1、高等學校 檔案管理辦法 宣傳教育中國礦業(yè)大學 檔案館目錄檔案館工作重點兼職檔案員工作職責在“大管理、大檔案、大開放、大服務(wù)”視野下對檔案工作的再認識高等學校檔案管理辦法（教育部27號令）解讀高等學校檔案管理辦法解讀一、總則 解讀一、總則 解讀為規(guī)范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)中華人民共和國檔案法及其實施辦法，制定本辦法：本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。一、總則 解讀明確了高效檔案工作的“校長負責制”1貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔

2、案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度。2將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學校其他工作同步發(fā)展。3建立健全與辦學規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費。4研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。 辦法首次規(guī)定高校檔案工作由高校校長領(lǐng)導，同時明確了分管檔案工作的校領(lǐng)導協(xié)助校長負責檔案工作。這一規(guī)定，開創(chuàng)了我國高等院校檔案管理體制改革的新紀元。高等學校檔案管理辦法解讀二、機構(gòu)設(shè)置與人員配備 解讀二、機構(gòu)設(shè)置與人員配備 解讀高校檔案機構(gòu)的管理職責是： ( 一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔

3、案工作；（二）擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關(guān)資料；（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；（五）組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；（六）開展檔案的開放和利用工作；（七）開展學校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓；（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；（九）開展國內(nèi)外檔案學術(shù)研究和交流活動。有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。二、機構(gòu)設(shè)置與人員配置 解讀高校館長、副館長和綜合檔案室主任，應(yīng)當具備以下條件：1熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷2有組

4、織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神3年富力強，身體健康二、機構(gòu)設(shè)置與人員配置 解讀高效檔案機構(gòu)應(yīng)配備“專職檔案工作人員”TitleAdd your text高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定高校檔案工作人員應(yīng)當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。 二、機構(gòu)設(shè)置與人員配置 解讀明確高校檔案工作人員的待遇 高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。二、機構(gòu)設(shè)置與人員配置 解讀特殊專職檔案工作人員補助政策高等學校對長期接觸有

5、毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。 高等學校檔案管理辦法解讀三、檔案管理 解讀三、檔案管理 解讀為提高學校檔案管理水平，高等學校應(yīng)當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識。高等學校可以根據(jù)學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。三、檔案管理 解讀 1.黨群類2.行政類3.學生類4.教學類11.財會類 10.外事類 9.出版物類 8.產(chǎn)品生

6、產(chǎn)類 7.儀器設(shè)備類 6.基本建設(shè)類 5.科研類確定了高校檔案的特有屬性和管理范圍三、檔案管理 解讀 5.對檔案工作提出了明確要求5.立卷人應(yīng)當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構(gòu)移交。6.歸檔的材料應(yīng)當質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法以及電子歸檔與管理規(guī)范執(zhí)行。7.高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。8.

7、對歸檔時間提出了明明確要求三、檔案管理 解讀高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。 學校各部門負責檔案工作的人員應(yīng)當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構(gòu)移交。三、檔案管理 解讀高校材料歸檔時間：12 3學校各部門應(yīng)當在次學年6月底前歸檔各院系等應(yīng)當在次學年寒假前歸檔科研類檔案應(yīng)當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔三、檔案管理 解讀1.對保管期限已滿、失去保存價

8、值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準后，才可以予以銷毀。2.應(yīng)采用先進檔案保護技術(shù)保管檔案，對已破損或字跡褪色的檔案及時修復或復制，對重要檔案和受損檔案及時加工成電子檔案。3.在國家需要時，應(yīng)提供所需檔案原件或復制件。與其他單位分工完成的項目高校檔案機構(gòu)至少存一整套檔案。檔案管理的相關(guān)規(guī)定：三、檔案管理 解讀4.高校對個人教學、科研、管理等職務(wù)活動形成的各種載體形式檔案材料應(yīng)按規(guī)定及時歸檔，任何人不得據(jù)為已有。5.對個人非職務(wù)活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構(gòu)可以通過征集、代管等形式進行管理。6.應(yīng)對所存檔案盒資料定期檢查，消除安全隱患，特殊情況應(yīng)及時向校長報告處理。認真執(zhí)行檔案統(tǒng)

9、計年報制度。檔案管理的相關(guān)規(guī)定：高等學校檔案管理辦法解讀四、檔案的利用與公布 解讀四、檔案的利用與公布 解讀高校檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學校檔案。查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)負責人批準加蓋高校檔案機構(gòu)公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。高校檔案機構(gòu)是學校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。規(guī)定了檔案的利用和公布權(quán)限四、檔案的利用與公布 解讀1234凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校

10、長審查批準需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應(yīng)當經(jīng)學校保密工作部門批準高校檔案機構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)負責人批準規(guī)定了檔案的利用和公布權(quán)限四、檔案的利用與公布 解讀利用與公布的相關(guān)權(quán)限9出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長批準高校檔案機構(gòu)應(yīng)當采取多種形式，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。高等學校檔案管理辦法解讀五、條件 解讀五、條件 解讀高等學校應(yīng)當將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學校預算，保證檔案工作的需求按照檔案館建設(shè)標準建設(shè)庫房，不符合要求的及時進行改擴建或者新建。

11、庫房管理存放涉密檔案應(yīng)當設(shè)有專門庫房存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施五、條件 解讀高等學校應(yīng)當設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。高等學校應(yīng)設(shè)立數(shù)字化建設(shè)專項經(jīng)費：高等學校檔案管理辦法解讀六、獎勵與處罰 解讀六、獎勵與處罰 解讀高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：1.在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的2.在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的3.在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻

12、的4.將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構(gòu)的5.同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的六、獎勵與處罰 解讀有下列行為之一的，高等學校應(yīng)當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任： 1.玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的2.違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的3.涂改、偽造檔案的4.擅自出賣、贈送、交換檔案的5.不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的6.其他違反檔案法律法規(guī)的行為高等學校檔案管理辦法解讀七、附則 解讀七、附則 解讀高等學校可以根據(jù)本辦法制訂實施細則。高等學校附屬單位（包括附屬醫(yī)院、校辦企業(yè)等）的檔案管理

13、，由學校根據(jù)實際情況自主確定。本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會1989年10月10日發(fā)布的普通高等學校檔案管理辦法（國家教育委員會令第6號）同時廢止。在“大管理、大檔案、大開放、大服務(wù)”視野下對檔案工作的再認識學校從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料在檔案里。各部門應(yīng)重視并圍繞學校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研項目、重大改革工程、重要工作內(nèi)容等，通過注重收集，加強管理為學校保存有價值的歷史資料。檔案是評價學校綜合辦學水平的“窗口”在“大管理、大檔案、大開放、大服務(wù)”視野下對檔案

14、工作的再認識信息時代1. 突破了學校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的藩籬。2. 突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位。3. 高校檔案信息化建設(shè)是檔案資源建設(shè)的方向與核心。要把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案開發(fā)好、管理好。檔案是一種信息產(chǎn)品兼職檔案員工作職責堅持以法治檔原則，執(zhí)行學校的檔案管理辦法和檔案工作的規(guī)章制度1本部門各項教學活動、科研課題、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、外事、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、財會及日常工作工作中形成的文件材料、原始材料、原始記錄的收集和積累工作。督促和檢查2以保證文件材料的有效積累，并按照有關(guān)規(guī)定和手續(xù)，及時做好預立卷和存檔移

15、交工作。主動收集資料，做好積累工作3積極支持、配合專職檔案人員的業(yè)務(wù)工作，經(jīng)常向檔案館反映廣大師生員工對檔案工作的意見和要求，研究改進檔案工作。456保守檔案秘密，維護檔案的完整和安全。學校檔案知識，提高業(yè)務(wù)水平。檔案館工作重點依照高等學校檔案管理辦法，堅持依法治檔，做好檔案的安全保密工作，以人事、學生兩大塊重點檔案的接管工作為契機，不斷優(yōu)化檔案管理制度和程序，提高管理效能，使我校檔案工作穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。梳理規(guī)章制度，加強依法治檔、依章管檔力度。1加強學習與培訓，提高工作績效水平2立足檔案工作實際，穩(wěn)步推進檔案電子化建設(shè)3按照檔案工作新形勢的發(fā)展要求，積極把握檔案工作發(fā)展脈搏，不斷提升檔案工作發(fā)展能力。重點推進中國礦業(yè)大學電子文件歸檔管理辦法的落實，著力做好重大檔案材料的歸檔工作。以檔案電子化協(xié)同學校信息化建設(shè)步伐為主線，以紙質(zhì)檔案與電子檔案同步收歸為常規(guī)，努力推進檔案電子化建設(shè)工作，初步建立檔案電子化收歸和管理體系雛形，逐步形成具有新時期特征的紙質(zhì)文件、電子文件融合一體的歸檔