1、會(huì)議接待管理教學(xué)提示重點(diǎn)：會(huì)議接待工作的基本內(nèi)容難點(diǎn)：會(huì)議接待禮儀。【職業(yè)情景 】 濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司是一家由全民企業(yè)改制的股份制企業(yè)，公司經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚，主營糖、酒、副食品、非酒精飲料、滋補(bǔ)品、糧油及制品、食用香精及添加劑，兼營日用百貨、針紡織品、文化用品、五金、交電等。公司營銷方式以調(diào)撥、批發(fā)為主，輔以零售、代購、代 銷，薄利多銷為該公司的一大特色。 案例分析【職業(yè)情景 】 該公司目前已與國內(nèi)150多家廠商建立了直接的業(yè)務(wù)關(guān)系，以互惠互利為合作之本。各廠商通過商業(yè)糖酒批發(fā)公司反饋的信息，在管理和經(jīng)營上都獲益匪淺，也使商業(yè)糖酒批發(fā)公司得到了更多的信賴，相互合作更加緊密。 適逢濱江市商業(yè)糖酒

2、批發(fā)公司投資興建的商業(yè)大廈竣工暨商場開業(yè)，為進(jìn)一步加強(qiáng)工商合作，濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司決定召開商品供貨商業(yè)務(wù)懇談會(huì)，邀請(qǐng)年供貨1000萬元以上的30家企業(yè)老總蒞臨濱江市共謀發(fā)展，同時(shí)為濱江市商業(yè)大廈商場開業(yè)剪彩。剪彩后，30家廠商的老總還將舉行購物簽名活動(dòng)。 【職業(yè)情景 】 在公司辦公室主任夏雨的精心準(zhǔn)備下，上午的業(yè)務(wù)懇談會(huì)議在友好、熱情的氣氛中開始。由于大家相互間都很熟悉，又有一段時(shí)間沒有見面，因此會(huì)議開始很長一段時(shí)間大家都在相互問好，談?wù)搶?duì)近期國家大事的看法。期間還有很多傳接電話。作為會(huì)議召集人的夏雨，很想控制會(huì)議的進(jìn)程，但她不知道怎樣說。 事后，公司老總批評(píng)了辦公室主任夏雨，認(rèn)為本次會(huì)議

3、沒有達(dá)到預(yù)期的效果。 討論1、出現(xiàn)這種情況，是否有會(huì)議安排方面的問題？2、面對(duì)這種情況，夏雨該怎么做？1.會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格布置會(huì)場 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件 會(huì)場檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單2.會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會(huì)議簡報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作3.會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工 作 安排與會(huì)人員離會(huì)

4、會(huì)議總 結(jié)會(huì)議文書的立卷歸 檔會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)議接待流程1、與會(huì)議主辦者洽談。2、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。3、邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場所。4、與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。5、與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。6、確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。7、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）（一）會(huì)前工作（二）會(huì)中工作1、機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。2、會(huì)議酒店現(xiàn)場：會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料，來客接待。3、會(huì)議秘書協(xié)

5、助會(huì)場布置及會(huì)場的會(huì)務(wù)服務(wù)。4、會(huì)議秘書在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。5、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。（二）會(huì)中工作6、提前確認(rèn)會(huì)議代表（客戶）的娛樂項(xiàng)目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。7、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。8、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。9、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。10、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的

6、交通工具的安排。11、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。（三）會(huì)后工作1、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。2、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。3、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。4、歡送代表工作。會(huì)議接待工作的基本內(nèi)容1、接待準(zhǔn)備計(jì)劃擬定2、會(huì)議接待物品準(zhǔn)備會(huì)場設(shè)施-常用文具-生活用品-會(huì)場裝飾用品-視聽器材-專門用品一、接待準(zhǔn)備二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù) 1、報(bào)到及接待工作 （1）與會(huì)人員的接送; （2）會(huì)議交通工具的安排; （3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買; （4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織; （5）其

7、他屬于招待方面的工作。二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù) 2、組織簽到 （1）工作人員代簽到。 （2）簿式簽到。 （3）電子計(jì)算機(jī)簽到。 （4）證卡簽到 （5）座次表簽到會(huì)議簽到方式工作人員代簽到 會(huì)議工作人員事先制定好參加本次會(huì)議的花名冊(cè)，開會(huì)時(shí)，來一人就在該人名單后畫上記號(hào)，表示到會(huì)，缺席和請(qǐng)假人員也要用規(guī)定的記號(hào)表示。例如：“”表示到會(huì)，用“”表示缺席，用“0”表示請(qǐng)假等。 這種會(huì)議簽到方法比較簡便易行，但要求會(huì)議工作人員必須認(rèn)識(shí)絕大部分與會(huì)人員，所以這種方法只適宜于小型會(huì)議和一些常規(guī)性會(huì)議。對(duì)于一些大型會(huì)議，與會(huì)人員很多，會(huì)議工作人員不能認(rèn)識(shí)大部分人，逐個(gè)詢問到會(huì)人員的姓名很麻煩，所以大型會(huì)議不適宜

8、采用這種方法。 會(huì)議簽到方式簿式簽到 與會(huì)人員在會(huì)議工作人員預(yù)先備好的簽到簿上按要求簽置自己的姓名，表示到會(huì)。簽到簿上的內(nèi)容一般有姓名、職務(wù)、所代表的單位等，與會(huì)人員必須逐項(xiàng)填寫，不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點(diǎn)是利于保存，便于查找。缺點(diǎn)是這種方法只適用于小型會(huì)議，一些大型會(huì)議，參加會(huì)議的人數(shù)很多，采用簿式簽到就不太方便。會(huì)議簽到方式電腦簽到 電腦簽到快速、準(zhǔn)確、簡便，參加會(huì)議的人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)，只要把特制的卡片放到簽到機(jī)內(nèi)，簽到機(jī)就將與會(huì)人員的姓名、號(hào)碼傳到中心，與會(huì)者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘即辦完，將簽到卡退還本人，參加會(huì)議人員到會(huì)結(jié)果由計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進(jìn)的簽到手段，一些大型會(huì)議

9、都是采用電腦簽到。 會(huì)議簽到方式證卡簽到 會(huì)議工作員將印好的簽到證事先發(fā)給每們與會(huì)人員，簽證卡上一般印有會(huì)議的名稱、日期、座次號(hào)、編號(hào)等，與會(huì)人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進(jìn)入會(huì)場時(shí)，將簽證瞳交給會(huì)議工作人員，表示到會(huì)。其優(yōu)點(diǎn)是比較方便，避免臨開會(huì)時(shí)簽到造成擁擠。缺點(diǎn)是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會(huì)議。會(huì)議簽到方式座次表簽到 會(huì)議工作人員按照會(huì)議模型，事先制定好座次表，座次表上每個(gè)座位按要求填上合適的與會(huì)人員姓名和座位號(hào)碼。參加會(huì)議的人員到會(huì)時(shí)，就在座次表上消號(hào)，表示出席。 印制座次表，與會(huì)人員座次安排要求有一定規(guī)律，如從號(hào)到號(hào)是某部門代表座位，將同一部門的與會(huì)人員集中一起，便于與會(huì)者查

10、找自己的座次號(hào)。 采用座次表簽到，參加會(huì)議的人員在簽到時(shí)就知道了自己的座次號(hào)。采用座次表簽到，參加會(huì)議的人員在簽到時(shí)就知道了自己座位的排數(shù)和座號(hào)，起到引導(dǎo)的效果。 任務(wù)一 接站報(bào)到工作知識(shí)目標(biāo)1、掌握接站工作的程序、接站的工具準(zhǔn)備2、掌握引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到的程序與注意事項(xiàng)能力目標(biāo)1、能夠按要求接站2、能夠按要求簽到教學(xué)重點(diǎn)能夠按要求接站和簽到教學(xué)方法項(xiàng)目驅(qū)動(dòng) 案例教學(xué)教學(xué)時(shí)數(shù)2課時(shí)一、任務(wù)導(dǎo)入天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產(chǎn)家電產(chǎn)品，公司資產(chǎn)雄厚，員工近2000人，著名科技人員和高層管理人員云集。公司在全國各大中城市設(shè)有眾多分公司和銷售代理商，最近幾年，公司推出了一系列新產(chǎn)品，占領(lǐng)了國內(nèi)10

11、%以上的家電市場，在國外的影響也很大。2008年，公司加大管理和研發(fā)力度，在電腦、手機(jī)、電視等多個(gè)模塊上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品，國內(nèi)市場份額達(dá)15%。2008年底公司召開年度全國銷售商表彰大會(huì)，以表彰先進(jìn)、規(guī)劃2009年工作。參加表彰大會(huì)的有公司邀請(qǐng)的省市的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、同行業(yè)兄弟單位的代表、公司董事會(huì)成員、全國各分公司的領(lǐng)導(dǎo)、全國銷售代理商代表以及公司著名的高層管理人員和科技人員等。會(huì)議時(shí)間：2008年12月23、24日，兩天2008年12月23日上午9：0011：00 表彰先進(jìn)個(gè)人和先進(jìn)集體 下午14：3017：00 2009年工作部署12月24日上午9：0011：00 會(huì)議分組討論 下午1

12、4：3016：00 參觀新型、新款家電產(chǎn)品的生產(chǎn)線地點(diǎn)：北京與會(huì)人數(shù)：1500人左右受表彰人數(shù)：40人左右會(huì)議由秘書高山協(xié)助總經(jīng)理張偉組織籌劃，請(qǐng)做好相關(guān)的會(huì)中的接站報(bào)到工作。 二、任務(wù)分析要做好相關(guān)的接站報(bào)到工作，首先要弄清會(huì)議的內(nèi)容、會(huì)議的時(shí)間、與會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓、與會(huì)代表的人數(shù)；其次要掌握接站工作的程序、接站的工具準(zhǔn)備，了解引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到的程序與注意事項(xiàng)；最后，作為職業(yè)秘書，接站報(bào)到工作要做到有條不紊，任何細(xì)節(jié)的疏忽都會(huì)影響到會(huì)議的效果和本企業(yè)的形象。三、相關(guān)知識(shí)會(huì)議的接站報(bào)到工作是會(huì)議中期重要的工作，會(huì)議工作人員的言談舉止，能否使與會(huì)人員在接站和報(bào)到地點(diǎn)得到及時(shí)、熱情、友好的接待，是否

13、了解本次表彰大會(huì)的概況，對(duì)會(huì)議的效果都會(huì)產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會(huì)議的秘書人員必須重視會(huì)議的接站報(bào)到工作，尤其是一些重大的會(huì)議，更是要注重會(huì)議的接站報(bào)到工作。三、相關(guān)知識(shí)包括接站工作接站的工具準(zhǔn)備引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到做好簽到工作接站工作接站工作的主要步驟 ： 1、要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會(huì)代表的名單以及飛機(jī)、火車、輪船的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間，將其編制成一目了然的表格，并要掌握與會(huì)代表的聯(lián)絡(luò)方式，擬定會(huì)議代表接站安排表，注明代表姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、車次/航班、到達(dá)（出發(fā)）時(shí)間、隨行人數(shù)、接站司機(jī)和車號(hào)、接站工作人員、接站領(lǐng)導(dǎo)、接站出發(fā)地點(diǎn)和時(shí)間。將表格提前發(fā)放到接站的工作人員和接站領(lǐng)

14、導(dǎo)手中，由接站的工作人員負(fù)責(zé)聯(lián)系。2、要備有足夠的車輛和接站人員,接站人員每人要有一份與會(huì)代表抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間表，按分工的線路和時(shí)間去接。3、對(duì)于自備交通工具的外地與會(huì)人員，要事先通過發(fā)傳真或打電話的形式告之到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。4、在車站、碼頭、機(jī)場設(shè)置接待站，并制作醒目的接站牌或接站條幅，如“天地公司接待處”接站的工具準(zhǔn)備先準(zhǔn)備好車輛和會(huì)議代表到達(dá)接站回執(zhí)，帶好接待計(jì)劃、會(huì)議代表接站安排表、手提式擴(kuò)音器、工作證、胸卡、醒目的接站條幅和接站牌等接站標(biāo)識(shí)物品，還要有一張急救電話號(hào)碼表，應(yīng)包含主要航空公司、出租車公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼 引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到報(bào)到是指與會(huì)人員在到達(dá)會(huì)議所在地時(shí)所辦

15、理的登記注冊(cè)手續(xù)。熱情迎接與會(huì)人員、現(xiàn)場運(yùn)作、合理安排工作人員和良好的交通安排是會(huì)議報(bào)到和現(xiàn)場管理順利進(jìn)行的組成部分。第一印象很重要，現(xiàn)場報(bào)到是大家露面的時(shí)候，前來報(bào)到的與會(huì)人員都是有備而來，每個(gè)代表都應(yīng)該得到最熱情周到的服務(wù)。歡迎與會(huì)者并幫助他們進(jìn)行報(bào)到是會(huì)議殷勤待客的重要表現(xiàn)。（一）引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到的注意事項(xiàng)如下表所示：報(bào)到的注意事項(xiàng) 負(fù)責(zé)人 聯(lián)系方式 處理結(jié)果 備注 查驗(yàn)有效證件 報(bào)到小組成員業(yè)務(wù)要熟練 報(bào)到人員的分配要合理 指示牌要醒目 備好會(huì)議報(bào)到須知 食宿安排要留有余地 其它事項(xiàng) （二）引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到的程序如下：1、在報(bào)到處的周圍設(shè)立醒目的引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明報(bào)到的具體位置。2、

16、接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋（包括有關(guān)會(huì)議文件和會(huì)議材料、會(huì)場座次圖、代表證、工作證、出席證等證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等）發(fā)給報(bào)到人員，必要時(shí)引導(dǎo)與會(huì)代表去所住宿的房間并簡要介紹周圍的情況和開會(huì)的要求。3、向每位代表發(fā)放會(huì)議指南，會(huì)議指南包括會(huì)議日程、會(huì)議文件、食宿、乘車安排、座席安排、發(fā)言順序、作息時(shí)間、代表名單、賓館服務(wù)、注意事項(xiàng)等，要盡可能詳細(xì)、清楚，使與會(huì)代表一目了然。會(huì)議指南的主要內(nèi)容:(1)會(huì)議日程安排，包括會(huì)議代表自報(bào)到之日起到會(huì)議閉幕止每日上午、下午及晚上的具體安排。(2)住房安排，包括會(huì)議代表單位、姓名、職務(wù)、住房號(hào)及電話，是女性代表、少數(shù)民族代表的需注明。(3)會(huì)議分

17、組名單，包括會(huì)議代表總?cè)藬?shù)，各小組人數(shù)，各小組組成單位及部門名稱，小組成員名單，小組召集人、聯(lián)絡(luò)員、會(huì)場。(4)會(huì)議秘書處的組成，包括備會(huì)務(wù)小組成員名單、住房號(hào)及電話。(5)會(huì)議注意事項(xiàng)、作息時(shí)間表等。 4、隨時(shí)統(tǒng)計(jì)需訂返程票的會(huì)議代表，會(huì)議期間，根據(jù)預(yù)定返程票回執(zhí)（見下表）和與會(huì)人員的需要安排專人負(fù)責(zé)飛機(jī)票、車票、船票的訂票工作，直到外地與會(huì)人員全部離開。5、隨時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)到人數(shù)以備領(lǐng)導(dǎo)查詢，答復(fù)會(huì)議代表咨詢。6、報(bào)到結(jié)束后，匯總有關(guān)情況報(bào)告會(huì)議秘書長，要特別注意代表變更情況和因故不能及時(shí)報(bào)到代表的情況。總之，會(huì)務(wù)工作人員在引導(dǎo)參會(huì)人員報(bào)到并發(fā)放證件、文件、材料、安排食宿之后。同時(shí)還應(yīng)掌握?qǐng)?bào)到情

18、況,及時(shí)催促有關(guān)單位按時(shí)報(bào)到。對(duì)于未按時(shí)報(bào)到的單位要問明原因，并及時(shí)向組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告報(bào)到情況，向會(huì)務(wù)組提供報(bào)到名單。做好簽到工作簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入正式會(huì)場時(shí)向會(huì)議組織者表示入場的一種手續(xù)，會(huì)務(wù)組組織會(huì)議簽到，可以及時(shí)準(zhǔn)確地掌握到會(huì)人數(shù)，也可有效地保證會(huì)議安全，某些會(huì)議如黨代會(huì)、人民代表大會(huì)對(duì)到會(huì)人數(shù)要求較嚴(yán)，必須達(dá)到法定人數(shù)才能進(jìn)行選舉和表決。有些會(huì)議不用簽到，與會(huì)人員可憑會(huì)議通知、出席證、列席證或入場券進(jìn)入正式會(huì)場，一些小型的內(nèi)部會(huì)議可由秘書直接在名單上劃掉。常用的簽到方式有：1、簿式簽到，與會(huì)人員可在會(huì)議記錄簿或簽到簿上簽名，這種簽到方法相對(duì)簡單，僅僅是名錄登記，適合小型會(huì)議。2、簽到證

19、（卡）簽到，與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)，將會(huì)前發(fā)給的寫著自己姓名的簽到證（卡）交給工作人員，這種簽到方法適合人數(shù)較多的大、中型會(huì)議，可以有效地避免因等候簽到而造成的擁擠現(xiàn)象。3、電子簽到卡簽到，這種簽到方法適合大型會(huì)議或者展覽，會(huì)議簽到系統(tǒng)是為了實(shí)現(xiàn)各政府、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開會(huì)議時(shí)簽到的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和信息查詢過程的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的自動(dòng)化而專門研制的非接觸射頻卡會(huì)議簽到系統(tǒng)。本系統(tǒng)采用了目前最先進(jìn)的非接觸RFID技術(shù)，與會(huì)人員只需通過會(huì)議簽到機(jī)區(qū)域，便可快速同時(shí)完成多人會(huì)議簽到的操作。它方便了參會(huì)人員的出席簽到、會(huì)議管理人員的統(tǒng)計(jì)和查詢；為有效地掌握、管理參會(huì)人員出入和出席情況提供了輕松的

20、解決方案。通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議須知、會(huì)議詳細(xì)日程、考察線路及參觀方式、酒店功能的說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。 如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。如果人員較多，規(guī)模較大，最好使用專門的會(huì)議簽到系統(tǒng)，尤其是租賃使用，能兼顧到方便性和節(jié)省成本的目的。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)

21、議參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。 如果事先將回執(zhí)的模塊設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。 入場完畢，會(huì)議工作人員要根據(jù)簽到迅速統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，并將應(yīng)到人數(shù)、實(shí)到人數(shù)和缺席人數(shù)報(bào)告會(huì)議主持人。四、任務(wù)實(shí)施2008年天地公司年終表彰大會(huì)的接站報(bào)到工作可按照如下步驟進(jìn)行：（一）接站工作（二）報(bào)到工作（三）簽到工作（一）接站工作此次表彰大會(huì)的與會(huì)人員1500人左右，會(huì)議的規(guī)模較大，屬大型會(huì)議，應(yīng)成立專門的接待組負(fù)責(zé)接站工作。接站人員應(yīng)在30人左右，他們應(yīng)訓(xùn)練有素，對(duì)待與會(huì)人員應(yīng)自始至終態(tài)度謙和、彬彬有禮、服務(wù)到位，對(duì)與會(huì)人員咨詢的問題要盡可能地給予明確、具體的回答。根據(jù)工作需要和接待計(jì)劃的安排，這

22、些接站人員應(yīng)分別分批次地被派往火車站、機(jī)場、碼頭，并準(zhǔn)備好車輛，帶上會(huì)議代表接站安排表、手提式擴(kuò)音器、桌椅、工作證、胸卡、醒目的接站條幅和接站牌等接站標(biāo)識(shí)物品，還要有一張急救電話號(hào)碼表，應(yīng)包含主要航空公司、出租車公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼。2008年度表彰大會(huì)接站工作安排(12月22日)領(lǐng)導(dǎo)小組：組長：辦公室主任副組長：辦公室副主任組員：秘書高山、施林等28人集中報(bào)到時(shí)間：12月22日一天接站（辦公室副主任負(fù)責(zé)）1、火車站（1）白天接站：12月22日（早6：3018：00）車輛安排：接站車六輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實(shí)。接站人員：辦公室副主任等12人（4男、8女）。（2）夜間接站

23、：12月22日（晚18：0024：00）車輛安排：接站車四輛（要有接站牌和條幅），由秘書高山帶領(lǐng)8人（4男、4女）備品：桌椅、條幅、接站牌、礦泉水4箱。2、機(jī)場（辦公室主任負(fù)責(zé)） (1）白天接站：12月22日（早7：3018：00）車輛安排：接站車四輛（要有接站牌和條幅），12月20日前落實(shí)。接站人員：辦公室主任等8人（3男、5女）。（2）夜間接站：12月22日（晚18：0023：00）車輛安排：接站車兩輛（要有接站牌和條幅），由秘書施林帶領(lǐng)4人（2男、2女）備品：桌椅、條幅、接站牌、礦泉水2箱。（二）報(bào)到工作會(huì)議是年終表彰大會(huì)，邀請(qǐng)了眾多省市領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)內(nèi)同行代表，規(guī)模較大，報(bào)到工作應(yīng)準(zhǔn)備充分，

24、盡量做到井井有條，具體做法如下：1、在報(bào)到處的周圍設(shè)立醒目的引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明報(bào)到的具體位置。2、接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋（包括有關(guān)會(huì)議文件和會(huì)議材料、會(huì)場座次圖、代表證、工作證、出席證等證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等）發(fā)給報(bào)到人員，必要時(shí)引導(dǎo)與會(huì)代表去所住宿的房間并簡要介紹周圍的情況和開會(huì)的要求。3、向每位代表發(fā)放會(huì)議指南，會(huì)議指南包括會(huì)議日程、會(huì)議文件、食宿、乘車安排、座席安排、發(fā)言順序、作息時(shí)間、代表名單、賓館服務(wù)、注意事項(xiàng)等，要盡可能詳細(xì)、清楚，使與會(huì)代表一目了然。4、隨時(shí)統(tǒng)計(jì)需訂返程票的會(huì)議代表，會(huì)議期間，根據(jù)預(yù)定返程票回執(zhí)（見下表）和與會(huì)人員的需要安排專人負(fù)責(zé)飛機(jī)票、車票、

25、船票的訂票工作，直到外地與會(huì)人員全部離開。5、隨時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)到人數(shù)以備領(lǐng)導(dǎo)查詢，答復(fù)會(huì)議代表咨詢。6、報(bào)到結(jié)束后，匯總有關(guān)情況報(bào)告會(huì)議秘書長，要特別注意代表變更情況和因故不能及時(shí)報(bào)到代表的情況。（三）簽到工作此次表彰大會(huì)的規(guī)模較大，屬大型會(huì)議，所以與會(huì)人員簽到時(shí)最好使用電子簽到卡簽到，這要求會(huì)議秘書處提前根據(jù)與會(huì)人員的信息，在會(huì)前制作好電子簽到卡。這樣，與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)，用磁卡插入（接觸式）專用機(jī)，或靠近（非接觸式）簽到機(jī)，與此相連的電腦就會(huì)自動(dòng)記錄和顯示與會(huì)者的姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、代表的性質(zhì)、組別、代表證編號(hào)等信息。此外，電子簽到機(jī)在與會(huì)人員簽到結(jié)束后還能立即統(tǒng)計(jì)出出席人數(shù)和缺席人數(shù)

26、，并能隨時(shí)調(diào)出這些與會(huì)人員的相關(guān)信息。由于購買電子簽到機(jī)費(fèi)用昂貴，而且也不經(jīng)常使用，所以可以臨時(shí)租用技術(shù)先進(jìn)的電子簽到機(jī)更為經(jīng)濟(jì)實(shí)用。二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù)3、會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范開幕、閉幕式現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范代表會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)聯(lián)歡會(huì)服務(wù)頒授儀式現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范簽字儀式服務(wù)會(huì)見服務(wù)會(huì)談服務(wù)新聞發(fā)布會(huì)服務(wù)座談會(huì)服務(wù)二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù)4、會(huì)場服務(wù)（1）引導(dǎo)座位 大多數(shù)會(huì)議，與會(huì)者的座位都是事先安排的，與會(huì)者應(yīng)該對(duì)號(hào)入座，或者將會(huì)場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參加會(huì)議的人員事先可能不熟悉會(huì)場，因此，會(huì)議工作人員要引導(dǎo)座位。這樣，既方便與會(huì)者，又維持了會(huì)場秩序，保證了會(huì)議效果。 一些大型會(huì)議，會(huì)場較大，參加

27、會(huì)議的人數(shù)也很多，更需要引導(dǎo)座位。為減輕會(huì)議工作人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，在會(huì)場上設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式，引導(dǎo)與會(huì)者順利地找到自己的座次。二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù)4、會(huì)場服務(wù)（2）分發(fā)會(huì)議文件的材料 會(huì)議中所需要的文件材料，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位與會(huì)者手中。 分發(fā)會(huì)議文件和材料有兩種形式： a.會(huì)前分發(fā)文件和材料。可以在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場時(shí)，由會(huì)議工作人員在會(huì)場入口處分發(fā)給每位與會(huì)者，也可以在開會(huì)之前按要求在每位與會(huì)者的座位上擺放一份文件材料。 b.會(huì)中分發(fā)文件材料，可以把會(huì)議工作人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料

28、，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。 二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù)4、會(huì)場服務(wù)（3）內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息 會(huì)議進(jìn)行中，不是與外界隔絕的，需要會(huì)議工作人員進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。 如：有關(guān)部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)與會(huì)者，傳遞信件、電報(bào)、接電話等。 在內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息中，會(huì)議工作人員應(yīng)該注意會(huì)議內(nèi)容的保密，任何保密的會(huì)議內(nèi)容不可泄露出去。 二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù)4、會(huì)場服務(wù)（4）維持會(huì)場秩序 如制止與會(huì)議無關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場，保證會(huì)議地點(diǎn)安全。會(huì)議進(jìn)行時(shí)如發(fā)生混亂，會(huì)議工作人員要及時(shí)制作和調(diào)停。特別是重要的密級(jí)較高的會(huì)議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。二、會(huì)議現(xiàn)場接待服務(wù)4、會(huì)場服務(wù)（5

29、）處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)會(huì)議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變動(dòng)，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。（6）其他服務(wù)工作及時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會(huì)場光線，保持會(huì)場清潔衛(wèi)生，會(huì)場攝影留念等等。時(shí)間較長的會(huì)議還要準(zhǔn)備好茶水。 某校召開一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競亂糟槽。 以上案例中的問題都是由會(huì)議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題 所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。案 例三、會(huì)

30、議后服務(wù)1、安排與會(huì)人員離會(huì) 2、撰寫會(huì)議紀(jì)要3、會(huì)議的宣傳報(bào)道 4、會(huì)議文書的立卷歸檔5、會(huì)議總結(jié)工作 6、會(huì)后催辦和反饋工作 四、會(huì)議其他活動(dòng)服務(wù)1、餐飲宴會(huì)服務(wù)2、住宿服務(wù)與協(xié)調(diào)3、旅游娛樂活動(dòng)服務(wù)及協(xié)調(diào)4、交通服務(wù)與協(xié)調(diào)5、物流服務(wù)6、商務(wù)服務(wù)7、安全后勤服務(wù)一、稱呼禮儀接待禮儀稱呼,指的是人們?cè)谌粘＝煌鶓?yīng)酬之中,所采用的彼此之間的稱謂語。（一）稱呼的原則1、與場合相符2、入鄉(xiāng)隨俗（二）最常用的稱呼1、行政職務(wù)2、技術(shù)職稱3、專業(yè)技術(shù)職稱4、行業(yè)稱呼5、泛稱呼（三）不宜采用的稱呼1、無稱呼2、替代性稱呼3、容易引起誤會(huì)的稱呼4、不適當(dāng)?shù)暮喎Q二、介紹禮儀（一）自我介紹的具體形式 （1）應(yīng)

31、酬式：適用于某些公共場合和一般性的社交場合，這種自我介紹最為簡潔，往往只包括姓名一項(xiàng)即可。“你好，我叫XX。”“你好，我是XX。” （2）工作式：適用于工作場合，它包括本人姓名、供職單位及其部門、職務(wù)或從事的具體工作等。如 “你好，我叫XX，是XX飯店的客房部經(jīng)理。” “我叫XX，在XX學(xué)校讀書。”（一）自我介紹的具體形式（3）交流式：適用于社交活動(dòng)中，希望與交往對(duì)象進(jìn)一步交流與溝通。它大體應(yīng)包括介紹者的姓名、工作、籍貫、學(xué)歷、興趣及與交往對(duì)象的某些熟人的關(guān)系。如“你好，我叫XX，在XX工作。我是XX的同學(xué)，都是XX人。” （4）禮儀式：適用于講座、報(bào)告、演出、慶典、儀式等一些正規(guī)而隆重的場合

32、。包括姓名、單位、職務(wù)等，同時(shí)還應(yīng)加入一些適當(dāng)?shù)闹t辭、敬辭。如“各位來賓，大家好！我叫XX，是XX學(xué)校的學(xué)生。我代表學(xué)校全體學(xué)生歡迎大家光臨我校，希望大家。” （5）問答式：適用于應(yīng)試、應(yīng)聘和公務(wù)交往。問答式的自我介紹，應(yīng)該是有問必答，問什么就答什么。 （二）為他人介紹在為他人作介紹時(shí)誰先誰后，是一個(gè)比較敏感的禮儀頭號(hào)問題。根據(jù)禮儀規(guī)范，在處理為他人做介紹的問題上，必須遵守“尊者優(yōu)先了解情況”規(guī)則。先要確定雙方地位的尊卑，然后先介紹位卑者，后介紹位尊者。這樣，可使尊者先了解位卑都的情況。為他人作介紹時(shí)的禮儀順序 （1）介紹上級(jí)與下級(jí)認(rèn)識(shí)時(shí)，先介紹下級(jí)，后介紹上級(jí)。（2）介紹長輩與晚輩認(rèn)識(shí)時(shí)，應(yīng)

33、先介紹晚輩，后介紹長輩。（3）介紹年長者與年幼者認(rèn)識(shí)時(shí)，應(yīng)先介紹年幼者，后介紹年長者。（4）介紹女士與男士認(rèn)識(shí)時(shí)，應(yīng)先介紹給男士，后介紹女士。（5）介紹已婚者與未婚者認(rèn)識(shí)時(shí)，應(yīng)先介紹未婚者，后介紹已婚者。（6）介紹同事、朋友與家人認(rèn)識(shí)時(shí)，應(yīng)先介紹家人，后介紹同事、朋友。（7）介紹來賓和主人認(rèn)識(shí)時(shí)，應(yīng)先介紹主人，后介紹來賓。（8）介紹與會(huì)先到者與后來者認(rèn)識(shí)時(shí)，應(yīng)先介紹后來者，后介紹先到者。三、握手禮儀握手禮是在一切交際場合最常使用、適應(yīng)范圍最廣泛的見面致意禮節(jié)。現(xiàn)代人的握手禮表示致意、親近、友好、寒喧、道別、祝賀、感謝、慰問等多種含意，是世界各國通用的社交禮節(jié)。（一）握手的場合迎接客人到來時(shí)；當(dāng)

34、你被介紹與人相識(shí)時(shí)；久別重逢時(shí)；社交場合突遇熟人時(shí)；拜訪告辭時(shí)；送別客人時(shí)；別人向自己祝賀、蹭禮時(shí)；拜托別入時(shí)；別人幫助自己時(shí)，等等。（二）握手的次序誰先伸出手即握手的先后次序主要是為了尊重對(duì)方的需要。握手的基本規(guī)則是：上級(jí)在先，長輩在先，女士在先，主人在先；而下級(jí)、晚輩、男士、客人應(yīng)先問候，見對(duì)方伸出手后，再伸手與他握手。在上級(jí)、長輩面前不可冒然先伸手。（三）握手的方式 握手時(shí)，兩人相距約一步，上身稍前側(cè)，伸出右手，四指并齊拇指張開，兩人的手掌與地面垂直相握，上下輕搖，一般二三秒為宜，握手時(shí)注視對(duì)方，微笑致意或簡單地用言語致意、寒喧，這是一種自然而平等的純禮節(jié)意義上的握手方式。1、不是井里沒

35、有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時(shí)間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個(gè)驚喜，也給自己一個(gè)好的交代。3、命運(yùn)給你一個(gè)比別人低的起點(diǎn)是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個(gè)絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少。口里不說多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對(duì)人家笑笑，對(duì)自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!25、你不能拼爹的時(shí)候，你就只能去拼命！26、如果人生的旅程上沒有障礙，人還有什么可做

36、的呢。27、我們無法選擇自己的出身，可是我們的未來是自己去改變的。勵(lì)志名言：比別人多一點(diǎn)執(zhí)著，你就會(huì)創(chuàng)造奇跡28、偉人之所以偉大，是因?yàn)樗c別人共處逆境時(shí)，別人失去了信心，他卻下決心實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。29、人生就像一道漫長的階梯，任何人也無法逆向而行，只能在急促而繁忙的進(jìn)程中，偶爾轉(zhuǎn)過頭來，回望自己留下的蹣跚腳印。30、時(shí)間，帶不走真正的朋友；歲月，留不住虛幻的擁有。時(shí)光轉(zhuǎn)換，體會(huì)到緣分善變；平淡無語，感受了人情冷暖。有心的人，不管你在與不在，都會(huì)惦念；無心的情，無論你好與不好，只是漠然。走過一段路，總能有一次領(lǐng)悟；經(jīng)歷一些事，才能看清一些人。31、我們無法選擇自己的出身，可是我們的未來是自己去

37、改變的。32、命好不如習(xí)慣好。養(yǎng)成好習(xí)慣，一輩子受用不盡。33、比別人多一點(diǎn)執(zhí)著，你就會(huì)創(chuàng)造奇跡。50、想像力比知識(shí)更重要。不是無知，而是對(duì)無知的無知，才是知的死亡。51、對(duì)于最有能力的領(lǐng)航人風(fēng)浪總是格外的洶涌。52、思想如鉆子，必須集中在一點(diǎn)鉆下去才有力量。53、年少時(shí)，夢想在心中激揚(yáng)迸進(jìn)，勢不可擋，只是我們還沒學(xué)會(huì)去戰(zhàn)斗。經(jīng)過一番努力，我們終于學(xué)會(huì)了戰(zhàn)斗，卻已沒有了拼搏的勇氣。因此，我們轉(zhuǎn)向自身，攻擊自己，成為自己最大的敵人。54、最偉大的思想和行動(dòng)往往需要最微不足道的開始。55、不積小流無以成江海，不積跬步無以至千里。56、遠(yuǎn)大抱負(fù)始于高中，輝煌人生起于今日。57、理想的路總是為有信心的

38、人預(yù)備著。58、抱最大的希望，為最大的努力，做最壞的打算。59、世上除了生死，都是小事。從今天開始，每天微笑吧。60、一勤天下無難事，一懶天下皆難事。61、在清醒中孤獨(dú)，總好過于在喧囂人群中寂寞。62、心里的感覺總會(huì)是這樣，你越期待的會(huì)越行越遠(yuǎn)，你越在乎的對(duì)你的傷害越大。63、彩虹風(fēng)雨后，成功細(xì)節(jié)中。64、有些事你是繞不過去的，你現(xiàn)在逃避，你以后就會(huì)話十倍的精力去面對(duì)。65、只要有信心，就能在信念中行走。66、每天告訴自己一次，我真的很不錯(cuò)。67、心中有理想 再累也快樂68、發(fā)光并非太陽的專利，你也可以發(fā)光。69、任何山都可以移動(dòng)，只要把沙土一卡車一卡車運(yùn)走即可。70、當(dāng)你的希望一個(gè)個(gè)落空，你

39、也要堅(jiān)定，要沉著！71、生命太過短暫，今天放棄了明天不一定能得到。72、只要路是對(duì)的，就不怕路遠(yuǎn)。73、如果一個(gè)人愛你、特別在乎你，有一個(gè)表現(xiàn)是他還是有點(diǎn)怕你。74、先知三日，富貴十年。付諸行動(dòng)，你就會(huì)得到力量。75、愛的力量大到可以使人忘記一切，卻又小到連一粒嫉妒的沙石也不能容納。1、這世上，沒有誰活得比誰容易，只是有人在呼天搶地，有人在默默努力。2、當(dāng)熱誠變成習(xí)慣，恐懼和憂慮即無處容身。缺乏熱誠的人也沒有明確的目標(biāo)。熱誠使想象的輪子轉(zhuǎn)動(dòng)。一個(gè)人缺乏熱誠就象汽車沒有汽油。善于安排玩樂和工作，兩者保持熱誠，就是最快樂的人。熱誠使平凡的話題變得生動(dòng)。3、起點(diǎn)低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一場馬拉松比賽，拼的不是起點(diǎn)，而是堅(jiān)持的耐力和成長的速度。只要努力不止，進(jìn)步也會(huì)不止。4、如果你不相信努力和時(shí)光，那么時(shí)光第一個(gè)就會(huì)辜負(fù)你。不要去否定你的過去，也不要用你的過去牽扯你的未來。不是因?yàn)橛邢Ｍ湃ヅΓ桥α耍拍芸吹较Ｍ?、人生每天都要笑，生活的下一秒發(fā)生什么，我們誰也不知道。所以，放下心里的糾結(jié)，