1、政策編號No：XZ2011-116提出部門From：行政辦執(zhí)行部門To：各部門主 題Sub：采購管理制度批 準(zhǔn)：Ratification：會 簽:Countersigned：撤消前政策編號：Repeal No：生效日期:Date： （一）采購流程圖（二）職責(zé)分工1、采購申請必須由營運(yùn)部門或使用部門提出，由采購員采購；2、貨物的采購人不能單獨(dú)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作；3、付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和談判價格業(yè)務(wù)；4、付款審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離；5、記錄應(yīng)付賬款的人不能同時擔(dān)任付款職務(wù)。（三）采購審批1、采購計劃及審批：每月26日前各部門將本部門下月的領(lǐng)物計劃（不含農(nóng)副、活鮮產(chǎn)

2、品）匯總好送交財務(wù)部。財務(wù)部審核后報請總經(jīng)理簽批。經(jīng)過審批后的領(lǐng)料計劃送一份到倉庫，倉庫按計劃控制發(fā)貨。同時，倉庫根據(jù)各部的領(lǐng)料計劃，結(jié)合月底庫存數(shù)量，在每月29日前編制整理出下月全餐廳的物資采購計劃表（匯總）一式三份，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后報總經(jīng)理簽批。經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計劃表（匯總），一份交財務(wù)部成控組，倉庫留存一份，一份交采購員采購。為應(yīng)付節(jié)日開展的專項(xiàng)活動所需的不常用物資，由使用部門填制專項(xiàng)采購申請單經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后報總經(jīng)理簽批，直接送采購部采購。2、計劃外采購指非常用料沒有固定供應(yīng)商及價格，需采購部詢價、比價，到貨時間一般為下單十五天內(nèi)。一般為設(shè)備或物資的采購：各部門需新增各項(xiàng)設(shè)備（如家

3、俱，辦公設(shè)備，清潔用品或其他等）應(yīng)事先由使用部門提出書面報告，報經(jīng)總經(jīng)理、執(zhí)行董事批準(zhǔn)。物品單價300元以上的采購需三方報價，議價。A、報告的審批程序請示報告及費(fèi)用預(yù)算（申購部門經(jīng)理） 財務(wù)經(jīng)理（審核）總經(jīng)理（審批）執(zhí)行董事（審批）B、報告批準(zhǔn)后，實(shí)施采購審批程序采購申請單（使用部門填寫并附批準(zhǔn)報告，注明采購類型為“計劃外”）會計審核采購經(jīng)理（報價、附樣品、對大宗的物品需簽訂合同） 財務(wù)經(jīng)理(審核)總經(jīng)理(審批) 執(zhí)行董事（審批）。各部門除急需用品外，應(yīng)提前一個星期報送物資采購申請單，以便采購員集中采購。3、應(yīng)急采購指因經(jīng)營需要臨時采購，沒有價格不經(jīng)常發(fā)生的，到貨時間一般為下單三天內(nèi)。物品單價

4、300元以上的采購需三方報價，議價。零星物品的應(yīng)急采購報批程序：應(yīng)急采購單（使用部門）倉管（確認(rèn)零庫存） 采購部（報價或附樣板） 成本會計審核 采購部經(jīng)理（審核） 財務(wù)經(jīng)理（審核） 總經(jīng)理（審批）4、活鮮農(nóng)副產(chǎn)品和海鮮的采購供應(yīng)。原則上采取由長期的供應(yīng)商戶提供。供應(yīng)商戶按報價周期（每10天一次，其中食油糧食按一個月一次）向本財務(wù)部報送所供商品的報價單，經(jīng)采購員、使用部門及財務(wù)部審核后報總經(jīng)理簽批確認(rèn)。在報價期內(nèi)此報價作為該商戶餐廳所供商品的結(jié)算價。此類商品由倉庫根據(jù)使用部門簽發(fā)的購料單直接通知供應(yīng)商將商品供應(yīng)到指定地點(diǎn)。5、為確保訂價的透明度，餐廳成立有成本控制員(由會計兼職)、各使用部門經(jīng)理

5、參加的價格調(diào)查組。調(diào)查小組成員每月不低于一次到市場上調(diào)查價格。市場調(diào)查人員要向財務(wù)部提交有品名、規(guī)格、產(chǎn)地單位、市場價格等內(nèi)容的調(diào)查報告，由成本控制員匯總各調(diào)查報告作為與供應(yīng)商定價的基礎(chǔ)及對所購商品價格的對比驗(yàn)證。6、財務(wù)對餐廳購進(jìn)商品的價格有監(jiān)督，檢查、驗(yàn)證的職責(zé)和權(quán)力。對價格有疑問的采購員必須作出解釋。當(dāng)作不出解釋或解釋不合理時，財務(wù)部以其認(rèn)可的價格報總經(jīng)理確認(rèn)，以確認(rèn)后的價格作為該商品的購進(jìn)價，所造成的損失由采購員自行承擔(dān)，有舞弊行為的另追究責(zé)任。若有重大價格差異并已造成損失在1000元以上的，應(yīng)及時報告執(zhí)行董事。（四）采購申請單的審核：補(bǔ)倉采購：指安全庫存量的補(bǔ)倉采購，該類訂單由會計審

6、核后，采購部填具商品價格后轉(zhuǎn)到財務(wù)經(jīng)理復(fù)審總經(jīng)理審批后有效；2、普通采購：指正常設(shè)備更新、添置、工程維修用品等采購，該類訂單的最終有效審批人為董事長； 3、餐廳所有財產(chǎn)物資的采購，一律應(yīng)填寫“物品申購單”，根據(jù)物品申購情況選擇采購類型（普通、計劃外、應(yīng)急），由采購部統(tǒng)一辦理，各使用部門不得自行購置。采購員必須根據(jù)審批有效的采購申請單或總經(jīng)理簽屬的臨時物品請購單方可進(jìn)行采購，任何物品無采購計劃或未經(jīng)批準(zhǔn)同意，視為無效采購，倉庫應(yīng)拒絕驗(yàn)收，財務(wù)部不辦理付款。4、對于需要特別定制的物品，采購員在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品、圖片或設(shè)計方案，由使用部門、財務(wù)部門等根據(jù)樣品、圖片或方案和報價選擇最

7、優(yōu)的供應(yīng)商。在確認(rèn)供應(yīng)商后采購員需將供應(yīng)商提供的樣品、圖片或設(shè)計方案附于采購申請單并提交審批。倉管員在驗(yàn)收特別定制的物品時，同樣根據(jù)供應(yīng)商所提供的樣品、圖片或設(shè)計方案對照辦理驗(yàn)收入庫。（五）定貨制度1、除小額零星雜項(xiàng)物品之外，大宗進(jìn)貨及經(jīng)常性耗用物品的采購均應(yīng)采用訂貨制度，即簽擬長期最低售價承諾的供應(yīng)訂貨協(xié)議；2、選擇供應(yīng)商，必要時派人到供貨單位調(diào)查其設(shè)備狀況、技術(shù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量。審核供貨單位的供貨條件，進(jìn)行多家比較，重點(diǎn)包括價格、運(yùn)輸、到貨時間及維修服務(wù)能力等；3、了解各供貨單位的信譽(yù)和財務(wù)狀況；4、多家供應(yīng)商將樣品提供給采購員，采購員將不同供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行編號并說明價格、服務(wù)承諾、付款

8、條件等（但不注明供應(yīng)商名稱），由使用部門、財務(wù)部門等組織進(jìn)行評標(biāo)，（參評供應(yīng)商應(yīng)達(dá)三家或三家以上）最后確定供應(yīng)商；5、確定長期合作的供應(yīng)商后，對經(jīng)常性耗用物品有區(qū)別地確定多長時間進(jìn)行一次報價，并針對報價組織評標(biāo)或要求供應(yīng)商修訂價格。（六）檢查制度1、采購人員應(yīng)關(guān)注企業(yè)的營運(yùn)狀況，確保供貨單位的交貨時間能滿足企業(yè)營運(yùn)的需要；2、倉庫管理人員做好時點(diǎn)庫存結(jié)存數(shù)據(jù)的正確反映，以配合營運(yùn)部門做好采購計劃；3、會計針對相同貨物不同時期的采購價格進(jìn)行比照，對價格上漲較不正常的貨物作必要的市場調(diào)查，并制作調(diào)查報告由財務(wù)經(jīng)理確認(rèn)后上報相關(guān)部門。（七）新鮮商品采購采購原則 1以市場為導(dǎo)向，關(guān)注物價是第一； 2選

9、擇理想的供應(yīng)商，包括地域、時間、服務(wù)、價格等因素作綜合考量并適時比照； 3確定供應(yīng)商，簽擬合同，保證最低售價承諾； 4確保貨源的及時供應(yīng)。采購員應(yīng)時刻與供應(yīng)商保持聯(lián)系，確保如期交貨； 5財務(wù)部與營運(yùn)部共同配合，制訂合理的采購批量及貨期。采購質(zhì)量規(guī)范 1適用性。選擇“價廉物美”的貨物，即把握適用加工需求的尺度； 2可用性。在選擇貨物時，應(yīng)充分考慮貨物的特性，保證貨物的新鮮可用。即應(yīng)考慮供貨時間及保質(zhì)期限等因素； 3經(jīng)濟(jì)性。選擇最優(yōu)進(jìn)貨批量，以最低限度減少鮮活商品的損耗，不斷降至生產(chǎn)成本。在滿足營業(yè)需要，并考慮采購成本因素后，盡量多批次少批量；采購入庫驗(yàn)收 1入倉驗(yàn)收、采購貨物到達(dá)后，由供應(yīng)商、使

10、用部門、倉庫管理員進(jìn)行驗(yàn)收；、倉管主要驗(yàn)收品種、數(shù)量、質(zhì)量的驗(yàn)收工作，并進(jìn)行總倉的庫存賬務(wù)處理；2直撥驗(yàn)收、采購貨物到達(dá)后，由供應(yīng)商、倉庫管理員、部門二級倉負(fù)責(zé)人三方進(jìn)行驗(yàn)收； 、倉管主要驗(yàn)收品種、數(shù)量，進(jìn)行出入庫的開具工作，并進(jìn)行二級倉的庫存賬務(wù)處理；、部門二級倉負(fù)責(zé)人進(jìn)行數(shù)量與質(zhì)量的驗(yàn)收工作，并確保入庫材料滿足使用定額的要求。（八）直銷貨物采購1以銷定購原則。營運(yùn)部根據(jù)銷售實(shí)際情況，結(jié)合財務(wù)成本數(shù)據(jù)，制定科學(xué)的采購計劃。充分考慮商品的保質(zhì)期限。在充分考慮采購成本（訂貨差旅、運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用，）、批量差價成本、儲存成本（包括儲存的擺放管理成本、正常損耗率代價成本等）等因素后，制定科學(xué)的經(jīng)濟(jì)訂貨批量

11、，將短缺成本、過期浪費(fèi)成本降至最低； 2采購人員不斷提升貨物品質(zhì)的專業(yè)鑒別能力，確實(shí)保障銷售貨物的品質(zhì)質(zhì)量； 3倉庫人員根據(jù)貨物特性，進(jìn)行分類保管，保證先進(jìn)先出供貨； 4會計進(jìn)行歷史同類貨物商品采購的價格對照，并作相應(yīng)市場價格調(diào)查。（九） 鮮活食品、飲品、物品的退貨制度鮮活食品類：當(dāng)天由廚房倉管員及相關(guān)人員驗(yàn)收后，不符合要求的，應(yīng)當(dāng)天退換。干貨類：貨到倉庫后，由倉管員當(dāng)天通知有關(guān)使用部門開箱驗(yàn)收，如不符合質(zhì)量要求、使用期限等，立即通知退貨或換貨。大件物品一般直拔到使用部門，經(jīng)使用后，在保修期內(nèi)廠家負(fù)責(zé)保修，質(zhì)量達(dá)不到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及合同要求的，按合同條款履行辦理退貨、換貨等手續(xù)。煙類、酒類：煙、酒驗(yàn)

12、收時必須注意查看防偽標(biāo)識，發(fā)現(xiàn)破損立即退貨，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)劣品，一律退貨。對供應(yīng)商上述送貨達(dá)不到要求三次以上者，終止供貨協(xié)議，重新選擇供應(yīng)商，對造成餐廳損失的責(zé)成供應(yīng)商承擔(dān)一切責(zé)任。（十） 維修服務(wù)項(xiàng)目對于餐廳維修項(xiàng)目，由工程部門或使用部門寫出書面報告，報告中列明服務(wù)項(xiàng)目、原因、預(yù)算費(fèi)用等情況，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可辦理。付款時必需由使用部門簽字驗(yàn)收合格，方可辦理報銷手續(xù)。維修項(xiàng)目報告（部門經(jīng)理）工程部（加意見） 財務(wù)經(jīng)理（審批） 總經(jīng)理（審批）（十一）其他規(guī)定1、對大宗、貴重物品以及使用部門在品種、規(guī)格、質(zhì)量上有要求的，應(yīng)由使用部門協(xié)助、財務(wù)部與采購員共同尋價采購，采購員進(jìn)行市場尋價報價等市場調(diào)查時，必需嚴(yán)格執(zhí)行貨比三家的原則，在“物品申購單”進(jìn)入審批程序時必須附比價資料，在保質(zhì)保量的前提下，嚴(yán)格降低采購成本。采購員須遵守國家政策法令和法規(guī)，杜絕營私舞弊，任何折扣、優(yōu)惠、贈送、回扣等均屬餐廳所有。2、對于餐廳采購大宗或批量的財產(chǎn)、物資、用品用具等，應(yīng)簽訂購貨合同，合同要注明產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、保質(zhì)期、到貨時間及付款方式（