1、試論高校學(xué)生戶籍檔案管理中的人文關(guān)心試論高校學(xué)生戶籍檔案管理中的人文關(guān)心2022年應(yīng)屆高校畢業(yè)生規(guī)模為20世紀(jì)初的6倍，2022年高校畢業(yè)生人數(shù)為660萬，預(yù)計2022年全國大學(xué)畢業(yè)生人數(shù)將創(chuàng)歷史新高的680萬人。加之受到2022年以來金融海嘯的影響，就業(yè)形勢更加嚴(yán)峻，大學(xué)生就業(yè)也被稱為進(jìn)入30多年以來最難時期，各級政府部門紛紛出臺相關(guān)幫扶措施，拓寬渠道保就業(yè)。高校學(xué)生戶籍檔案管理的工作作為高校保衛(wèi)工作的一個有機(jī)組成部分，是高校畢業(yè)生就業(yè)的一項重要構(gòu)成要素。同時，搞好高校學(xué)生戶籍檔案管理工作，還能為社會的安定團(tuán)結(jié)作出一定的奉獻(xiàn)。如何做好高校學(xué)生戶籍檔案管理工作、如何改善高校學(xué)生戶籍檔案管理，以

2、適應(yīng)社會開展的需要，成為目前必須面對的問題。一.景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題1958年，中國迄今為止唯一的一所陶瓷高等學(xué)府景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院就在這座千年古鎮(zhèn)誕生了，從而翻開了中國陶瓷高等教育的新篇章。如今，學(xué)院設(shè)有材料科學(xué)與工程學(xué)院、陶瓷美術(shù)學(xué)院、設(shè)計藝術(shù)學(xué)院、機(jī)械電子工程學(xué)院、工商學(xué)院、信息工程學(xué)院、人文社科學(xué)院、成人教育學(xué)院、科技藝術(shù)學(xué)院和思想政治理論課教學(xué)科研部等10個院部近40個專業(yè)，有碩士、本科、高等職業(yè)技術(shù)教育等多層次的培養(yǎng)形式，并向海外招收攻讀學(xué)士學(xué)位和碩士學(xué)位的留學(xué)生。截止2022年3月，有在校本專科、研究生、留學(xué)生共計15000多人，戶籍檔案在校的在1萬左右。通

3、過景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院保衛(wèi)處全體人員的共同努力，學(xué)校的學(xué)生戶籍檔案管理工作從無到有、從簡單到細(xì)致、從單一到全面，逐步開展起來，獲得了一定得成績。但是，與兄弟院校的學(xué)生戶籍檔案管理工作相比，還存在許多的缺乏和問題，主要表達(dá)在以下幾個方面：1、缺少科學(xué)的管理方法2、沒能適時完善管理制度如今，學(xué)生戶籍檔案管理工作中不斷出現(xiàn)新的變化，首先，我國現(xiàn)行的大中專院校學(xué)生戶籍管理方法規(guī)定與前幾年的已經(jīng)有了質(zhì)的變化，新生入學(xué)時，可以不在原籍辦理戶口遷移，上學(xué)期間，學(xué)生戶籍檔案不在學(xué)校，畢業(yè)時也無需再遷出；其次，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的在校生規(guī)模與前幾年相比呈現(xiàn)倍數(shù)遞增的趨勢，相應(yīng)的戶籍檔案的管理工作量也大量增加；第三，由于各

4、種原因轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、開除的學(xué)生也逐年呈現(xiàn)上升態(tài)勢，其戶籍檔案的清退和保管工作有一定的難度；第四，許多的畢業(yè)生在戶籍檔案掛靠學(xué)校2年后沒有及時遷移，導(dǎo)致管理工作壓力增加等。以上情況都要求工作中的管理制度相應(yīng)作出調(diào)整，如在學(xué)生入學(xué)前，除了在入學(xué)通知中重點(diǎn)標(biāo)注戶籍遷移實行自愿原那么之外；將是否進(jìn)展戶籍遷移對大學(xué)生將來畢業(yè)、就業(yè)、工作等的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)展比照列表；尤其是戶籍遷移后，大學(xué)生的城市戶籍身份是無法回轉(zhuǎn)為農(nóng)村戶籍身份，因此可能喪失很多惠農(nóng)政策的優(yōu)惠；以供學(xué)生和學(xué)生家長綜合考慮，這樣將在很大程度上改變農(nóng)村籍學(xué)生跳龍門的戶籍概念。而景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理制度還是上個世紀(jì)制定的，沒有及時根據(jù)

5、當(dāng)前的工作環(huán)境的變化適時作出調(diào)整和完善。3、全程化管理程度低淺高校學(xué)生戶籍檔案的管理過程大致可以分為以下幾個環(huán)節(jié)：入學(xué)檢查，入戶審批，查詢、補(bǔ)辦、檢索等，畢業(yè)檢查派遣。在第一、二個環(huán)節(jié)上，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理已經(jīng)完全到位，而在學(xué)生戶籍檔案入戶的過程中以及在校期間的查詢等，尤其是畢業(yè)后的查詢、補(bǔ)辦等環(huán)節(jié)還處于比較低淺的程度階段，甚至有的環(huán)節(jié)還處于缺失狀態(tài)，不能更好的效勞于在校生和畢業(yè)生。以往離校2年以上的學(xué)生需要調(diào)出個人戶籍檔案，由于學(xué)生個人不清楚自己離校時戶籍的去向，也不清楚應(yīng)該如何查詢和辦理。往往是先詢問之前的班主任或熟悉的教師，由其代為去學(xué)工處畢業(yè)分配辦公室和保衛(wèi)處戶籍管理詢問

6、。而畢業(yè)2年以上學(xué)生的戶籍檔案在新校區(qū)是無法查詢，既無電子檔案又無紙質(zhì)檔案，故要回到老校區(qū)保衛(wèi)處；老校區(qū)主管該項工作的人員不是只承擔(dān)此項工作，假設(shè)因其他事項外出，那么使得查詢?nèi)嘶蜣k理人無法及時查詢和辦理。這樣的非全程化管理不僅不利于學(xué)生戶籍的日常管理，也不利于非正常未調(diào)離戶籍檔案的清理，導(dǎo)致戶籍檔案越壓越多，管理本錢和問題增加。4、不能及時創(chuàng)新管理高校學(xué)生戶籍檔案的管理如何適應(yīng)當(dāng)前大學(xué)生就學(xué)和就業(yè)的需要是景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院還沒有全面考慮的問題，因此在創(chuàng)新方面就更談不上。如新校區(qū)處于浮梁縣湘湖鎮(zhèn)，而戶籍管理又歸屬于珠山區(qū)新廠派出所，辦理相關(guān)工作需要先在新校區(qū)確認(rèn)相關(guān)根本手續(xù)后，再到新廠派出所辦理后續(xù)

7、的手續(xù)，給學(xué)生以及學(xué)校戶籍檔案管理工作人員帶來一定的費(fèi)事。如能在管理屬地和權(quán)限上申請由新廠派出所托管至湘湖鎮(zhèn)派出所，那么能有效的化解這一問題。又如景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理科設(shè)在保衛(wèi)處，而學(xué)生人事檔案管理設(shè)在招生就業(yè)處，如能實現(xiàn)類似政府辦證大廳的辦公形式，將學(xué)生戶籍檔案和人事檔案的辦理設(shè)立結(jié)合辦公室，將有效進(jìn)步管理效率和辦事效率，也能更好的為廣闊學(xué)生效勞。二.對景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理改革的考慮基于以上工作中存在的問題，借鑒兄弟院校的成功經(jīng)歷，結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理的情況，做出如下的考慮：1、加強(qiáng)高校學(xué)生戶籍檔案管理政策的宣傳為了讓學(xué)生便于自己戶籍檔案的遷移和相關(guān)利益的

8、維護(hù)，一定要通過各種形式來加大對其的政策宣傳，讓條件成熟的學(xué)生不用將戶籍檔案遷移到學(xué)校，這樣可以減少由于遷移過程的程序帶來的錯誤而影響其戶籍檔案的管理。所以，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院保衛(wèi)處戶籍管理科應(yīng)主動與招生畢業(yè)處直接聯(lián)絡(luò)，在招生宣傳材料、新生報道須知、學(xué)生離校須知等材料上，通過紙質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)等形式，對學(xué)生和學(xué)生家長宣傳高校學(xué)生戶籍檔案管理政策，告之學(xué)生及其家長在不同的情形下，遷移戶籍檔案到學(xué)校是否有利于學(xué)生的利益；遷移過程中的主要程序和辦理本卷須知；在校期間遇到不同的情形需要戶籍檔案證明和查詢等，如何辦理；畢業(yè)時如何辦理戶籍檔案的掛靠和遷移等，讓學(xué)生及家長全面認(rèn)識和理解我校對學(xué)生戶籍檔案的管理工作。2、

9、逐步運(yùn)用信息化管理的方式方法在依法嚴(yán)管的同時，一定講究科學(xué)管理。科學(xué)有效的管理，不但是高校學(xué)生戶籍檔案工作順利進(jìn)展的必要條件，而且也是進(jìn)步工作效率和效勞程度的有效途徑。可逐步對現(xiàn)有的戶籍檔案管理工作實現(xiàn)電子化管理，將每年新進(jìn)的學(xué)生戶籍檔案必須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案掃描入檔，并借助學(xué)校信息工程學(xué)院的師資力量，開發(fā)自用性的學(xué)生戶籍檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)生紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)展實時的錄入，這樣可以保證紙質(zhì)戶籍、掃描戶籍、戶籍電子信息系統(tǒng)的三位一體，以進(jìn)步工作效率。另外，在日常工作中，將之前積壓的戶籍檔案按照學(xué)生畢業(yè)的年份，逐年電子化，改變現(xiàn)有戶籍檔案案卷目錄和卡片目錄的單一化，逐步使學(xué)生戶籍檔案管理走上現(xiàn)代化的軌道。

10、3、建章立制，標(biāo)準(zhǔn)管理1搜集制度新生在到校報到的過程中往往會出現(xiàn)材料不全或材料遺失等情況，當(dāng)前還出現(xiàn)了冒名頂替入學(xué)、學(xué)生戶籍遷移證和身份證信息不一致等情況，這些都使得學(xué)生戶籍建檔工作遇到一定得難度。因此必須有嚴(yán)格的搜集制度來保證所搜集的學(xué)生檔案是真實可靠的，假設(shè)這第一步?jīng)]有做好，勢必影響到后面各個環(huán)節(jié)工作的正常開展。為此，諸如增加新生班主任作為兼職檔案管理員的制度，可以用以在搜集環(huán)節(jié)來加強(qiáng)對檔案識別的力度。2立檔和整檔制度結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理工作的特點(diǎn)，可以以學(xué)年度來分階段施行相應(yīng)的立檔和整檔管理。學(xué)年初，對新生進(jìn)展立檔，實行分學(xué)年度按院系分卷建檔制度，學(xué)年末，對本屆畢業(yè)生的畢業(yè)

11、生分配名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔。另外，每個學(xué)期期間，對中途退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)者的戶籍檔案進(jìn)展及時的整理，注明時間、去向以及原因，以備查考。3使用制度在詳細(xì)的工作中還常遇到學(xué)生需要戶籍檔案辦理相關(guān)事宜的情況，甚至包括在校期間臨時要遷移戶籍檔案回原籍等情況，所以加強(qiáng)使用制度的建立非常必要。尤其是學(xué)生出國深造、畢業(yè)后需要結(jié)婚生子或是貸款買房、考公務(wù)員等的需要，學(xué)校可以在使用過程中開設(shè)綠色通道，為學(xué)生提供使用上的便利。4、加強(qiáng)全程化管理在入學(xué)檢查、入戶審批、畢業(yè)檢查派遣等環(huán)節(jié)之外，加強(qiáng)查詢、補(bǔ)辦、檢索等環(huán)節(jié)的工作，利用各種政策條件和技術(shù)手段，實如今景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院新老校區(qū)內(nèi)，學(xué)生戶籍檔案辦

12、理、查詢、辦理等的一站式管理，強(qiáng)化全程化管理。如在新校區(qū)戶籍管理科設(shè)置遠(yuǎn)程身份證辦理系統(tǒng)，由學(xué)校戶籍管理人員對學(xué)生進(jìn)展根本確實認(rèn)和照片拍攝，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸照片和相關(guān)根本信息到新廠派出所的效勞平臺，減少辦證學(xué)生來回辦理的時間，也減少辦理資料的喪失和錯誤的概率。5、利用勤工助學(xué)等形式創(chuàng)新管理在學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)的增加，戶籍檔案管理工作量大大地增加，但戶籍管理專職人員卻沒有增加，通過創(chuàng)新管理方式，強(qiáng)化管理效果成為必然。可以采用以下創(chuàng)新方式：1讓特困生到戶籍室勤工助學(xué)，參與戶籍檔案管理工作，減緩專職管理人員的工作壓力；2運(yùn)用校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的資源，開設(shè)預(yù)約效勞平臺，讓有各類戶籍檔案需要的學(xué)生提早在網(wǎng)絡(luò)平臺預(yù)約，管理員可以通過網(wǎng)絡(luò)解決的就立即施行回復(fù)，對必須親自來戶籍科辦理那么安排時間辦理；3利用學(xué)校信息工程學(xué)院的資源，自行開發(fā)學(xué)生戶籍檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)計信息錄入模塊、數(shù)據(jù)閱讀模塊、數(shù)據(jù)查詢模塊、數(shù)據(jù)修改模塊