1、PAGE PAGE 2Logo hereSAP物資采購管理解決方案 目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc495613933 第一章SAP解決方案 PAGEREF _Toc495613933 h 3 HYPERLINK l _Toc495613934 1.1.SAP物資與采購管理解決方案介紹 PAGEREF _Toc495613934 h 3 HYPERLINK l _Toc495613935 1.1.1.對集團物資與采購管理總體需求的理解 PAGEREF _Toc495613935 h 3 HYPERLINK l _Toc495613936 1.1.2.采購管

2、理解決方案 PAGEREF _Toc495613936 h 3 HYPERLINK l _Toc495613937 1.1.3.庫存管理解決方案 PAGEREF _Toc495613937 h 29 HYPERLINK l _Toc495613938 1.2.SAP服務支持 PAGEREF _Toc495613938 h 42 HYPERLINK l _Toc495613939 1.2.1.SAP全球支持集團簡介 PAGEREF _Toc495613939 h 42 HYPERLINK l _Toc495613940 1.2.2.SAP企業級支持 PAGEREF _Toc495613940 h

3、 45 HYPERLINK l _Toc495613941 1.2.3.Run SAP 方法論 PAGEREF _Toc495613941 h 51 HYPERLINK l _Toc495613942 1.2.4.關鍵業務運營支持 PAGEREF _Toc495613942 h 51 HYPERLINK l _Toc495613943 1.2.5.SAP全球支持中樞 PAGEREF _Toc495613943 h 58 HYPERLINK l _Toc495613944 1.2.6.SAP MaxAttention PAGEREF _Toc495613944 h 61 HYPERLINK l

4、_Toc495613945 1.2.7.SAP 能力提升 PAGEREF _Toc495613945 h 80 HYPERLINK l _Toc495613946 1.3.SAP培訓服務 PAGEREF _Toc495613946 h 82 HYPERLINK l _Toc495613947 1.3.1.SAP培訓部業務簡介 PAGEREF _Toc495613947 h 82 HYPERLINK l _Toc495613948 1.3.2.培訓課程架構介紹 PAGEREF _Toc495613948 h 83 HYPERLINK l _Toc495613949 1.3.3.SAP培訓服務類型

5、 PAGEREF _Toc495613949 h 84 HYPERLINK l _Toc495613950 1.3.4.全面的培訓管理和支持體系 PAGEREF _Toc495613950 h 87 HYPERLINK l _Toc495613951 1.3.5.集團SAP項目培訓需求初步分析 PAGEREF _Toc495613951 h 91 HYPERLINK l _Toc495613952 1.3.6.SAP培訓服務實施步驟 PAGEREF _Toc495613952 h 91 HYPERLINK l _Toc495613953 1.3.7.集團SAP項目具體培訓建議 PAGEREF

6、_Toc495613953 h 92 HYPERLINK l _Toc495613954 附錄 SAP公司簡介 PAGEREF _Toc495613954 h 93 HYPERLINK l _Toc495613955 SAP公司簡介 PAGEREF _Toc495613955 h 93 HYPERLINK l _Toc495613956 SAP的解決方案 PAGEREF _Toc495613956 h 97 HYPERLINK l _Toc495613957 SAP的客戶 PAGEREF _Toc495613957 h 99SAP解決方案SAP物資與采購管理解決方案介紹對集團物資與采購管理總體

7、需求的理解集團總公司定位為以集成服務商為發展目標，客戶覆蓋全國及海外，所以采購與外協成為企業控制成本的首要關注點。利用ERP系統，在對各地公司的管理上，利用總公司的ERP系統對各地的市場行情、客戶資源、銷售回款、庫存情況進行全面了解，并與財務有效集成有助于實現企業財務業務一體化的主要目標。采購管理解決方案SAP采購管理概述在當今激烈競爭的市場環境下，企業在不斷的追求市場占有率的同時，降低運作成本是企業獲取利潤的重要手段之一，作為大多數企業主要成本構成的重要因素之一的采購成本更是引起企業的高度重視，作為職能部門的采購部門正受到越來越挑剔的監督和審核，企業面對降低成本的壓力采用了集中采購模式和電子

8、商務模式進行流程的優化和運作成本的降低。根據集團的業務特點，項目驅動的集中和分散采購相結合是集團的發展目標。SAP采購解決方案的主要目的在于建立一套適合集團集成的采購管理系統，支持多組織模式下采購的統一管理和規范，控制采購成本和資金占用，提高經濟效益。采購系統能夠增強集團內部采購業務的透明度，規范標準業務流程模板。為集團提供一套完整的采購控制體系。SAP物料及供應商管理為集團提供了統一集成的信息平臺，可以幫助企業進行采購業務流程的優化和采購運作成本的降低。采購管理系統支持物資、工程、服務和辦公用品等采購對象的采購業務管理，采購管理方案主要由以下幾個部分組成：組織結構管理。支持集團現在以及未來各

9、專業公司、地區公司的多級（二級或二級以上）采購管理體系，并且提供靈活的重組能力。組織結構是整個采購系統的基礎，以及系統崗位權限管理、定價制度、報表分析維度和財務集成的基石。基本數據管理。主要包括集中化的物資/服務基本數據管理和供應商管理，旨在推進集團標準化工作，實現資源集中共享。采購業務流程管理。覆蓋多種采購方式（招投標采購、一次性采購、多貨源、長期協議等）的采購業務流程，包括采購計劃、采購申請、貨源管理、采購訂單、貨物接收、發票校驗以及報表分析等環節，建立集團事前計劃、事中控制和事后分析的先進采購管理體制。集成的采購系統實時集成是SAP ERP的核心特征，作為整體ERP解決方案中的一個部分，

10、采購系統和庫存管理IM、項目管理PS、財務會計FI、管理會計CO、生產計劃PP、銷售SD、質量管理QM、設備維護PM等系統具有無縫實時的集成。采購系統和其他系統的集成主要體現在如下方面：設備維護、項目管理和生產制造等系統產生的采購需求，實時自動的在采購系統更新，作為制訂采購計劃的基礎。直接從項目管理、設備維護和生產制造系統直接產生采購申請。采購收貨時產生收貨憑證，更新物料帳。同時實時產生財務憑證，更新財務帳。收貨憑證和會計憑證存在勾稽關系，可從財務系統的報表穿透追溯到單筆采購收貨。真正實現財務和業務一體化。發票校驗提供訂單、收貨憑證和發票的“三單校驗”。采購訂單含有質檢要求數據，自動觸發質量檢

11、驗計劃和抽樣。支持集中采購SAP采購管理系統完全支持集中式的采購管理，主要體現在如下方面：集中式、分布式和混合式的采購組織架構。集中的物資基本數據及編碼管理。集中的供應商以及合同協議管理。集中化的業務流程管理。其中一個采購組織能夠合并多個法人公司的采購申請，生成一張采購訂單的能力是實現集中采購業務的關鍵。集中化的采購報表分析和供應商評估系統。上述提供的解決方案是基于SAP ERP的基礎上。與此同時，SAP還提供了功能強大的供應商關系（SRM）解決方案。SRM系統和ERP系統同屬于SAP 商務套件的一部分，該解決方案能使集團能夠與供應商輕松地建立并鞏固關系，并實現互惠互利的結果，后面章節有詳細闡

12、述。靈活的采購組織架構及支持集中式采購根據集團的現有采購模式和組織結構，需系統支持靈活的采購架構和模式。SAP的采購管理完成滿足集團當前和未來采購架構和模式的需要。靈活的采購組織組織架構SAP系統中基本的公司組織包括：集團：集團是組織單元的最高層，下可分配多個公司代碼。一個集團擁有一個獨立集中的數據庫，業務的核心數據（如物資編碼、供應商編碼等）在集團范圍內統一共享。集團可以在總公司或者專業公司層次上設立集團。公司代碼：公司代碼是在集團下出具法定報表的法人實體，或者高度獨立核算的單位。工廠：工廠是生產、計劃或物流管理的基本組織。采購體系的組織結構包括：采購組織：采購組織通常相當于企業的采購部門，

13、負責與供應商協商采購條件，采購物料或服務。采購組：采購部門可分為若干個采購組（采購員的分組），分別負責不同領域的采購。SAP的采購解決方案支持多種采購組織模式：集中式的集團級采購，網點級采購，以及介于二者之間的公司代碼級采購。集團級采購集團公司設立集中的采購部門，負責集團內所有下屬公司及其二三級單位（SAP系統中的“工廠”）的采購業務。下屬公司負責提出采購需求，總公司匯總執行，采購物資可以直接送至需求單位或者送至物流中心進行配送。公司級采購不同的公司代碼設立自屬的采購組織，合并公司范圍內不同二三級單位的采購需求。網點級采購對于大的單位，可以設立單獨的采購組織，只負責本網點的采購。集團目前采用集

14、團集中采購的方式。可以根據管理制度需要，針對不同的采購對象及業務范圍，靈活的設計采購組織形式，設計合適的組織結構。同時，SAP采購架構和模式非常靈活，對以后集團架構和模式的調整能快速支持。支持集團采購部門匯總不同法人公司的需求，進行庫存平衡的系統功能是集中采購業務流程管理的關鍵之一。集中采購管理SAP系統對集中采購的支持，主要體現在：集中式的采購組織架構；集中的物料編碼以及主數據管理；集中的供應商以及合同協議管理；集中化的采購業務流程管理；集中化的采購報表分析和供應商評估系統；前面已說明采購組織架構和基礎數據對集中采購的支持；而對于業務流程而言，不同企業或同一企業中集中采購業務流程的模式可以有

15、多種，不同模式下的物流和信息流存在較大的差異。（1）統談分簽式統談分簽式則是由集中的采購機構根據匯總的采購計劃統一和供應商簽定框架協議，規定采購價格、條款等內容，作為集團統一采購的基礎，具體的采購訂單由需求機構直接向供應商下單。大麥 在SAP中實現的主要方式是由集團統一和供應商談判并在系統中創建采購合同，各個子公司根據計劃需求平衡庫存后，參照統一的采購合同分別向供應商發出采購訂單和結算，采購物資直接送至各子公司。（2）統簽直送式統簽直送式指由采購機構和供應商招投標、商務談判和詢報價，并和供應商簽定合同，采購物資直接送到需求機構。大麥 在SAP中實現的主要方式是A子公司經過MRP庫存平衡直接生成

16、采購申請，B子公司按照不同的條件對采購申請進行合并后發出采購訂單。采購訂單中不只有一個匯總數量，同時還指定了不同的送貨地點和數量，供應商據此直接送貨到A子公司并與B子公司統一結算，然后B子公司再和A子公司分別作內部結算。（3）物流中心式物流中心式指由統一的采購機構負責集中采購，統一由物流中心進行庫存管理并按需配送，是一種集中采購加集中庫存的管理模式。大麥 在SAP中實現的主要方式是多個需求子公司經過的自有庫存平衡后，生成向采購子公司的調撥請求，由采購子公司統一匯總需求并由集中采購部門向供應商下采購訂單，供應商先送貨到采購子公司后，再進行公司內各子公司的調撥配送。完整的采購主數據管理隨著市場節奏

17、迅速加快，供應商在企業的價值鏈中扮演著越來越重要的作用，因此，有效的供應商管理是企業保持良好供應商關系，優化供應商隊伍的基礎，更是企業提高采購業務流程效率、采購質量，降低成本的關鍵因素。SAP系統首先將會提供給集團一個集中的供應商資源庫。供應商的來源可以來自于現有的采辦信息系統，SAP供應商關系管理系統，外部專業機構的供應商目錄等。物料主數據管理SAP物料主數據是管理所有原材料、備件、產品、服務和原材料等物料的編碼、描述和管理數據的機制。支持集中式、分布式及混合式的主數據管理模式。SAP系統用視圖來區分不同的業務范圍數據，如：設計、銷售及分銷、采購、物料需求計劃（MRP）、生產、質量控制、倉庫

18、管理、會計、成本等。用戶可以修改主數據維護的視圖選擇及字段選擇，并且可以增加公司特定的參數。同時可以規定必須輸入字段、字段內容檢查、會計科目設置規則等。(1) 物料代碼物料（物資或者服務）由一個18位的物料代碼唯一確定。在實施管理信息系統所需進行的所有代碼編制工作中，物料代碼是最關鍵也是最重要的一環。因為很多其它信息或代碼將會直接與物料代碼發生關系。物料代碼最基本的要求是物料號的唯一性以及物料代碼的字段長。目前經常使用的編碼方法主要有三種: 一種是無賦意物料編碼法；另一種是完整賦意物料編碼法；第三種是簡單賦意加特征屬性物料編碼法。SAP系統支持所有上述三種方法。企業常見的編碼方式是全意義編碼，

19、即編碼的每一個段都含有具體的意義，代碼具有可讀性且易于使用。但同時也會造成物料代碼的數量變得很多，有時會造成海量的物料代碼。另外，對于某些物料，很難事先確定所有可能的值，而造成事先無法完全進行窮舉。全意義編碼結構和示例如下圖所示：SAP物料管理解決方案提供另外一種編碼管理方法，即采用SAP分類功能的編碼方式。物料代碼不含有或只含有少量的意義，主體編碼采用流水號唯一判別，各種屬性作為“特征”維護。這樣只需要對特征進行設置、編碼和維護特征值范圍，產生編碼時選擇特征和特征值，物料代碼可以按照流水號自動生成。維護過程當中，系統同時可以進行重碼和錯碼的自動校驗，極大提高編碼的準確率。同時呈數量級的減少工

20、作量，如我們假定某類物料有4個屬性（如“類型”），每個屬性可能有4個值（如“成品，半成品，備件，原料”）。在全意義法下，我們必須手工編出4的4次方，即256個碼。采用分類系統，我們只需要維護4乘4共16個參數碼，編碼采用流水號自動生成，工作量大大減輕。采用SAP分類功能進行編碼的效益主要體現在：用戶可以根據多維特征值進行編碼的查詢；支持任意多的特征定義，成數量級減輕編碼工作量。自動校驗重碼,強化遵守編碼準則，減少重碼和錯誤率；不同部門可以有不同的分類組合:如采購分類,技術分類,維護分類等。增強分析功能，每一個特征都可以作為分析系統中的一個維度；(2)權限控制物料主數據的業務視圖和企業的組織結構

21、有關。例如采購提前期和送貨信息在每個工廠層定義，工程設計數據在公司總部層定義。SAP系統可以限制不同部門的用戶只對業務范圍內的數據負責。如銷售部門“擁有”銷售視圖，采購部門“擁有”采購視圖等。通過這種方式，可以限制系統內的用戶管理和訪問范圍。供應商主數據管理供應商主記錄主要用于采購管理和財務管理，不同的管理部門需要的供應商信息不同。為了保證數據的一致性和集成性，同時滿足不同組織和部門對信息的不同需求。SAP的供應商主數據分別在以下三個區域中保存：通用信息。如供應商的名稱、供應商的唯一編碼、地址，增值稅登記號，電話號碼等。財務信息。財務部門關心的一些信息，如付款條件，結算方式等。同一供應商，在不

22、同分子公司的情況可能不盡相同。這些數據在統一的供應商編號下可以按不同公司或工廠維護和使用。采購信息。不同工廠和法人公司采購部門對供應商數據也可能有不同的管理要求，如不同的交易貨幣，定價方式等，這些數據也需要在統一的供應商編號下按不同采購部門維護和使用。很多情況下，公司與供應商只會發生一次業務。不必為每個單獨的供應商建立一個主記錄，而是建立“一次性供應商”主記錄。SAP供應商主數據管理提供層次管理的功能，并且能夠明確的區分供貨方、合同方、開票方和付款方。貨源清單和配額分配貨源清單管理，包括某一物料的所有可能供應商以及框架協議。如果該物料由兩家或兩家以上的供應商供貨，那么可以在各供應商之間進行供應

23、額度分配。從而可以在采購計劃安排時幫助制定合理的供應商采購計劃，在采購供應商選擇時幫助建議合適的供應商。采購信息記錄采購信息記錄是供應商的采購歷史，詳細記錄了供應商的供貨信息，包括價格條款，供貨方式，交貨期，結算方式。它既是供應商價格管理的有力工具，也是下次采購的重要參考。在采購信息記錄中，用戶可以迅速獲取以下信息：不同供應商提供物料的價格歷史情況供應商以前供應過的物料信息供應過特定物料的供應商信息當前和未來的價格以及相應的價格條款 集團不但可以在選擇供應商、進行談判時參考這些供貨歷史信息，更重要的是可以利用SAP的采購分析系統和數據倉庫(BW)，對國內外供應商進行采購價格，批量，時機的分析，

24、改善采購的策略，加強對供應商的全面了解。采購信息記錄在采購系統啟用前可以一次性導入，其后，在輸入每一次報價、框架協議、采購訂單的時候，系統可以自動生成或更新信息記錄。項目驅動的采購計劃與執行 針對集團業務的現狀及未來發展的需要，SAP提供全面的項目及其他需求驅動的采購全過程的管理，如下圖所示：對于集團，在采購過程中的幾個關鍵點是： 通過SAP的全面采購過程管理，可以優化采購執行過程，建立規范的采購規則、實現對采購需求計劃、供應商選擇、采購合同、采購協議、外協、收貨、發票處理、網上采購和付款等采購業務的全流程管理。 加快采購的速度，降低采購成本，減少缺貨風險。合同及采購訂單 SAP系統中，將具有

25、明確采購品種和交貨日期的采購合同定義為“采購訂單”。而系統中的合同則指與供應商的長期協議，以便在某段期間內供應產品或提供服務。SAP提供了長期性采購合同（數量或金額合同）/計劃協議功能，幫助企業監控、執行合同。 采購訂單是非常重要的采購憑證，它是同供應商實現采購供應的有效單據之一，表示了對與供應商進行采購業務的正式的和最終的確認。采購訂單描述了與采購發生的條款，包括采購的物料、交貨時間、價格條款、運費、關稅、折扣、交貨條件、交貨地點等等采購合同的內容。 采購訂單可以從采購申請和詢價拷貝創建，也可以手動維護。不同單據之間的拷貝功能是一項重要的功能，是數據的準確性和錄入效率的重要保證。 SAP提供

26、彈性簡易的系統操作方式，如“拖至購物車”。只要用鼠標將需要采購的申請行拖到“購物車”似的圖標里面，系統就可以自動創建采購訂單。示范界面：這是根據采購申請創建采購合同界面。 在采購訂單中，可以通過“帳戶分配類別”控制不同的采購對象，如庫存物資、設備、服務和工程項目等。帳戶分配類別同時自動決定了財務集成的方式和科目。如下圖所示：為備件倉庫補充存貨時，帳戶分配類別為“庫存”，會計憑證中借記庫存；采購電腦時，類別為“固定資產”時，借記固定資產；為某個廠房建設購買物資時，類別為“項目”，會計憑證中借記在建工程；可能是當為某個部門購買耗材時，類別為“成本中心”，會計憑證上直接記入部門費用。 SAP同時提供

27、給集團不同的采購類型。如服務采購、分包采購、第三方采購、庫存轉移采購和寄存采購。 服務采購模式用于購買的是某項服務，而不是具體的物資時，其在核算和開票方面具有不同的流程。分包采購模式指企業給供應商提供材料收回產品，結算加工費的采購模式。庫存轉移采購模式經常出現在內部交易中，如物資從公司A轉移到公司B，按照內部采購模式進行結算。外協加工模式滿足自己沒有加工能力或加工能力不夠時，通過外協進行生產。SAP的外協加工能夠精確管理已發給委外加工商的庫存，未收回庫存；靈活管理工藝外協采購的原材料損耗；以加工費的形式進行采購，得到更準確的材料成本。集團在創建采購訂單過程中需要嚴格的審批程序，SAP提供了采購

28、訂單系統批準的功能，從而保證了在訂單未經批準之前是無法下達給供應商的，采購訂單的批準流程可以根據集團的具體要求靈活設定，和根據一定條件（金額、品種或部門）自動分配審批方式，審批部門（或領導）可以通過權限的分配來控制和指定。采購訂單可以通過自動打印、自動傳真、EDI、XML、供應商門戶和電子郵件等方式，將訂單、交貨日程表、催貨通知、拒絕函和催運單等各種單據，傳遞給供應商。接收到訂單后供應商對采購訂單進行確認，并通過ASN（裝運通知）的方式預先告知集團運期和數量。如果采用供應鏈網絡協同（SNC）功能，供應商可以直接在SNC中進行訂單的確認、狀態的標識生產進度的標識及ASN發布。工程項目和生產任務的

29、管理人員在進行物料可用性檢查時，系統可以自動考慮到在途庫存。采購計劃采購部門執行采購的主要依據是采購計劃。采購計劃制定的核心環節有3部分：需求管理，平衡庫存，計劃管理。采購需求多數情況下是分散產生的，平衡庫存和計劃管理則可以分散進行也可以集中進行。采購部門執行采購的主要依據是采購計劃。采購計劃制定的核心環節有3部分：需求管理，平衡庫存，計劃管理。采購需求多數情況下是分散產生的，平衡庫存則可以分散進行也可以集中進行。ERP系統最大程度的利用了集成特性。采購需求的管理可以從項目管理模塊，以及通過生產計劃自動傳遞到采購系統。對于耗用量具有長期明顯特征的物料，可以利用歷史數據進行預測。常用的預測模型有

30、：常數模型，趨勢模型，季節模型。當然也可以由使用單位部門根據需求直接提出申請，支持緊急采購業務。采購計劃的結果主要包含如下信息：訂購哪些物料/服務；數量多少；什么時候到貨。對于不需要近期執行采購的計劃，ERP將計劃結果保存為計劃訂單管理，將來進入采購循環后再轉換為采購申請。對于需要進入執行階段的計劃，系統將計劃結果保存為采購申請管理，觸發執行流程。通過采購歷史，可以跟蹤采購計劃的執行和核銷。采購申請采購申請是采購計劃的結果，同時又是采購訂單執行的開始，采購申請可以由采購計劃運行生成，也可以由業務人員手工輸入。集團可以根據需要設定采購申請的批準流程，包括如下內容：批準條件。“什么情況需要批準”。

31、可以按照金額，物料組，工廠等設置條件。批準策略。“批準策略”。有哪些批準控制點，批準順序如何。批準標示。“怎樣知道是否已經批準？”。批準/凍結。采購申請、合同和采購訂單可以采用相同的方法設立批準流程。貨源確定/框架協議針對采購需求和采購計劃，采購部門需要采用購買、委托和租賃等方式確認供應源，SAP系統可以提供多種確定采購計劃供應商的業務流程。以下我們列出4種常見方式。1）招投標采購通過公開招標或者邀標的方式，由不同供應商進行競爭性投標。系統將會以詢價單的方式記錄每一次招標，并且記錄每一個供應商的報價以及決標結果。SAP的文檔管理系統可以全面管理招投標過程中涉及的各類標書、方案書、投標書等文檔。

32、詢價單可以手工創建，也可以參照采購申請創建。通過詢價單類型結合不同編號區分不同的詢價目的，例如，國內采購和國外采購。一次可以針對多個供應商產生多個詢價單，詢價單會自動排序以便作為EDI、電傳或傳真信息進行打印或傳送。報價單的輸入必須以詢價單為依據，所以在錄入報價單時，必須輸入詢價單的號碼。系統可以維護：價格、價格單位、稅碼維護、報價比較過程、回絕/接受報價等。2）一次性采購對于價值不大的偶然性采購，則可采取一次性采購的方式，直接選擇供應商和議定價格，將采購申請轉化為采購訂單。3）專一來源采購如果某些物料和服務具有專一供應商（如專業設備的非標準配件），可以采用信息記錄采購方式，采購系統直接從信息

33、記錄讀取供應商和價格信息，將采購申請轉換為采購訂單。4）多貨源/商務談判對于多貨源而又不需招標采購的情況，可以維護貨源清單或者讀取系統已有貨源清單，選擇合適的供應商及其價格，發出采購訂單。采購收貨需要庫存管理的采購物資，采購收貨可以直接入庫上架，或者收到質檢區和凍結區。同時自動產生的財務憑證，借記庫存貸記暫估。非庫存的采購對象（如直接發運工程現場的物資、固定資產和耗材以及各項服務），則可直接計入相應的項目、成本中心、固定資產等成本對象，產生在建工程、費用、固定資產等相關憑證。采購收貨和其他模塊的集成點如下:更新采購訂單歷史自動產生郵件通知相關人員建立收貨單產生立體倉庫上架請求更新財務物料帳，產

34、生會計憑證觸發質檢請求更新物料數量和金額帳發票校驗供應商發票校驗是物料管理(MM)系統的一部分。它提供和庫存管理、財務會計，成本控制和資產管理部分的連接。發票校驗功能理順了采購部門、倉管部門和財務部門之間的業務關系，實現了信息共享。系統的發票校驗功能主要是實現三單（采購訂單，收貨憑證，供應商開具的發票）匹配核對，通過系統自動的對采購的物料種類、數量和金額進行核查，對于沒有通過校驗的供應商發票，財務的應付帳將不會反應此筆業務，此外還能實現對沒有收貨的采購訂單項目是不能進行發票的校驗，也就是財務將不會對該供應商進行付款，這樣就與倉管部門的收貨進行了有機的集成，消除了信息傳遞的不及時性，保證了企業應

35、付帳款的準確性，正確的反應了企業的負債狀況，對供應商開具的發票的正確性，做到了提前管控。此外，發票校驗還具有如下功能：可以處理貸項憑證,處理供應商扣款業務，即支持企業對供應商索賠業務。發票的取消功能。發票凍結功能。發票的預過帳功能。允許處理不基于物料采購的發票處理(例如，服務費及其它花費等)。發票校驗充分體現了物料采購業務與財務管理業務的高度集成，同時也實現了財務對采購業務的監督和控制的作用。下圖描述了發票校驗的簡單過程：采購訂單歷史在采購的全過程中，后續執行過程都能夠及時地反映到采購訂單歷史中，可實時監控供應商確認、裝船通知、收料情況、供應商發票和付款情況。示范界面1：系統列出采購單4500

36、009470的所有歷史記錄。鼠標點擊第一筆收貨單。示范界面2：打開編號為5000000007的收貨單，并可繼續追蹤會計信息示范界面3：雙擊打開5000000008財務會計憑證，和1000153953特殊用途分類帳憑證。靈活的供應商評估供應商評估可以促進供應商做出更好的表現，也能夠使企業科學客觀的作出供應商的選擇決策。一套供應商評估系統可以對所有供應商采用統一的標準進行考評，盡量減少個人主觀印象的影響。通過供應商評估功能可以簡化選擇貨源的過程，及時為企業決策層提供決策參考。SAP采購系統最基本可以從四下主標準：價格、質量、交貨時間和服務。集團可以根據需要自定義其他主標準，如：供應商的財務狀況、供

37、應商的行業信用、產品的全面性、效率等等。并按照這些標準在供應商表現中的重要性給出其權重。為了使評估更加詳細、具體，還可以將各個主標準細分為若干個子標準，并給定相應的權重，根據子標準的得分再計算出每個主標準的得分。評分的方法可以有以下三種：自動計算： 根據系統已有的數據確定分數；半自動計算： 用戶手工輸入某些子標準的分值，然后系統計算總得分；手工輸入： 用戶針對某個全局子標準直接輸入某供應商的得分。通過SAP供應商評估系統，對所有的供應商進行客觀的綜合評分之后，系統可以將結果以各種形式輸出以便進行分析：根據總分來顯示供應商的排序；根據某個特定的標準進行排序，如質量；根據某特定物料來顯示供應商的排

38、序。 系統能夠對供應商評估的結果以日志的形式進行記錄，以用于對供應商評估歷史進行長期性的分析。如果啟用門戶功能，可以直接把評估結果發布到門戶上。靈活的采購信息分析系統SAP ERP采購信息系統能夠實現標準分析（例如供應商分析和采購組分析），可為用戶提供大約30種左右的性能參數，例如采購訂單的完成情況等；也可按用戶的需求修改構成分析基礎的數據以及顯示方式。采購信息系統是用于收集、綜合和分析采購數據的靈活工具。它同時也是一個在線分析系統(OLAP)，能夠實時的提供所需要的報表。的功能可以為用戶提供采購應用的各種信息，每個用戶可自動地定義所需信息的深度。使用可作采購歷史數據的趨勢分析，從而幫助企業供

39、應商的采購歷史分析。靈活分析以用戶自定義的SAP數據庫結構為基礎，可定義適合用戶特殊需求的特定分析報告。圖形化方面，系統可用圖形顯示查詢結果，可幫助用戶提供迅速地擬定目標決策的框架。以下是SAP采購分析功能中比較突出的特點：追溯功能用戶使用追溯功能可顯示不同層次的信息，信息分解的順序由用戶定義，也可按照預置的標準過程進行。強化分析功能和圖形在用戶分析的每個層次，都有強化分析功能，包括ABC分析、雙重分類，分類、級別清單和計劃/實際對比，用戶可在同一個圖形表中看到全部結果，也可在供應商主記錄、商品主記錄和采購文檔中查詢詳細信息，以下詳細介紹了這些強化分析的功能。ABC分析：用戶可使用ABC分析法

40、，根據對象不同性能參數值的相對重要性將對象分類，可按四種策略作ABC分析。例如，可將構成全部訂單金額的前70的供應商定義為A類供應商，構成接下列20的定義為B類供應商，余下的定義為C類供應商。級別清單：使用這個功能，用戶可以自定義查詢清單。計劃/實施比較：用戶可比較每個性能參數的計劃量和實際發生量。分類：使用分類功能可按某個性能參數將對象值分為不同類別。 雙重分類：雙重分類是按兩種性能參數將對象值分類，這可以看到兩種性能參數的關系以及潛在的問題。如采購數量(噸位)和采購金額的關系。友好界面，用戶個性化的設置在分析過程中，用戶可以定義以下設置：分析期間個數查詢的性能參數追溯順序性能參數和對象欄的

41、寬度與此同時，用戶也可以定義輸出版面，并自定義圖形輸出。在SAP的采購信息分析系統中，利用不同的版本號，可為相同的數據存貯不同的計劃方法，也就是說計劃可以是多重的，計劃的制定可以通過預測，用戶可使用某種預測模型（例如趨勢模型或季節模型），或使用自定義的模型，也可由系統確定與歷史時間序列中的值最接近的模型。通過易于處理和易于理解的計劃表格輸入到系統中去，系統會根據實際數據多維的提供計劃和實際的比較，幫助管理者分析采購中的原因，解決采購中的問題。以上的計劃輸入和計劃/實際比較功能都支持圖形處理，一旦輸入了計劃數據，可以使用圖形顯示，這個圖形是交互式的，即通過簡單的鼠標處理就可改變圖形中的數據。庫存

42、管理解決方案對于現代企業而言，良好的庫存管理不僅是“進-銷-存”物流管理的重要環節，也是降低經營管理費用的關鍵。我們建議集團采用SAP的物料管理（MM）模塊中的庫存管理（IW）倉庫管理（WM）子系統來建立一套集成的庫存和物流管理平臺，支持集團以及各倉庫、分子公司，物資、備件、設備等的庫存管理。SAP庫存管理系統能夠實現按數量和金額管理庫存，完成所有庫存事務的計劃、數據錄入和憑證單據編制，支持不同的物料盤點方法如周期盤點、連續盤點和抽樣盤點。庫存事務包括收貨、發貨、申請預留、轉庫、盤點、品種轉化等等各種復雜的形式。系統還可以詳細管理物料的各種類型：在檢庫存，在途庫存，已訂購未交貨數量，客戶特定庫

43、存，訂單預留庫存，項目預留庫存等。類型的細分可以使集團方便地區分庫存中物料的不同情況，進行合理的計劃和收發控制。SAP的庫存系統提供實時的庫存帳，以及多維的查詢、報表和分析，內含了大量的庫存物流管理的分析模板和指標。靈活的庫存組織結構庫存管理組織架構包括：集團：集團是組織單元的最高層，下可分配多個公司代碼。一個集團擁有一個獨立集中的數據庫，業務的核心數據（如設備編碼、供應商編碼等）在集團范圍內統一共享。公司代碼：公司代碼是在集團下出具法定報表的法人實體，或者高度獨立核算的單位，是財務的核心組織單元。如集團北京分公司可以設置為一個公司代碼，也可以在二級單位的層次上設置公司代碼。工廠：工廠是生產和

44、物流管理的基本組織，如物流中心、某油田、化學公司的生產廠。倉儲地點：是物流管理單位，庫存地點代表實際倉庫或者邏輯倉庫。一個工廠可能擁有多個庫存地點。貨位：倉庫管理中的一個管理單位，有一個存儲單位號碼進行識別(SU)。SAP的庫存管理系統提供統一儲備的物流中心儲備模式和分散儲備模式。在統一儲備的模式下，物流中心集中存儲物資，集團內其他單位負責提出需求，物流中心以內部銷售或庫存調撥方式進行物資配送，并實現內部結算。統一儲備模式如下圖所示：集團的庫存集中在公司代碼1下的工廠1，這是一個物流中心類工廠。集團內其他的工廠只有貨物的暫存區，需要向工廠1提出需求，工廠1負責計劃和物流配送，并和需求工廠進行資

45、金結算。分散儲備模式下，庫存分散存在在集團內部。對于非通用性物資，可以考慮采用這種方式。如下圖所示。集成的庫存管理系統庫存管理(IM)能夠完全地與整個ERP系統結成一體，和項目管理、財務會計、管理會計、生產計劃、內部銷售、設備維護等系統實現無縫實時的集成。任何形式的貨物移動，如果會對庫存值產生影響，則在數量更新的同時，對相應的總分類帳科目，以及相關的成本帳目作出實時的更新，產生相應的會計分錄。ERP的集成性能夠提供給集團范圍內的透明度。集團可以從財務報表追溯到財務子帳、會計憑證，并且可以從會計系統追溯到源頭的物料憑證。提供透明度的追溯能力中，憑證之間的勾稽關系是關鍵技術所在。下圖為從會計憑證追

46、溯到物料憑證的示范界面：從編號為5000000008會計憑證中可以查看到對應物料憑證的編號為5000000007，并且可以從會計憑證的顯示屏幕上，直接通過菜單跳轉到物料憑證的顯示屏幕。全面的庫存事務管理從某種意義上說，庫存管理系統就是管理物資的各類移動。SAP通過“移動類型”來控制各種檢驗、入庫、貨架、調撥、出庫、報廢和盤點等庫存事務，控制物料移動中相應會計科目的更新。移動類型是集團實現物流標準化和規范化的重要工具。到貨檢驗管理公司質量部門能夠根據公司的業務需求凍結供應商所交付的物料。在采購驗收處理時，系統將自動將準備檢驗的物料收到檢驗狀態的庫存。當質量檢查部門對該批物料作出檢驗合格的決策后，

47、這批物料將被存放在自有非限制庫中。但物料需求計劃可以考慮這類庫存的可用性。只要物料被存放在檢驗庫里，系統將自動地凍結發票與付款。入庫管理在未來系統中，SAP支持各種收貨流程，根據集團的收貨業務需求，系統可以設定貨物接收后是否應先放入質檢狀態，合格后再放入非限制使用庫存。由于未來系統是一個整合的系統，所以以上各種流程的收貨處理，不僅會產生物料的收貨憑證，同時還會產生相應的財務憑證，影響相應的總帳科目。系統用不同的物料移動類型及其相關的參考憑證來控制不同形式的貨物接收過程。收貨時，需要先檢查有無對于此類收貨的預定存在。如有預定存在，則參照預定收貨。系統支持采購訂單的收貨、生產訂單的收貨以及其它方式

48、的收貨。庫存調撥庫存調撥指集團內部的平庫與調撥。庫存調撥可以采用一步法和兩步法進行管理。一步法使用庫存轉移單，庫存從發出地發出的同時記入接收方的庫存。兩步法并使用庫存調撥訂單進行：發料時，零部件從發料庫中移出。運輸途中，系統中顯示其為在途庫存。收料庫經檢測后，收料入庫。用戶可以在系統的庫存瀏覽中看到所有庫存狀態的情況和數量金額。對于跨公司代碼之間的調撥，系統會自動產生內部往來的會計憑證。使用庫存調撥訂單有下列優點：可在系統庫存調撥訂單中將發料處記為調撥供應商；可在庫存調撥訂單中輸入發料成本，例如運費等；庫存調撥訂單記入需求管理，而且采購計劃中產生的調撥需求也可轉成庫存調撥訂單；調撥發料可在系統

49、中作為發料庫銷售發貨處理；整個庫存調撥過程在系統中可利用收料庫的采購訂單歷史記錄進行控制管理。出庫管理SAP提供了很多形式的發貨出庫。對生產訂單的發貨、對銷售訂單的發貨、對預留的發貨、對維修的發貨以及對項目的發貨等，這些都可以看作是計劃性發貨；部門的領用、質量部門的樣品抽樣檢驗、物料的報廢出庫等，可以看作時非計劃發貨，在系統中執行發貨，系統立刻會更新庫存數據，同時相應的財務數據也將自動更新。如果缺貨，系統可以查詢采購訂單，在途庫存，從而給出可發貨的建議日期。庫存盤點由于SAP支持多種策略的物料庫存盤點,在庫存管理系統中，為了保證庫存信息的準確，庫存盤點是系統中重要的一個步驟。可以使用SAP系統

50、的期間盤點、循環盤點和抽樣盤點等方法進行盤點。循環盤點區別對待A、B、C類不同類型的物料，規定不同的盤點間隔周期和允許的盤點誤差，系統會自動檢查出需要盤點的物料，進行輪番的盤點。同時，企業可以根據具體情況，選擇在任意時間比如月末盤點某些倉庫，某些庫存地，某些類型的物料或某一物料。使用抽樣盤點的方法可以節省盤點的數量和時間，通過一定數量的盤點結果推斷總體的盤點差異。在盤點處理中，當需要盤點時，由財務和倉庫管理人員選擇盤點的方法和盤點的范圍，在SAP中對需要盤點的倉庫和盤點項進行選擇，打印盤點表。同時可以凍結盤點表內選定范圍的庫存事務處理，防止此時發生出入庫業務。然后在SAP系統中逐步將實際盤點的

51、結果輸入系統，并進行差異分析，打印差異分析報表。如果差異被審批后，可以在系統中將差異記帳，將庫存數量和資金調整到真實的水平。退庫管理SAP庫存管理系統能夠對物料進行多種庫存狀態的管理，如質量檢驗狀態、凍結狀態和可使用狀態；此外，根據業務的需求，還可以實現對零價值采購庫存 (寄存庫存)、客戶退貨庫存、銷售訂單庫存、外協加工庫存、在途庫存、收貨凍結庫存進行分別管理和信息統計。對于供應商的退貨管理退貨可以針對采購訂單直接做。將凍結、質檢、非限制的庫存退給供應商，也可以使用銷售模塊的功能，創建交貨單的方式，視為銷售給供應商。其好處在于使用進行撿配及包裝的功能。對于客戶的退回作為特殊庫存管理，當商品退回

52、到倉庫后該商品處于客戶退回狀態，只有當確認了退貨原因和責任后才將此商品轉為自有商品，此時商品才處于可用狀態。報廢管理SAP庫存管理系統能夠對物料進行多種庫存狀態的管理，當物料由于意外損壞或已超過質保期后就可考慮報廢掉該物料。如果進行貨架有效期的管理，當商品快超過商品保質期時系統會提示相應的警告信息。一旦決定報廢該物料后就可通過系統報廢出庫將此物料報廢。SAP系統支持資產的購置、報廢、轉移（在公司總部內部轉移到其它公司）和使用部門的變化的管理。固定資產購置可實現有采購訂單和無采購訂單兩種方式。可滿足企業統一采購管理和由不同部門自行采購的多方面的需求。有采購訂單的購置是與采購模塊集成的。在資產驗收

53、入庫時，系統按照會計記賬的要求自動記賬到資產明細賬同時更新總賬。系統還支持資產的完全和部分報廢功能。估價及臺帳管理庫存系統中可以設置庫存估價范圍，即是對每種物料，是在公司代碼級統一庫存單價還是在工廠級統一單價。在每一個物料的物料主數據中，都可以指定在某個估價范圍內（如某個工廠）是否需要進行估價管理。如果是的話，采用移動平均價還是標準價。采用移動平均價情況下，隨著每筆庫存收貨都會實時的采用移動平均法更新庫存單價，這樣就可以實時反映市場價格的變化。采用標準價時，庫存計價采用相對不變的標準價格計算，標準價和實際采購價的差異記入差異科目。主數據還通過“估價類型”來確定庫存需要記入什么總賬科目（如“原材

54、料”，“備品備件”，“自制件”等）。庫存估價是出具資產負債表的基礎，也是統計生產成本的數據來源。庫存估價在財務管理中扮演著重要角色。傳傳統的臺帳管理需要手工記錄每筆收發以及進行價格計算，或者使用不與財務系統集成的庫存系統，造成庫存帳和財務帳的脫節，出現帳帳不符和帳實不符的管理漏洞。ERP系統的庫存管理子系統支持實際工作中各種業務的收貨、入庫、出庫、物料狀態的改變、物料的調撥及物料的盤點，提供全新的電子帳務管理。由于ERP系統是一個集成的系統，庫存物料數量的更新，同時將會自動觸發財務相關的總帳科目的價值更新。此外，也會更新相關的采購訂單，生產訂單中的相關信息。使用ERP庫存系統后，倉庫部門只對有

55、效的采購訂單進行收貨處理，收貨時只需要關心所收物料的外觀、數量或重量，不必要審核價格，價格將在創建訂單時控制。這樣既可擺脫手工記帳的繁重工作，也使各部門的職責更加清晰，管理流程更加順暢。ERP庫存管理系統提供變革性的臺帳管理，而庫存變化和財務記錄實時集成是技術關鍵所在。強大的庫存分析信息系統庫存信息系統是整個后勤系統的一部分，它是用于收集、綜合和分析庫存數據(庫存量水平、出入庫情況、庫存性能參數等)的靈活工具。庫存信息系統幫助管理人員隨時獲取分析信息，提高對發貨和收貨的同步監控，設置適當的庫存水平，用來獲得庫存管理的最佳狀態和操作過程。庫存管理人員可以按照物料、庫存地點、物料組等分別對庫存量水

56、平、出入庫情況、庫存性能參數、消耗金額 （ABC分析） 庫存金額、庫存覆蓋范圍、周轉慢的項目、庫存周轉等進行標準分析。同時，庫存管理人員也可定義自己的柔性化分析結構，使用戶可按不同的需求將數據組合匯總在一起。示范界面1：從系統提供的查詢報表分析清單中，選擇“庫存周轉”分析。在選擇條件中，用戶可以對每一維度限定值范圍：工廠、庫存地點、物料、物料類型、物料組、期間等。示范界面2：在報表結果中，進行指標選擇、穿透分析、圖形分析和對比分析。庫存管理人員可以使用追溯功能可顯示不同層次的信息，信息分解的順序由用戶定義，也可按照預置過程進行（這是標準的追溯順序）。例如：用戶使用庫存出入庫分析，首先選擇庫存地

57、點，然后用戶可按物料追溯顯示這個庫存地點的全部出入庫數據。如果再按期間追溯，可得到屬于這個庫存地點的此物料在一系列期間的出入庫金額。然后可以進一步分解為一系列的物料文檔，顯示各個物料入出庫情況。用戶可選擇顯示報告的形式，從而決定查詢結果顯示的版面。用戶也可使用二維或三維圖形顯示數據。用戶也可以選擇預警系統，對安全庫存、批次等參數設置預警線，用電子信件、預警信號提示等方式提醒用戶，從而使可用庫存控制在適當水平，降低庫存量，降低企業的運行成本。SAP供應與采購管理系統為集團帶來的價值SAP 系統采購管理模塊能夠與其他功能模塊系統進行有機的高度緊密集成，包括財務管理（FI/CO）模塊、生產計劃（PP

58、）模塊、銷售與分銷 (SD) 模塊、設備維護 (PM) 模塊、項目管理（PS）模塊等等，從而實現信息的共享和需求的傳遞。通過庫存信息的實時共享，良好的支持供應鏈業務運作。采購計劃中的部分信息依據來源于庫存管理中準確的庫存數量，銷售的可用性查詢信息來自庫存準確數量的查詢，設備維護計劃執行中對備品備件的可用性查詢和領用同樣依賴與庫存管理的集成，SAP庫存管理系統保證了這些業務高效精確的運行。SAP采購管理系統可以適應不同的采購方式利用SAP系統強大的采購模塊功能，通過其提供的多種需求的采購方式，如標準物料采購、寄存物料的采購、外協件的采購、對項目的采購、對成本中心的采購等，可滿足多種不同需求和管理

59、的模式。 SAP采購管理系統提供了一個完善的采購監控系統通過采購訂單的管理最終為集團形成一個完善的采購管理監控體系，將采購進度與各部門實時共享，實現與計劃和生產的良性結合：事前控制： 詳盡的歷史記錄提供廣闊的選擇范圍。嚴格且靈活的比價方式可以考慮各種因素（折扣、運費、關稅等） 進行綜合權衡，從而選擇綜合指標最好的供應商。事中監控： 通過對采購組設置審批策略和對采購物料大類的重組，實現對采購業務的分類管理，并通過采購訂單貫徹執行；采購訂單歷史實時體現作業進度，訂單數量、已收貨數量、還需收貨數量、已開立發票數量等一系列指標的列印使采購跟蹤輕而易舉。事后分析： 利用采購信息系統（Purchasing

60、 Information System），實現多方位多角度的分析。可以按照不同的選擇條件，如物料種類、采購部門或采購員，供應商等對公司發生的采購數據進行標準的分析；同時公司也可定義自己的柔性化分析結構，使用戶可按不同的需求將數據組合匯總在一起。系統還可以提供直觀的3D和2D圖，靈活方便的滿足制表與采購報告的需求。SAP采購管理系統提供了整體的采購庫存管理的優化對采購源的有效控制，可以幫助集團實現需求下達與采購執行分離：系統自動通過信息記錄、貨源清單以及配額協議等采購數據對采購訂單的形成過程進行有效控制，可以按照自己的需求達到自動采購訂單下達以及貨源自動分配等功能。 對每一次采購行為歷史數據的高