1、第13講 訂貨流程管理Order Process Management13.1 訂貨流程（Order Process）13.2 采購訂單（Purchasing Order）13.3 交貨物流 (Delivery & Logistics)13.4 付款結算（Payment）13.5 程序改進（Procedure Improving ）第1頁，共31頁。13.1 訂貨流程 Order Process訂貨流程（訂單履行流程）：1.準備并發送采購訂單2.訂單跟蹤或催貨3.貨物裝卸和運輸4.貨物接受及檢驗5.結清發票并支付貨款6.監管及績效記錄訂單處理貨物交付后期采購第2頁，共31頁。訂貨流程的信息流、

2、物流、資金流訂貨信息流：1 庫存或生產部門將購貨請求發到采購部；2 采購部向供應商發出采購訂單；3 將采購通知發給收貨部門；4 將采購通知發給應付款處理部門物流： 5 供應商將貨物運輸或發給收貨部門；資金信息流：6 收到發票；7 收貨通知發付款部門；8 通知出納付款資金流： 9 出納將支票發給供應商第3頁，共31頁。1.準備并發送采購訂單1.請購確認。確認需求：買什么，買多少，何時買，誰決定？制定需求說明：品質、包裝、售后服務、運輸、檢驗及退回處理方式等；審核請購單：編號、申請部門、日期；物品名稱、規格型號、數量、估價、用途、需求日期、備注（結算及資金來源）；申請人，申請部門、經理批準人。2.

3、采購訂單準備。制作訂單；訂單審批（approval）；訂單發送。3.供應商簽訂采購訂單。供應商接收采購訂單；簽字確認；執行訂單。第4頁，共31頁。2、訂單跟蹤與催貨采購訂單發給供應商后，采購方會進行跟蹤后訂單催貨，一般在訂單發出的同時確定合適的跟蹤接觸日。跟蹤：對訂單所做的例行追蹤以便確保供應商能夠履行其貨物發運的承諾，及時了解質量、進度或發運方面的問題，以便采取相應的行動。跟蹤方式：走訪、電話詢問、發送跟蹤單、互聯網通訊、供應商主動報告進度等。催貨：對供應商施加壓力以使其履行最初做出的發運承諾、提前發運貨物或加快已經延誤的訂單的貨物發運。催貨活動只是訂單的一小部分，一般只在現貨訂購、物資匱乏

4、的訂貨時，催貨活動確實有意義。第5頁，共31頁。3、組織運輸在采購周期中，本階段主要包括采購需求的實物轉移過程。選擇承運人貨物裝配組織運輸過程傳送單據：物料核發單（貨單）：由供應商提供給采購方，表明物料已經發出的憑證，貨單上載明所發運貨物的有關信息物料裝箱單：是由供應商提供的，詳細記載了所運輸貨物的內容，其中包括了運輸產品的描述和數量，買方收到貨物時裝箱單是重要的參考依據，裝箱單與核發單的物料數量應該一致。提單：提單主要表明承運人的責任，承運人利用提單來記錄交到工廠的貨物數量。提單有利于保護承運人避免不合理行為的指控。第6頁，共31頁。4、貨物接收及檢驗（1）接收流程：正確接收有重要意義，許多

5、企業貨物接收集中于一個部門，收貨部門與采購部門關系密切。但在JIT庫存管理系統中，已經獲得認證的供應商的物料免除接受和檢查這兩道程序，并且直接送往使用部門。貨物接收的目的：確認以往發出的訂單采購的貨物已經到達；檢查到達的貨物是否完好無損；確保收到所訂購的貨物數量；確認將貨物應該送往俠義目的地（儲存、檢驗或使用）；確保有關手續或文件已經登記或送交有關人員。接收的方式：收貨部門填寫采購單副本中的數量、使用可傳遞的專門的收貨單。接受貨物的過程應該通過利用條形碼技術進行收貨并入庫。（2）貨物驗收：檢查的重點內容：辨認廠商和物料名稱，查驗貨物是否短缺（發運數量不足或運輸中的丟失）；物料損毀等質量問題（當

6、質量無法確保時，就會進行進貨檢查），確定運交日期，通知有關單位驗收結果。減少或消除檢查：采購商的想盡可能減少或消除對收貨的檢查環節。設計階段的質量、供應流程中的質量、JIT生產環境下的質量保證。驗收不符與退貨處理。數量與合約不符；運輸耗損的處理；拒收物料的退回；違約罰款的催收；特采或特別認可。收貨誤差報告。第7頁，共31頁。5、結清發票和支付貨款貨款結算是整個采購業務過程中至關重要的環節，能否按時支付貨款時供應商最關心的問題，也是采購方的信譽所在。供應商在交貨驗收合格后，隨即開具發票，收貨方及時履行付款義務。付款時采購方應該核查訂單、發票、倉庫收料單的一致性，財務部門審核采購核銷的單證，審核無

7、誤后才能付清貨款第8頁，共31頁。6、更新記錄和關系維持把與訂單有關的單據、文件副本進行組織和歸檔，并把采購部門想保存的信息轉化為相關的記錄。前者主要是一種例行公事，后者則涉及對保存什么樣的記錄以及保存多久進行判斷。要保存的記錄有以下幾種：采購訂單目標采購定案卷宗關系維護記錄：對供應商交付績效進行總結評定并記錄備冊在案。第9頁，共31頁。13.2 采購訂單 （Purchasing Order，PO）供貨合同與采購訂單：在選擇供應商、簽訂合同后簽發采購訂單。采購部門應在采購合同框架內擬定采購訂單，采購訂單與采購合同有同樣的法律效力。供應商收到采購訂單正本和一份復本，供應商在正本中簽字，并將其發送

8、給買方，以證明供應商收到采購訂單并同意訂單內容。從法律角度講，采購訂單的發出稱為合同要約，供應商的簽字認可構成了合同承諾，要約和承諾是受法律約束的有效協議的兩個要件。訂單中的條款項目包括內容類似合同條款。但是如果對方沒有表示接受，發出的采購訂單并不能構成一項合同。第10頁，共31頁。采購訂單的格式采購訂單描述了采購所需的重要信息，任何使用的采購訂單所必備的要素有：訂單序列編號、發單日期接受訂單的供應商的名稱和地址所需物品的數量和描述包括物料數量、規格、質量要求交貨日期、交貨方式、運輸要求、送達地址價格：單價和總價支付條款訂單到期日其他對訂單有約束的各種條件。第11頁，共31頁。采購訂單的形式總

9、括訂單：總括訂單一般包括了許多項目，大量使用并頻繁采購的生產線上的需求可以采用這一方式：所有協商條件都包括在原始訂單中，然后按這個總訂單再根據特定的數量發出具體的物料訂單。開放式訂單：開放式訂單則允許增加采購項目或對時間進行展期。總括訂單或開放式訂單使用1年以上也很正常。現貨采購訂單：普通訂單只表明每次采購所需要的貨物種類、數量、規格、價格、交付等因素。有時訂單可以與生產計劃過程結合起來，甚至可以由生產計劃部門直接發給供應商。系統訂貨單：將訂貨與庫存加以合并的形式，系統合同依靠定期支付程序有效運行允許非采購人員發送訂單直接給供應商，合同中也不具體指明必須購買項目的數量，但采用特殊的項目清單。通

10、常需要供應商保持最低的庫存水平，采購單被供應商用于提庫、包裝、開發票、發運單等，該程序減少采供雙方的文書處理，有助于多頻次小批量的訂單問題。第三方代理訂貨：有些公司與第三方（供應商或代理商）簽訂合同，有其代理或保證提供企業所需要的維護、修理和輔助材料的供應。第12頁，共31頁。采購訂單的傳遞與歸檔訂單份數和傳遞路徑：原件發往供應商（有時隨單附副本一份為供應商返回作為接受訂貨合約的證明）；副本方面各不相同，一般會有4-9份復本：采購部門留存、供應商保管、需求部門、會計部門、運輸部門、收貨和倉儲部門等。副本1原件供應商采購部門收貨部門會計部門采購訂單副本2副本3第13頁，共31頁。緊急訂單和小額訂

11、單臨時或緊急訂單的處理：緊急訂單的出現有正當的理由，也可能沒有站得住腳的理由，但緊急訂單的出現時不可避免的。無論原因為何，處理這些緊急訂單的成本都是極高的，同時緊急訂單也會給供應商帶來負擔。因此應該改善采購流程，減少緊急訂單，盡量降低這一問題帶來的不良后果。小額訂單的處理：全部采購中70%的訂單只占采購金額的10%，處理小額訂單而付出的成本運這些訂單金額之間應該配比。小額訂單涉及的物料本身的價值很小，但是短缺所造成的損失將是巨大的，因此確保這些物料的供應是首要的目標。解決小額訂單問題的方法有很多，通常涉及到通過采購過程簡化、自動化，合并采購以便減少采購周期時間，節約工作時間，提高效率和減少管理

12、費用。第14頁，共31頁。13.3 交付物流貨物交付管理是采購部門的一項重要工作，也就是采購中的物流管理。交付管理包括交付方式（運輸方式、包裝方式、送貨方式）、交貨地點、交貨時間（交貨期）等管理內容。貨物交付管理交付方式交貨地點交貨時間運輸方式包裝方式送貨方式按時交貨提前期壓縮第15頁，共31頁。運輸物流決策大型企業都設有獨立的物流部門，由專業人員負責選擇承運商、安排運輸路線、催促裝貨、監督包裝，同時處理在裝卸和運輸過程中發生的損毀和滅失的索賠。中小型企業采購運輸決策一般是由采購員或采購主管制定的，這也就要求采購人員應具備物流決策所需要的各種知識，如離岸價格條款（FOB）、選擇承運商和安排運輸

13、路線、確定運輸費率、準備必要的單據文件、催促和跟蹤貨物的裝運、提出或解決運輸過程中對貨物損毀和滅失的索賠，以及對所得到的運輸服務進行支付的程序等。第16頁，共31頁。運輸方式的選擇空中運輸：時間短，運費高；陸上運輸：分鐵路和公路二種；水上運輸：時間長，運費低。例如：從武漢到北京發運一批貨物，采用普通郵包需要8天時間，采用快件郵包需要2天時間，二種運輸方式的運費如下表，每年的單位庫存費為單位貨物價值的30%，采用哪種運輸方式較好？第17頁，共31頁。解題思路：快件郵包的運費增加與其庫存費節約平衡，或普通郵包運費的節省與其庫存費增加的平衡，就是這二種運輸方式的平衡點。用普通郵包節省運費=用普通郵包

14、增加的庫存費用普通郵包節省運費=貨物價值0.30（8-2）/365所以，貨物價值=365用普通郵包節省運費/（0.36）當裝運重量為1千克，其價值為 1944.64 元時，用普通郵包運輸和快件郵包運輸的花費是持平的。當貨物價值超過 1944.64元時，用快件運輸比較有利；當貨物價值低于 1944.64元時，用普通郵件比較有利。用同樣的方法，可以計算不同裝運重量下的物品價值平衡點。結果如下表：第18頁，共31頁。第19頁，共31頁。13.4 支付結算1、采購應知的財務知識2、貨款支付和結算流程3、支付方式：現金與賬期第20頁，共31頁。1. 采購應明確的財務知識財務部門結算貨款支付和應付賬款（票

15、據、單據處理）決算預算總結和支出匯總（編制財務報表）第21頁，共31頁。2.付款操作程序（1）查詢和核對物料入庫信息（2）準備付款申請單據（3）付款審核和審批（4）資金平衡（5）向供應商付款（6）供應商收款第22頁，共31頁。采購資金審批和授權采購金額授權表職別授權金額采購項目 各 單 位部長主任各單位經理廠長 采購人員 采購部長 采購經理 副總經理 總經理 董事長 備注及說明 （1）XXX（2）XXX（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）第23頁，共31頁。3. 支付途徑和手段支付途徑：企業直接支付銀行轉賬支付網上電子支付支付手段：現金支付票據支付：支票、商業匯票、銀行匯票信用支

16、付：信用卡、信用證第24頁，共31頁。支付方式：現金與賬期關于帳期：帳期是貨款支付的延遲時間，即延期支付形式，同時延期支付要額外計算資金時間價值。賬期也是采購方的一種資金運作模式，實質在于占用供應商一段時間的資金。帳期方式主要有：按銷售計算帳期，這是普遍采取的結算方法，優點是公司無經營風險，又能占用對方資金，缺點是對供應商無吸引力，不能取得最好的采購條件。按商品入庫計算帳期，這是現在采取的結算方式。優點是對供應商來說經營風險小，有吸引力，能取得最好的采購條件。怎樣計算帳期？帳期有15天、30天、45天、60天、90天等，主要由采購和供應商談判時確定，當然越長越對采購有利。第25頁，共31頁。1

17、3.4 訂貨流程改進一般來說，對于低價值物品的采購，應盡可能簡化采購程序：1、非在線方式向用戶分發采購卡（procurement card）：提供給內部用戶的信用卡，由用戶自行作出采購決定。長期采購協議：一般為1-5年，省去每年重簽協議的手續。重新設計采購流程：繪制流程圖、流程再設計、簡化子流程允許用戶與供應商直接取得聯系：低價值產品采購系統允許需求部門直接訂貨，如生產部門直接訂貨2、在線方式（電子化、互聯網絡）從用戶到采購部門的在線請購系統（請購電子化）采購部門向供應商的在線訂購系統終端用戶向供應商的在線訂購系統網上采購電子商務（電子采購）供應商在線訂貨系統（如阿里巴巴）使用電子數據交互（E

18、DI）使用電子目錄的在線訂貨系統第26頁，共31頁。表 簡化低價值物料采購交易程序的方法總樣本比例工業非工業向用戶分發采購卡長期采購協議重新設計采購流程允許用戶與供應商直接取得聯系65.1%54.453.349.759.7%58.450.754.569.6%51.155.445.5從用戶到采購部門的在線請購系統采購部門向供應商的在線訂購系統終端用戶向供應商的在線訂購系統網上采購電子商務（電子采購）供應商在線訂貨系統使用電子數據交互（EDI）使用電子目錄的在線訂貨系統66.353.349.160.957.752.751.564.961.051.968.849.458.449.467.446.74

19、6.754.366.247.853.3第27頁，共31頁。本講思考題1、采購后期不能及時交貨的原因何在？應如何避免不及時交貨的問題？2、采購品質的內涵是什么？如何提高采購商品的品質？第28頁，共31頁。第29頁，共31頁。采購-供應-付款流程（邏輯圖）采購訂單出發采購流程，采購流程觸發付款流程和供應流程采購訂單發送應付帳款發送貨款接收檢貨技術支持：信息技術、信息系統不斷更新的用于管理決策的業務信息更新總分類帳訂單-現金流程或生產流程連 接業務報告流程連 接訂單觸發供應付款第30頁，共31頁。加強做責任心，責任到人，責任到位才是長久的發展。7月-227月-22Friday, July 29, 2022人生得意須盡歡，莫使金樽空對月。02:19:3302:19:3302:197/29/2022 2:19:33 AM安