1、海島建設-海航地產工程檔案理論與實踐講解主要內容1總則2管理體制和工作職責3項目文件的形成和積累4項目文件的歸檔范圍和質量要求5項目文件的歸檔內容6項目文件的立卷7工程檔案歸檔時間1.總則1.1 為規范海航國際旅游島開發建設（集團）有限公司（以下簡稱“海島建設”）建筑工程檔案管管理工作，保證工程檔案的完整和有效利用，更好地為工程項目和企業服務，根據國家檔案有關法規，并結合海島建設實際，特制定本實施細則。 1.2本實施細則依據的主要法規和制度： 國家檔案局、國家計委基本建設項目檔案資料管理暫行規定(國檔發19884號)、國家標準科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB/T 11822-2000)、國

2、家標準建設工程文件歸檔整理規范(GB/T 50328-2001)、行業標準國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范(DA/T28-2002)和國家檔案局、國家發改委重大建設項目 檔案驗收辦法(國檔發20062號)、海航集團基建檔案 管理辦法（海航集團辦2009225號）。 1.3工程檔案是指工程建設項目從提出、立項、審批、勘察、設計、施工到竣工驗收等全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的文件材料(以下簡稱項目文件或文件)。1.4 本實施細則中“工程項目部”是指海島建設各單位負責工程項目管理的組織機構。1.5 本實施細則適用于海島建設各單位所有工程建設項目。2管理體制和

3、工作職責2.1海島建設工程檔案管理實行統一領導、分管理的原則。2.2海島建設辦公室和海島建設技術信息管理部共同負責對海島建設各工程項目的工程檔案管理工作進行指導、監督和檢查。海島建設辦公室主要負責工程建設項目竣工驗收后工程檔案的管理，組織工程檔案管理培訓、檢查等工作，對工程檔案立卷的規范性有決定權。海島建設技術信息管理部主要負責建設工程項目竣工驗收前工程項目文件的管理，監督指導各工程項目文件的收集、整理、歸檔、驗收、移交等工作，并協助海島建設辦公室進行工程檔案管理檢查，對工程檔案的歸檔范圍有決定權。2.3海島建設各業態、區域公司綜合管理部和工程管理部門要對所轄范圍內的工程檔案管理工作進行指導和

4、檢查，參加相關工程檔案的驗收。2.4工程項目部負責收集、整理、立卷自身工作過程中形成的項目文件，監督、檢查和匯總勘察、設計、施工、監理等單位形成的并經整理、立卷后的項目檔案，編制項目檔案總目錄后向海島建設辦公室、城建檔案館(室)及各業態或區域公司綜合管理部移交。2.5海島建設各單位和工程項目部要將工程檔案工作納入項目管理之中，在下達項目計劃、檢查項目進度、驗收項目時，要同時部署、檢查和驗收工程檔案工作。2.5.1工程檔案工作要做到“三納入”：要將項目文件的形成、積累、整理與歸檔工作納入工程項目工作程序、工作計劃和有關部門與人員的職責范圍。2.5.2工程項目的相關工作和工程檔案工作同時還要做“四

5、同步”：即在下達工程項目工作計劃與提出項目文件的形成、積累、整理與歸檔要求同步；檢查工程項目工作進度與檢查項目文件的形成、積累情況同步；驗收工程項目成果與驗收項目文件是否符合歸檔要求同步；工程項目成果申報獎勵、項目管理人員提職考核與檔案管理部門出具歸檔情況證明材料同步。2.6 工程檔案管理工作既是工程項目的重要組成部分，也是檔案事業的重要組成部分。海島建設各單位工程檔案管理、工程管理等相關部門要加強對檔案工作的領導，切實做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準確、安全和有效利用。3.1工程項目部負責收集、整理工程項目各階段自身形成的項目件，并進行立卷。3.2 海島建設各工程項目部在工程項目

6、招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對項目文件的套數、費用、質量、整理、移交范圍和時間等提出明確要求。3.3工程項目部要負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并收集和匯總；也可委托監理單位監督、檢查項目文件的形成、積累和立卷歸檔工作。3.4建設項目實行總承包的，由總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的、整理和立卷后的工程檔案并及時向工程項目部移交。 3 項目文件的形成和積累4 項目文件的歸檔范圍和質量要求4.1 文件的歸檔范圍工程項目從立項、實施到竣工交付使用全過程中形成的、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔

7、。4.2 文件的質量要求歸檔的文件必須完整、準確、系統，能夠反映項目建設活動的全過程。歸檔的文件必須經過分類整理，并應組成符合要求的案卷。4.2.3歸檔的文件應為原件。4.2.4文件的內容及其深度必須符合國家有關項目勘察、 設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。4.2.5文件的內容必須真實、準確，與項目實際相符合。4.2.6文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。4.2.7錄音、錄像文件應保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。4.2.8文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手

8、續完備。4.2.9文件中文字材料幅面尺寸規格(297mm210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅. 文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。4.2.11所有竣工圖均應加蓋竣工圖章，并由工程項目組負責人、專業工程師簽字確認。竣工圖章尺寸為：80mm50mm。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標欄上方空白處。竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。竣工圖章示例如下：竣 工 圖施工單位編 制 人審 核 人技術負責人編制日期監理

9、單位總 監現場監理4.2.12 利用施工圖改繪竣工圖，必 須標明變更修改的依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變或 變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。4.2.13對大于A4的圖紙， 以圖紙標題欄的正視位為基準，以手風琴式的折疊方式，先豎后 橫，將圖紙統一折成A4圖紙的規格。折疊后，標題欄必須被疊在最上層并 露出來。折疊方法也可參照技術制圖復制圖的折疊方法(GB/10609.3- 89)。但底圖不折疊，組卷后一般是裝在大牛皮紙袋中，平放于專用底圖 柜中，或卷成筒裝入硬紙筒保存。5項目文件的歸檔內容5.1.1 工程檔案文件是指建設單位從立項申請，并依法進行項目申報、審批、開工、

10、竣工及備案的全過程所形成的全部資料。按其性質可分為：立項決策、建設用地、勘察設計、招投標及合同、開工、財務、竣工驗收及其他備案文件等。 5.1 工程檔案文件的分類5.1.2 工程檔案文件按其建設程序可劃分為：項目準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件5部分。項目申請項目建議書編制與批復可行性研究立項可行性研究報告編制與批復等辦理征地手續國有土地使用證；建設用地規劃許可證；建設用地批準證；規劃意見書形成形成形成5.2工程檔案文件的形成流程：測量勘察地質勘察報告；建設用地釘樁通知單；測量成果通知單設計招投標規劃意見書；設計方案審查意見；設計合同/設計概算初步設計施工圖設計及說明設計

11、計算書編制設計文件形成形成形成建設規劃申報建設工程規劃許可證施工圖報審消防設計審查意見；施工圖設計文件審查通知書；施工圖審查報告監理招投標文件監理合同監理招投標形成形成形成施工招投標施工招投標文件施工合同辦理開工手續工程開工審查表建筑工程施工許可證建筑單位采購物資的質量證明文件及報驗文件；測量成果及驗線施 工形成形成形成工程報竣施工單位工程竣工報告監理單位組織竣工預驗收監理、勘察、設計單位工程質量評估檢查報告建設工程竣工檔案預驗收意見（城建檔案館）工程檔案預驗收形成形成形成工程竣工質量驗收工程竣工驗收報告（建設單位）房屋建筑工程質量保修及使用說明書工程竣工政府相關部門的驗收或備案合格文件形成形

12、成5.3 工程檔案文件的內容5.3.1 按照工程檔案文件性質劃分立項決策文件包括：項目建議書（代可行性研究報告）及其批復、有關立項的會議紀要及相關批示、項目評估研究資料及專家建議等。根據項目大小、投資主體的不同，項目建議書的批復文件分別由國家、行業或當地相關政府管理部門審批。5.3.1.2 建設用地文件包括：征占用地的批準文件、國有土地使用證、國有土地使用權出讓交易文件、規劃意見書、建設用地規劃許可證等。建設用地文件分別由國有土地管理部門和規劃部門審批形成。5.3.1.3 勘察設計文件包括：工程地質勘察報告、土壤氡濃度檢測報告、建筑用地釘樁通知單、驗線合格文件、設計審查意見、設計圖紙及設計計算

13、書、施工圖設計文件審查通知書等。建筑用地釘樁通知單、驗線合格文件、審定設計方案通知書由規劃部門審批形成。5.3.1.4 招投標及合同文件包括：工程建設招標文件、投標文件、中標通知書及相關合同文件等。5.3.1.5 開工文件包括：建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證等。工程開工文件分別由規劃部門和建設行政管理部門審批形成。5.3.1.6 財務文件包括：工程投資估算、工程設計概算、施工圖預算、施工預算、工程結算等。5.3.1.7 其他文件包括：工程未開工前的原貌及竣工新貌的照片、工程開工、施工、竣工的音像資料、工程竣工測量資料和建設工程概況表等。5.3.2 按照建設程序劃分5.3.2.1 項目準

14、備階段文件是建設單位在工程建設準備活動過程中所形成的全部資料。5.3.2.2 監理文件是監理單位在工程建設監理活動過程中所形成的全部資料。監理（建設）單位應在工程開工前按相關規定確定本工程的見證人員，見證人應履行見證職責、填寫見證記錄。監理規劃應由總監理工程師審核簽字，并經監理單位技術負責人批準。監理單位在編制監理規劃時，應針對工程的重要部位及重要施工工序制定旁站監理方案，明確旁站監理的范圍、內容、程序和旁站監理人員職責等。監理人員應根據旁站監理方案實施旁站，在實施旁站監理時應填寫旁站監理記錄。 項目監理部的監理工作日志應由專人負責逐日記載。 監理工程師對工程所用物資或施工質量進行隨機抽檢時，

15、應填寫監理抽檢記錄。 監理月報應由總監理工程師簽認，并報送建設單位和監理單位。 監理會議紀要要由項目監理部根據會議記錄整理，經總監理工程師審閱，由與各方代表會簽。 監理工程師在監理過程中，發現不合格項應填寫不合格項處置記錄。工程施工過程中如發生質量事故， 項目總監理工程師應記錄事故情況并書面上報。在工程竣工預驗收合格后，項目總監理工程師應撰寫工程質量評估報告，對工程建設質量做出綜合評價。工程質量評估報告應由項目總監理工程師及監理單位技術負責人簽字、并加蓋公章。工程竣工驗收合格后，項目總監理工程師及建設單位代表應共同簽署竣工移交證書，并加蓋監理單位、建設單位公章。工程竣工驗收合格后，項目總監理工

16、程師應組織編寫監理工作總結，并提交建設單位。5.3.2.3 施工文件是指施工單位在施工過程中所形成的全部資料。按其性質可分為：施工管理、施工技術、施工測量、施工物資、施工記錄、施工試驗、過程驗收及工程竣工質量驗收資料等。 施工管理文件是在施工過程中形成的，反映施工組織及監理審批等情況資料的統稱。主要內容有：施工項目管理質量檢查記錄、施工過程中報監理審批的各種報驗審批表、施工試驗計劃及施工日志等。 施工技術文件是在施工過程中形成的，用以指導正確、規范、科學施工的技術文件及反映工程變更情況的各種資料的總稱。主要內容有：施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程變更洽商

17、記錄等。 施工測量文件是在施工過程中形成的，確保建筑位置、尺寸、標高和變形量等滿足設計個規范規定的各種測量成果記錄的統稱。主要內容有：工程定位測量記錄、基槽平面標高測量記錄、樓層平面放線及標高抄測記錄、建筑物垂直度及標高測量記錄、變形觀測記錄等。 施工物資文件是指反映施工所用物資質量和性能是否滿足設計和使用要求的各種質量證明文件及相關配套文件的統稱。主要內容有：各種質量證明文件、材料及構配件進場檢驗記錄、設備開箱檢驗記錄、設備及管道附件試驗記錄、設備安裝使用說明書、各種材料的進場復試報告、預拌混凝土（砂漿）運輸單等。 施工記錄是施工單位在施工過程中形成的，為保證工程質量和安全的各種內部檢查記錄

18、的統稱。主要內容有：隱蔽工程驗收記錄、交接檢查記錄、地基驗槽記錄、混凝土養護測溫記錄、構件吊裝記錄、預應力筋張拉記錄等。 施工試驗文件是指按照設計及國家規范標準的要求，在施工過程中所進行的各種檢測及測試資料的統稱。主要內容有：土工、基樁性能、鋼筋連接、埋件（植筋）拉拔、混凝土（砂漿）性能、施工工藝參數、飾面磚拉拔、鋼結構焊縫質量檢測及水暖、機電系統運轉測試報告或測試記錄等。 過程驗收文件是指參與工程建設的有關單位，根據相關標準、規范對工程質量是否達到合格做出確認的各種文件的統稱。 主要內容有：檢驗批質量驗收記錄、分項工程質量驗收記錄、分部（子分部）工程質量驗收記錄、結構實體檢驗等。5.3.2.

19、4 工程竣工質量驗收文件是指工程竣工時必須具備的各種質量驗收資料。主要內容有：單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄、單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄、單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄、室內環境檢測報告、建筑節能工程現場實體檢驗報告、工程竣工質量報告、工程概況表等。6.1.3.1 項目文件可按建設程序劃分為項目準備階段文件、監理文件、施工文件、 竣工圖和竣工驗收文件5部分。6.1.3.2項目準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷。6.1.3.3 監理文件可按單位項目、分部項目、專業、階段等組卷。6.1.3.4施工文件可按單位項目、分部項目、專業、階段等組卷。

20、6.1.3.5 竣工圖可按單位項目、專業等組卷。竣工驗收文件按單位項目、專業等組卷。6.項目文件的立卷6.1立卷的原則和方法立卷應遵循項目文件的自然形成規律，保持卷內文 件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。一個建設項目由多個單位項目組成時，項目文件應按單位項目組卷。6.1.3立卷可采用如下方法：立卷過程中宜遵循下列要求：案卷不宜過厚，一般不超過40mm。案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。6.2卷內文件排列文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。6.2

21、.2圖紙按專業 排列，同專業圖 紙按圖號順序排列。既有文字材料 又有圖紙的案卷，文 字材料排前，圖紙排 后。6.3 案卷裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。只有文字材料的或既有文字材料又有圖紙的案卷，可采用整卷裝訂方式，也可采用單份文件裝訂方式(1份文件即為1件)。6.3.3整卷裝訂時，必須剔除金屬物，按封面、目錄、項目文件和備考表的順序一起裝訂,應采用線繩左側三孔裝訂法。裝訂要整齊、牢固，便于保管和利用。6.3.4單份文件裝訂時，必須采用不銹鋼訂書針左側兩處裝訂。只有圖紙的案卷，圖紙不整卷裝訂。移交城建檔案館(室)的案卷按城建檔案館(室)要求裝訂。6.4卷內文件編號整卷裝訂時，卷內文件有書寫

22、內容的頁面均應編寫頁號。每卷單獨編號，頁號均從“1”開始。采用號碼機打印頁號。單份裝訂時，有頁號的則不需要每頁再重新編頁號，無頁號的每份可從1開始編頁號，也可只需將該份文件的總頁數標注于最后一頁的左上角(背面)或右上角(正面)。同時，需在每份文件的首頁右上方用不褪色印泥加蓋并填寫檔號章。 檔號章內容有：檔號、序號。其中“檔號”欄由工程項目部填寫案卷檔號，“序號”填寫該份文件在本卷中的順序號(即件號)。 6.4.4頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。成套圖紙或印刷成冊的文件，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號

23、。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。6.5卷內文件編目卷內目錄式樣宜符合本辦法附件2的要求。序號：每份文件在卷內的順序號，即件號，每卷從1開始。責任者：文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。文件編號：文件原有的文號或圖號。文件題名：文件標題的全稱。日期：文件形成的日期。頁號：文件在卷內所排的起始頁號。卷內文件單份裝訂時，頁號同序號(件號)。卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。工程項目部應利用海航集團文檔電子管理系統，編制工程檔案卷內文件目錄。6.6 卷內備考表6.6.1 立卷人應在卷內文件的尾頁之后放置卷內備考表。6.6.2 卷內備考表標明卷內文件

24、的總頁數、各類文件頁數、立卷單位對案卷情況的說明(沒有說明的可不填)及立卷人、檢查人、立卷和檢查時間。6.7 案卷封面6.7.1 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。6.7.2 案卷封面的內容應包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。6.7.3檔號應由全宗號、分類號(取“JJ”即可)、項目號(工程號)和案卷號組成。檔號由工程項目部填寫。6.7.4檔案館代號應填寫國家有關部門給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。6.7.5案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。案卷題名應包括項目名稱、專業名稱、卷內文件的內容。6.7.6編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。6.7.7起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。6.7.8保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限詳見附件1。6.7.8.1 永久是指工程檔案需永久保存。6.7.8.2長期是指工程檔案的保存期限等于該項目的使用壽命。6.7.8.3 短期是指工程檔案保存20年以下。6.7.8.4同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長(但組卷時不同保管期限的應盡量分開)。6.7.9密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。6.7.10采用內封面時，應用打