1、會議管理辦法第一條 目的為了規范會議管理，提高會議效率與質量，貫徹落實會議精神，根據公司實際情況，制訂本制度。第二條 適用范圍本制度適用于置業有限公司內部會議管理。第三條 會議類別及組織（一）會議類別 本制度所稱的會議指董事長聯席會議、總經理辦公會議、公司例會、專題會議、各部門專業會、季度分析會、年度總結會與其他會議。（二）會議的組織1、董事長聯席會議(1)會議組織：由董事長或指定的董事會成員主持召開。(2)參加人員：董事會成員、總經理、副總經理、總監、機要秘書及與議題有關的人員。(3)會議內容：公司重大問題決策討論。(4)召開時間：每月召開兩次，如遇重大問題可臨時召開。(5)會議要求：機要秘

2、書做好會議記錄工作。(6)會議紀要簽發人：董事長2、總經理辦公會議(1)會議組織：總經理辦公會議由總經理主持召開。(2)參加人員：副總經理、總工程師、總監、辦公室主任、機要秘書及與議題有關的部門經理。(3)會議內容：公司重大問題決策討論。(4)召開時間：每半月召開一次，如遇重大問題可隨時召開。(5)會議要求：機要秘書做好會議記錄，形成會議紀要，發至各部門貫徹落實。(6)會議紀要簽發人：總經理3、公司例會(1)會議組織：公司例會由綜合辦公室組織，主管行政的副總經理主持召開。(2)參加人員：部門經理以上人員參加。(3)會議內容：各部門總結及補充上周計劃外工作的完成情況及下周工作安排；督察督辦的工作

3、通報；協調解決日常工作中存在的問題。(4)召開時間：每周一次，每周六上午10：00召開。(5)會議要求：綜合辦公室做好會議記錄工作并監督檢查會議紀要落實情況。(6)會議紀要簽發人：主管行政的副總經理4、專題會議(1)會議組織：各副總經理、各部門經理根據需要均可組織并主持召開。(2)參加人員：組織人根據需要確定參加人員。(3)會議內容：會議議題經部門經理確認后，由議題起草部門的主管副總審閱；專業議題應提交相應解決方案或具有可操作性的建議方案。(4)召開時間：根據需要。(5)會議要求：召集部門應做好記錄工作，形成結論將會議紀要報綜合辦公室，綜合辦公室會將相關內容納入督察督辦內容。(6)會議紀要簽發

4、人：發起部門的主管副總經理5、各部門專業會(1)會議組織：部門周例會由部門經理主持召開。(2)會議內容：本部門工作總結、工作安排及需要解決的專業問題。會議名稱會議地點組織部門主持人列席人營銷會議會議室營銷部營銷經理各主管副總及邀請人的相關人員行政會議會議室綜合辦公室辦公室主任經營會議會議室發展部發展經理財務會議會議室財務部財務經理工程會議會議室工程部工程經理(3)召開時間：自行安排 (4)會議要求：各部門應做好記錄工作。(5)會議紀要簽發人：分管專業的主管領導6、季度分析會 (1) 會議組織：由主管行政副總經理主持，綜合辦公室負責召集組織。(2) 參會人員：公司全體員工(3) 會議內容：上一季

5、度的財務分析、預算執行情況、經營管理分析總結與下一季度的預算計劃與綜合計劃安排(4) 召開時間：每季第一個周一13：30召開。(5)會議紀要簽發人：總經理7、總結大會(1) 會議組織：由主管行政副總經理主持，綜合辦公室負責召集組織。(2) 參會人員：公司全體員工(3)召開時間：員工大會每半年及年終各組織一次。(4)會議內容： 匯報前一階段的工作總結及后一階段工作的安排。公司需要全體員工明晰的重大事項。年度先進單位及人物的表彰。(5)會議紀要簽發人：總經理8、其他會議（1）晨會：部門內部每天上午以“總結昨天，安排今天；尋找差距，提出建議”為主要內容，召開晨會，聽取每人在昨天的工作完成情況，匯報當

6、天的計劃任務，溝通工作中存在的問題與解決措施。各部門當天上午的總結提交至各主管副總經理，抄送綜合辦公室備案，以便追蹤工作。（2）臨時召集的內部會議及外單位在本公司召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或外際業務會（如聯營洽談會、客戶座談會等），經公司總經理批準，由綜合辦公室安排有關業務對口部門組織，并協助做好會務工作。第四條 會議的管理召開各類會議，在會前應做好充分準備，提高會議質量；會議議題要安排緊湊，提高會議效率；會議要充分發揚民主，集思廣益；要自覺遵守會議紀律，沒有特殊情況不允許請假；研究工作的會議要議而有決，決而有果。（一）會議管理的原則1、小會服從大會、局部服從整體的原則：各部門專

7、業工作會議、其他會議原則上按自定的時間召開，如與總經理辦公會、行政辦公會、員工大會及重大專題會議時間沖突，專業會議與其他會議須延期召開。2、精簡節約的原則：會議要簡明高效，解決實際問題。為避免會議過多或重復，其他會議的召開原則上由綜合辦公室統一安排，在規定的時間、地點、內容、組織召開；對于參加人員相同、內容接近、時間相近的多個會議，綜合辦公室有權安排合并召開；其他臨時性會議，如涉及多個部門參加，須由首先提請的部門，經主管領導批準后報綜合辦公室備案方可召開。3、簽到與守時原則：各類會議均須簽到，會議應嚴格按照規定時間舉行。如特殊原因需要取消或調整會議時間的由會議組織部門提前通知。4、會議紀要均須

8、簽發后發放的原則：會議記錄人員應就議題、會議內容、發言記錄形成會議紀要。紀要在會議結束后一個工作日內完成，并經相關領導審批后下發參會人員。(二) 會議的籌備1、人員確定：各類會議的參會人員、列席人員，由組織部門決定與通知；2、議程安排：事先明確會議日期、會議長短、召開時間、會議地點、會議內容，必須時明確食宿、交通路線、車輛安排問題； 3、會場布置：視會議的規格與范圍確定，設置標語、主席臺、鮮花、影視設備、茶水、簽到表等工作。(三) 會議的召開1、簽到工作：參會人員均須提前5-10分鐘到場簽到，會議正式開始時停止簽到；2、主持工作：各類會議均須明確會議主持人，由主持人宣布會議起始，維護會場紀律，

9、控制會議時間與節奏，提醒發言人時間、內容，處理會該當中的突發問題；3、會場服務：會議座位引導、文件分發、茶水供應、影視設備調試、會議記錄。在會議室參會原則上自帶水杯，外部參會人員公司提供紙杯。(四) 會議的善后 1、會場清理：會議結束后，參會人員須將座椅歸位。會議服務人員清理會場物品、回收影視設備、水杯、資料等及衛生清掃工作。2、紀要整理：會后一日內按照公文管理辦法規定的格式，擬定紀要，經簽發后，原件與簽到表一起存檔，復印件分發至相關參會人員。3、督察落實：對會議上安排的重要工作跟蹤檢查，落實會議精神。第五條 會議紀律 1、所有與會人員均不得缺席、遲到、早退、中途離會或影響會議秩序者。由于特殊

10、原因不能參會者應提前向會議組織部門請假。否則按100元/次給予經濟處罰（并扣除績效分值5分）；2、參會人員應將手機設置在關機或靜音狀態下，會議期間若有接聽電話或未關靜音電話響發生，扣除當事人100元/次給予經濟處罰（并扣除績效分值2分）。3、與會人員須嚴格遵守保密制度，對會議研究決定事項的過程和內容不得隨意向外泄露。否則按公司泄密處罰；第六條 會議室管理1、公司會議室由綜合辦公室指派專人負責管理，各部門需要使用時應提前半天向綜合辦公室申請，填寫會議登記表由綜合辦公室統籌安排，嚴禁任何人在未征得綜合辦公室同意的情況下使用會議室；2、使用部門應按照申請時間召開會議或舉行活動，避免超時占用會議室；3、為避免會議受到不必要的干擾，在會議召開期間還應關閉會議室窗簾；4、使用人員應自覺遵守相關管理規定，未經允許，不得隨意移動室內設施，隨意開關和調試電子設備設施；5、使用人應自覺維護室內環境衛生，嚴禁在桌、椅、墻上刻、畫、涂、寫；6