公路項目檔案管理第一章總則制定依據

適用范圍基本概念

制定依據組織管理﹡《科學技術檔案工作條例》﹡《公路建設監督管理辦法》﹡《公路工程竣交工驗收辦法實施細則》﹡《交通檔案管理辦法》收集范圍﹡交通運輸部《關于印發公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》（交公路發〔2010〕65號）附件2公路工程項目文件歸檔范圍制定依據分類整理﹡《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）﹡《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）﹡《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）﹡《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）﹡《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）適用范圍新建、改擴建公路建設項目文件材料立卷歸檔管理工作不分規模與層次基本概念時間段內容價值形式與載體第二章組織與職責統一領導，分級負責﹡與項目管理體制保持一致項目法人負責制﹡納入工程建設管理程序，同步管理合同管理﹡設立項目檔案管理專門條款第二章組織與職責誰形成誰負責﹡責任主體納入監理工作內容﹡對施工單位項目文件材料立卷歸檔工作的監管第二章組織與職責檔案人員配備與任職條件﹡保持穩定，具備工程專業知識其他崗位和人員職責要求﹡從源頭抓起第三章收集收集歸檔范圍收集歸檔責任分工預立卷制度收集歸檔要求收集歸檔范圍執行《公路工程竣交工驗收辦法實施細則》附件2﹡電子文件

▲同步形成同步歸檔

▲后期數字化加工收集歸檔范圍立項審批階段﹡項目建議書、工可及環評、水保等的報批文件﹡注意收集中間過程文件收集歸檔范圍勘察設計階段﹡初步設計、施工圖設計報批文件﹡中間過程文件﹡勘察設計基礎資料收集歸檔范圍工程準備階段﹡用地申請及批準文件、紅線圖及土地使用證﹡征地拆遷批文、合同、協議、征用土地數量一覽表、拆遷數量一覽表等﹡招投標工作文件﹡質量監督及施工許可辦理文件收集歸檔范圍施工階段﹡開工報告、施工組織設計、施工方案及審批文件、施工定位測量記錄、圖紙會審及技術交底、工程設計變更文件﹡單位、分部、分項開工申請及批準文件﹡原材料及構件出廠證明、抽檢試驗報告﹡工程檢驗申請批復單、檢驗及評定文件﹡施工原始記錄收集歸檔范圍施工階段﹡竣工圖﹡科研、新技術應用文件材料﹡施工過程中各方圍繞質量、安全、進度、費用控制等方面產生的管理性文件（會議紀要、各項指令等）收集歸檔范圍交竣工驗收階段﹡交竣工驗收工作文件﹡建設、設計、施工、監理工作總結﹡各類專項驗收文件﹡質監機構相關文件﹡缺陷責任期相關文件收集歸檔責任分工執行《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》附件1解決重復歸檔問題

收集歸檔責任分工項目法人單位

負責立項審批、設計審批、工程準備、交竣工驗收階段文件以及在工程施工管理過程中項目法人單位就工程質量、安全、進度、費用控制等方面形成的管理性文件材料的收集歸檔收集歸檔責任分工施工和監理單位

負責施工階段各自承包范圍內形成的竣工文件材料的收集歸檔重復歸檔問題項目法人單位圍繞質量控制、進度控制、費用控制和安全生產管理的普發性文件，以業主自己歸檔為主，針對性往來文件，雙方都要歸檔。重復歸檔問題監理與施工單位形成的同一內容的重份文件，以施工單位歸檔為主（開工令、檢驗申請報批文件等）。

預立卷建立健全項目文件材料收集歸檔制度和預立卷制度擬定文件材料的分類方案和案卷類目同步收集歸類存放收集歸檔要求原始性

項目法人單位在工程竣工時應收集一套完整的反映工程建設過程的文件材料，一般情況下應是原件。完整性

收集齊全，記錄全面，記錄內容和數據應能反映抽查頻率和質量指標。收集歸檔要求真實性

現場記錄，同步進行。準確性施工原始記錄數據準確，竣工圖編制規范，圖物相符。規范性表格填寫規范，簽署手續完備，字跡清晰，紙張規格基本統一，書寫材料滿足長期保存需要。收集歸檔要求照片、電子文件及紙質文件數字化﹡照片收集范圍：反映建設前原始地形、地貌狀況、重大活動、重大事故處理及隱蔽工程、關鍵工序、橋梁隧道等結構物重點部位施工情況等的照片﹡數碼照片應刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時沖印出6英寸紙質照片整理歸檔﹡電子文件及紙質文件數字化的形成和保存執行國家檔案局相關標準竣工圖編制要求編制及審核責任竣工圖編制說明修改要求竣工圖章的簽署第四章整理基本原則

按照文件材料自然形成過程，保持其內在有機聯系，分類科學，組卷系統，編目規范，便于保管和利用。分類組卷與卷內文件排序項目基本建設程序﹡立項審批﹡勘察設計﹡工程準備﹡施工﹡交、竣工驗收分類組卷與卷內文件排序立項審批階段

根據審批事項內在聯系分類組卷，卷內按照批復、請示、相關事項及專家評審文件材料順序排列分類組卷與卷內文件排序勘察設計階段

按照設計的不同階段和專業分類組卷，卷內按照批復、請示、相關事項及專家評審文件材料順序排列招投標及合同文件材料按照招投標工作程序和合同內容分類組卷及排序分類組卷與卷內文件排序工程準備階段

按照審批事項及相關手續辦理過程分類組卷及排序分類組卷與卷內文件排序施工階段

﹡工程管理文件材料

按照問題結合時間分類組卷及排序

﹡設計變更文件

以合同段為單位整理組卷，按照變更文件編號順序排列，編制《設計變更文件與竣工圖檔號對照一覽表》﹡計量支付報表與附件、計劃進度報表按照合同段結合時間分類組卷及排序分類組卷與卷內文件排序施工階段﹡施工日志

按照合同段結合時間分類組卷及排序﹡原材料質量保證文件、配合比設計文件

屬單位（分部、分項）工程專用的，按單位（分部、分項）工程分別集中整理組卷，合同段共用的，以合同段為單位集中整理組卷，按原材料類別排序臘八斤特大橋分類組卷與卷內文件排序施工階段﹡施工原始文件

按分項（分部、單位）工程，結合施工工序分類組卷及排序﹡竣工圖

按照專業結合圖號分類組卷及排序

分類組卷與卷內文件排序施工階段﹡質量評定文件合同段單位、分部及分項工程質量評定表集中收集整理組卷，按照匯總及各單位、分部、分項工程評定工作程序依次排列分類組卷與卷內文件排序施工階段﹡試驗檢測文件

標準試驗及工藝試驗可按單位工程集中整理組卷；抽樣試驗如土方及其它填筑施工密實度、混凝土、砂漿配合比、混凝土及瀝青混凝土的強度試驗等，應按分項（分部）分別收集整理組卷分類組卷與卷內文件排序施工階段﹡監理管理性文件

以監理合同段為單位，按照依據性文件、合同管理文件、質量控制文件、安全管理文件、計劃進度控制文件、費用控制文件等分別整理組卷，卷內按照文件材料所反映問題的有機聯系，結合重要程度依次排列

分類組卷與卷內文件排序施工階段﹡旁站記錄

按照施工合同段整理組卷，按單位、分部、分項工程依次排列﹡平行試驗及獨立抽檢文件材料

按施工合同段分開，同一合同段文件材料按照單位工程分別整理組卷

分類組卷與卷內文件排序施工階段﹡監理日志

按照監理機構結合形成時間進行整理組卷及排序分類組卷與卷內文件排序交、竣工驗收階段﹡合同段交工驗收按照交工驗收證書、交工驗收總結、質監機構出具的交工驗收質量檢測意見、各項工程總結依次排列﹡竣工驗收按照各專項驗收和竣工驗收工作程序分類組卷及排序編目、裝訂編頁號編制卷內文件目錄編制案卷封面與備考表裝訂案卷系統化排列及編制流水號編制案卷目錄編目卷內文件目錄﹡責任者填寫文件材料的直接形成單位或主要責任者；原材料報驗和工序報驗文件，責任者為施工單位和監理單位

編目卷內文件目錄﹡文件題名

▲

填寫卷內文件材料標題全稱

▲

無標題或標題不能說明內容的，要自擬標題，并加【】符號

▲

每份獨立成件及單獨辦理報驗審批手續的文件材料，

逐件填寫文件標題編目卷內文件目錄﹡頁次

填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份文件填寫起止頁號編目編制案卷封面﹡案卷題名

▲包括項目名稱、里程樁號、分項（分部、單位）工程名稱及文件材料名稱。如《xx公路C1合同段(K151+600-K153+350)xx隧道左線K152+300-K152+530洞身噴射混凝土支護質量檢驗申請批復單及附件》

▲避免過于簡單或雷同編目編制案卷封面

﹡起止日期

填寫卷內文件形成最早和最晚的時間，如20050101-20070531﹡保管期限

根據項目實際情況、文件材料特性及利用價值分別確定裝訂

三孔一線裝訂，藍圖及成冊文件材料可不裝訂，逐張逐份加蓋檔號章編目案卷系統化排列及編號

按路線進行方向（樁號里程順序），結合單位工程排列順序依次進行排列，即路基土石方（排水、涵洞）、橋梁、隧道等，并按排列順序，在案卷封面上用鉛筆自1起編寫案卷流水號第五章移交與匯總整理移交匯總整理移交合同段交工驗收前向項目法人單位移交﹡時間要求﹡檢查審核﹡案卷編制說明竣工驗收3個月內項目法人單位向有關單位移交﹡按有關規定執行匯總整理系統化排列