1、HR Planning System Integration and Upgrading Research ofA Suzhou Institution外貿函電范文匯總字體： 大中 小外貿函電書寫基本原則一、 Courtesy禮貌語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。例如：Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,and we take the pleasureof sending youourlatestcatalog.Wewishto drawyourattentionto aspecial offer which we have m

2、ade init.You willbe particularlyinterestedinaspecialofferonpage5 of thelatestcatalogenclosed,which you requested inyourletterof20May.二、 Consideration體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。例如：“ Youearn2 percentdiscountwhenyou pay cash.We will sendyouthe brochurenext month.”就比“ Weallow2 percentdisco

3、untforcash payment.We wontbe able to sendyou thebrochurethismonth.”要好。三、 Completeness完整一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等， 確忌寄出含糊不清的信件。四、 Clarity清楚意思表達明確，要注意：（一）避免用詞錯誤：例如： As tothe steamerssailingfromHongKong to San Francisco,we havebimonthly directservices.此處 bimonthly有歧義：可以是 twicea month或者 oncetwomon

4、th. 故讀信者就迷惑了，可以改寫為：1.We havetwodirectsailingseverymonthfromHongKong toSan Francisco.2.We havesemimonthlydirectsailingfromHong KongtoSan Francisco.3.We havea directsailingfromHong Kongto San Francisco.（二）注意詞語所放的位置：例如：1.We shall be able tosupply10cases of the itemonly.2.We shall be able tosupply10case

5、s only of theitem.前者則有兩種商品以上的含義。（三）注意句子的結構：例如：1.Wesentyou5 samplesyesterdayof the goods which you requestedin your letter of May 20 byair.2.Wesentyou,by air, 5samples ofthe goods which you requested inyour letterof May 20.五、 Conciseness簡潔（一）避免廢話連篇：例如：1.We wishtoacknowledgereceiptof yourletter. 可改為：

6、We appreciateyourletter.2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof. 可改為 : We enclosetwocopiesof.（二）避免不必要的重復：（三）短句、單詞的運用：Enclosedherewithenclosedatthistimenowdue tothefact thatbecauseadraftintheamountof $1000a draft for $1000六、 Concreteness具體七、 Correctness正確外貿函電 :約定約定AppointmentsDear Mr. /Ms.,Mr. John G

7、reen,ourGeneralManager,willbe in Paris fromJune2 to7 and wouldliketo comeand see you,say, on June3 at2.00 p.m.aboutthe openingof a sampleroomthere.Please let us knowif the timeis convenientforyou.Ifnot,whattimeyou wouldsuggest.Yoursfaithfully約定尊敬的先生 / 小姐，我們的總 經理約翰格林將于六月2 日到 7 日在巴黎，有關在那開樣品房的事宜，他會于六月

8、3 日下午 2 ：00 點拜訪您。請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。您誠摯的外貿英語函電范文外貿函電ForeignEconomicRelations& TradeCommitteeofWhatCityAddress:地址略 Tel:電話號碼略Fax: 傳真號碼略 _To:Ms Jaana Pekkala,ConsultantforChina Swiss OrganizationforFacilitatingInvestmentsFax:+41-1-24931 33Totalpagesofthis fax:2_Dear Ms Jaana Pekkala,Weunderstan

9、dfromThe SwissBusinessGuideforChinathat yourorganizationishelpingSwiss firmsin seekingopportunitiesof investinginChinaandbusinesscooperatingwithChinesepartners.Toestablishbusinessrelationswithyour organizationandattractSwisscompaniesinvestmenthere inWhat,Wewritetointroduceourcity,thecityofWhat,as on

10、eofthe opencitiesinLiaoningProvince,China andalsoourselves,ForeignEconomicRelations& TradeCommitteeofWhat,as a Whatgovernmentinitiativetofacilitatebusinessrelationshipwithforeigncompanies.Our committeeprovidesadviceand assistancetoWhatfirms seeking toexport theirservices,goodstoforeignareasandimport

11、goodsand servicesabroad.Wealso assist Whatfirmsinestablishmentofjoint venturesand carrytheprocedures forexamination andapprovalofjointventuresand foreignsoleinvestmentfirms.OurCommittee canprovideWhatcompanieswithinformationontheworldmarketandspecificcommercialopportunitiesaswellas organizetrademiss

12、ions,seminarsandbusinessbriefings.Our committeefacilitatesand encouragesinvestmentfromothercountriesintotargetedsectorsof Whateconomyand maintainsactivepromotionof Whatthroughits networkof contactsin domesticandabroadareas.Nowadays,weareseeking foreigninvestmentin the fieldofcapitalconstruction,such

13、asimprovingoftapwatersystem andhighwayconstruction.Also,weare settingupatanneryzone inTongerpu,the largestleather clothesproducingand wholesalingbase inNorthChina.We inviteSwisscompanieswithmostfavorablepolicestosetuptheirfirmsin anyformontanning,leatherprocessingandsewagetreatment.Any informationon

14、 investment projects into Whatandon business cooperationwithfirmsinWhatishighlyappreciated andwillbepasson to anyone who haveapproacheduswithinterest insimilar project.Youarealsoinvited to our city for investigationandbusinesstour.Shouldyouhaveany questions,pleasefellfree to contactus.Thankyou foryo

15、urattentionandlookingforwardto yourpromptreply.Sincerelyyours,QimingDiCommercialAssistantFor ForeignEconomicRelations& TradeCommitteeof WhatCity外貿英語函電范文:邀請與答復外貿函電 :邀請與答復Invitationand ReplyDear Mr. /Ms,We shouldliketo inviteyourCorporationto attendthe2000InternationalFair which willbe heldfromAugust2

16、9 toSeptember4 at theabove address.Full detailsontheFair willbe sent in a week.We look forwardto hearingfromyou soon, andhopethatyouwill be able toattend.Yoursfaithfully尊敬的先生 / 小姐，在上述地址，我們想請貴公司參加于八月二十九日到九月四日舉辦的2000 國際商品交易會，關于交易會的詳情我們一周內將寄給你。希望不久能收到你的來信，并能來參加。您誠摯的肯定答復Dear Mr. /Ms,Thank you for your l

17、etter of June 28 inviting our corporation to participate in the 2 000 International Fair. We are very pleased to accept and will plan to display our e lectrical appliances as we did in previous years.Mr. Li willbe in yourcityfromJuly 2 to 7tomake specificarrangementsand would verymuchappreciateyoura

18、ssistance.Yoursfaithfully尊敬的先生 / 小姐，感謝六月二十八日來信邀請我們公司參加2000 國際商品交易會。我們樂于參加并計劃展示我們前幾年生產的電子設備。 李先生將于七月二日至七日去你市做具體安排， 非常感謝你的協助。你誠摯的否定的答復Dear Mr. /Ms,Thank you very much for your invitation to attend the 2000 International Fair. As w e are going to open a repair shop in your city at that time, we are sor

19、ry that we shall not be able to come.We hopeto see youon somefutureoccasion.Yoursfaithfully尊敬的先生 / 小姐，非常感謝您邀請我們參加2000 國際商品交易會。由于我們將于同一時間到你市新開一家維修店，非常抱歉我們不能前去。希望以后在某些場合見到您。您誠摯的外貿函電 :祝賀信Congratulationletter1Dear Mr. /Ms,On the occasion of the 35th anniversary of your National Day, please accept our he

20、 artiest congratulations. May the trade connections between our countries continue todevelopwitheach passingday!Yoursfaithfully尊敬的先生 / 小姐，值此國慶三十五周年之際，請接受我們最真誠的祝賀。愿我們兩國之間的貿易聯系持續發展。你誠摯的Congratulationletter2Dear Mr. MinisterAllow me to convey my congratulations on your promotion to Minister m delighted

21、 that many years service you have given to your country een recognized and appreciated.of Trade. I a should have bWe wish you success in your new post and look forward to closer cooperation you in the development of trade between our two countries.withSincerely尊敬的部長先生，請允許我向您升任貿易部長表示祝賀。多年來你對國家的貢獻被認可，

22、欣賞，我非常高興。我們祝愿您在新的職位取得成功，期待我們兩國在貿易發展上進一步合作。誠摯的回信Dear Mr. /Ms,Thankyou foryourletterconveyingcongratulationson my appointment.I wish alsoto thankyou fortheassistanceyouhavegivenme in myworkand lookforwardto bettercooperationin the future.Sincerely尊敬的先生 / 小姐，感謝你來信對我的任命表達的祝賀。 我也感謝您對我的工作給予的支持， 并期望未來能有更好的

23、合作。誠摯的外貿函電 :咨詢ConsultationDear Mr. /Ms,Wearemuch concernedthatyoursalesinrecentmonthshave fallenconsiderably.At firstwethoughtthismightbe due toaslackmarket,but onlooking intothemattermoreclosely,wefind that thegeneraltrendof trade duringthisperiodhasbeenupwards.Itis possiblethat youare facingdiffic

24、ulties ofwhich we arenotaware.If so, wewouldlike to know what we cando to help. We, therefore,lookforwardtoreceiving fromyouadetailedreportonthe situationand suggestionsasto howwemay helpinrestoringour sales totheirformer level.Yoursfaithfully咨詢尊敬的先生 / 小姐：我們非常關心你方銷售近幾個月大幅度下降。開始我們以為是市場疲軟，但仔細研究問題，我們發現

25、過去這段時間貿易的總趨勢是上升的。有可能你方面臨我方還不知道的困難，如是這樣， 我方想知道是否能幫助什么。我們期望收到關于問題的詳細報告，及建議我們怎樣幫助才能把銷售恢復到原來的水平。您誠摯的建立與發展關系函電們從我駐巴基斯坦使館商務參贊處得悉貴公司的名稱和地址，現借此機會與你方通信，意在建立友好業務關系。我們是一家國營公司， 專門經營臺布出口業務。 我們能接受顧客的來樣定貨， 來樣中可具體需要產品的花樣圖案，規格及包裝裝潢的要求。為使你方對我各類臺布有大致的了解， 我們另航寄最新的目錄供參考。 如果你方對產品有興趣，請盡快通知我方。一俟收到你方具體詢盤，即寄送報價單和樣本。盼早復。SPECI

26、MEN： INTRODUCINGBUSINESS OPERATIONDearSirs,RE:TABLECLOTHWe have your name and adress from the Commercial Office of Chinese Embas sy in Pakistan.We take this opportunity to write to you with a view to set up friend business relations with you.We are a state-owned company dealing specially with the ex

27、port of tablecloth. We are in a position to accept orders according to the customers spmples.In the c ustomers spmples,request about the assorted pattern,specification and package of t he needed goods can be indicated particularly.Inordertogive youa gengralideaof variouskindsof thetable-clothwe areh

28、andling,weare airmailingyouunderseparatecoverourlatestcatalogueforyourreference.Pleaselet us knowimmediatelyif youare interestedin our products.Wewisend you our price list and sample to you as soon as we receive your specific in quiry.Lookingforwardtoyourearlyreply,weare.Yoursfaithfully范文 2 求建立直接貿易關

29、系尋求建立貿易關系我們和 _ 交往多年 ,承他向我們推薦了貴公司。目前，我們專門從事_ 地區的貿易 , 但尚未與貴公司有貿易交往。由于我們對推銷_ 感興趣，故特致函，以求能早日與貴方建立直接的貿易關系。我們期待貴方能寄來你們有興趣出售的各種_ （貨物）的詳細說明和外銷價格。我們將愉快地調查我方市場可能銷售的情況。另一方面，若貴公司愿從我方購買產品，承蒙關照，請將你們感興趣的貨物逐項列表，一并寄來，以便視我方供貨能力，向貴公司提供一切所需的資料。盼早日賜復。范文 3 接受推薦客戶同意建立業務關系謝謝貴公司5 月 7 日來函， 非常感謝 _ 向你推薦了我們。承作為 _ 的出口商， 你愿意與我們建立

30、直接貿易關系，這恰巧與我們的愿望一致。我們非常愉快地答復你對_所需要的資料。 所附上的商品樣車，將會給你提供一套完整的各種貨物的詳細說明和出售價格。目前，我們對混紡人造纖維感興趣， 如蒙貴公司寄來商品目錄、 樣車以及有關需要的資料，便于我們熟悉貴公司的供貨用料和質量情況，將不勝感激。我們保證，如果貴公司貨物的質量及價格均具有競爭性，我方將大量訂貨。欣然等候貴方通知。范文 4 恢復業務往來恢復業務往來回顧去年貴我雙方業務往來的記錄，我們發現已很久未獲貴公司的訂單了。想來貴公司仍在經營我公司的商品，請告知最近貴方推銷打算和意圖為感。如果你們對我公司在訂貨方面有什么意見或建議，請予提出， 以便我們慎

31、重研究。你們必定樂于得悉我們的產品在工藝和包裝方面都已做出了一系列的改進，現特郵寄若干貴公司過去訂貨的新型式樣品。當你們收到后， 將會發現這些新型式很符合貴方要求，并將導致貴我之間友好業務聯系的恢復和發展。希望得到你們積極的響應。范文 5 介紹商檢業務介紹商品檢驗情況我們很高興在此信中向貴方介紹我國商品檢驗方面的情況。我國商品檢驗局是獨立的檢驗機構，凡國家規定檢驗的進出口商品以及合同規定檢驗的商品， 都由商品檢驗局檢驗并出具證書。海關監管憑商檢合格證書驗放。商品檢驗局還接受對買方、賣方、運輸和保險部門申請的公證鑒定工作，如重量鑒定，殘損鑒定，船艙檢驗。監督裝卸，貨載衡量，產地、價值、包裝證明，

32、簽封樣品等，并出具證明。為確保買賣雙方利益，對出口商品允許買方在合同規定期限內復驗。如發現質量、 數量上有問題，買方可憑第三者檢驗機構的證明向我出口公司提出異議。我國商品檢驗局與國外檢驗機構已逐步建立相互委托的業務關系。此間商品檢驗局可以接受國外檢驗機構或對外貿易關系人的委托，辦理在我國的檢驗工作，也可委托國外檢驗機構為我們在國外辦理檢驗。你們如有詢問，定會給予重視。范文 6 介紹海關情況介紹海關情況我國進出國境的貨物、運輸工具、 行李物品都由我國海關監督管理。所有進出國境的貨物必須經過海關查驗放行后，貨物才可以提取或裝運。對出口貨物的查驗，一般是查驗進出口許可證件。但對應進行商品檢驗、動植物

33、檢疫、 藥物檢驗或者其他管制的貨物，還必須查驗有關主管機關簽發的證件，例如出口法定商檢的貨物就必須憑商檢證核放。凡經準許進出我國國境的貨物，均應按照海關進出口稅則，由海關計征進口稅或出口稅。進口貨物以到岸價格為完稅價格；出口貨物以離岸價格除去出口稅為完稅價格。公司檔案管理制度一、總則、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文