檔案數據安全管理制度（通用10篇）檔案數據安全管理制度1機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。一、辦理程序(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。(四)歸檔，交上級部門。二、傳閱(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進行傳閱。(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。三、保密(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。(三)借閱機密、秘密級文件，需經辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批準。(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。(五)涉密文件，不得復制或摘抄。四、歸檔(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。(三)干部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。檔案數據安全管理制度2一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。檔案數據安全管理制度31、目的為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。2、職責2.1總經理負責公司所有對外發文審批。2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。3、文件種類3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；3.3平行文:信函，會議紀要。4、文件格式4.1發文統一使用以上文件類別之一。4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；5、文號5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。6、用印6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。7、文件管理7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的`，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。檔案數據安全管理制度41.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱手續。9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。檔案數據安全管理制度51目的為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的`文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。3定義3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。4職責4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。4.3文件編制、審批、發布的權責4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。5文件分級分類5.1文件分級5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。檔案數據安全管理制度6一、為確保機房安全，根據崗位職責的需要由機房管理員（可兼任系統管理員）負責對機房內各類設備、操作系統進行安全維護和管理。二、機房管理員必須熟知機房內設備的基本安全操作規則。三、系統管理員須制定IP地址分配表，和中心內部線路的布局圖，給每個交換機端口編上號碼，以便操作和維護。四、機房內服務器、網絡設備、UPS電源、空調等重要設施由專人嚴格按照規定操作，嚴禁隨意開關。系統管理員的操作須嚴格按照操作規程進行，任何人不得擅自更改系統設置。五、人員出入1、機房管理人員必須做好機房出入登記。2、非機房管理人員，未經許可，不得進入機房，不得操作機房內任何設備。3、機房鑰匙或出入門禁卡由專人管理，不得隨意借予他人，未經有關領導批準，嚴禁私配鑰匙和私設指紋、人臉、瞳孔等門禁出入數據。4、機房來訪人員必須經有關領導批準，并在接待部門有關人員和機房管理人員的陪同下方可進入機房，機房管理人員須填寫機房出入登記表。六、嚴格遵守保密制度，數據資料和軟件必須由專人負責保管，未經允許、不得私自拷貝、下載和外借；嚴禁任何人使用未經檢測允許的介質(軟盤、光盤等)。未經許可任何人不得挪用和外借機房內的各類設備、資料及物品。七、機房內應保持清潔，定期消毒、殺菌；保證機房的安全和衛生；嚴禁在機房抽煙、喝水、吃東西、亂扔雜物、大聲喧嘩等。八、機房禁止放置易燃、易爆、腐蝕、強磁性物品。機房管理員須做到防靜電、防火、防潮、防塵、防熱、防盜等。九、機房人員對個人用電安全負責。外來人員需要用電的，必須得到機房管理人員允許，并使用安全和對機房設備影響最少的供電方式。十、嚴格按規章制度要求做好重要機房數據、文件的備份工作。中心服務器數據庫要定期備份，重要文檔定期整理裝訂，專人保管，以備后查。十一、發現機房故障應立即向分管領導報告，并向相關處室通報有關情況，著手尋求解決方案。十二、機房的溫度和濕度應符合維護技術指標要求，溫度保持18-28攝氏度，濕度保持35%-75%。機房管理員須對機房內溫度、濕度、電壓等參數，并做好記錄，發現異常及時采取相應措施。十三、機房重地需要設靜電地板。十四、機房重地做好防雷設計。檔案數據安全管理制度7第一條管理要點1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。第二條制度規范1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。第三條文件管理流程設計1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀檔案數據安全管理制度81、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。2、收發文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時歸還。5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。6、存放文件有專柜。需要繼續保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。檔案數據安全管理制度9一、總則1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。檔案數據安全管理制度10（一）總則一、本