1、汶上縣進豐豐小額貸貸款有限限公司信信貸業務務檔案管管理暫行行辦法第一章 總 則則第一條 為進一一步規范范公司信貸貸業務檔檔案管理理，有效效地保護護和利用用信貸業業務檔案案，防范范信貸風風險，根根據中中華人民民共和國國檔案法法、貸貸款通則則等有有關法律律法規的的規定，結結合小額額貸款公公司實際際，制定定本辦法法。第二條 本辦法法所稱信信貸業務務檔案是是指在辦辦理信貸貸業務過過程中形形成的用用以記錄錄和反映映信貸業業務全過過程及與與客戶關關系的重重要文件件、憑據據和圖表表、聲像像以及系系統數據據等資料料。主要要由客戶戶的基本本資料、信信貸業務務中的相相關契約約和小額額貸款公公司信貸貸管理資資料等組

2、組成。第三條 信貸業業務檔案案管理遵遵循“明明確職責責、科學學管理、有有效利用用、嚴禁禁損壞”的的基本原原則。第四條 信貸業業務部門門負責信信貸業務務檔案的的收集、整整理、立立卷、歸歸檔、保保管和日日常維護護工作，并并對檔案案資料的的真實、完完整、有有效、保保密等負負責。第五條 各級信信貸管理理部門都都要設置置信貸業業務檔案案管理崗崗位，指指定專人人負責信信貸業務務檔案的的審核、整整理、保保管、移移交等工工作，檔檔案管理理人員可可兼職。第六條 檔案管管理人員員、調閱閱人員及及其他相相關人員員均要嚴嚴格執行行保密制制度。第七條 信貸業業務檔案案管理工工作接受受上級信信貸部門門、檔案案管理部部門的

3、指指導、監監督和檢檢查。第二章 信貸業業務檔案案管理人人員職責責第八條 信貸業業務檔案案管理人人員的職職責（一）嚴格格執行國國家政策策和法律律法規，認認真學習習和鉆研研檔案管管理業務務，不斷斷提高業業務素質質；（二）負責責收集、整整理和保保管信貸貸業務檔檔案資料料；（三）對已已超過保保管期限限的檔案案進行鑒鑒定，按按程序對對超過保保存期限限和無保保存價值值的檔案案進行銷銷毀；（四）辦理理檔案借借閱登記記手續，負負責檔案案利用工工作。第三章 信貸業業務檔案案的收集集整理和和歸檔管管理第九條信信貸內勤勤人員負負責收集集信貸業業務檔案案資料。每每筆業務務終了，由由信貸人人員（客客戶經理理）向信信貸內

4、勤勤辦理檔檔案交接接，同時時登記“信信貸檔案案保管交交接登記記簿”。信信貸內勤勤負責審審查信貸貸業務檔檔案內容容填寫是是否符合合有關規規定，資資料是否否齊全完完整；對對于不符符合規定定的，退退信貸人人員（客客戶經理理）。第十條 信貸業業務檔案案的整理理。（一）檔案案資料中中的企業業借款合合同、保保證合同同等要折折疊成AA4紙規規格，其其他需要要保管的的資料均均要提供供A4紙紙樣式，用用打號機機打印頁頁碼并固固定后歸歸入檔案案盒。（二）檔案案盒中的的信貸檔檔案資料料均須打打印目錄錄，目錄錄列示的的內容必必須與檔檔案盒中中保管的的信貸檔檔案資料料內容相相一致。（三）對破破損的資資料應進進行托裱裱、

5、修補補，字跡跡易擴散散的應復復制并與與原件一一并保管管。第十一條 對法法人客戶戶新發生生信貸業業務檔案案資料，實實行統一一管理、集集中保管管，公司司各部門門的信貸貸業務檔檔案，要要隨發生生隨移交交；非法法人客戶戶信貸業業務檔案案資料按按照信貸貸業務審審批權限限，實行行“誰審審批，誰誰保管”，由由最終審審批部門門相應的的信貸業業務檔案案管理人人員集中中保管。第十二條 公司司應建立立健全信信貸資料料的立卷卷歸檔制制度，信信貸業務務檔案管管理人員員對年度度內辦理理完畢的的具有保保存價值值的檔案案資料搜搜集齊全全，分類類整理，立立案歸檔檔。第十三條 檔案案管理人人員根據據業務特特點和工工作需要要，對信

6、信貸業務務檔案資資料進行行立卷分分類。（一）客戶戶信貸業業務檔案案分為五五類：1權證類類：采用用抵押、質質押擔保保方式的的信貸業業務，能能夠證明明對抵押押物、質質物享有有所有權權和處置置權的要要件。2要件類類：辦理理信貸業業務過程程中產生生的能夠夠證明信信貸業務務的合法法性、合合規性的的基本要要件。3管理類類：客戶戶的基本本資料。4保全類類：信貸貸資產風風險管理理的相關關資料。5綜合類類：公司司內部管管理資料料。權證類、要要件類必必須存放放原件，其其他各類類檔案原原則上應應存放原原件，如如有特殊殊情況，無無法取得得原件的的，在不不影響公公司權益益的前提提下，可可以存放放復印件件。主管管信貸員員

7、（客戶戶經理）要要將復印印件與原原件核實實，在復復印件上上簽署“經經核對與與原件一一致”字字樣，核核對日期期并簽名名確認。（二）客戶戶信貸業業務檔案案的建立立實行一一戶一檔檔、一筆筆（項）一一卷，即即一個客客戶除權權證類以以外的所所有檔案案存放在在一起，一一筆業務務（一個個項目）的的檔案設設為一卷卷（一個個借款合合同項下下分次發發放的視視同一筆筆）。每每個客戶戶檔案內內再分為為立卷區區和歸檔檔區，在在立卷區區存放執執行中業業務的要要件類、管管理類、保保全類檔檔案，在在歸檔區區存放已已經執行行終了業業務的要要件類、管管理類、保保全類檔檔案。權證類檔案案存放區區域為權權證區，其其中有價價單據必必須

8、存放放于金庫庫，執行行中借據據由會計計部門集集中入庫庫保管，執執行終了了的借據據按照要要求歸檔檔，其他他權證類類檔案存存放于檔檔案庫內內的保險險柜中，必必須雙人人、雙鎖鎖保管。綜合類檔案案存放區區域為綜綜合區。對農戶（個個體工商商戶）貸貸款，要要根據貸貸款額度度大小，對對一定數數額以下下的農戶戶（個體體工商戶戶）的信信貸業務務檔案資資料按村村（市場場）或按按照信貸貸人員（客客戶經理理）服務務范圍建建檔。（三）各類類檔案的的主要內內容：1權證類類檔案包包括：抵抵押物（質質物）評評估報告告和作價價依據，抵抵押物（質質物）所所有權、使使用權證證或證明明文件，已已辦理抵抵押（質質押）登登記的他他項權證

9、證或有關關證明文文件，抵抵押物清清單，權權利質押押中的各各種有價價單據，抵抵押物（質質物）保保險單，抵抵押（質質押）公公證書（客客戶辦理理的要收收集）等等。2要件類類檔案包包括：信信用等級級評定報報告及授授信資料料，客戶戶信貸業業務申請請書，信信貸業務務調查報報告，信信貸業務務調查審審查審批批表，貸貸審會會會議紀要要，上級級管理部部門審批批（咨詢詢）意見見，貸款款意向書書，貸款款承諾函函，信貸貸業務借借款合同同（協議議書）、借借據、擔擔保合同同（擔保保協議）或或擔保函函，到逾逾期貸款款本息催催收通知知及回執執，貸后后跟蹤檢檢查記錄錄和貸款款檢查報報告，企企業經營營活動分分析報告告，保證證金進帳

10、帳證明材材料，貸貸款五級級分類認認定表（季季度），以以及涉及及貸款審審查、審審批、發發放的其其他必要要資料。3管理類類檔案包包括：借借款人的的基本資資料和擔擔保人的的基本資資料。主主要有企企業法人人營業執執照副副本或復復印件，事事業單位位登記表表副本本或復印印件，企企業資質質登記證證復印印件，特特種經營營許可證證復印印件，外外商投資資企業外外匯登記記證復復印件，中中華人民民共和國國組織機機構代碼碼證書復復印件，貸貸款卡證證明材料料復印件件以及以以上資料料的最新新年檢證證明，企企業法人人注冊資資本驗資資報告復復印件或或有關注注冊資本本來源的的證明材材料，法法定代表表人、負負責人或或代理人人的身份

11、份證明復復印件，法法定代表表人、負負責人或或代理人人的簽字字樣本，法法人授權權證明書書，企業業章程、聯聯營協議議復印件件，印鑒鑒卡，企企業變更更登記有有關文件件的復印印件，企企業各期期財務報報表，企企業轉制制、改組組等重大大行為的的相關資資料，客客戶資料料數據采采集表，有有關審計計報告，需需要政府府管理部部門批準準事項的的文件復復印件等等。自然人作為為保證人人的還應應包括保保證人及及配偶的的有效身身份證件件、保證證人的居居住證明明或戶口口本的索索引卡、保保證人財財產及收收入狀況況證明、保保證人及及配偶同同意提供供擔保的的書面文文件。4保全類類檔案包包括：貸貸款訴訟訟全過程程相關資資料，全全部相

12、關關貸款檔檔案，以以物抵貸貸資產清清單、權權屬證明明、抵貸貸協議、法法院裁定定書，投投資資產產的投資資協議書書、股權權證明、投投資資產產劃撥憑憑證等法法律文書書和其他他必要資資料；企企業兼并并、破產產的有關關資料及及證明文文件等；呆壞賬賬核銷的的相關資資料。5綜合類類檔案包包括：小小額貸款款公司內內部有關關信貸業業務的各各類報表表，授權權及轉授授權文件件，行業業分析資資料，信信貸分析析報告，調調查檢查查報告，審審計稽核核報告等等。第十四條 立卷卷歸檔的的基本要要求：（一）遵循循檔案資資料的形形成規律律和特點點，保持持資料之之間的有有機聯系系，區別別不同保保管價值值，以便便于保管管和利用用；（二

13、）歸檔檔的檔案案資料種種類、份份數及每每份文件件的頁數數要齊全全完整；（三）在歸歸檔資料料中，應應將每份份資料的的正件與與附件、復復印件與與原稿、請請示與批批復、轉轉發文與與原件等等立在一一起，不不得分開開；文電電應合一一立卷，同同時按照照批復在在前、請請示在后后，處理理性決定定、判決決性文件件在前，依依據材料料在后的的順序要要求辦理理資料歸歸檔；（四）不同同年度的的檔案資資料，一一般不得得放在一一起立卷卷，但跨跨年度的的請示與與批復，放放在復文文年立卷卷，沒有有復文的的，放在在請示年年立卷，跨跨年度的的規劃放放在針對對的第一一年立卷卷；（五）卷內內資料應應按排列列順序，依依次編寫寫頁碼和和卷

14、號，統統一在每每頁正面面的右上上角填寫寫頁碼；（六）卷內內資料要要去掉金金屬物，對對破損的的資料應應進行托托裱、修修補，字字跡易擴擴散的應應復制并并與原件件一并立立卷，案案卷應使使用標準準的檔案案封皮，采采用三孔孔一線的的方法裝裝訂，不不能裝訂訂的案卷卷，如定定期統一一報表等等，應使使用標準準的報表表封面、封封底，用用細線裝裝訂；（七）按規規定逐件件填寫卷卷內文件件目錄，卷卷內資料料需要說說明的事事項，應應逐件填填寫卷卷內備考考表并并將其放放在卷尾尾，案卷卷封皮應應逐項按按規定填填寫清楚楚，案卷卷題名要要簡明確確切地反反映卷內內資料內內容，要要用毛筆筆或碳素素墨水書書寫，字字跡要工工整、清清晰

15、。第十五條 信貸貸業務檔檔案應按按照不同同的保管管期限進進行保管管。有信信貸關系系的客戶戶的信貸貸業務檔檔案要永永久保管管；結清清全部信信貸業務務的客戶戶的信貸貸業務檔檔案，從從該客戶戶與公司司的最后后一筆信信貸業務務結清后后次年起起，保管管五年。第四章 檔案的的保管、調調閱、交交接和銷銷毀第十六條 信貸貸業務檔檔案必須須有專用用櫥柜和柜柜架保管管，櫥柜柜、柜架架要堅固固，并有有防火、防防盜、防防潮、防防鼠、防防蟲等功功能。櫥櫥柜內不不能存放放與信貸貸業務檔檔案無關關的物品品，要定定期對檔檔案資料料進行檢檢查，發發現問題題及時解解決，確確保資料料安全。第十七條 建立立檔案的的查閱與與調閱制制度

16、。信信貸業務務檔案一一律不準準外借，以以防丟失失和泄密密。（一）內部部調閱信信貸業務務檔案，應應由調閱閱人出具具借條，經經信貸負負責人或或分管部部門經理理批準，并并登記“借借閱信貸貸業務檔檔案登記記簿”。調調閱的信信貸業務務檔案不不得橫傳傳、涂改改、圈劃劃、復制制或拆散散原卷冊冊，用后后必須及及時歸還還。（二）公安安、紀檢檢、司法法等部門門處理案案件，需需查閱檔檔案時，必必須持有有縣以上上主管部部門的正正式公文文介紹信信，經分分管部門門經理批批準方可可查閱。查查閱時，檔檔案管理理人員必必須在場場陪同，不不準將檔檔案交給給查閱人人放任不不管，查查閱人需需索取有有關證據據和資料料時，需需經分管管部

17、門經經理同意意后方可可抄錄和和復制，但但嚴禁將將原件抽抽出借走走。查閱閱檔案的的介紹信信要粘貼貼在原件件后保管管，并將將查閱日日期和有有關情況況在案卷卷封底作作詳細記記錄，同同時登記記“借閱閱信貸業業務檔案案登記簿簿”，由由信貸負負責人、分分管部門門經理和和檔案管管理人員員共同簽簽章，以以備查考考。第十八條 信貸貸業務檔檔案管理理人員及及有關信信貸人員員調離時時，對經經管的有有關檔案案資料（包包括年內內臨時保保管的文文件資料料），要要逐件填填寫交接接清單，在在有關領領導的監監督下，辦辦理交接接手續，以以明確責責任，確確保信貸貸業務檔檔案資料料的完整整。第十九條 檔案案保管期期滿后應應進行銷銷毀

18、，具具體步驟驟包括整整理、審審批和銷銷毀。（一）銷毀毀前的整整理。信信貸業務務檔案保保管期滿滿需要銷銷毀時，應應由公司司主管部部門會同同檔案管管理人員員共同鑒鑒定。銷銷毀前必必須嚴格格進行整整理和審審閱，對對其中未未了結的的債權債債務合同同及有關關資料，應應單獨抽抽出，另另行立卷卷保管到到債權債債務結清清為止。（二）檔案案銷毀的的審批。對對需要銷銷毀的信信貸業務務檔案，信信貸業務務檔案管管理人員員應編制制“信貸貸業務檔檔案銷毀毀清單”，一一式三份份報公司司檔案管管理部門門審查，審審查同意意后，核核發“信信貸業務務檔案銷銷毀核準準單”，通通知相關關分支機機構。（三）檔案案銷毀。信信貸業務務檔案銷銷毀工作作由公司司上級部部門統一一辦理，各各部門檔檔案管理理人員根根據“信信貸業務務檔案銷銷毀核準準單”，將將已核準準銷毀的的檔案資資料報送送上級管管理部門門，公司司指定專專人（兩兩人以上上）負責責監銷，監監銷人應應