1、學校檔案工作實施方法第一章總那么第一條為了加強學校檔案工作的業務建設，不斷提高 檔案工作科學化、規范化、現代化管理水平，更好地為學校 教育教學工作服務，根據中華人民共和國檔案法、中華 人民共和國檔案法實施方法、等的規定，結合本校實際情 況，制定本方法。第二條檔案工作是教學行政管理工作的重要組成局部, 它是為領導決策，為教育教學工作提供信息和依據，是提高 教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件，是維護單位 歷史真實面貌的一項重要的工作。第三條 堅持實行集中統一管理檔案的原那么，維護本單 位檔案的完整與平安，實現檔案的有效利用。第二章檔案工作體制、機構和干部配備第四條 各部門必須依照檔案法律、法

2、規規定參與檔案 工作、配備兼職檔案管理人員。第五條行政辦公室負責學校檔案工作。第六條 各部門應設一名部門領導分管，設一名檔案員， 建立學校檔案工作網絡。第七條 檔案管理人員要相對穩定。檔案人員調離前應辦理交接手續。第三章檔案工作的任務第八條管理學校黨、政、工、團等組織和內部機構日常活動中所產生的全部檔案，為本單位各項工作服務。第九條 根據提供利用的實際情況需要，編制各種適用 的檢索工具，開展檔案編研工作，開發檔案信息資源。第四章 文件材料的立卷與歸檔第十條 建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動 中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、 教學、會計及各處室形成的文件材料），均由相

3、關部門進行 收集、整理并交與行政辦公室立卷歸檔。第十一條行政辦公室對歸檔的案卷應進行檢查、對不 符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質量, 便于保管和利用。第十二條各部門的檔案應在規定期限內向檔案室移交 歸檔。交接雙方應根據案卷目錄，核對無誤后履行簽字手續。.文書檔案按年度進行整理立卷，在次年的六月份以前 歸檔。.教學檔案按學年度整理立卷，在12月份以前歸檔。.聲像檔案形成后要隨時整理，及時歸檔，既由承辦人 員在完成攝錄后一月內移交。.榮譽檔案一般在活動結束后一個月內歸檔。凡歸檔的文件材料應經過整理和編目，做到字跡清楚、 簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利于 長久保

4、存。第五章檔案的整理和保管第十三條 檔案的系統整理應按部門分類、初步立卷、 卷內文件整理編目、案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調 整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。前三個步驟由各部 門檔案員完成，后四個步驟由行政辦公室完成。.制定檔案分類方法，按照此方案指導文件分類、排列 組合。.將文件按一定特征分門別類，組合成一個有緊密聯系 的文件組合體即案卷。.將案卷內文件排列順序調整或固定下來編寫頁號，填 寫卷內文件目錄。.將同一類案卷按一定標準初步排列起來。.填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。.確定案卷排列的順序，安排列順序逐卷編制案卷號。.按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內 文件起止時間

5、和頁數等逐項登記，形成案卷目錄，案卷類型 及保管期限根據XX中等職業學校檔案案卷類目及保管期限 表（附件）執行。第十四條檔案設有專門的檔案庫房，要求如下：.檔案資料室房門窗堅固，庫內嚴禁存放易燃、易爆物 品及雜物，設置防盜、防火設施。.保持室內清潔衛生，整齊美觀，室內嚴禁吸煙、吃東 西和堆放雜物。.室內須配置濕度計和溫度計，對溫、濕度情況要定時 測量，及時記錄。并經常保持溫度為14-20度，相對濕度為 50-60度的范圍內。.檔案柜、箱須放置防蟲劑。.室內須保持清潔衛生，并配有遮陽設施。.進出檔案室隨時關門上鎖，非檔案工作人員不得進入 檔案室。第六章檔案的查閱和借閱第十五條學校檔案主要供本校教

6、學、科研及黨政管理 工作使用，適當為社會利用服務。第十六條本校人員查閱借閱學校檔案，須經歸檔部門 負責人批準。第十七條 外單位人員需要查閱借閱學校檔案，須持單 位介紹信、本人身份證、工作證等有效證件，應經檔案負責 人歸檔部門負責人批準。第十八條 檔案的查閱，一般只限于在檔案室或行政辦 公室內，并進行登記。查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止 燒毀、水漬檔案。第十九條查閱秘密文件必須履行審批手續，嚴格遵守 保密規定。第二十條需借出檔案者，應嚴格履行借閱手續，并自 覺遵守借閱時間，按期歸還。借閱人因公出差、調動、離退 體等須將所借檔案歸還，借閱檔案歸還時，檔案管理人員要 認真清點，仔細檢查，并做好歸還

7、記錄。借閱檔案未還人員 假設要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保 管和利用。一般檔案借閱不超過兩周，重要檔案當日歸還。 凡需延期使用者，要辦理續借手續。保密檔案一律不外借。第二十一條 凡遇節假日特殊情況，檔案室有權隨時收 回借出的檔案、材料，以利平安保密等工作。第二十二條 復制、抄錄檔案資料，要經領導批準，抄 錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。第二十三條 檔案的利用者要保護檔案，確保檔案的保 密、完整與平安。借閱的檔案不得轉借他人，不準拆卷、抽 頁、剪裁，不準刪改、圈點或勾畫檔案內容，不準泄密、失 密，做到歸還檔案完好無損。第二十四條 未經學校授權和上級主管機關批準，任何 單位和個人都無權公布檔案。第二十五條檔案工作人員及檔案利用者，要嚴格遵守 上述規定，對違反規定者追究法律責任。第七章檔案的鑒定和銷毀第二十六條 根據XX中等職業學校檔案案卷類目及保 管期限表，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定 檔案必須在檔案分管領導主持下，由檔案管理人員會同各部 門負責人共同進行。鑒定人員必須逐卷逐面的審查，以全面 的、歷史的、開展的觀點，分析其特點，判定其價值，從而 確定其保管期限。對保管期限已滿的檔案，必須進行在