1、第10頁(yè) 共10頁(yè)疫情期間高效遠(yuǎn)程辦公指南疫情期間高效遠(yuǎn)程辦公指南很多公司，尤其是美國(guó)公司，在家辦公是一個(gè)成熟的政策，這個(gè)政策叫Work from Home。在一些特殊情況下，員工可以申請(qǐng)?jiān)诩夜ぷ饕惶欤踔潦且欢螘r(shí)間。跨國(guó)公司的辦公室之間本來(lái)就分布得比擬遠(yuǎn)，所以團(tuán)隊(duì)之間的跨地域遠(yuǎn)程協(xié)作是非常重要的根本技能。如今，全國(guó)人民都在抗擊新型肺炎，估計(jì)有不少公司都打算延遲開(kāi)工，讓大家晚一點(diǎn)返工，晚一點(diǎn)再進(jìn)辦公室。晚一點(diǎn)上班并不意味著不開(kāi)場(chǎng)工作，而是在家辦公。在家，是幫助疫情平復(fù)，辦公，是幫助經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇。非常時(shí)期，這兩件事都特別重要。可是，中國(guó)很多公司其實(shí)缺乏遠(yuǎn)程工作的經(jīng)歷，今天我就來(lái)與大家分享一下，在家辦

2、公，怎么高效完成遠(yuǎn)程工作。1 在家辦公最大的挑戰(zhàn)，是遠(yuǎn)程之下，管理和溝通效率會(huì)大大下降。下面，我們先給你拆解一下這個(gè)問(wèn)題，先說(shuō)管理和溝通效率為什么下降，然后再講怎么辦。什么叫管理效率下降?管理效率下降，是因?yàn)槟阋?jiàn)不到一些員工了，你沒(méi)方法非常快速地安排工作、調(diào)整節(jié)奏，員工在做什么，遇到什么問(wèn)題，也沒(méi)方法及時(shí)向你請(qǐng)示，得到你的指導(dǎo)，協(xié)同上就會(huì)遭遇挑戰(zhàn)。溝通上詳細(xì)會(huì)遇到什么問(wèn)題?大家在一起的時(shí)候，遇到問(wèn)題，一抬頭就能跟旁觀同事說(shuō)一嘴，需要協(xié)助就喊一聲，大家可能還會(huì)快速地召集開(kāi)會(huì)等等，這些事情在遠(yuǎn)程辦公里都做不到。尤其是每個(gè)人都在自己家里，假如有員工他不工作，你其實(shí)也不知道，他是不是因?yàn)樾那榻箲]，刷著

3、疫情新聞無(wú)心工作，你也無(wú)法知道。這些都會(huì)導(dǎo)致溝通效率下降。怎么辦?我分別是站在公司和員工的角度，給大家說(shuō)幾個(gè)建議：第一個(gè)建議，加強(qiáng)定期溝通。遠(yuǎn)程辦公時(shí)溝通顯得尤其重要，所以一定要加強(qiáng)定期的溝通。怎么樣加強(qiáng)定期溝通呢?建議大家要開(kāi)場(chǎng)實(shí)行兩個(gè)制度：第一個(gè)制度是早會(huì)制度;第二個(gè)制度是晚報(bào)告制度。這兩個(gè)制度是遠(yuǎn)程工作有效率地根本保障。什么意思?在公司上班的時(shí)候，誰(shuí)準(zhǔn)時(shí)上班，誰(shuí)準(zhǔn)時(shí)下班，就算你不打卡，大家其實(shí)也能看得到。可是在家辦公，你很難知道一個(gè)員工是不是準(zhǔn)時(shí)上班的。而準(zhǔn)時(shí)上班這件事為什么重要呢?那是因?yàn)榇蠹叶荚谕粋€(gè)時(shí)間段上班，才有彼此協(xié)同的根底。即便是遠(yuǎn)程工作，只不過(guò)是工作地點(diǎn)換了，工作時(shí)間段其實(shí)

4、沒(méi)有換。這意思是說(shuō)，你家里，仍然是早上9點(diǎn)到下午6點(diǎn)上班的狀態(tài)，這時(shí)間段不能換，因?yàn)榇蠹倚枰獏f(xié)同。怎么才能保證大家都9點(diǎn)上班呢?所以第一點(diǎn)，建立早會(huì)制度。比方說(shuō)，早上9點(diǎn)，每個(gè)部門(mén)都在微信群里開(kāi)個(gè)語(yǔ)音會(huì)議，溝通一下今天我們要做的事情是什么，每個(gè)人分別要做什么。每個(gè)人都在會(huì)議里簡(jiǎn)單地講一分鐘，說(shuō)我今天大概要做這么一件事、兩件事、三件事簡(jiǎn)單地講一講就好，其實(shí)最重要的是大家互相提個(gè)醒，我們開(kāi)工了。早會(huì)制度非常重要。晚報(bào)告是什么意思?早會(huì)既然已經(jīng)提出了，我們今天要做這件事，其實(shí)就給了管理一個(gè)非常重要的根據(jù)。到了晚上，每個(gè)人需要通過(guò)釘釘或者企業(yè)微信，把自己的報(bào)揭發(fā)出來(lái)，講一下我今天做的事，每件事我做到什

5、么程度了，今天的工作，我有一個(gè)怎樣的結(jié)果交付給大家。所以早會(huì)晚報(bào)告，這兩個(gè)制度是進(jìn)展遠(yuǎn)程辦公時(shí)一個(gè)很重要的根本管理手法。第二個(gè)建議，是把目的拆解為任務(wù)。這句話(huà)意思是說(shuō)，公司要懂得把本來(lái)是要在一天、一段時(shí)間里要完成的目的，開(kāi)場(chǎng)拆解為每一天要完成的任務(wù)。因?yàn)楹芏嗍虑椋ぷ髦芷诳赡苁且恢堋⒁粋€(gè)月，甚至更長(zhǎng)時(shí)間。為了防止在遠(yuǎn)程辦公時(shí)失去目的，我們需要把目的拆解到一個(gè)個(gè)任務(wù)上，把objective拆解為task。目的要達(dá)成，每天的task也就是任務(wù)先要執(zhí)行到位。舉個(gè)例子，公司要向客戶(hù)交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個(gè)功能。作為工程管理者，就需要再把這個(gè)目的聚焦到這周干什么、今天干什么。比方，

6、今天的任務(wù)，第一，我要給客戶(hù)打個(gè) ，談工程方案，疫情期間在家里完成設(shè)計(jì)。第二，我要跟我的團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)，這個(gè)會(huì)是要確定我們節(jié)后三個(gè)主要提案的方向是什么，并且由我的團(tuán)隊(duì)交付出來(lái)這三個(gè)方向的根本設(shè)計(jì)框架。你看，把目的拆解為以天為單位的任務(wù)，這其實(shí)也在訓(xùn)練一個(gè)人的管理才能。第三個(gè)建議，公司要為大家準(zhǔn)備好線上協(xié)作工具。我們今天的溝通工具已經(jīng)非常好了，比方微信、企業(yè)微信和釘釘這一系列即時(shí)溝通工具。但是大家辦公的時(shí)候，往往要基于同一個(gè)文件、同一批文件協(xié)同，而即時(shí)溝通工具并不能傳輸大規(guī)模的文件。所以給大家介紹幾個(gè)工具。文檔類(lèi)，大家可以用類(lèi)似于石墨、Office365這樣的軟件，他們可以支持多人在同一篇文檔上同時(shí)做

7、修改。有時(shí)候?qū)懸粋€(gè)工程方案或者一篇報(bào)告，老板、助理、工程經(jīng)理、籌劃員工，大家可能一直站在電腦面前說(shuō)，這個(gè)人說(shuō)這么改，那個(gè)人說(shuō)那么改，一起把文書(shū)改好。這時(shí)候通過(guò)石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，這個(gè)時(shí)候就到達(dá)了一個(gè)協(xié)同的目的。傳輸類(lèi)，我推薦可以用網(wǎng)盤(pán)。比方說(shuō)，大家把每一天工作的成果都上傳到百度網(wǎng)盤(pán)，每天完畢的時(shí)候，每個(gè)人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于這個(gè)成果來(lái)做第二天的工作。百度網(wǎng)盤(pán)之外，釘釘和企業(yè)微信里面都有類(lèi)似的功能。還有溝通協(xié)作類(lèi)工具，就是大家完成一個(gè)工程管理任務(wù)的工具，比擬典型的就是像Teambition這樣的工具，就是我在5分鐘商學(xué)院里面介紹過(guò)。比方前

8、文第二個(gè)建議中，我們把目的拆解成任務(wù)。這時(shí)，假如我們借助Teambition這樣的工具，就可以在軟件上創(chuàng)立一個(gè)“任務(wù)”，設(shè)好3W(who do what by when),也就是：任務(wù)內(nèi)容，執(zhí)行者，和截止時(shí)間。這樣就可以大幅進(jìn)步團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。還有以前要開(kāi)會(huì)，開(kāi)會(huì)怎么開(kāi)呢?你當(dāng)然仍然可以用微信，但是要開(kāi)視頻 會(huì)議的話(huà)，今天也有很多的公司提供了基于互聯(lián)網(wǎng)視頻的一些 工具，比方騰訊會(huì)議，大家可以在網(wǎng)上去搜索一下。以上三個(gè)建議是從公司角度來(lái)看，下面，我再?gòu)膫€(gè)人角度分享一些建議。2 我自己其實(shí)就是一個(gè)常年出差的人，遠(yuǎn)程辦公對(duì)我來(lái)說(shuō)是常態(tài)，我的員工相對(duì)我，他們也是遠(yuǎn)程辦公。在家辦公，工作效率很容易變差。為

9、什么?因?yàn)橐婚_(kāi)場(chǎng)你會(huì)覺(jué)得特別舒適，無(wú)拘無(wú)束。但是略微一段時(shí)間后，你就覺(jué)得特別難受，甚至工作效率會(huì)大大下降。也是因?yàn)闊o(wú)拘無(wú)束。怎么才能進(jìn)步在家工作的效率?我給大家分享幾個(gè)經(jīng)歷。第一個(gè)，準(zhǔn)時(shí)起床，穿戴整齊。我經(jīng)常在酒店房間辦公，偶然也會(huì)在家辦公。我給自己一個(gè)非常重要的要求就是，一定要早起之后，穿戴整齊。不要覺(jué)得穿著睡衣很舒適，穿著睡衣吃早飯，吃完早飯趴在餐桌上就開(kāi)場(chǎng)干活了。這個(gè)時(shí)候你會(huì)特別容易分神，因?yàn)槟氵M(jìn)入不了狀態(tài)。你一定要當(dāng)作正常上班一樣，準(zhǔn)時(shí)起床，換上正式的衣服，這是一種儀式感。這種儀式感會(huì)把你拉入到一個(gè)工作的狀態(tài)，很大程度上進(jìn)步你的協(xié)作效率。第二，一定不能在休息區(qū)域辦公。反過(guò)來(lái)說(shuō)，不要在辦

10、公的地方休息，在家里，要把做這兩件事的場(chǎng)所分開(kāi)。假如你家里有書(shū)房，把書(shū)房當(dāng)成你的辦公場(chǎng)所。早上從臥室起床，穿戴整齊，帶著背包正式地走進(jìn)書(shū)房，把門(mén)關(guān)上，就相當(dāng)于你到辦公室開(kāi)場(chǎng)辦公了。這個(gè)過(guò)程很重要，在這里把一切工作資料都準(zhǔn)備好，注意，不要在這睡覺(jué)。第三，明晰地區(qū)分好工作和休息時(shí)間。在家辦公，對(duì)公司而言，考驗(yàn)的是把目的拆解為任務(wù)的才能，對(duì)員工而言，非常考驗(yàn)區(qū)分工作和休息的才能。這是什么意思呢?就是你很容易工作著工作著，突然之間想要躺一會(huì)兒，就在沙發(fā)上躺一小會(huì)兒嘛。躺下來(lái)就想，那我翻開(kāi)電視看一會(huì)兒，休息一下一看就是很長(zhǎng)時(shí)間。無(wú)法保持專(zhuān)注，這是在家辦公帶來(lái)的宏大挑戰(zhàn)，但這也是很鍛煉一個(gè)人的。怎么才能明

11、晰地區(qū)分好工作和休息時(shí)間呢?建議大家用番茄鐘工作法，就是工作以25分鐘為一個(gè)單位，這25分鐘里，手機(jī)調(diào)成靜音，什么東西都不碰，告訴自己在這個(gè)時(shí)間里、在番茄鐘提醒你之前，別的什么都不能干，只能專(zhuān)心工作。25分鐘之后休息5分鐘，這5分鐘可以去倒杯水、上個(gè)廁所，去翻翻其他書(shū)，這都可以，5分鐘休息完畢再進(jìn)入下一個(gè)25分鐘。中午的時(shí)候，你當(dāng)然可以在家里面做點(diǎn)東西吃，這是在家的好處。但也需要給自己設(shè)定好，12點(diǎn)到1點(diǎn)之間才可以做這件事情，這是你的休息時(shí)間。吃完之后戴上口罩，出門(mén)走一走，略微呼吸一下新穎空氣，舒展一下筋骨，這也挺重要的。到了下午1點(diǎn)鐘再回來(lái)上班，6點(diǎn)鐘下班。下班之后，你就可以分開(kāi)書(shū)房，或者你的電腦假如在餐桌上