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文檔簡介
1、辦公自動化系統統需求說明書(版本1.0)萬達信息股份有有限公司二六年五月月版本記錄日期版本號作者說明2006-5-1510劉劍創建2006-6-1110晁俊修改2006-9-1910梁克東修改說明目錄TOC o 1-3 h z1.概述441.1背景41.2業務術術語41.3角色職職責41.4參考資資料42.系統模型型42.1系統架架構42.2功能模模塊53.系統功能能53.1公文管管理63.1.2發發文管理73.1.3催催辦管理83.1.4立立卷歸檔93.2文檔管管理93.2.1檔檔案立卷93.2.2案案卷存放103.2.3檔檔案利用103.2.4檔檔案銷毀113.3公共信信息113.3.1電
2、電子公告113.3.2大大 事 記113.3.3網網上論壇123.3.4規規章制度123.3.5政政策法規123.3.6常常用信息123.4行政辦辦公133.4.1外外出情況查詢詢133.4.2日日程安排133.4.3接接待管理133.4.4物物品管理133.5會議管管理143.5.1會會議室管理143.5.2會會議安排143.5.3會會議紀要153.5.4會會議查詢153.6系統管管理163.6.1部部門及人員管管理163.6.2流流程管理163.6.3基基礎信息維護護163.6.4文文件模板173.6.5電電子公章管理理173.6.6系系統日志173.7個人辦辦公(領導辦辦公)183.7.
3、1待待辦事宜183.7.2信信息提示183.7.3閱閱收信息183.7.4個個人日程183.7.5備備忘錄193.7.6工工作日志193.7.7外外出登記193.7.8通通訊錄193.7.9在在線人員203.7.10短信息203.7.11密碼修改203.7.12個人狀態203.7.13實時監控204.接口描述述205數據描述205.1字典205.2單據/報表格式215.3非功能能性需求21.概述背景開發的軟件系統統的名稱:辦辦公自動化管管理系統(OOfficee Autoomatioon,簡稱OOA)本項目的任務委委托單位:上上海市職業培培訓指導中心心公共實訓中中心 開發單位:上海市萬達達信息
4、股份有有限公司 協作單位: 用戶單位: 主管部門:社會保障技技術部業務術語OA : Offfice Autommationn培訓中心:上海海市職業培訓訓指導中心公公共實訓中心心角色職責編號角色名稱描述信息系統管理員具有最大的管理理權限,可以根據用用戶的需要設設置崗位角色色及相應權限限。并進行公公用信息的維維護工作。員工用戶可以根據系統管管理員分配的的權限,登錄錄系統執行系系統業務操作作。參考資料略.系統模型系統架構辦公自動化系統統從設計到開開發完全采用用面向對象的的技術,基于于J2EE/.NET的的B/S架構構,采用了多多種標準的WWEB技術,包包括數據庫、 XML等技技術,從而使使系統具有比
5、比較高的靈活活性以及可擴擴充性,可以以穩定、高效效的運行在多多種平臺上,并支持多種數據庫。圖2.1系統架架構圖功能模塊 系統分為七大大功能模塊:公文管理、文文檔管理、行行政辦公、會會議管理、公公共信息管理理、系統管理理、個人辦公公(領導辦公公)。.系統功能圖3.1系統統功能公文管理收文管理收文是指收閱政政府機構及機機構各部門發發文。收文包括傳閱文文件和處理文文件,步驟大大致為領導批批示下達不同同部門處理或或傳閱歸檔。收文的流程可由由用戶自定義義,根據各處處理節點的權權限設置,可可以進行相應應的流程操作作,收文一般般需要經過登登記、簽收、請請辦、擬辦、分分發、閱辦、批批閱等處理步步驟。系統對對收
6、文流程進進行全程跟蹤蹤,詳細記錄錄公文的當前前狀態。公文處理支持代代辦機制,前前一步驟人員員可以指定后后一個步驟的的實際處理人人員。支持標準格式的的公文打印;根據收文登登記的信息可可自動生成公公文處理箋初初稿。圖3.1.1收文流程示示例收文登記功能公文管管理員(專門門部門的人員員,如辦公室室)負責對來來文進行登記記、分發處理理。其中非電電子來文需通通過鍵盤錄入入原文;電子來文則則可以直接作作為發文的附附件,需要隨隨公文流轉的的其他文件,可可以在本地編編輯后再作為為附件發放。輸入公文的的基本信息(公公文標題、文文號、公文類類型、收文日日期、來文機機關、公文摘摘要、公文處處理的流程),附附件。輸出
7、登記成成功/失敗,公公文進入公文文處理流程。公文處理功能包括收收文處理的所所有流程,公公文根據流程程定義進入每每一個處理程程序,處理人人員進行公文文處理工作,主主要包括批辦辦和承辦。批辦:上級領導導的審批處理理。承辦:具體對來來文辦理的簽簽批部門。如果有權限對附附件進行編輯輯,可以進行行類似offfice修訂訂功能的強制制痕跡保留。輸入輸入建建議、意見等等。輸出處理后后的公文,公公文進入下一一步處理流程程。流程跟蹤功能擁有權限限的人員查看看收文在整個個流程中的處處理情況和狀狀態,并且可可以中止流轉轉中的流程,查查看公文的催催辦記錄。輸入無輸出選定的收收文的處理流流程,顯示每每一步驟的處處理狀態
8、,已已經處理的步步驟顯示處理理結果、未處處理的流程顯顯示流程信息息。 發文管理發文是辦公室起起草,發給相關部部門,也可以幾個個機構聯合發發文。發文一定有的狀狀態是擬稿、簽簽發、印發等等。發文的流程可由由用戶自定義義,根據各辦辦理節點的權權限設置,可可以進行相應應的流程操作作。發文需要要經過擬稿、批示、修修改、會簽、審審核、簽發、印印發等處理。系統對發文流程程進行全程跟跟蹤,詳細記記錄公文的當當前狀態、發發文審核的過過程和領導審審簽發意見,系系統提供原文文修改功能,還還有類似修訂訂形式的痕跡跡保留功能。公文處理支持代代辦機制,前前一步驟人員員可以指定后后一個步驟的的實際處理人人員。支持標準格式的
9、的公文打印。圖3.1.2發文流程示示例發文擬稿功能發文部部門的人員(專專門部門的人人員,如辦公公室)負責起起草發文。填填寫發文的基基本信息,具具體內容可以以直接作為發發文的附件。輸入 發文文的基本信息息(公文標題題、文號、公公文類型、發發文日期、發發文部門、擬擬稿人、公文文摘要、份數數、公文處理理的流程),附附件。輸出 登登記成功/失失敗,公文進進入公文處理理流程。公文處理功能包括發發文處理的所所有流程,公公文根據流程程定義進入每每一個處理程程序,處理人人員進行公文文處理工作,主主要包括審核核-核稿-會會簽-簽發-校對-印發發等。審核:擬稿人的的部門領導對對公文把關,驗驗證公文內容容。核稿:由
10、專門人人員對公文的的書寫格式和和文字把關(辦辦公室人員)。會簽:如果是本本單位兩個部部門以上的聯聯合發文或本本單位和外單單位的聯合發發文需要經過過發文部門簽簽字認可,此此時可以用電電子簽名。簽發:單位的領領導決定該文文是否能發。可可以通過電子子簽名來保證證真實性、有有效性。 校對:相關人員員按照領導簽簽批的意見,修修改文中的字字句等,此時時進行留痕處處理。印發:具體辦理理文的人員簽簽字并對發文文蓋章,此時時可以用電子子公章和電子子簽名。如果有權限對附附件進行編輯輯,可以進行行類似offfice修訂訂功能的強制制痕跡保留。輸入 輸入入建議、意見見、修改內容容等。輸出 處處理后的公文文,公文進入入
11、下一步處理理流程。流程跟蹤功能 擁有權權限的人員查查看公文在整個流流程中的處理理情況和狀態態,并且可以以中止流轉中中的流程,查查看公文的催催辦記錄。輸入 無輸出 選定的的發文的處理理流程,顯示示每一步驟的的處理狀態,已已經處理的步步驟顯示處理理結果、未處處理的流程顯顯示流程信息息。 催辦管理催辦管理是對緊緊急突發事件件或要求迅速速解決的事件件做出快速反應應,確保在限限定的時間內內完成任務。系統具有自動催辦功能,對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文,可以通過發送催辦通知、郵件等功能實現。對每一個催辦事件都有相應的記錄以備日后查詢。功能 對于于有處理時間間限制的公文文,系統在時時間超過限定定時間時發
12、送送催辦通知、郵郵件,并對該該催辦操作進進行記錄。輸入 無輸出 催辦通通知,包括公公文處理類型型、公文標題題、擬辦理時時間等信息。 立卷歸檔無論是收文或者者發文,文件件辦理完畢后后都需要進行行歸檔,通過過與系統文檔檔管理的連接接,對于已完完成流轉辦理理的公文,可可以進行相應應的歸檔。功能 文檔檔或者檔案管管理人員查詢詢出流轉結束束的文檔,選選擇已經著錄錄的案卷進行行歸檔。輸入 文檔檔、案卷的查查詢條件輸出 歸檔檔成功/失敗敗文檔管理文檔管理主要是是實現對內部部文件、資料料、檔案如文文字、圖片、膠膠片、錄像等等多媒體材料料的管理,包包括對OA系統內部部生成的文件件及手工錄入入的檔案文件件的管理。
13、文文檔管理包括括檔案立卷、檔檔案利用、檔檔案銷毀、檔檔案轉儲四類類功能處理。圖3.2.1文檔管理 檔案立卷系統用戶在權限限范圍內進行行文檔錄入、文文檔信息修改改、立卷、案案卷信息修改改、案卷拆卷卷。文檔的信信息主要有文文檔名稱、文文檔類別、文文檔日期等,案案卷的主要信信息有案卷編編號、案卷類類別、案卷日日期等。目錄管理功能操作員對對案卷建立符符合實際的,利利于案卷管理理的虛擬目錄錄樹。輸入父級目錄錄代碼、目錄錄名稱輸出建立/修修改目錄成功功/失敗。案卷錄入功能用戶輸入入一份案卷的的著錄信息,新新建一份案卷卷。輸入案卷的著著錄信息(主主要信息有案案卷編號、案案卷類別、案案卷日期等)輸出案卷錄入入
14、成功/失敗敗文檔錄入功能用戶輸入入一份文檔的的著錄信息,文文檔包括內部部文件、資料料、圖片、膠膠片、錄像等等。輸入文檔的基基本信息(主主要有文檔名名稱、文檔類類別、文檔日日期等)輸出文檔錄入入成功/失敗敗案卷組卷功能選擇一批批文檔,歸檔檔到某一份案案卷中。輸入查詢條件件(用于查詢詢一批未歸卷卷的文檔)輸出組卷成功功/失敗案卷拆卷功能將已經歸歸檔的文檔重重新置為未歸歸檔狀態。輸入查詢條件件(查詢一批批已經歸檔的的文檔)輸出拆卷成功功/失敗 案卷存放管理案卷在檔案案室或者檔案案庫房中存放放的位置信息息,可以通過過查看案卷的的位置信息,迅迅速找到需要要的案卷。功能維護案卷卷的存放信息息輸入案卷的存存
15、放信息。輸出操作成功功/失敗 檔案利用包括系統用戶在在權限范圍內內進行案卷借借閱登記、案案卷歸還登記記、案卷查詢詢統計、文檔檔查詢統計、案案卷借閱統計計等。登記的的信息包括利利用人、利用用時間等。文檔/案卷信息息查詢功能用戶輸入入查詢條件,根根據權限查詢詢文件/案卷卷的著錄信息息。根據客戶戶的具體需求求,查詢可以以考慮申請批準放開查詢權權限的流程,此此時查詢結果果的展現不是是即時的。輸入文檔/案案卷的查詢信信息(多條件件組合查詢)輸出查詢到的的文檔/案卷卷借閱登記功能核對是否否借出,填寫寫文檔/案卷卷的借閱信息息。登記借閱閱信息。輸入借閱登記記的基本信息息,包括利用用人、利用時時間等。輸出登記
16、成功功/失敗歸還登記功能核對借出出登記記錄,填填寫借閱歸還還單。輸入歸還信息息,包括歸還還人、歸還時時間等。輸出登記成功功/失敗文檔/案卷借閱閱信息查詢功能查詢一段段時間內,文文檔/案卷的的借閱信息輸入查詢條件件(多條件組組合查詢)輸出符合查詢詢條件的文檔檔/案卷的借借閱信息 檔案銷毀系統用戶在權限限范圍內進行行案卷銷毀登登記,如銷毀毀的時間、銷銷毀的內容、銷銷毀的形式、監監銷人、參加加的人員等。功能對需要銷銷毀的檔案進進行登記,記記錄銷毀信息息。輸入檔案銷毀毀的信息,如如銷毀的時間間、銷毀的內內容、監銷人人、參加的人人員等輸出登記成功功/失敗公共信息 電子公告功能用于發布布單位的公共共信息如
17、新聞聞、領導講話話等。公告欄欄內可設置多多個欄目,供供某個部門使使用或者全體體人員發布公公告。授權人人員可在相應應欄目維護公公告。輸入公告欄目目、公告信息息輸出添加/修修改公告成功功/失敗大 事 記功能記錄單位位歷年來發生生的各類事件件,授權專人人維護,其他他員工只能查查看。輸入大事記信信息輸出成功/失失敗 網上論壇功能提供給員員工一個交互互溝通的平臺臺。員工可在在此討論工作作生活中的各各類問題,促促進解決問題題,加強人員員溝通。論壇壇可設置多個個論壇區,用用戶可在各討討論區提出話話題參與討論論;論壇區由由論壇管理員員管理;每個個區可由管理員員設置版主,負負責對該區文章的管理理。另外,要要求能
18、夠匿名名發言。輸入話題名稱稱、內容輸出添加話題題成功/失敗敗規章制度功能規章制度度系統用來管管理與本部門門有關的各種種規章制度,信信息內容由專專人錄入,供供所有人員查查詢, 支持字符符、圖片等各各種格式,其其他員工只能能查看。輸入規章制度度信息,包括括分類、標題題、發布部門門、規章制度度內容等輸出成功/失失敗 政策法規功能政策法規規系統用來管管理與本部門門有關的各種種法律法規及及政策,信息息內容由專人人錄入,供所所有人員查詢詢, 支持字符符、圖片等各各種格式,其其他員工只能能查看。輸入政策法規規信息,包包括分類、標標題、發布機機關、政策法法規內容等輸出成功/失失敗 常用信息功能為了便于于用戶的
19、日常常工作,系統統設計還提供供了飛機航班班、火車時刻刻、郵編區號號、長途區號號等查詢管理理功能。系統中的常用鏈鏈接可以將單單位經常使用用的各類相關關站點進行設設置,方便日日常工作中迅迅速準確的連連接。輸入無輸出無行政辦公 外出情況查查詢功能對于員工工外出的情況況進行查詢。輸入或以按照照外出,返回回情況,員工工當前出入狀狀態,以及人人員名稱等條條件進行查詢詢(多條件組組合)輸出符合條件件的人員的信信息 日程安排功能相關人員員協助安排領領導或特定人人員的日程。實實現對領導或或特定人員日日程的安排、提提示備忘等功功能。輸入日期、時時間、日程名名稱、日程類類型、日程內內容等輸出日程安排排成功/失敗敗接
20、待管理接待情況管理功能對于各種種來賓接待情情況進行相應應的登記管理理。輸入來賓接待待情況,內容容包括來訪人人員、被訪人人員(部門)、來來訪人員證件件號、來訪日日期、來訪事事由等。輸出管理成功功/失敗接待情況查詢功能查詢來賓賓接待情況的的歷史信息輸入查詢條件件(多條件組組合查詢)輸出符合條件件的來賓接待待信息物品管理物品登記功能對公司各各種物品進行行管理以及查查詢。輸入物品的基基本信息(物物品名稱、物物品類型、所所屬部門、購購買價格、購購買時間、物物品編號)輸出物品登記記成功/失敗敗物品領用功能對物品進進行領用的管管理及物品領領用情況進行行查詢。輸入領導時需需要輸入的信信息(領用的的物品編號、領
21、領用情況、領領用人、責任任人、領用時時間、歸還時時間),查詢詢條件(物品品編號、領用用情況、時間間等)輸出會議管理會議管理包括會會議計劃、會議審審批、會議通通知、會議紀紀要等所有步驟。會會議召集人在在會議計劃審審批通過并確確認會議地點點、日期、與與會人員及相相關事項后,可可將此會議通通知發送給所所有與會人員員,系統將在在每一位被邀邀請者的日程程安排中自動動添加一條開開會的記錄。屆屆時,系統將將會自動提醒醒每一位與會會者參加會議議。 圖3.8.1會議管理 會議室管理功能有權限的的人員可以維維護會議室的的信息,供會會議安排時根根據會議大小小及會議室使使用情況確定定會議室。輸入會議室的的基本信息(名
22、名稱、容納人人數、類型、具具體位置、使使用狀態等)輸出操作成功功/失敗 會議安排 會議計劃會議發起人員或或部門用戶進進行會議籌備備擬稿,然后后交給辦公室室作會議計劃劃的登記。功能登記會議議申請基本信信息輸入會議申請請基本信息(主主題、議題、類類型、擬召開開起止時間、擬擬召開地點、發發起人(部門門)、發起時時間、參加人人員、申請要要求等)輸出操作成功功/失敗 會議審批系統提交會議申申請,必須經經上級審議后后再返回該部部門。審批通通過后的會議議才能進一步步進行會議安安排。功能瀏覽會議議申請,簽署署審批意見。輸入審批意見見。輸出通過/拒拒絕。 會議安排會議安排人員可可以查詢會議議召開期間是是否和與會
23、人人員的日程安安排沖突,方方便組織者確確定會議時間間。用戶也可可查看各個會會議室的當前前使用情況,對對于單位會議議室安排進行行登記,避免免使用沖突。功能會議安排排人員可以查查詢會議召開開期間是否和和與會人員的的日程安排沖沖突,安排人人員也可查看看申請的會議議室的使用情情況,對會議議時間和會議議室安排進行行調整。輸入修改的會會議時間、會會議地點輸出操作成功功/失敗 會議通知功能通過郵件件向會議相關關人員發放會會議通知。通通知的信息來來自會議議題題以及會議安安排的結果。輸入無輸出無 會議紀要相關人員可整理理每次會議,對對于各類會議議精神、決議議的登記,相相關文件的上上傳管理。可可以使單位會會議管理
24、井井井有條,便于于日后對于會會議決議執行行情況的跟蹤蹤管理。功能相關人員員整理每次會會議的紀要,以以附件或者直直接輸入的方方式記錄會議議紀要。輸入會議主題題、會議議題題、會議紀要要等輸出操作成功功/失敗 會議查詢根據會議的基本本信息查詢會會議計劃、安安排、歷史記記錄,查看會會議的紀要等等,便于對會會議執行情況況的跟蹤管理理。功能根據會議議的基本信息息查詢會議計計劃、安排、歷歷史記錄,查查看會議的紀紀要等。輸入會議基本本信息(多條條件組合查詢詢)輸出符合條件件的會議信息息系統管理部門及人員管理理包括部門設置、崗崗位設置和人人員信息管理理。部門管理功能添加、修修改部門信息息,設定本機機構樹狀組織織
25、結構。部門門不能刪除,可可以停用。輸入部門名稱稱、說明、上上級部門等輸出操作成功功/失敗 崗位管理功能在選定的的部門中添加加、修改崗位位信息,一個個部門中可以以有多個崗位位。崗位不能能刪除,可以以停用。輸入選定的部部門、崗位名名稱、崗位說說明輸出操作成功功/失敗人員管理功能在選定的的部門中添加加、修改人員員信息,一個個部門中可以以有多個人員員。人員不能能刪除,可以以停用。并為為人員分配崗崗位(權限);輸入選定的部部門、人員姓姓名、代號、密密碼、崗位信信息(一個人人員可以有該該部門中的多多個崗位)輸出操作成功功/失敗流程管理功能定義系統統中:收文、發發文、會議管管理的流程。輸入流程名稱稱,描述,
26、定定義流程的步步驟,每一步步驟都需要錄錄入的信息包包括:步驟的的名稱、執行行人(人員或或崗位),執執行人執行的的操作類型、限限定時間、后后續步驟(返返回或者跳轉轉)輸出流程定義義成功基礎信息維護系統中要維護的的基礎信息包包括:公文類類型、公文機機密程度、文文檔類型、文文檔載體類型型、案卷保管期期限、案卷類類型、物品類類型、公告欄目、規章制度類類型、政策法規類類型、人員狀態類類型、人員IIP、密級、會議類型、日日程類型、工工作日志類型型。功能添加、修修改、停用、啟啟用各種基本本信息。輸入信息名稱稱、信息說明明輸出操作成功功/失敗文件模板模板元素為文件模板自定定義和制作提提供所需元素素,這些元素素
27、可以是文本框、下下拉框、單/復選框等;功能添加、修修改、停用、啟啟用各種模板板元素;輸入元素名稱稱、元素類型型、元素的值值(如果是復復選框或下拉拉框,元素值值是指要選擇擇的內容列表表)、初始值值、啟/停用用標志。輸出元素管理理成功/失敗敗模板自定義功能為收/發發文登記所需需的公文樣式式進行靈活定定義公文樣式式,可增加、修修改、刪除定定義樣式。輸入模板名稱稱、模板內容容、模板描述述、模板啟用用/停用輸出模板定義義成功/失敗敗電子公章管理對所有使用的電電子公章進行行統一管理,可可以上傳電子子公章,并記記錄公章的一一些基本信息息,包括公章章名稱,公章章類型,公章章使用者,密密碼等等。功能添加、修修改
28、、上傳印印章、查詢電電子公章。輸入章印名稱稱、章印類型型、密碼、上上傳的章印、章章印描述輸出電子公章章管理成功/失敗系統日志系統內的操作都都需要記錄日日志,供管理理人員日后查查詢、統計,保保證系統的正正常運行。要記錄的日志信信息包括:登登錄人ID/名稱、登錄錄時間、操作作內容、操作作結果。 日志查詢/統統計功能根據查查詢條件查詢詢或者統計日日志,主要是是用戶操作日日期。輸入查詢信信息(日期段段、日志類型型)輸出符合條件件的日志信息息或統計信息息。 日志導入/導導出功能一段時時間后,數據據量很大會影影響系統性能能,此時可以以將歷史的日日志從數據庫庫中導出到文文件中另行保保存,如果需需要查詢統計計
29、歷史的日志志,還可以將將數據導入。輸入時間段段、文件名稱稱、路徑輸出操作成成功/失敗、日日志文件個人辦公(領導導辦公) 待辦事宜針對領導和辦事事人員所設置置。該模塊涉涉及多個辦公公模塊,特設設待辦事宜模模塊以簡化領領導或辦事人人員操作,將將待批公文、日日程安排、會會議通知、報報表等以統一一的入口提供供給領導,免免去信息多路路查找,給領領導辦公提供供最大的方便便。功能通過待辦辦事宜,即可可瀏覽所有需需要處理的工工作,完成公公文批閱、申申請審批以及及會議活動批批示等一系列列工作。輸入無輸出無信息提示功能提供了信信息的提示查查看功能,這這些信息包括括已經進入催催辦的公文、備備忘錄、以及及個人日程輸入無輸出無 閱收信息功能實現閱收收信息的查詢詢功能輸入按照類型型(收文、發發文、會議申申請等)以及及是否已查閱閱的狀態進行行查詢輸出要查詢的的閱收信息 個人日程日程管理功能 用用戶可以按照照日程類型,對對個人進行日日程的安排。輸入日程的起起始時間、日日程名稱、日日程類型、日日程內容等輸出日程安排排成功/失敗敗日程查詢功能根據日期期、時間段進進行日程的查查詢輸入查詢條件件(日期、時時間段)輸出符合條件件
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