1、企業檔案工作標準2021-11-02發布 2021-01-01實施中華人民共和國檔案行業標準1 2021年1月1日開始實施的?企業檔案工作標準?是在企業檔案工作出現了一系列新的重大變化、企業檔案工作越來越來受到重視背景下制定的。?企業檔案工作標準?是我國近60年企業檔案工作實踐的總結，是國家檔案工作法規、方針要求的具體展現。2一、?標準?的特點：1全面、系統的行業標準 首先，?標準?是行業標準，共分正文和附錄兩大局部，正文包括適用范圍、引用文件、術語和定義、檔案工作總那么、檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備等9局部，1萬6千余字；附錄包括附錄A歸檔范圍和

2、附錄B業務用表兩局部，這兩局部都屬于資料性附錄。 其次，?標準?首次對企業的檔案工作提出了全面、系統的要求，不僅針對具體的檔案業務工作，而且對檔案工作的組織建設、規章制度，以及企業檔案信息化建設，甚至包括文件形成過程中領導與員工的責任都提出了具體要求。?標準?將企業檔案管理制度從技術標準的層面上升為管理的層面，實現了單向技術管理標準應用與系統管理標準實施的結合。32檔案工作總那么有了新的變化 以往的提法是，集中統一地管理企業全部檔案，維護檔案的完整與平安，便于企業各項工作的利用?，F在的表述更為翔實，同時參加了適應市場經濟需要的成分即企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統

3、一制度、統一標準，變得更加科學、更加合理。43檔案工作制度有了新的提法 要求建立一些新的制度，如：檔案工作責任追究制度，檔案管理應急預案，電子檔案管理制度，等等4檔案業務建設有了新的要求 在全國范圍內，有了可以參考的歸檔范圍與保管期限表需要注意的是，歸檔范圍是以工業企業為例，所以僅是參考； 檔案“三納入有了新的表述； 保管期限由原來的永久、長期、短期改為永久、30年、10年會計檔案除外。55檔案信息化建設有了新的內涵 ?標準?對檔案信息化目標與原那么、電子文件的歸檔、傳統載體檔案數字化、電子檔案的保管、檔案網絡化效勞、檔案管理系統軟件都有了新的規定，其中，尤為突出的是，首次提出了電子檔案的概念

4、，以往標準中提的都是電子文件。 關于電子檔案的概念，如果以電子文件是否歸檔作為評判電子檔案的標志，那么，歸檔后的電子文件可以稱之謂電子檔案；但如果從檔案應具有依據憑證作用的角度來評判，它又不應該被稱之謂電子檔案。 如果電子檔案要具有依據憑證作用，還需要許多技術手段和法律體系的支撐。以確保電子文件的原始性、真實性6 二、?標準?條文解讀 DA/T 422021 企業檔案工作標準1章 范圍 本標準確立了企業檔案工作原那么、組織和制度要求，給出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。(6個方面主要內容 本標準適用于大中型工業企業，其他類型企業及事業單位可參照適

5、用。7 雖然?企業檔案工作標準?主要是依據工業產品生產類型企業的檔案管理實踐而制定，但是其中所給出有關企業檔案工作原那么、組織建設、制度建設、檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南，具有普遍的指導意義，因此其他類型企業交通運輸、金融證劵、電信電力、設計研究等及事業單位可參照使用。82章 標準性引用文件 以下文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。但凡注日期的引用文件，其隨后所有的修改單不包括勘誤的內容或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。但凡不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。17項標準

6、GB/T 9705 文書檔案案卷格式 GB/T 11821 照片檔案管理標準 GB/T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求 GB/T 17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 GB/T 11894 電子文件歸檔與管理標準9DA/T 1 檔案工作根本術語DA/T 12 全宗卷標準DA/T 13 檔號編制規那么DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護標準DA/T 22 歸檔文件整理規那么DA/T 28 國家重大建設工程文件歸檔要求與檔案整理標準DA/T 31 紙質檔案數字化技術標準DA/T 32 公務電子郵件歸檔與管理規那么DA/T 43 縮微膠片檔案數字化技術標準JGJ

7、25 檔案館建筑設計標準ISO 15489.1 信息與文獻文件管理：通那么ISO 15489.2 信息與文獻文件管理：指南10標準性文件5項1勞力字【1992】33號 企業職工檔案管理工作規定2檔發字【1998】6號 國有企業資產與產權變動檔案處置暫行方法3財會字【1998】32號 會計檔案管理方法4檔發字【2002】5號 企業檔案管理規定5檔發【2004】4號 國有企業文件材料歸檔方法113 章 術語和定義 DA/T 12000(檔案工作根本術語)確立的以及以下術語和定義適用于本標準。 3.1 企業檔案。企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。 12企業檔案?企業

8、檔案工作標準?與?企業檔案管理規定?相比較1增加了“研發。2去掉了“有保存價值前“對國家、社會和企業的限定詞。3將“文件材料簡化為“文件。各種形式也包括載體形式。13 3.2 企業檔案工作。企業履行檔案管理職責的行為和活動。 由于企業檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規要求其真實性，因而“企業檔案工作不僅是指檔案人員的具體業務環節的工作，而且從廣義上必須包括文件形成者和領導的責任。包括企業領導應負責檔案工作的組織建設、制度建設、以及企業各項活動中的對文件形成、積累、整理和歸檔責任，以及滿足歸檔文件的完整、準確、系統要求的全員責任。143.3 電子檔案。具有保存價值的歸檔

9、電子文件及相應元數據、背景信息和支持軟件。3.4 檔案信息化。運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用效勞的檔案管理提升過程和工作方式。15“提升過程說明運用信息技術形成、管理和利用檔案，是一個開展、創新的持續性提升過程，不是一蹴而就，與國家將信息化界定為“過程、“進程的表述相一致?！肮ぷ鞣绞叫畔⒒倪M程使幾十年來所形成的管理慣例、模式、方法正在發生著根本性改變，將形成一種區別與傳統檔案工作的全新的檔案工作模式。164 章 檔案工作總那么4項 企業檔案工作的根本要求4.1 企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成局部。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和

10、管理活動的根底性管理工作。本條明確了企業檔案與檔案工作的性質和作用.雖然企業檔案工作不是直接對社會提供產品和效勞，但企業所有產品和效勞及形成過程都需要檔案工作的支撐，沒有檔案工作的支撐，所有追溯、查證、確認責任都將無法實現。174.2 企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。本條確定了企業檔案工作的管理體制以企業資產關系為紐帶，說明企業的資產管理范圍就是企業檔案的管理范圍。統一領導：說明在企業資產管理范圍內，企業對所屬單位檔案工作實行統一領導。18統一管理：這里的管理是廣義的管理。包括企業對檔案的直接管理與間接管理。貫徹執行?檔案法?等法律、法規和方針政

11、策。制定本企業檔案方面的各項規章制度。統籌規劃并負責組織本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定統計和提供利用工作。指導本企業各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作。監督指導本企業所屬機構含境外的檔案工作。間接管理19統一制度與統一標準：是對企業統一管理要求中關于企業制度建設、標準化建設一致性的要求。包括所屬企業制度與標準的統一4.3 企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續開展提供有效效勞。本條提出了檔案工作的任務和目標204.4 企業應維護檔案的完整、準確、系統與平安。本條明確了企業依法管理

12、檔案的責任，反映企業檔案工作應遵循法規的要求。?檔案法?第三條規定：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企事業單位和公民都有保護檔案的義務。第五條要求：維護檔案的完整和平安。215 章 檔案工作組織建設 5.1企業檔案工作組織建設 5.2企業檔案工作管理職責 5.3企業部門檔案工作職責 5.4企業檔案部門管理職責 5.5企業檔案工作人員要求225.1 組織系統建設4項5.1.1 檔案工作領導。企業應確定檔案工作的分管領導，確定各職能或承辦部門、各工程檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。 本條規定了企業檔案工作三個層次的領導。235.1.2 檔案機構設置。企業應根據規模和管理模式設置專門

13、的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業應設立檔案館。 企業應結合企業規模、管理模式和開展需要，建立與企業相適應的檔案機構。主要的形式有：檔案室處、科、檔案資料信息中心、企業檔案館。企業在設置檔案機構時一定要考慮到檔案部門對全企業檔案的管理職能。245.1.3 檔案人員配備。企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各工程應配備專職或兼職檔案人員。企業應保持檔案人員相對穩定。 現在企業普遍存在檔案人員配備與檔案工作不相適應，檔案人員不夠穩定的現象，直接影響到企業檔案工作的質量。255.1.4 檔案工作體系。企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各工程專兼

14、職檔案人員為根底的企業檔案工作體系。企業檔案管理網絡的組成一般包括：分管檔案工作的企業領導，主管企業檔案工作的部門負責人，企業檔案管理機構或專職檔案工作崗位，企業內部各職能部門負責人及兼專檔案人員，所屬企業的分管領導及檔案部門。265.2 企業管理職責5項5.2.1 企業應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業開展規劃和工作方案，為檔案工作持續開展提供保障。5.2.2 企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、工程及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和工程負責人及有關人員職責履行情況進行考核。275.2.3 企業應采取必要措施，

15、維護和確保檔案的完整、準確、系統和平安。5.2.4 企業資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業應依照檔發字19986號文件國有企業資產與產權變動檔案處置暫行方法的要求進行，其他企業可參照。5.2.5 企業應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規定造成檔案損失的相關人員給予處分。28 根據?檔案法?的有關規定，無論是國有企事業單位形成的檔案，還是非國有企事業單位形成的對國家和社會具有保存價值的檔案，各單位都必須妥善保管，不得擅自決定檔案的歸屬和流向。國有企事業單位產權變動、撤銷兼并的，必須依照國家有關規定做好檔案處置工作；非國有企事業單位因資產轉讓需要轉讓相關檔案的

16、，必須經同級檔案行政管理部門審批核準。 國有企業在產權變動前，應成立由以下人員組成的檔案處置工作機構： 1國有資產受托運營機構檔案工作人員，屬市或區市直屬的國有企業，應當有同級檔案行政主管部門的工作人員；29 2資產清算組織有關人員； 3企業檔案工作負責人和檔案管理人員國有企業產權變動檔案處置工作機構的主要職責： 1負責檔案的收集、整理和保管； 2清查企業全部檔案，對損毀、喪失的檔案進行登記造冊； 3根據企業產權變動的實際情況，擬定檔案處置方案； 4按照檔案的不同流向編寫移交檔案清冊，并承辦檔案移交工作； 5向檔案行政主管部門報告檔案處置情況； 6其他有關職責。30 國有企業破產或被非國有企業

17、兼并、控股、整體收購的，其檔案按以下規定處置：1根本建設、設備儀器檔案隨其實體確定歸屬；2以無形資產的形式有償轉讓的檔案，按雙方約定確定歸屬；3會計檔案、職工檔案按國家有關規定處置4其他檔案按有關規定向綜合檔案館移交或存放，或者向資產受托運營機構移交，或者指定相關企業代為保管。315.3 企業部門職責4項 企業各職能或承辦部門及工程負責人應對本部門或工程歸檔文件的完整和系統負責。 企業各職能或承辦部門及工程文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。32 專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。5.3.4 企業各職能或承辦部門及工程對文件管理

18、的責任，見ISO 15489.1信息與文獻文件管理：通那么第七章、ISO 15489.2信息與文獻文件管理：指南和檔發20025號文件企業檔案管理規定要求。 第七條：企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。 第八條：歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合標準。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。335.4 檔案部門職責5項5.4.1 統籌規劃企業檔案工作，制定企業文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度。5.4.2 負責企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提

19、供利用工作。345.4.3 指導企業各部門、工程及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。5.4.4 監督、指導、檢查企業所屬單位包括派出機構和投資的全資、控股企業的檔案工作。5.4.5 依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。355.5 檔案人員要求4項 檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業知識。 檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷。 檔案人員應具備大學?？埔陨蠈W歷或同等學識水平。 檔案人員應定期接受檔案業務培訓。366 檔案工作制度建設 6.1企業檔案工作規章的制定 6.2企業檔案管理制度建設 6.3企業檔案業務標準的制定 376.1 工作規章制定4項6.1

20、.1 明確企業文件形成、歸檔責任。企業在制定有關規章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。本條明確提出建立文件與檔案管理崗位責任制和文件形成歸檔責任。381.分管檔案工作領導職責。2.辦公室主任職責。3.檔案部門負責人職責。4.各職能部門分管檔案工作負責人職責。5.檔案部門專職檔案人員職責。6.各部門專職檔案人員職責。7.有關技術人員、管理人員職責。396.1.2 制定企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的根本要求，其主要內容應包括：檔案工作原那么及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原那

21、么，解釋權限等。本條對企業制定“檔案工作規定提出了內容要求。40?企業檔案工作規定?的內容1.總那么。制定企業工作規定的依據，本企業檔案工作的原那么與目的。2.檔案管理體制與人員配備。企業檔案工作的管理體制，檔案部門的隸屬關系，接受監督、檢查和業務指導的部門；檔案工作組織的構成；檔案部門的任務與職責。3.企業文件材料形成、積累與歸檔要求。文件材料的形成、積累的原那么范圍；文件形成部門的職責與管理，堅持平時立卷與“四參加、“四同步的措施；歸檔文件的整理與歸檔要求。4.檔案整理。文件材料的整理原那么、標準、整理內容、整理要求。415.檔案的保管保密。檔案的保管原那么、方法、要求；檔案庫房條件與標準

22、；檔案保密的規定。6.檔案鑒定與銷毀。檔案鑒定工作的原那么與要求，鑒定工作組織構成，鑒定與銷毀工作程序。7.檔案統計。檔案統計工作的原那么、要求、方法，統計內容和指標體系設定，統計時限。8.檔案信息開發利用。檔案信息開發利用的原那么、方式方法，開發檔案的范圍，檔案利用規定、審批程序。9.檔案現代化管理。檔案現代化管理原那么，現代化管理手段和方法。10.獎勵與處分。獎勵與處分的依據和標準。426.1.3 建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業應提出責任追究和處分措施，并將有關要求納入相關管理制度。包括責任追究的范圍、對象、

23、內容、方式、和處理方法、追究程序及處理期限 檔案法律法規的類型：檔案法律、檔案行政法規、地方型檔案法規、檔案規章 檔案法律責任的分類：行政責任、民事責任、刑事責任 行政責任，是指法人和公民違反?檔案法?造成損失，但尚未構成犯罪所應負的行政方面的責任。43有以下情形的，應給予行政處分： 將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的； 拒不按照國家規定向國家檔案館移交檔案的； 違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的； 不按照國家規定開放檔案的； 明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的； 44 檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守

24、，造成檔案損失的； 違反國有企業資產與產權變動檔案處置法規，造成檔案損失或嚴重后果的，擅自處理檔案的，拒不接受應由受讓方管理的檔案的； 拒絕、阻礙檔案執法人員依法執行公務的。456.1.4 制定檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件和自然災害，企業應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。主要包括：應急領導小組及其主要職責，搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。466.2 管理制度建設8項6.2.1 文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及

25、歸檔控制措施。文件歸檔范圍：應以能夠準確反映本企業主要職能活動和根本歷史面貌，確保文件材料齊全、完整、準確、系統，滿足本企業各項工作查考利用需要為原那么。保管期限：永久、30年、10年。47歸檔時間：根據各項活動的程序和文件材料形成的特點，一般分為按年度歸檔、工程結束后歸檔、工作階段歸檔和隨時歸檔。歸檔程序：收集、整理、審查、歸檔。歸檔質量要求：歸檔文件應為原件；歸檔文件材料齊全完整；歸檔文件制成材料具有耐久性；整理歸檔文件所使用的裝具，裝訂材料符合檔案保護和耐久性要求。486.2.2 檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查方法、對受損檔案的處置方法、檔案進

26、出庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。檔案庫房要具有“八防功能和監控、報警措施。溫度控制在1424之間，相對濕度在4560之間。特殊載體檔案保管應配備專門設施設備。496.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原那么、方法和時間等要求。成立鑒定工作組織：企業領導、部門負責人、檔案部門人員。明確鑒定工作組織職責：編制和修訂企業文件歸檔范圍和保管期限表；定期對到期檔案進行鑒定；編制銷毀目錄；寫出鑒定報告報分管領導批準。確定鑒定工作程序：制定工作方案，組織鑒定工作實施，形成鑒定報告，經審核批準，組織監督銷毀，銷毀目錄歸檔。506.2.4 檔案統計制度。應明確統計內容、統計要求

27、和統計數據分析要求。檔案數量的統計；收進、移出、銷毀、實存情況檔案業務工作質量的統計；歸檔率、完整率、準確率檔案開發利用工作情況統計；借閱人次、借閱數量、利用率516.2.5 檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查借閱檔案的權限和審批手續，提出接待查借閱檔案的要求。6.2.6 檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。6.2.7 電子檔案管理制度。應對企業各信息系統中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。52 電子文件歸檔應遵守兩個原那么：1電子文件的歸檔實行“雙套制。紙質2同時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作。電子檔案管理制度應明確

28、規定電子文件的收集范圍，收集積累要求，收集積累方法，電子文件的整理，電子文件的歸檔范圍、歸檔時間，有效性和完整性鑒定，保管期限劃分，歸檔要求，電子檔案利用使用拷貝件、保護電子檔案載體等要求及應注意的問題。536.2.8 檔案管理系統操作制度。應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求。546.3 業務標準制定4項6.3.1 文件、檔案整理標準。應明確文件立卷與檔案整理原那么、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。55整理方法應按照?科學技術檔案案卷構成的一般要求?(GBT 118222021)、?歸檔文件整理規那么?(DAT 222000)、?國家重大建設工程文件歸檔

29、要求與檔案整理標準?(DAT 282002)等的要求執行。 檔號編制應按照?檔號編制規那么?(DAT 131994)要求，選擇適合企業檔檔案分類的標識方法，與企業檔案分類方案配套使用。檔案裝具應符合?檔案裝具?(DAT 61992)標準要求。566.3.2 檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類目范圍。分類方案是由類目表、標記符號、說明與注釋、索引組成。 企業檔案分類體系的類目設置。工業企業檔案一級類目的設置按照?工業企業檔案分類試行規那么?規定，一級類目有：黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、根本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。順序

30、57企業檔案二級及二級以下類目的設置，同樣要依據企業管理職能分工，結合檔案的內容和特點來進行具體劃分。參考?工業企業檔案分類試行規那么?。 管理類檔案二級類目一般按問題設屬類，可參考?工業企業檔案分類試行規那么?的二級類目。58 產品檔案二級類目一般應按產品的種類或型號來設置。 科研檔案二級類目一般應按課題性質或課題來設置。 建設工程檔案二級類目一般應按工程性質或工程工程來設置。 設備儀器檔案二級類目一般按設備儀器種類或型號設置596.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。附錄 a企業文件歸檔根本范圍與保管期限參考表6.3.4 特殊載體檔案管理標準。應

31、明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。特殊載體檔案包括：磁性材料、感光材料和其他合成材料等為介質的檔案記錄載體。存在形式有：照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤、實物等。收集范圍應以企業文件歸檔范圍和保管期限表為主，參考載體形式。在管理上一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。607 章 檔案業務工作9項 檔案工作業務建設 7.1企業檔案工作與業務活動 7.2企業文件的形成、積累要求 7.3企業文件的整理與歸檔 7.4企業檔案收集工作要求61 7.5企業檔案整理工作要求 7.6企業檔案保管工作要求 7.7企業檔案鑒定工作要求 7.8企業檔案統計工作要求 7.9

32、企業檔案利用工作要求627.1 企業檔案工作與業務活動 企業檔案工作是企業各項業務和活動的有機組成局部，應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。(三納入) 企業檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、工程驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統。四參加63 企業下達工程方案任務應同時提出工程文件的歸檔要求；檢查工程方案進度應同時檢查工程文件積累情況；驗收、鑒定工程成果應同時驗收、鑒定工程文件歸檔情況，工程總結應同時作好工程文件歸檔交接。四同時或四同步 7.2 文件的形成、積累 文件形成時應使用耐久、可靠

33、的記錄載體和記錄方式。 文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、工程或專項工作檔案人員保管。647.3 文件整理與歸檔7.3.1 文件整理文件立卷整理應遵循文件形成規律，區分保管期限，保持文件間有機聯系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB 9705文書檔案案卷格式、DA/T 22歸檔文件整理規那么，GB/T 11822科學技術檔案案卷構成的一般要求，財會字199832號會計檔案管理方法，勞力字199233號企業職工檔案管理工作規定等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態文件整理，應分別符合GB/T 11821照片檔案管理標準，DA/T 15磁性載體檔案管理與保

34、護標準，GB/T 18894電子文件歸檔與管理標準、DA/T 32公務電子郵件歸檔與管理規那么等標準的要求。65 企業管理類文件整理的根本方法有兩種： 一是以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，就是將一組有密切聯系的文件的組合體整理為一卷。立卷是一個分類、組卷、編目的過程。 分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類； 組卷即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來； 編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其根本保管單位是案卷。 66 二是以件為單位整理。以件為單位整理要以計算機管理為前提條件。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的

35、根本單位進行整理。 一般來講，一份文書材料、一張照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。 文書材料的正本與定稿作為一件，轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件作為一件。以件為單位整理的檔案，其根本保管單位是件。 67 歸檔文件的整理原那么是：1遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。文件的形成有其自身的規律和特點，文件之間的有機聯系主要表現在：文件的來源、時間、內容和形式等幾個方面。 文件來源方面的聯系即文件是以責任者為單位有機形成的，一定的責任者構成了文件來源方面的聯系，整理時盡可能保持這種固有的聯系。 文件時間方面的聯系是由于形成文件材

36、料的單位進行具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有一定的時間聯系，整理時要保持這種自然的聯系。 68 文件內容方面的聯系，即文件是材料形成單位或個人在解決一定的問題中形成的，這就構成了文件之間在內容上的密切聯系。對一個問題、一件工作、一起案件、一項運動、一次會議、一個工程如一個科研課題、一個型號的設備或產品、一個基建工程，等等處置過程中所形成的文件在整理時都要注意保持它們之間的聯系。 文件形式方面的聯系。文件的形式標志著文件產生時的特定作用，在某種程度上，也反映了文件的來源、時間和文件內容上的聯系。文件種類、制成材料和表達方式等也構成了文件之間的某種聯系，在需要的情況下，也應適當

37、的保持文件形式之間的聯系進行整理。 69 上述幾個方面的聯系，表達了文件形成的一些特點，構成了文件之間的有機聯系。 總而言之，不同的立檔單位，盡管其職責和業務范圍各不相同，但各項職能和業務活動總是存在著千絲萬縷的聯系，所形成的文件之間必然有一定規律，這種規律也就是文件之間有機聯系的具體表現。文件之間的這種聯系既能反映出立檔單位職能和業務活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預期，為日后檢索提供了線索和脈絡。因此，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。 70 2區分保管期限。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家、行業等有關規定，結合立

38、檔單位的實際情況，區分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同保管期限。 3便于保管和利用。這是歸檔文件整理最根本的原那么，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。當“文件之間的有機聯系與“保管和利用發生矛盾時，就不能機械地理解“文件整理應該保持文件之間的有機聯系，而應充分考慮保管和利用上的方便?！氨阌诒９芎屠眉仁菤w檔文件整理的出發點，也是最終目的。 717.3.2 文件歸檔范圍 歸檔范圍是指哪些文件應該歸檔，哪些文件不必歸檔。歸檔范圍是歸檔制度最重要的內容，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料齊全、完整、系統的關鍵。 各立檔單位應根據國家含地方、行業的有關規定，結合本單位的具體實際情況，確定本單

39、位文件材料歸檔范圍。72 需要明確的是：只要具有一定保存價值的文件，都應列入歸檔的范圍。在歸檔時，對容易無視或不易收全的文件材料應予以特別注意。 應歸檔的文件除了正件外，還包括它的附件，如條例、會議紀要、圖表、方案、總結等；除經過登記的文件外，還應包括未經收發文登記的文件材料，如會議文件、調查報告、訪問記錄、合同契約、工作人員從外帶回的會議材料、考察材料等；本單位會議記錄、規章制度、重要文件的歷次修正稿，以及本單位領導進行重要活動的照片等。73 對于重復性、臨時性、事務性文件，以及其他單位送來僅供參閱、參考、征求意見、不需辦理的文件等不需歸檔。 總之，歸檔范圍應以本單位工作活動為主，突出反映本

40、單位根本職能活動和各項業務工作。外單位文件，不管是上級、下級，還是非隸屬關系單位，應以是否與本單位工作有直接關系，本單位是否需要辦理，本單位日后是否查考利用，為文件歸檔的出發點。既不可搞“有文必檔，不管文件的價值和來源，但凡文件都歸檔，也不能將有價值、屬于歸檔范圍內的文件遺漏掉。 74 企業在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業文件歸檔范圍應符合檔發20044號文件國有企業文件材料歸檔方法要求。75 歸檔文件的主要來源有： 本企業形成的文件； 本企業引進工程、外購設備等接收的文件； 所屬單位及參股企業應向本企業提交的

41、文件； 本企業參與的合作工程，合作單位按要求應向本企業提交的文件； 本企業執行、辦理的外來文件。76 企業文件材料主要來源于本單位，除此之外，還有一些文件來源于上級、下級以及非隸屬關系的外單位。來源于外單位的文件材料，其中有查考利用價值的或本企業需要執行、辦理的，屬于歸檔范圍， 譬如，企業設立的批復文件、資產評估材料、產權轉移證等產權界定材料、企業股權材料、引進工程或外購設備等接收的文件、合作工程投資可行性描述文件如工程建議書、可行性研究報告、資產證明文件如土地使用證、房產證、專利證等和資產清單、債權債務清單，等等。77 這些文件雖然不是本企業產生的，但對于效勞企業活動和維護企業的合法權益都有

42、著不可或缺的重要作用，應該納入企業文件材料的歸檔范圍收集齊全。78 企業應根據經營管理范圍和業務活動類型制訂文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。工程建設類文件應依據企業在工程建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T 28國家重大建設工程文件歸檔要求與檔案整理標準；效勞類型企業各類文件歸檔范圍及企業中專業性較強的業務活動的文件歸檔范圍，應結合企業活動和專門業務編制。79 企業應根據經營管理范圍和業務活動類型，參照附錄A工業企業文件材料歸檔范圍和保管期限，制定本單位文件歸檔范圍和保管期限表。劃定歸檔范圍的根本方法是

43、，在分析研究本企業生產技術、經營活動和各項管理工作職能的根底上，對各項職能活動中產生和形成的不同種類的企業文件材料，劃定其中有查考利用價值的局部屬歸檔范圍。 制定歸檔范圍和保管期限表的程序是： 掌握依據，調查研究在制定歸檔范圍和保管期限表之前，有關人員要認真學習檔案工作有關法律法規和標準規定，對本單位根本職能活動進行深入細致地調查研究，聽取有關人員對文件材料歸檔意見； 80 擬定初稿企業從事檔案工作的部門或人員依據國家有關法律、法規、標準等規定，結合企業實際，擬寫企業文件材料歸檔范圍和保管期限表初稿； 廣泛征求意見征求各有關部門和人員對企業文件材料歸檔范圍和保管期限表初稿的意見； 部門審核修改

44、、完善企業文件材料歸檔范圍和保管期限表初稿，部門負責人審核，形成核定稿； 分管領導審定，發布執行報企業分管檔案工作的領導審定批準，以企業正式制度或標準的形式印發執行； 完善相關制度標準補充修改企業相關制度、標準。 81 企業文件材料的歸檔范圍不是一成不變的。隨著經濟社會的開展，各單位職能活動的領域不斷拓展，文件材料歸檔的范圍也應根據新形勢的需求進行調整和完善。 一是歸檔材料來源更加廣泛。如，我國參加世貿組織后，那些參與國際市場競爭的企業就可能面臨傾銷、反傾銷等經貿之爭，需要查找和印證的材料越來越多，越來越細，對于原來沒有收集或者不夠重視的材料如生產過程中形成的工票等要加強收集。在保管期限確實定

45、上，可以根據企業產品生命力和市場銷售等情況適當延長或縮短，這有利于在反傾銷等工作中提供有力依據，從而維護企業合法 82權益；在企事業單位產權制度改革中，清產核資、資產處置等材料產生的越來越多，價值越來越高。 二是歸檔材料的載體形式更加多樣。除了傳統的紙質文件、圖紙之外，電子文件大量生成，錄音、錄像、照片等檔案數量明顯增加。 三是歸檔材料的價值鑒定更加復雜?！皥猿忠匀藶楸尽嫿ê椭C社會，對檔案工作提出了新的挑戰。檔案發揮作用的領域從單純為本單位查考效勞，逐步向既重視為本單位工作效勞，也重視為職工、為社會效勞轉變，有些檔案的價值周期延長，保管期限也需要相應調整。83如職工工資表是會計憑證的組成局部

46、，有的作為原始憑證附在記賬憑證之后，有的因數量大而單獨另行整理原來作為短期保存，但其中涉及職工工齡、特殊崗位認定等內容的信息，還將在一個相當長的時期內發揮查考作用，假設不長期保存好，就有可能造成這些重要憑證散失，難以維護職工的合法權益。 因此，各單位要在嚴格執行檔案法規標準的根底上，緊密結合本單位各項職能活動，深入研究文件材料的來源、范圍和價值規律，進一步修訂、完善本單位?文件材料歸檔范圍和保管期限表?，使該歸檔的材料不遺漏，該長久保存的不斷檔。847.3.3 文件歸檔時間 歸檔時間，是指應當歸檔的企業文件材料向檔案部門移交的時間。歸檔方式主要有兩種，定期歸檔和隨時歸檔。 按年度歸檔、按工程歸

47、檔、按階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業文件材料歸檔的典型形式，管理類文件、科技類文件、會計類文件等材料的收集歸檔適用此種方式。 臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是收集企業文件材料的補充形式，也是確保企業文件材料齊全完整系統的有效方式，產品更新、工程改擴建、設備開箱等材料的收集歸檔適用此種方式。 85 企業檔案部門或檔案人員應及時了解本企業的根本職能和工作活動情況，加強與各部門的溝通和聯系，指導有關人員注意做好有關文件材料的形成、收集工作，采用隨時歸檔的方式將隨時形成的有價值的文件材料收集起來，以確保本企業歸檔文件齊全完整。如，年初根據每個部門的工作方案或任務，分析研究各部門年度

48、職責任務及其形成的文件材料情況，準確界定該部門在完成相關工作和任務的過程中形成的，不在本企業文件材料歸檔范圍內，但又確實有保存價值的文件材料范圍，據此制發?臨時歸檔通知單?給有關材料形成部門，以確保將本企業有價值的文件材料盡可能地收集齊全。 867.3.3.1 經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 管理類文件材料，一般應在辦理完畢后的第二年一季度向檔案部門歸檔。 但對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當放寬歸檔時間。例如，一些未結案的政治、刑事和經濟案件，可以不按年度歸檔，等到整個案件結案，將形成的文件材料整理好，在辦案

49、部門繼續保存一年后再行歸檔；對于企業產品銷售工作中形成的市場信息、用戶調查等動態信息，可采用復制的方法將原件按階段歸檔。 877.3.3.2 科研開發、工程建設文件應在其工程鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及效勞業務應定期或按階段歸檔。 綜合各種科技、生產活動和科技文件的形成特點，其歸檔時間可以劃分為以下幾種類型。 1、按工程結束時間歸檔即在工程鑒定、竣工驗收前歸檔 按工程結束時間歸檔，是指在一項科技、生產活動如一項科研課題、一個基建工程等結束后歸檔。圍繞該項活動的科技文件的形成過程也告結束，這時把有保存價值的科技文件系統整理后歸檔，符合科技、生產活動的自然過程，易于

50、保持科技文件的完整，并使歸檔工作和科技、生產活動的鑒定驗收工作相協調。一般來說，形成周期不太長的科技文件，較適于采用這種方式歸檔。882、按工作階段歸檔 科技、生產活動周期過長的科技文件，可以按形成階段歸檔。當一項科技、生產活動按照其工作程序完成下一個工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。比方，在一項重點工程或一個復雜的新產品設計活動中，其科技文件可按可行性研究階段、初步設計階段、施工圖或工作圖設計階段等，分別進行歸檔。 89 這種歸檔時間，主要是為了方便科技部門的工作和便于保護科技檔案。有些科技、生產工程，從開始到結束周期很長，往往需要三年五年、十年八年，甚至更長的時間。由于時間跨

51、度比較大，如果不分階段而等到工程完結后歸檔，大量的科技文件長期地散放在形成部門，無疑對形成部門是個負擔，而且不利于維護科技文件的完整與平安。所以，對形成周期較長的科技文件，按階段進行歸檔是必要的。903、按單項結束時間歸檔 大型工程或研究課題，不僅設計、施工和研制的周期較長，而且每個工程往往由假設干單項工程子項或子課題組成。比方一個大型鋼鐵聯合企業的設計和施工，包括燒結、煉鐵、煉鋼、軋鋼等多個單項工程；又如一個航天飛行器的研制，包括動力系統、控制系統、機身系統等多個系統。這些“單項或“系統作為整個工程或課題的組成局部，不僅是各自相對獨立的，而且在工作進展上也常常不平衡。根據這種特點，為保證工作

52、正常進行和科技檔案的完整、系統，當一個單項工程子項或子課題結束后，即可先行歸檔。914、按年度歸檔 按年度歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個年度形成的科技文件整理歸檔。這大體適用于以下幾種情況。 一是活動和形成周期較長，依年度比按階段歸檔更適宜的科技工程形成的文件。 二是某些自然觀察或觀測活動中形成的科技文件。如氣象、水文等觀測活動，需要每時、每日、每年的連續觀測，反映出時間連續性強的特點。對這些科技活動中形成的科技文件，可按年度進行歸檔。 92 產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進工程的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 產權產籍、質量認

53、證、資質信用、合同協議、知識產權等文件，日后都將成為企業核心檔案資源。企業核心檔案資源指現代企業運營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業將無法恢復重建、正常運轉或蒙受重大損失的檔案資源。能否維系企業職能持續和有效運作，是界定核心檔案資源的依據。為保證核心檔案資源價值的實現，必須確保這些材料的及時歸檔檔和平安保管。 93 外購設備儀器或引進工程的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔，如果不及時歸檔，任由有關部門使用實際工作中，有關部門也確實需要這些材料，利用也比較頻繁，如設備使用說明書等，容易導致這些材料的流失。如何解決這些材料的利用和歸檔的矛盾呢？先歸檔，后借閱或復制，這樣既解決了歸檔問題，也解

54、決了利用問題。94 會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 會計文件材料的歸檔時間，按?會計檔案管理方法?規定，在會計年度終了后，暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后移交本單位的檔案部門保管。 電算化會計核算材料會計電算化是指由會計人員操作會計軟件、使用電子計算機替代人工來完成會計工作的活動是會計電算化中產生的電子文件，與傳統手工核算形成的紙質會計核算材料相比較，具有記錄載體磁性化、會計核算信息的非人工識讀性、信息存儲的高密度性以及對系統的依賴性等特點。因此，電算化會計核算材料在歸檔內容和歸檔要求上有別于傳統的紙質會計核算材料。95 1、根據1996

55、年財政部制定頒發的?會計電算化工作標準?和?會計檔案管理方法?，電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三局部：存儲在磁性介質或光盤上的會計核算數據；打印輸出的紙質載體的會計核算材料不能只保存不可見的磁性介質的核算數據；會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。由此可見，電算化會計核算材料的歸檔要求是“雙軌制，即電子核算材料、打印輸出的紙質核算材料一并歸檔。另外，會計軟件的文檔資料及軟件程序，也應作為電算化會計核算材料的重要組成局部，不可缺少。96 2、電算化會計核算材料歸檔的特殊要求。 磁性介質或光盤等電子文件，應作防寫處理；為了保證檔案的完整性、平安性，歸檔的會計核算數據要進行雙備份，即歸入檔案機

56、構的磁帶或光盤應是兩套，一套封存保管，另一套作為日常提供利用使用；打印輸出的紙質載體的會計核算材料，必須有經手人員和會計主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實性、準確性；打印輸出的紙質載體核算材料，須自己清晰，方便查閱和利用。97 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。 電子文件是指在數字設備中產生，以數碼形式存儲與磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理、并可在通信網絡上傳送的文件。完整的電子文件包括內容、背景和結構三要素。 邏輯歸檔Logical filing是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門的過

57、程。 物理歸檔Physical filing是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 98 電子文件的歸檔管理目前實行“雙套制。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。 電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及影像產生的歷史環境等信息。元數據：指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式，編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件

58、、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。99 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。 磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料如錄音帶、錄像帶、計算機磁帶等為信息載體的文件。磁帶等磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件一樣及時整理、及時歸檔。 在全宗內，磁性載體檔案一般以自然盒為一個保管單位，每盒的外套上要貼有標簽、注明內容、主要任務，形成時間、帶長分鐘、編號、型號和保管期限等內容，同一內容分錄幾盒的應視為一個保管單位，編一個檔號，然后每盒再依次編排序號，并編制磁性載體檔案檢

59、索目錄，歸檔的磁性載體文件應由文字形成部門編制歸檔說明。100 照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。 膠片檔案是由透明軟片為支持體片基的感光材料制成的，現存膠片檔案的主體是由銀鹽感光材料形成的電影視片、縮微膠片和普通照相負片底片、幻燈片。此外，還有非銀鹽感光膠片如重氮膠片和微泡膠片，主要用于拷貝和提供利用。其中，縮微膠片是國際檔案文獻界公認的最耐久的保存、保護手段。在現代機制紙保存不超過百年的根底上，它可以把保存時間提高10倍，解決了紙漿油墨等逐年褪化的困擾。同時，還可以實現紙質文件信息載體形式上的轉化：即

60、原件信息大多為紙質載體經縮微攝影轉換為縮微影像信息膠片載體，縮微101影像也可以轉成數字化信息。由于縮微技術實現了信息存儲形式上的轉換，使檔案信息既可存儲在磁盤或光盤上，也可在網絡上傳遞，因此它不但可以實現大容量的信息存貯，還可同其他現代化技術結合起來實現信息的快速檢索、傳遞、交換和管理，方便了檔案文件的保管、保護及利用。目前，縮微攝影技術被廣泛應用，是基于縮微膠片具有占用空間小、保存時間長、攜帶方便、易于交換及復制、可以易地保管、并能快速地檢索和利用檔案信息等顯著特點，特別是它具有與檔案原件同等的法律效力。因此，將檔案拍攝成縮微膠片，既解決了大量檔案的空間占用問題，又解決了檔案需要長久保存和