1、第三章 辦公室日常事務管理辦公室日常事務管理的主要內容：處理信函和文件接打電話日常接待維護管理辦公室環境管理和發放辦公用品進行時間管理值班工作對零用現金進行管理負責信息的上傳下達和 保密工作處理各種突發事件第1頁，共30頁。第三章 辦公室日常事務管理第一節 辦公室環境的維護和管理第二節 辦公程序管理與時間管理第三節 辦公用品的管理和發放第四節 辦公室電話工作第五節 辦公室接待工作第六節 郵件信函的處理第七節 值班工作第2頁，共30頁。第一節 辦公室環境的維護和管理一、辦公室環境的構成1、辦公室的環境分為：軟環境：工作氛圍、人際關系、人員的素養硬環境：空氣、光線、聲音、色彩、桌椅柜架、辦公設備、

2、耗材、飲水設備等2、構成辦公環境的要素：空氣、光線、聲音、空間、綠化第3頁，共30頁。3、辦公室的布局類型：開放式、封閉式開放式辦公室布局：始于德國，指按照工作職能、業務活動和技術分工來布局，有全開放和半開放之分。封閉式辦公室布局：傳統式辦公室，獨立門窗第4頁，共30頁。優缺點比較開放式辦公室封閉式辦公室優點降低成本、提高效率、易于溝通、便于監督指導、設備共享單獨辦公、比較安全、可集中精力、易于內部溝通不足難于集中注意力、噪音大、難于保密成本高、空間浪費大、不易于監督和指導第5頁，共30頁。4、辦公布局安排應考慮的主要因素企業的規模和員工人數。企業的機構設置和工作設計。企業經營的性質和內容。確

3、保公司部門之間的聯系，科學有效的設計工作流程。第6頁，共30頁。案例/special/000915RB/google0721.html獨家探秘Google中國總部第7頁，共30頁。休息室第8頁，共30頁。員工的涂鴉第9頁，共30頁。兩臺20寸以上液晶顯示器成工程師的標配，從照片上看，兩個顯示器顯示的內容一模一樣，是不是在看程序代碼的時候，兩個顯示屏能非常容易的發現錯誤？或者合作時，一個屏幕用來顯示他人的信息。第10頁，共30頁。Online部門幾乎四五個人就能分得一張沙發第11頁，共30頁。開放的辦公環境 同事們很容易溝通拉近距離 第12頁，共30頁。二、秘書對辦公責任區的管理1、秘書的辦公責

4、任區：個人辦公責任區、公用區域、上司的辦公區域2、秘書對辦公責任區的管理：清潔、整理、擺放有序、定期整理文件、清除安全隱患第13頁，共30頁。第二節 辦公程序與時間管理一、辦公程序管理1、辦公程序的內涵：概念： 辦公管理程序是指為了實現工作目標，對工 作中有多個環節和步驟的活動或事務流程進 行科學有序的安排和管理，使其形成固定模 式和方法，以指導今后的工作。要素：時間因素、空間因素、事項因素、資源因素特征：擇優性、穩定性、可操作性2、辦公程序管理的必要性第14頁，共30頁。3、改進辦公管理程序的方法： 辦公事務的一般性流程：確定問題、提出 解決方案 辦公流程的確定與改進：要以組織結構為 根據來

5、確定流 程，要科學有序4、工作承辦周期制度的建立第15頁，共30頁。二、時間管理概述1、時間管理的必要性2、時間管理理論時間管理：對時間繼續有效的計劃和控制， 從而在優先的時間內創造最大的 效益。第16頁，共30頁。3、有效管理時間的方法明確目標和工作任務及職責、確定工作計劃、利用管理工具（時間表、值班表、記錄本、效率手冊、墻上計劃圖表、布告板）4、為上司安排活動時間表月時間表、周時間表第17頁，共30頁。5、做好上司和自己的工作日志工作日志填寫的信息內容：會議情況、約會 安排、活動以及個人安排6、提高辦事效率和節約時間的小技巧養成良好的工作習慣、善用時間、改善工作條件第18頁，共30頁。第三

6、節 辦公用品的管理和發放一、辦公用品的管理1、識別辦公用品和易耗品2、辦公用品的采購二、辦公用品的發放1、健全發放制度2、建立一個的發放登記制度，嚴格審批手續3、認真清點，核實發放4、制定有效的辦公用品節約制度5、嚴格辦公設施的使用制度第19頁，共30頁。第四節 辦公室電話工作一、使用電話的基本禮儀1、態度要熱情周到，禮貌友好2、口齒清晰，聲音愉快自然3、語言簡潔明了，得體準確，和諧有序4、提高電話工作的效率，注意保留5、簡潔、完整、準確、快捷地處理電話留言第20頁，共30頁。二、了解辦公電話的主要功能和系統，更好地提高電話工作的效率1、辦公電話系統：鍵式或按鈕式電話系統、專用小型交換機系統2

7、、電話機的功能第21頁，共30頁。三、接聽電話的技巧1、接聽電話必須及時2、接聽電話首先問候并通報3、做好電話記錄4、正確處理電話的臨時中斷5、學會處理不在的同事的電話6、學會處理轉接電話7、適時結束電話8、同時處理打進來的多個電話9、接聽打給上司的電話第22頁，共30頁。四、撥打電話的技巧1、盡量選擇合適的時間打電話2、打電話前的準備工作3、準確撥號，耐心等待4、及時自我通報5、要求對方做好電話記錄6、替上司撥叫電話7、撥錯了號要道歉，絕不可一掛了之8、如果通話臨時中斷或受到干擾，應主動回電話9、運用語言技巧，及時結束冗長的難對付的談話第23頁，共30頁。第五節 辦公室接待工作一、接待工作概

8、述1、接待工作分類按來訪人數和規模分類：個人來訪、團體來訪按接待的準備程度分類：有約來訪、無約來訪2、接待中的準備工作：做好環境、物質、心理準備工作3、接待的禮儀原則第24頁，共30頁。二、接待工作的基本程序1、日常接待工作的基本程序迎候、查對預約登記、做好登記、通報來訪、引導客人、介紹、做記錄、送別2、接待團體來訪的基本程序了解情況、制定接待方案、做好準備工作第25頁，共30頁。第六節 郵件信函的處理一、郵寄信函處理概述郵件包括：郵政系統傳遞的郵件、電子信函二、郵件寄發程序核對、簽發、裝封與折疊、查對信息、分類、登記、選擇適當的郵寄方式第26頁，共30頁。三、郵件接受程序1、簽收2、拆封3、

9、登記4、分類5、及時處理郵件6、將與自己有關的工作記錄下來7、呈送郵件第27頁，共30頁。四、上司外出時秘書處理郵件的方法1、常見情形及處理2、注意事項第28頁，共30頁。第七節 值班工作一、值班工作的主要內容1、值班表的編制：時間和期限、姓名、地點、負責人/帶班人、工作內容和要求、替班人的姓名和交接方法2、值班工作的基本內容二、值班工作的要求與管理1、值班工作的基本要求2、值班工作管理制度第29頁，共30頁。1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時間使自己變得優秀，給來的人一個驚喜，也給自己一個好的交代。3、命運給你一個比別人低的起點是想告訴

10、你，讓你用你的一生去奮斗出一個絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少。口里不說多余的話，自然禍就少。腹內的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對人家笑笑，對自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!25、你不能拼爹的時候，你就只能去拼命！26、如果人生的旅程上沒有障礙，人還有什么可做的呢。27、我們無法選擇自己的出身，可是我們的未來是自己去改變的。勵志名言：比別人多一點執著，你就會創造奇跡28、偉人之所以偉大，是因為他與別人共處逆境時，別人失去了信心，

11、他卻下決心實現自己的目標。29、人生就像一道漫長的階梯，任何人也無法逆向而行，只能在急促而繁忙的進程中，偶爾轉過頭來，回望自己留下的蹣跚腳印。30、時間，帶不走真正的朋友；歲月，留不住虛幻的擁有。時光轉換，體會到緣分善變；平淡無語，感受了人情冷暖。有心的人，不管你在與不在，都會惦念；無心的情，無論你好與不好，只是漠然。走過一段路，總能有一次領悟；經歷一些事，才能看清一些人。31、我們無法選擇自己的出身，可是我們的未來是自己去改變的。32、命好不如習慣好。養成好習慣，一輩子受用不盡。33、比別人多一點執著，你就會創造奇跡。50、想像力比知識更重要。不是無知，而是對無知的無知，才是知的死亡。51、

12、對于最有能力的領航人風浪總是格外的洶涌。52、思想如鉆子，必須集中在一點鉆下去才有力量。53、年少時，夢想在心中激揚迸進，勢不可擋，只是我們還沒學會去戰斗。經過一番努力，我們終于學會了戰斗，卻已沒有了拼搏的勇氣。因此，我們轉向自身，攻擊自己，成為自己最大的敵人。54、最偉大的思想和行動往往需要最微不足道的開始。55、不積小流無以成江海，不積跬步無以至千里。56、遠大抱負始于高中，輝煌人生起于今日。57、理想的路總是為有信心的人預備著。58、抱最大的希望，為最大的努力，做最壞的打算。59、世上除了生死，都是小事。從今天開始，每天微笑吧。60、一勤天下無難事，一懶天下皆難事。61、在清醒中孤獨，總

13、好過于在喧囂人群中寂寞。62、心里的感覺總會是這樣，你越期待的會越行越遠，你越在乎的對你的傷害越大。63、彩虹風雨后，成功細節中。64、有些事你是繞不過去的，你現在逃避，你以后就會話十倍的精力去面對。65、只要有信心，就能在信念中行走。66、每天告訴自己一次，我真的很不錯。67、心中有理想 再累也快樂68、發光并非太陽的專利，你也可以發光。69、任何山都可以移動，只要把沙土一卡車一卡車運走即可。70、當你的希望一個個落空，你也要堅定，要沉著！71、生命太過短暫，今天放棄了明天不一定能得到。72、只要路是對的，就不怕路遠。73、如果一個人愛你、特別在乎你，有一個表現是他還是有點怕你。74、先知三

14、日，富貴十年。付諸行動，你就會得到力量。75、愛的力量大到可以使人忘記一切，卻又小到連一粒嫉妒的沙石也不能容納。1、這世上，沒有誰活得比誰容易，只是有人在呼天搶地，有人在默默努力。2、當熱誠變成習慣，恐懼和憂慮即無處容身。缺乏熱誠的人也沒有明確的目標。熱誠使想象的輪子轉動。一個人缺乏熱誠就象汽車沒有汽油。善于安排玩樂和工作，兩者保持熱誠，就是最快樂的人。熱誠使平凡的話題變得生動。3、起點低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一場馬拉松比賽，拼的不是起點，而是堅持的耐力和成長的速度。只要努力不止，進步也會不止。4、如果你不相信努力和時光，那么時光第一個就會辜負你。不要去否定你的過去，也不要用你的過去

15、牽扯你的未來。不是因為有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。5、人生每天都要笑，生活的下一秒發生什么，我們誰也不知道。所以，放下心里的糾結，放下腦中的煩惱，放下生活的不愉快，活在當下。人生喜怒哀樂，百般形態，不如在心里全部淡然處之，輕輕一笑，讓心更自在，生命更恒久。積極者相信只有推動自己才能推動世界，只要推動自己就能推動世界。6、人性本善，純如清溪流水凝露瑩爍。欲望與情緒如風沙襲擾，把原本如天空曠蔚藍的心蒙蔽。但我知道，每個人的心靈深處，不管烏云密布還是陰淤蒼茫，但依然有一道彩虹，亮麗于心中某處。7、每個人的心里，都藏著一個了不起的自己，只要你不頹廢，不消極，一直悄悄醞釀著樂觀，培養著豁達

16、，堅持著善良，只要在路上，就沒有到達不了的遠方！8、不要活在別人眼中，更不要活在別人嘴中。世界不會因為你的抱怨不滿而為你改變，你能做到的只有改變你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天賜，不都是一路披荊斬棘才換來的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你會覺得解脫。但舌頭總會不由自主地往那個空空的牙洞里舔，一天數次。不痛了不代表你能完全無視，留下的那個空缺永遠都在，偶爾甚至會異常掛念。適應是需要時間的，但牙總是要拔，因為太痛，所以終歸還是要放手，隨它去。11、這個世界其實很公平，你想要比別人強，你就必須去做別人不想做的事，你想要過更好的生活，你就必須去承受更多的困難，承受別人不能承受的壓

17、力。12、逆境給人寶貴的磨煉機會。只有經得起環境考驗的人，才能算是真正的強者。自古以來的偉人，大多是抱著不屈不撓的精神，從逆境中掙扎奮斗過來的。13、不同的人生，有不同的幸福。去發現你所擁有幸運，少抱怨上蒼的不公，把握屬于自己的幸福。你，我，我們大家都可以經歷幸福的人生。14、給自己一份堅強，擦干眼淚；給自己一份自信，不卑不亢；給自己一份灑脫，悠然前行。輕輕品，靜靜藏。為了看陽光，我來到這世上；為了與陽光同行，我笑對憂傷。15、總不能流血就喊痛，怕黑就開燈，想念就聯系，疲憊就放空，被孤立就討好，脆弱就想家，不要被現在而蒙蔽雙眼，終究是要長大，最漆黑的那段路終要自己走完。21、每個人都有潛在的能量，只是很容易：被習慣所掩蓋，被時間所迷離，被惰性所消磨。22、不論你在什么時候開始，重要的是開始之后就不要輕言放棄。23、恨別人，痛苦的卻是自己。24、每天醒來，敲醒自己的不是鐘聲，而是夢想。25、你不能拼爹的時候，你就只能去拼命！26、如果人生的旅程上沒有障礙，人還有什么可做的呢。27、我們無法選擇自己的出身，可是我們的未來是自己去改變的。勵志名言：比別人多一點執著，你就會創造奇跡28、偉人之所以偉大，是因為他與別人共處逆境時，別人