)作的受命性制文意圖必然源于領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)人員代擬者地位，受命制文。目的的專(zhuān)指性

目的的專(zhuān)指性公文寫(xiě)作的目的是專(zhuān)一的，有特定明確的指向，一事一文。讀者的確定性

公文有特定的讀者，要用“主送部門(mén)”、“抄送部門(mén)”、“抄報(bào)部門(mén)”等項(xiàng)目加以確定。主送是指公文主要收文單位、個(gè)人；抄報(bào)是指發(fā)文單位除了主送單位以外的收文單位，多為上級(jí)單位或不相隸屬的級(jí)別較高單位；抄送與抄報(bào)性質(zhì)一樣，是指發(fā)文單位除了主送單位以外的收文單位，多為平級(jí)單位、下級(jí)單位。寫(xiě)作的集體性公文寫(xiě)作過(guò)程是一個(gè)集體智慧共同發(fā)揮的過(guò)程，是一個(gè)不斷完善、不斷修正從而使公文更切合實(shí)際、更準(zhǔn)確地表達(dá)部門(mén)單位意愿的過(guò)程。二、公文的特點(diǎn)及作用特點(diǎn)：規(guī)范作用（通知、通告等）溝通作用（請(qǐng)示、匯報(bào)等）指導(dǎo)作用（批復(fù)、意見(jiàn)等）宣傳作用（公告等）憑證作用（通知、會(huì)議紀(jì)要等）作用：請(qǐng)示通知會(huì)議紀(jì)要（第四部分

詳細(xì)講解）三、集團(tuán)較常用公文

及寫(xiě)作要求請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”時(shí)使用的公文文種，屬于上行文。請(qǐng)示的特點(diǎn)：針對(duì)性、呈批性、單一性（一文一事）、時(shí)效性。寫(xiě)作要點(diǎn)：1、開(kāi)頭部分應(yīng)寫(xiě)明請(qǐng)示原由（合理充分，強(qiáng)調(diào)其重要性、迫切性和必要性）。2、主體部分應(yīng)寫(xiě)明請(qǐng)示事項(xiàng)（條項(xiàng)清楚、具體明確）。3、結(jié)尾部分表明請(qǐng)示要求（向上級(jí)機(jī)關(guān)提出肯定性的請(qǐng)求），常用期請(qǐng)用語(yǔ)“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，“妥否，請(qǐng)批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”，“妥否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)予以批示”等。

請(qǐng)示內(nèi)容務(wù)實(shí)，材料可靠，符合規(guī)范。具體要求如下：文檔用紙：A4（210mm×297mm）。正文格式：

1、大標(biāo)題使用小二號(hào)宋體字，可分一行或多行居中排布，加粗；小標(biāo)題使用三號(hào)宋體字，加粗，回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)；正文內(nèi)容五號(hào)宋體，正文開(kāi)頭和每一段落首行設(shè)置首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，換行時(shí)頂格。2、正文文字采用1.5倍行距。頁(yè)邊距為上3cm，下、左、右各2cm。頁(yè)面底端居中，每頁(yè)均須有頁(yè)眉頁(yè)腳。寫(xiě)作要求開(kāi)頭用語(yǔ)：為（了）、關(guān)于、由于等結(jié)尾用語(yǔ)：為要（盼）、（請(qǐng)與會(huì)人準(zhǔn)時(shí)參加）特此通知稱(chēng)謂用語(yǔ)：本人、本公司、我司、你局、貴方、該公司、該項(xiàng)目承啟用語(yǔ)：為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、以上等經(jīng)辦用語(yǔ)：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)等征詢(xún)用語(yǔ)：意見(jiàn)如何等期請(qǐng)用語(yǔ)：期、盼、（妥否）請(qǐng)予以批示等

請(qǐng)示范本通知范本公文結(jié)構(gòu)用語(yǔ)前期準(zhǔn)備：1、提前確認(rèn)會(huì)議室使用情況，落實(shí)會(huì)場(chǎng)。2、確定會(huì)議信息。包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、主持人、會(huì)議議題等相關(guān)內(nèi)容。3、撰寫(xiě)會(huì)議通知和會(huì)議流程，發(fā)起人確認(rèn)后簽字下發(fā)。4、通知各與會(huì)人會(huì)議時(shí)間及會(huì)議地點(diǎn)。注意把握好通知時(shí)間。5、制作會(huì)議簽到表，準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料。6、會(huì)前十分鐘保證簽到表、相關(guān)資料、儀器設(shè)備準(zhǔn)備到位，并備好座位等待會(huì)議開(kāi)始。7、如涉外或集團(tuán)重要大型會(huì)議，需領(lǐng)取臺(tái)卡。（一）會(huì)議組織會(huì)議進(jìn)行及結(jié)束后：8、會(huì)議開(kāi)始，主持人主持會(huì)議，記錄人做好會(huì)議記錄。9、會(huì)議結(jié)束后，記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，次日經(jīng)主持人審閱后下發(fā)。10、會(huì)后文件的存檔，包括會(huì)議通知、會(huì)議流程、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、形成決議的文件以及其他會(huì)議相關(guān)資料等，以備后期查閱。注：以上事項(xiàng)均由會(huì)議發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)，相關(guān)規(guī)定詳請(qǐng)參照行政管理制度第十四章會(huì)議管理辦法。會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)指定會(huì)議記錄人員記錄。如有必要，主持人可根據(jù)本原則及會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。會(huì)議記錄員做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議的考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議記錄要忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言?xún)?nèi)容。（二）會(huì)議記錄會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別：會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要是一種法定的公務(wù)文書(shū)，其撰寫(xiě)與制作屬于應(yīng)用寫(xiě)作和公文處理的范疇。而會(huì)議記錄則只是辦公部門(mén)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實(shí)地記載會(huì)議實(shí)況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性。（三）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要的重要性：會(huì)議紀(jì)要是記載會(huì)議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為日后檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，直接影響到日后其指導(dǎo)工作的實(shí)際效果。因此必須重視會(huì)議記錄工作，同時(shí)更加重視會(huì)議紀(jì)要的整理和下發(fā)。會(huì)議紀(jì)要的整理下發(fā)及存檔：1、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名，審核后應(yīng)立即下發(fā)至與會(huì)人員。2、將一份最終版會(huì)議紀(jì)要存檔，以備日后的查閱。

會(huì)議組織及會(huì)議紀(jì)要模板案例分析二：XX通知抬頭，主送附件位置規(guī)范寫(xiě)作案例分析三：制文部門(mén)，制文人，批準(zhǔn)人規(guī)范書(shū)寫(xiě)內(nèi)容抄送單位應(yīng)為平級(jí)或需知悉內(nèi)容的下級(jí)部門(mén)主題詞為詞語(yǔ)，并非照搬通知名稱(chēng)。應(yīng)具體到人1、請(qǐng)示屬于（）A、上行文B、下行文C、平行文2、集團(tuán)規(guī)定的公文格式行間距為（）A、單倍行間距B、1、2倍行間距C、1.5倍行間距3、集團(tuán)規(guī)定的公文格式中頁(yè)邊距為（）A、上3cm，下2cm，左2cm，右2cmB、上2cm，下3Cm，左3cm，右3cmC、上3cm，下3cm，左2cm，右2cm牛刀小試：AC