51/51山谷藍/泰科曼公司商務治理制度北大縱橫治理咨詢公司2002年11月

目錄TOC\o"1-3"\h\z第一章商務部門部門職責 3第二章采購治理制度 4第三章庫存治理制度 9第四章發貨治理制度 14第五章其他出庫治理 16第六章樣品、樣機出入庫治理制度 20第七章庫房的治理制度 26

商務部門部門職責采購治理：實行有打算的采購治理，保證銷售所需商品的及時供應。庫存治理：合理保管庫存商品，操縱庫存積壓。發貨治理：編制發貨打算，統一協調，按時準確發貨。運輸治理：制定運輸商治理制度，選擇最優化的運輸方式，合理操縱各項產品的運輸費用。統計治理：負責各類報表的制作、統計等。

采購治理制度為規范山谷藍/泰科曼公司的采購治理，保證銷售所需商品的及時、合理采購，特制定本制度。采購打算的制定：采購活動必須有打算地進行，采購打算的制定須遵從公司總體戰略性目標，并應依照生產廠家的進貨要求、依照公司總體的銷售業務打算及策略產品的銷售打算來確定公司總體的采購打算。采購打算分為年度采購打算、季度采購打算和月度采購打算。（一）年度采購打算的制定：總經理將廠家的年度進貨任務交商務部，同時銷售總監助理將通過總經理辦公會討論通過的年度業務打算交商務部，庫存治理員上報庫存狀況統計表，商務經理依照業務打算、廠家任務、歷史數據和庫存情況制定年度采購打算，由財務總監審核后報總經理審批。季度采購打算的制定：每季度末，商務部必須制定下個季度的采購打算，季度采購打算要緊適用于采購周期較長的商品。制定采購打算之前，商務部須取得如下資料：1．各地區辦事處每季度末上報下個季度的商品訂貨預估。訂貨預估應包括商品種類、數量、規格型號等信息，并注明需到貨日期，各地區由地區經理審核簽字后，交銷售總監助理，由銷售總監審核后交商務部。（商品訂貨預估表見附表）2．市場部每季度末上報策略產品或重點產品的訂貨預估。訂貨預估應包括策略產品種類、數量、規格型號等信息，并注明需到貨日期，由產品經理審核簽字后，交市場總監審核后交商務部。3．商務經理依照銷售部、市場部上報的產品訂貨預估，并結合庫存情況、歷史數據及廠家任務的完成情況，制定下個季度的采購打算，報財務總監審核后交總經理審批。月度采購打算的制定季度采購打算不足的部分應以月度采購打算作為補充，月度采購打算的制定程序同季度采購打算，月度采購打算要緊適用于采購周期較短的商品。山谷藍主機設備類產品的采購采取預訂方式進行，銷售訂單簽定并經審核后，由醫院或經銷商交付一定金額的訂金后，方可執行采購。臨時性采購若有臨時性或緊急性的采購需求，由各地辦事處或市場部提出申請，地區經理或產品經理簽字后需交銷售總監或市場總監審核，再交總經理審批后交與商務部執行采購活動。維修備件的采購由維修部依照維修備件銷售需求并結合備件的庫存狀況制定備件采購打算，交銷售總監審核后，總經理審批，再交商務部執行。采購程序及講明（一）采購訂單審核采購治理員依照采購打算情況制作采購訂單，商務經理依照相關的信息分析并對采購訂單進行初步審核并簽字。商務經理審核后，將采購訂單交財務總監審核后交總經理審批。總經理審批后交商務經理，商務經理依照實際情況指導采購治理員執行。（二）采購訂單跟蹤及發貨采購治理員須緊密跟蹤供貨商對訂單的備貨情況，適時、合理地安排訂單的發貨，并依照訂單的實際情況選擇合適的運輸方式，既要保證庫存和銷售合同的交貨期，又要降低所有產品的采購成本。（三）采購訂單到貨及驗收1.采購訂單發貨后，采購治理員應認真審核發貨商提供的進口單據，審核無誤后交與外貿公司，并督促報關行在最短時刻內完成清關，將貨送到庫房或是指定的地點。2.采購治理員須提早三天將進口報關箱單傳真給倉庫治理員，以便其做好接貨、入庫預備。3.采購治理員須隨時將采購訂單錄入商務軟件系統，并在到貨后，及時將采購的相關單據（包括發票、箱單、關稅和增值稅稅單、報關雜費清單）遞交給財務部門相關人員，以便財務及時入帳，同時留一份存檔備案。4.采購到貨驗收時，出現到貨與箱單不符或是損壞等任何不能入庫的問題時，倉庫治理員應及時書面通知采購治理員，并按相應的程序處理。（四）采購相關款項支付進口關稅、增值稅支付：商務部須提早一周書面通知財務經理可能所需關稅、增值稅金額，以便財務部門做好預備；需交納進口稅款時，由采購治理員依照稅單填寫付款申請，交商務經理審核后，交財務部門審核，總經理審批后，出納開出支票，交采購治理員去銀行交納。報關雜費的支付：采購治理員應認真核對當月所有報關雜費的清單，確認無誤后，填寫付款申請，交商務經理審核，再交財務部門審核，總經理審批后，由出納開出支票，交采購治理員支付，所有當月報關雜費須在每月月底前支付完畢。需要支付采購貨款時，由財務部門書面提早一天通知商務部支付金額和要求付款日期；采購治理員接財務部門通知后填寫貨款支付申請單，交由商務經理審核簽字后，交財務經理核對、審查，再交財務總監進行審核簽字，之后，交總經理審批。審核完畢，出納開出支票，交采購治理員支付。采購付款后，采購治理員須于財務部門當月結帳之前，將貨款發票返回財務部。

訂貨預估單地區/部門____________編號____________季度/月份____________序號產品號品名數量單位單價總價可能到貨日期12345678910111213141516合計備注地區經理___________銷售總監___________產品經理___________市場總監___________采購打算表序號產品號品名數量單位單價（USD）總價（USD）采購周期可能訂貨日期庫存量（個）季度平均銷售量（個）備注12345678910111213141516合計日期______________編號____________采購治理員_____________商務經理_____________財務總監____________總經理__________庫存治理制度為規范公司商品的出入庫程序，加強商品的庫存治理，保證商品的安全完整，特制定本制度。入庫治理（一）采購入庫及驗收倉庫治理員應依照采購治理員提供的采購箱單，核對所到貨的供貨商、合同號、件數及所有外包裝完好與否，確認無誤后，簽收，入待檢區，待檢。若其中任何一項有問題，倉庫治理員須書面通知采購治理員做相關處理。產品經北京商品檢驗檢疫局官員檢驗之后，倉庫治理員需依照箱單確認所有產品的產品號、品名、數量、批次號、生產日期、保質期、廠家的條碼、內外包裝是否完好無損等，檢驗合格后，按相應貨位上架入庫，填寫貨位卡、入庫單。若其中任何一項有問題，倉庫治理員須書面通知采購治理員做相關處理，未處理完畢，不得入庫。（二）其他入庫1．托付運輸部門運輸的物資，物資到達后應立即進行清點核對，確認包裝完好、數量正確后，方可簽收托運單。2．借貨還回的入庫，倉庫治理須依照還貨單，清點還回的產品，清點內容包括產品號，品名、數量、批次號、生產日期、保質期、包裝是否完好無損，無拆封且無污染和涂改，驗收合格后，入總庫相應貨位。若其中任何一項有問題，倉庫治理員須書面通知采購治理員，以做相關處理，未處理完畢，不得入庫。填制入庫單據時，應記錄借貨單據的單據號。退貨入庫，清點方法同于借貨入庫。退回物資若完好無損、符合銷售商品要求的，入總庫相應貨位；退回主機若為壞品，入壞品區，待修理；退回消耗品若已不能銷售且不能做樣品的，入壞品區，待報廢。樣機入庫，倉庫治理員須依照樣機歸還單確認樣機的型號、數量及序列號，確認無誤，入樣機庫。經確認與樣機歸還單不符，須書面通知采購治理員，以做相關處理，未處理完畢，不得入庫。庫存及擺放庫房應依照產品的特性和分類進行合理地分區:山谷藍庫房分區為：電刀主機區，電刀消耗品區；手術燈區，手術燈配件區；手術床區，手術床配件區；滯銷品區，壞品區，樣機區，待檢區，配貨區。泰科曼庫房分區為：疝修補產品區、腔鏡下產品區、開放類產品區、滯銷品區、壞品區、配貨區。所有產品應按貨位進行治理。關于庫存商品，須按照不同商品的擺放要求,對商品分類擺放。所有商品的發貨都應嚴格遵循先進先出的原則，在保質期內的產品，應按照入庫的時刻、產品的出廠日期等相關依據順序存放，以免造成產品過期。倉庫治理人員需保持庫房環境的清潔衛生，以保證商品潔凈、整潔、安全存放。庫存盤點與賬務登記倉庫治理員需建立庫存明細賬，按不同的商品類不進行登記，登記內容包括：商品的進貨日期、進貨數量、出貨日期、出貨數量、商品目前狀況等項目，主機產品應登記其產品序列號。倉庫治理員需經常進行庫存存貨的盤點，每個工作日終了應對庫存商品進行盤點，以保證賬實相符。每月26日，倉庫治理員須出具當月庫存盤點表，遞交給商務經理，并與財務成本會計核對。盤點結果若與財務數據不符，則應對盤盈盤虧狀況作出講明，并報財務總監或總經理審核批準后做出賬務處理。出庫物資出庫時，要依照要求貼條形碼、中文標識（TKM）、防偽標簽（TKM）

倉庫到貨驗收單到貨日期___________驗收日期___________序號箱單號驗收狀況備注12345非正常物資詳情記錄序號箱單號產品號產品名稱數量單位批次號有效期不正常緣故12345678910備注庫存治理員__________采購治理員___________商務經理_____________

貨位卡順序號____________貨位號_________產品號____________產品名稱_________序號入庫時刻入庫數量出庫時刻合同號出庫數量結存數1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435

商品盤點表盤點地點_____________盤點人____________盤點時刻_____________商務經理____________產品號帳存數實點數商品狀態有效期差異差異緣故

發貨治理制度為規范山谷藍/泰科曼公司的發貨治理，保證物資的及時發出從而使客戶中意，特制定本制度。發貨的審核：所有需發貨的事項必須經一定的審批程序，嚴禁在審批手續不全的情況下發出物資。銷售部按相應的審核程序審核完畢，財務部對到款及欠款情況審核后，該合同可傳遞到商務部安排發貨。山谷藍直銷業務（要緊為主機類產品）的發貨審核程序：銷售總監助理將審核完畢的合同傳遞至財務部，出納審核確認預付款項的到賬，傳遞給商務部，商務部執行采購，到貨后發出到貨通知，一聯由商務經理留存，一聯交銷售總監助理，財務部會計審核確認該客戶無欠款后交商務經理審核，簽字后交給倉庫治理員，安排發貨。山谷藍分銷業務的發貨審核程序：商務經理檢查經銷售部審核完畢的訂單所訂物資庫房是否有庫存，若有，財務部出納審核確認經銷商全額到款，會計審核確認該經銷商無欠款后，交商務部安排發貨，若沒有庫存，財務部出納審核經銷商的預付款后，商務部執行采購，采購到貨后，出納審核余款全部到賬，會計審核確認無欠款后，商務部能夠安排發貨。泰科曼直銷業務采納借貨方式的發貨，見《其他出庫治理方法》泰科曼分銷業務的發貨審核程序：銷售總監助理將審核完畢的合同傳遞至財務部，出納審核確認合同的全額到款，會計審核確認該客戶無欠款后，交商務經理審核，簽字后交給倉庫治理員，安排發貨。外貿訂單的發貨由香港公司依照信用證要求安排發貨。專門情況下，若客戶需緊急備貨，款未到的情況下或是現金取貨，經銷售總監審核再經總經理審批后，商務部能夠安排發貨。發貨后，銷售總監助理應及時補辦相關手續。發貨安排和登記所有辦事處的合同，不論是直銷依舊分銷，都由總庫安排發貨。商務部安排發貨人員打印出經審核能夠發貨的銷售訂單（視為出庫通知單），編流水號后，交商務經理審核后傳真給倉庫治理員安排發貨。每天下午4：30之前，能夠安排當天的發貨。當日4：30以后傳真到倉庫的銷售訂單，視作次日訂單處理。山谷藍和泰科曼直銷合同運費預付；山谷藍分銷合同不論地區運費一律到付；泰科曼分銷合同運費依照本公司與經銷商的協議做相應處理。倉庫治理員應合理安排發貨順序，優先安排需緊急發貨的訂單。倉庫治理員發完貨以后，須于當日將確認過的銷售訂單，標明發貨的運單號后（泰科曼—標注產品的批次號；山谷藍主機—標注產品的序列號）傳真給商務部安排發貨人員，同時作為發貨通知，發與銷售總監助理，山谷藍產品的發貨還須發與維修經理以進行維修服務。倉庫治理員應做好每次發貨的登記，并于發貨完畢填寫出庫單，一聯存檔備查，兩聯交財務部做賬并開具發票，另一聯交領貨人簽收。到貨確認北京本地由本公司送貨的要求隨貨帶有送貨單，物資送達客戶，由客戶簽收，并返回其中一聯交與商務部留存備查，另一聯交財務部做賬。山谷藍主機到最終用戶以后，銷售代表應及時安裝，安裝完畢，須將正本的“產品驗收報告”遞交給商務部留存。耗材的確認以貨運公司的運貨單簽字反饋為準。其他出庫治理其他出庫指非正常程序或非銷售業務的商品的出庫，包括換貨、借貨、外貿合同補貨。換貨治理：原則上山谷藍和泰科曼的產品合同都不同意換貨，專門情況下需要換貨的，應按照一定的審批程序辦理。1．產品損壞后的換貨，辦事處填寫換貨申請表，經地區經理簽字后交市場部產品經理審核，產品經理簽字后，交市場總監、銷售總監和總經理審核，確認后交商務部處理。經銷商或醫院訂錯貨后的換貨，由經銷商或醫院填寫換貨申請表，經地區經理審核后交銷售總監和總經理審核，確認后，交商務部門處理,費用由經銷商或醫院自行承擔。倉庫治理員發錯貨的換貨，辦事處填寫換貨申請表，經地區經理簽字后，交商務部門，倉庫治理員確認簽字，財務總監審核后處理。借貨治理：山谷藍和泰科曼的產品合同原則上都不同意借貨，專門情況下需要借貨的，應按照一定的審批程序辦理。專門客戶有意向購買，但不能先簽合同，而需要先發貨的，由辦事處填寫借貨申請表，借貨申請表上須注明所借物資名稱、借貨客戶名稱，地區經理審核簽字后，交商務部處理，若一次性借貨金額在元以上時，地區審核后還須經銷售總監審核，總經理審批后交商務部執行。地區辦事處須將借貨后送至客戶的經由客戶簽字的送貨單返回一聯至商務部,并返回一聯給財務部做賬。商務部須依照申請表上的日期，向銷售部門追蹤合同。每月月底，商務部門統計借貨出庫情況，并與財務部進行核對。外貿合同補貨:外貿合同的產品因包裝緣故，不能從國外直接訂貨的，辦事處接到采購治理員外貿發貨通知后，需填寫發貨申請表，地區經理簽字后，交商務部采購治理員審核后，再交商務經理和財務總監審核，確認無誤后，商務部安排發貨。

借貨申請表地區_______________編號______________日期_______________序號產品型號品名數量單位客戶是否有同等價值押金可能歸還或結賬時刻12345678910合計申請原因發貨地址聯系人電話審核簽字處理意見申請人地區經理銷售總監總經理庫存治理員______________商務經理_____________________

送貨單地區_______________編號______________客戶_______________借貨單編號______________日期_______________序號產品型號品名數量單位12345678910合計醫院簽收銷售代表_______________地區經理_______________

退貨單地區/部門__________編號__________退貨單位___________日期__________序號產品號品名數量單位產品序列號合同號12345678910合計發票能否退回申請原因相關人員簽字處理意見申請人地區經理產品經理銷售總監市場總監財務總監總經理庫存治理員____________商務經理______________樣品、樣機出入庫治理制度樣品、樣機是指市場部進行產品推廣時需領用的物資，區不于經銷商所訂購的樣機。市場部需要向商務部提供月度樣品、樣機的領用打算表和樣機使用流淌表。樣品的出入庫樣品出庫：樣品統一由市場部領用，各地區辦事處不得保有樣品，年初市場部將年度樣品打算交商務部備案，市場部在預算范圍內領用樣品，商務部監督執行。市場部領用時，須向商務部提出申請，產品經理填寫樣品申請單，市場總監審核后，交商務部處理。一次性領用樣品金額超過元，須由總經理審核簽字。倉庫治理員需在出庫單上注明“樣品”字樣、申請人和最終用戶。市場部使用樣品后，應填寫樣品使用情況反饋單，留一聯與商務部。樣品入庫：一次性的消耗品一般不再歸還庫房。可重復使用的樣品需要歸還樣品庫，辦事處填寫還貨申請單，申請單上須注明樣品申請單的單號，地區經理簽字后，交產品經理審核，審核完畢，交商務部安排入庫。樣機的出入庫1．樣機的出庫：市場部進行全國性市場推廣需領用樣機時，由產品經理提出申請，市場總監審核后交總經理審批再交商務部辦理出庫。各辦事處進行地區性市場推廣時，須向市場部提出申請，由產品經理和市場總監審核后，交總經理審批，審批完畢，由商務部安排發貨。倉庫治理員填寫出庫單時，需注明“樣機”字樣、申請人、最終用戶及產品的序列號。舊樣機的申領程序與新樣機的申領程序相同，申領時在申請單上注明“舊樣機”。2．樣機的入庫：樣機使用完畢后，需要歸還到公司的樣機庫，辦事處填寫申請，地區經理和產品經理審核后交商務部安排入庫，樣機歸還后須先交維修部進行檢修，檢修后再交商務部辦理入庫。形式上的入庫：當一個辦事處需申請樣機，且庫里臨時沒有樣機時，產品經理可協調與另一辦事處調配樣機（地區間不得私自調配樣機），由調入地區地區經理填寫樣品申請單，經審核手續，同時另一辦事處需要填寫還貨申請表，經審核同意后，商務部可將該樣機調給該辦事處，調入地區地區經理簽收后交商務部，商務部辦理形式上的出入庫。

樣品申請單日期_______________編號________________可能歸還日期________________序號產品代碼品名數量單位單價總價新品舊品客戶名稱12345678910合計其他申請緣故預期效益發貨時刻發貨地點地區經理___________產品經理___________市場總監___________總經理___________庫存治理員_________商務經理___________

樣品使用情況反饋單日期_______________編號________________申請單編號________________序號產品代碼品名數量單位單價總價新品舊品客戶名稱12345678910合計使用情況樣品消耗（）退回（）轉銷售（）其他：醫院簽字產品經理___________市場總監___________總經理___________庫存治理員_________商務經理___________

樣品還貨單編號_______________日期_______________申請單編號_______________序號產品代碼品名申請數量還貨數量單位差異12345678910合計產品經理___________市場總監___________庫存治理員_________商務經理___________

樣機申請單序號產