1、人力資源實用文檔系列（之）檔案管理指引發放編號：編 制：審 核：批 準：目 的 維護集團檔案資料的完整、系統、安全保密，避免因管理上的疏漏導致文件資料的遺失，給集團 造成不必要的損失。適用范圍 適用于集團總部及項目公司的檔案管理。術語定義術語檔案定義是指集團從過去到現在從事商業開發、房地產開發、商業管理等經營活動中所 形成的對集團和社會有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、光盤、 聲像、榮譽實物、證件等不同載體、不同形式的歷史記錄。職責權限部門人力行政中心職責組織、統籌檔案管理工作，并監督、指導各中心及子公司的檔案管理工 作； 逐步完善檔案管理體系，確保檔案及時、安全、完整和方便使用；

2、督促協助檔案形成部門做好文件材料的形成、積累、整理、立卷和歸檔 工作；制定檔案保管期限，對已超過保管期限的檔案，進行銷毀。指定專/兼職檔案管理員負責收集、整理、保管和統計全集團形成的各種 門類和不同載體的檔案；檔案管理員按照文件資料的自然形成規律實行平時立卷（或預立卷），保證歸檔文 件資料的齊全、完整、準確、系統，便于保管和利用 ；對公司經營管理活動中有借用文件資料的，應該積極提供利用，做好服 務工作，并辦理借用文件資料登記手續和催收工作；對離職人員借閱檔案的歸還負責集團總部各中心對業務范圍內的檔案，負責主動收集、分類、整理、立卷成冊、移交前 保管、按期移交人力行政中心歸檔管理；指定專人對接項

3、目公司對口的專兼職檔案管理員，指導其收集、整理、立卷等，并督促做好本線條檔案資料的移交工作。指引說明人員及庫房配置、公共盤管理項目人員配置說明集團總部檔案室、各子公司配備專職/兼職的檔案管理員，管理及監督本 層級的各類檔案；對于新成立的子公司，可由行政崗兼任檔案管理員。各職能部門由負責人指定專/兼職檔案資料管理員。檔案室配置集團檔案室應配置不少于 80 檔案室（過渡期可按照實際情況調整）。檔案室與辦公區域分開設置。公共管理盤集團設置公共管理盤，所有的檔案目錄、掃描件應上傳到指定的公共盤。 公管理共盤由人力行政中心定期備份。檔案歸檔范圍及分類工作步驟責任部門工作內容輸出成果形成檔案各種文件材料轉

4、化成檔案的三個條件：已辦理完資料移交清的條件畢的、 具有保存價值的、按規定系統整理及編目冊并移交到檔案 部門集中保管，做好交接記錄(資料移交清冊)。歸檔范圍主要的歸檔文件有：各職能部門根據工作職責形成的各 種成果性文件，包括董事會文書、證照、公文、人事管 理文件、設計文件、工程管理、工程基建文件、營銷、 審計、商標、法務、成本管理等工作形成的文件，以及 各類照片、視頻、獲獎實物等。檔案的收集、整理及移交工作步驟收集分類責任部門經辦人員工作內容輸出成果檔案收集是檔案管理的前提，是檔案管理的重點工作， 各經辦人必須無條件將經辦的各類需歸檔的資料規范整理后按規定的時限移交，任何單位和個人不得無故拖

5、延或拒絕移交。文件形成要求：文件應采用耐久性強的書寫材料， 如碳 素墨水、黑色簽字筆，嚴禁使用易褪色的圓珠筆、鉛筆、 純藍墨水、紅墨水等。檔案的分類整理：專(兼)職檔案管理員把平時收集歸檔的 零散的和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組 合、排列和編目，使之系統起來。業務檔案分類整理原則：最大限度地保持文件之 間的有 機聯系，便于保管和利用。設備檔案：按設備性質分類。設備開箱必須有中心/ 項目兼職檔案管理員參加負責接收有關技術文件，并 將設備清單目錄報備人力行政中心。工程檔案：以單項工程為單位，按階段收集、整理， 以保持一項工程形成文件材料的成套性為原則，使組 成的案卷能反映全過程，圖樣與

6、實物保持一致。 文書檔案：按主題分類。業務檔案：按文件的主要內容有規律地進行歸類，類 目體系力求簡明、合乎邏輯，并能如實反映部門、項 目業務管理中最主要活動。聲像檔案：有照片、光盤、錄像帶，按載體形式分類。合同檔案：按照合同類別進行分類整理。 實物檔案：有獎牌、獎狀、證書、證照等，按形式分 類。整理檔案管理員檔案整理分為組卷與按件整理（不組卷）兩種方式。組 卷要求裝訂成套，打印頁碼等；按件整理（不組卷）， 無需裝訂成套，但與之相關聯的文件需裝訂為一件，例 如：批復與申請、函與復函、正文與附件、正文與處理 單、一冊（本）作為一件， 每件右上角要編檔號（用鉛 筆）。按文件形成時間的先后順序排列，保

7、持文件的有機聯系。編號編檔案管理員編號是對文件快速查找的索引：目整理方式單位目錄檔案號組卷卷案卷目錄及卷所有檔號內 目錄前 加全按件整理件歸檔文件目錄的檔案宗號 （總部不需要）檔號基本規則：全宗號-各級類目號（年度）-卷號（件號）。年度、件號視需要而定。原件上繳 的處理檔案移交檔案管理員所有歸檔到檔案室存檔的原件因辦理某項業務需 上繳 到政府部門前，需復印一份代替原件存檔。其編號、排 列位置不變，更換后的證照則重新編號，重新排列。例 如：營業執照換照，工程證照、工程報建資料上繳到當 地檔案館的情況，應將目錄“原件”更改為“復印件”， 備注欄注明原件的去向。檔案管理員 檔案交接：檔案的所有交接都

8、需有移交清單，雙方簽名 確認，交接清單檔案室存原件，移交人可存復印件。專職檔案管理員離職管理：必須打印存檔的目錄， 與接 任人逐一清點盤查，人力行政中心負責人監督、簽名， 并報備集團檔案室。如發現目錄中的文件缺失，將視情 節嚴重追究人力行政中心負責人及前任檔案管理員的 責任，列入考核。部門專兼職檔案管理員離職或調崗：必須有人接替且報 備人力行政中心/人力行政中心，對其交接資料進行監督 確認。項目公司撤銷時檔案移交：當項目公司被撤銷時， 其檔 案部門保管的所有檔案均須移交集團人力行政中心管 理。檔案室管理工作步驟責任部門工作內容輸出成果管理要人力行政中集團本部及各項目公司人力行政中心必須設置獨求

9、心立的 檔案室集中管理5.5 檔案鑒定、銷毀工作步驟檔案鑒定責任部門工作內容輸出成果責任部門根據公司檔案保管的規定，結合公司檔案保管期限，檔 案管理員定期對檔案進行清查并提出處理意見送檔案 鑒定組鑒定，對需要銷毀的檔案編造檔案銷毀清冊 并按【組織權責手冊】報批后方可銷毀。檔案鑒定工作由集團人力行政中心負責人、檔案管理 員、有關的專業人員共同組成。 鑒定小組認真評定檔 案的價值，對已超過保管期限的檔案，根據其價值提出 存、毀意見。檔案銷毀清冊專人管理、上鎖、檔案資料不能放在地上、庫房不得放 置雜物。檔案室的建設標準，應有“九防”措施：即防盜、防火、 防光、防蟲、防塵、防潮、防鼠、防污染、防高溫。

10、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃易爆等危險物品和與 檔案無關的物品，必須配備滅火器， 定時檢查，定時跟換。停電時應用手電照明，不得使用蠟燭等明火器具。通 道要保持暢順。應配備溫濕度計、除濕機等設備，控制庫房的相對濕 度保持在 47%-60%之間，溫度保持在 14-24左 右為宜，如有異常情況及時采取改進措施。檔案柜中要放置防蟲、防潮物品。檔案柜排列要整齊，排列的方向與窗口垂直，以便通 風。檔案柜門、每一行（排）柜都要做好標識，便于快速定 位查找；柜內的檔案案卷排列要做到科學合理，由上至 下上架，按年度、類別、檔號的順序從左至右排列。檔案銷人力行政中對鑒定需銷毀的檔案，應送到指定的地點銷毀。毀心銷毀

11、檔 案時由人力行政中心負責人和檔案涉及部門負責人監 銷，檔案管理員執行，監銷和銷毀人員在鑒定銷毀清冊上簽字，同時寫明銷毀方法和日期。檔案銷毀前，監銷 人應認真核對要銷毀的檔案與檔案銷毀清冊是否一 致。銷毀的檔案應在案卷目錄中注明，檔案銷毀報告以及銷 毀清冊應交由檔案室按文書檔案永久存檔。5.6 檔案的借閱工作步驟檔案查責任部門工作內容輸出成果檔案管理員各中心、各子公司因工作需要查閱檔案的，應填檔案查、借閱寫檔 案查、借閱申請單按【組織權責手冊】權限批準后方 可查閱。外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，填寫檔案查、 借閱申請單，經總裁批準后方可查閱。查閱只限定在檔案室閱讀，一般不外借。檔案借閱時

12、，借閱部門應填寫檔案查、借閱申請單， 按【組織權責手冊】權限批準后方可外借， 公司檔案管 理員按時追回所借檔案。借閱時間一般不超過預計歸還時間。閱檔人對所借檔案 必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃 線等，更不能隨意亂放，以免丟失。查借閱檔案的人員，對所查借檔案應負責保密，不得轉 借他人，不準擅自帶出公司外，檔案用后要及時歸還。 如若丟失，借卷人應寫出書面報告， 經部門分管領導審 批后交檔案室存檔備查。檔案借閱者歸還檔案時，公司檔案管理員必須當面查 清，并在檔案查、借閱登記表上注銷，如有損壞和 丟失應及時追查，并報領導，追究處理。閱 申請單檔案管理員檔案查、借閱 登記表5.7 檔案

13、的安全保密工作步驟檔案密級劃分責任部門工作內容檔案按其內容分為一般檔案和保密檔案。檔案提交人負責與中心負責人確認檔案的密級，并在提 交檔案時告知檔案管理員。檔案管理員應在檔案標簽的上半部分標明一般檔案或 保密檔案的密級。如經定期鑒定需要調整類別或密級， 則需重新填寫檔案標簽并用膠水粘貼覆蓋在原標簽處。輸出成果檔案的安 全保密要 求專、兼檔案管 理員專、兼檔案管理員必須樹立高度的保密觀念，自覺遵守 國家的【保密法】和集團保密相關規定，確保檔案的完 整和安全。查閱檔案的人員必須嚴格履行借閱手續，應保證對檔案 內容絕對保密，未經許可不得私自抄錄、復制和將檔案 攜帶出公司，更不得轉讓他人或拆散， 違者將按照公司 有關獎懲制度予以處罰，嚴重者將被追究法律責任。檔案室所有檔案、重要資料任何人不準攜至家中及公