1、PAGE PAGE 23“211三期”檔案驗(yàn)收相關(guān)材料“211工程”三期建設(shè)項(xiàng)目子項(xiàng)目名稱檔案館聯(lián)系人辦公室1、地面智能機(jī)動裝備設(shè)計制造理論與技術(shù)李潔45432、高分辨光電成像理論與技術(shù)李潔45433、復(fù)雜信息系統(tǒng)理論與技術(shù)李潔45434、靈巧與高效毀傷汪青88455、高功率密度車用動力系統(tǒng)理論與技術(shù)汪青88456、高性能光電子技術(shù)、高性能電磁計算及其應(yīng)用研究汪青88457、復(fù)雜環(huán)境下多智能體的協(xié)同與控制閆桂玲45438、面向清潔能源和精細(xì)化工的理論與技術(shù)黃發(fā)榮16689、高速飛行器一體化設(shè)計與動力學(xué)閆桂玲454310、國防特種材料及應(yīng)用閆桂玲454311、數(shù)字媒體與表演仿真技術(shù)杜冰88461

2、2、極端條件下材料與結(jié)構(gòu)的力學(xué)行為杜冰8846創(chuàng)新人才研究生院黃發(fā)榮1668隊(duì)伍建設(shè)人事處黃發(fā)榮1668實(shí)設(shè)處黃發(fā)榮1668儀器設(shè)備檔案歸檔范圍外購儀器設(shè)備文件材料歸檔范圍和保管期限表序號文件材料歸檔范圍保管期限1計劃購置階段1.1購置申請單或申購請示及批復(fù)長期1.2選型、選廠調(diào)研報告，技術(shù)考察報告、經(jīng)濟(jì)技術(shù)論證報告及評審文件長期1.3招投標(biāo)文件：招標(biāo)通知、投標(biāo)人須知、招標(biāo)產(chǎn)品名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、合同條款、合同格式、附件等。評標(biāo)報告、議標(biāo)報告、中標(biāo)通知書長期1.4合同、合同附件、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議長期1.5談判備忘錄、附錄、附件長期1.6重要來往函件、電文長期1.7預(yù)驗(yàn)收文件長期1.8報關(guān)單

3、、貨運(yùn)單、減免稅單長期2開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試階段2.1開箱驗(yàn)收單長期2.2裝箱單、合格證（質(zhì)量證書）、檢測報告、出廠精度檢驗(yàn)單、校準(zhǔn)證書、校準(zhǔn)報告、安全證明、圖樣、技術(shù)條件、使用維護(hù)手冊、編程手冊、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收規(guī)程、隨機(jī)備件圖冊（清單）、檢定證書（報告）、商檢及索賠文件等隨機(jī)文件永久2.3儀器設(shè)備移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單長期2.4開箱檢驗(yàn)記錄、計量、檢測、試驗(yàn)設(shè)備的檢定證書（報告）或校準(zhǔn)證書（報告）永久2.5安裝調(diào)試計劃（大型設(shè)備）短期2.6設(shè)備安裝調(diào)試記錄、測試記錄、試車記錄、驗(yàn)收鑒定記錄長期2.7安裝竣工圖、基礎(chǔ)施工圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程、測量記錄等永久2.8存在問題

4、及處理意見（驗(yàn)收備忘錄）短期2.9安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告、最終驗(yàn)收報告（中、英文）長期2.10計算機(jī)及管理系統(tǒng)軟件文件；軟件使用許可協(xié)議、系統(tǒng)安裝測試記錄、驗(yàn)收鑒定報告；測量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件長期2.11培訓(xùn)技術(shù)資料及培訓(xùn)總結(jié)報告短期2.12固定資產(chǎn)交接單、出入庫單永久3使用維修階段3.1設(shè)備履歷書、履歷卡長期3.2儀器檢定證書長期3.3設(shè)備修理、維修記錄永久3.4設(shè)備保養(yǎng)記錄永久3.5精、大、貴、關(guān)儀器設(shè)備機(jī)時統(tǒng)計表長期3.6重要設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和安全操作規(guī)程長期3.7儀器設(shè)備事故分析、記錄及處理結(jié)果報告長期4改造階段4.1合理化建議及處理結(jié)果短期4.2儀器設(shè)備改造、改裝的報告及批復(fù)長期

5、4.3改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、生產(chǎn)線改造工藝布置圖永久4.4儀器設(shè)備改造、改裝的驗(yàn)收文件長期4.5儀器設(shè)備報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件長期4.6技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件長期自制儀器設(shè)備文件材料歸檔范圍和保管期限表序號文件材料歸檔范圍保管期限1方案論證及設(shè)計階段1.1調(diào)研報告長期1.2招投標(biāo)文件：招標(biāo)通知、投標(biāo)人須知、招標(biāo)產(chǎn)品名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、合同條款、合同格式、附件等。評標(biāo)報告、議標(biāo)報告、中標(biāo)通知書長期1.3設(shè)計任務(wù)書、合同、技術(shù)協(xié)議長期1.4有關(guān)問題的請示及批復(fù)短期1.5方案論證報告、設(shè)計方案文件長期1.6評審文件（設(shè)計方案評審、設(shè)計評審、工藝評審）長期1.7計算文件短

6、期1.8技術(shù)條件、技術(shù)說明書長期1.9設(shè)計文件（包括零件圖、裝配圖、布置圖、原理圖、系統(tǒng)圖等）永久1.10試驗(yàn)文件、校準(zhǔn)文件長期1.11設(shè)計技術(shù)總結(jié)、研制工作總結(jié)長期2制造加工階段2.1工藝文件（關(guān)鍵件工藝規(guī)程、工藝說明書、重要工藝裝備圖紙及說明書、工藝總結(jié)）長期2.2外購件的合格證和使用說明書長期3安裝調(diào)試及驗(yàn)收階段3.1出廠前預(yù)驗(yàn)收文件長期3.2調(diào)試大綱長期3.3安裝調(diào)試試車、試驗(yàn)記錄、調(diào)試試驗(yàn)報告、檢定報告或校準(zhǔn)報告、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單長期3.4安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告、驗(yàn)收報告及評審文件長期3.5裝箱單、合格證、使用維護(hù)說明書等隨機(jī)文件長期3.6安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程、

7、竣工圖等相關(guān)文件長期3.7儀器設(shè)備移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單長期3.8配套軟件研制需求分析、設(shè)計、測試、源程序、使用說明書、操作手冊等文件及軟盤長期3.9技術(shù)問題會議紀(jì)要、備忘錄等文件長期3.10存在問題及處理意見短期3.11固定資產(chǎn)交接單、出入庫單永久3.12培訓(xùn)材料短期3.13技術(shù)鑒定及審批文件永久3.14成果申報及獎勵文件永久4使用維修階段4.1設(shè)備履歷書、履歷卡長期4.2儀器檢定證書長期4.3設(shè)備修理、維修記錄永久4.4儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和操作規(guī)程永久4.5精、大、貴、關(guān)儀器設(shè)備機(jī)時統(tǒng)計表長期4.6重要設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和安全操作規(guī)程長期4.7儀器設(shè)備事故分析、記錄及處理結(jié)果報告長期5改

8、造階段5.1合理化建議及處理結(jié)果短期5.2儀器設(shè)備改造、改裝的報告及批復(fù)長期5.3改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件永久5.4儀器設(shè)備報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件長期5.5技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件長期5.6儀器設(shè)備改造、改裝的驗(yàn)收文件長期特種儀器設(shè)備文件材料歸檔范圍和保管期限表序號文件材料歸檔范圍保管期限1計劃購置階段1.1購置申請單或申購請示及批復(fù)長期1.2選型、選廠調(diào)研報告，技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證報告及評審文件長期1.3招投標(biāo)文件：招標(biāo)通知、投標(biāo)人須知、招標(biāo)產(chǎn)品名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、合同條款、合同格式、附件等。評標(biāo)報告、議標(biāo)報告、中標(biāo)通知書長期1.4訂貨合同、技術(shù)協(xié)議長期1.5談判備忘錄、附錄

9、、附件短期1.6重要來往函件、電文短期2開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試階段2.1開箱驗(yàn)收記錄永久2.2裝箱單、特種設(shè)備的設(shè)計文件、說明書、制造單位的資質(zhì)證明文件（制造許可證、營業(yè)執(zhí)照等）、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、說明書等隨機(jī)資料永久2.3壓力管道元件的合格證及使用說明書、安裝使用說明書、產(chǎn)品質(zhì)量合格證永久2.4鍋爐受壓部分金屬材料證明、鍋爐制造焊接質(zhì)量的技術(shù)證明、鍋爐出廠質(zhì)量檢驗(yàn)合格證明永久2.5起重設(shè)備金屬材料證明、制造焊接質(zhì)量的技術(shù)證明、出廠質(zhì)量檢驗(yàn)合格證明永久2.6鍋爐總體安裝質(zhì)量圖及主要受壓部件的部面圖、鍋爐受壓部件強(qiáng)度計算及安全閥排氣量計算文件、水質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)和水處理方法永久2.7反應(yīng)容器和貯運(yùn)容器的總圖、

10、主要受壓元件圖、強(qiáng)度計算書、運(yùn)行記錄、檢驗(yàn)、檢測、試驗(yàn)報告、合格證、質(zhì)量證明、登記卡片永久2.8安裝調(diào)試計劃短期2.9電梯、吊車空、滿、超載運(yùn)行記錄長期2.10電梯、吊車安裝調(diào)試、測試記錄、試驗(yàn)報告、年檢證明長期2.11壓力容器、儲氣罐、鍋爐等安裝調(diào)試、測試記錄、試驗(yàn)報告、設(shè)備檢測、安全使用許可證明文件長期2.12安裝基礎(chǔ)圖、地基圖、電氣接線圖、竣工圖、安裝工藝規(guī)程等永久2.13存在問題及處理意見（驗(yàn)收備忘錄）短期2.14安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告、驗(yàn)收文件長期2.15培訓(xùn)材料短期2.16設(shè)備移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單永久2.17固定資產(chǎn)交接單、出入庫單永久3使用維修階段3.1設(shè)備履歷書、履歷

11、卡長期3.2儀器檢定證書長期3.3設(shè)備修理、維修記錄永久3.4設(shè)備保養(yǎng)記錄永久3.5精、大、貴、關(guān)儀器設(shè)備機(jī)時統(tǒng)計表長期3.6重要設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和安全操作規(guī)程長期3.7儀器設(shè)備事故分析、記錄及處理結(jié)果報告長期4改造階段4.1合理化建議及處理結(jié)果短期4.2儀器設(shè)備改造、改裝的報告及批復(fù)長期4.3改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、生產(chǎn)線改造工藝布置圖永久4.4儀器設(shè)備報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件長期4.5技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件長期4.6儀器設(shè)備改造、改裝的驗(yàn)收文件長期計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件、硬件文件材料歸檔范圍和保管期限表序號文件材料歸檔范圍保管期限1計劃、購置階段1.1購置申請單或申購請示及

12、批復(fù)短期1.2選型、選廠調(diào)研報告，技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證報告及評審文件短期1.3招投標(biāo)文件：招標(biāo)通知、投標(biāo)人須知、招標(biāo)產(chǎn)品名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、合同條款、合同格式、附件等。評標(biāo)報告、議標(biāo)報告、中標(biāo)通知書長期1.4訂貨合同、技術(shù)協(xié)議長期1.5談判備忘錄、附錄、附件短期1.6重要來往函件、電文短期1.7軟件及硬件質(zhì)量證明長期1.8授權(quán)書、軟件許可協(xié)議、原產(chǎn)地證明長期1.9企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正或副本（復(fù)印件）長期2開箱驗(yàn)收階段2.1計算機(jī)裝箱單、開箱驗(yàn)收單、安裝指南、重要信息、三包憑證、用戶手冊、保修證書、使用說明書、軟盤、光盤長期2.2工作站裝箱單、合格證、保修卡、使用說明書、安裝指南、許可信息、隨機(jī)光盤長期

13、2.3服務(wù)器補(bǔ)充調(diào)整指南、電線位置說明、快速安裝和硬件配置、安全指南、快速入門、保修及材料限制、安裝提示、重要安全信息長期2.4交換機(jī)裝箱單、授權(quán)書、重要信息、快速參考指南、啟動指南、快速安裝指南、手冊、保修卡、軟件發(fā)行記錄、文件概要、隨機(jī)光盤長期2.5網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)用戶手冊、產(chǎn)品保修證書、光盤長期2.6防火墻用戶手冊、產(chǎn)品保修證書、光盤長期2.7磁帶庫裝箱單、使用指南、安裝操作指南、軟件說明書、重要安全信息、許可協(xié)議、客戶信息長期2.8磁盤陣列柜裝箱單、保修卡、操作手冊長期2.9備份軟件管理員指南、許可協(xié)議、序列號碼、光盤長期2.10安全使用指南、入門指南、用戶許可協(xié)議、專用產(chǎn)品序號、用戶

14、信息反饋卡長期2.11雙機(jī)熱備軟件指南、光盤長期2.12網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用安全平臺快速安裝手冊、客戶端用戶手冊、管理員手冊、光盤長期2.13軟件模塊詞典、許可協(xié)議、最終用戶許可協(xié)議、許可實(shí)施有關(guān)問題解答、用戶指南、快速啟動指南、資源指南、快速參考指南、光盤長期3安裝調(diào)試階段3.1計算機(jī)及管理系統(tǒng)安裝測試記錄、系統(tǒng)預(yù)驗(yàn)收報告長期3.2存在問題及處理意見（驗(yàn)收備忘錄）長期3.3最終驗(yàn)收報告長期3.4培訓(xùn)總結(jié)材料短期3.5設(shè)備移交使用單位的附件清單長期3.6固定資產(chǎn)移交單、出入庫單長期4升級、換版階段4.1升級、換版的請示與批復(fù)短期4.2技術(shù)文件長期4.3設(shè)備及軟件報廢的技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件長期4.4設(shè)

15、備及軟件升級、換版的驗(yàn)收文件長期4.5技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件長期“211三期”立卷歸檔流程組卷（1）設(shè)備檔案按單臺（套）收集、整理和組卷。（2）依照儀器設(shè)備的計劃選購（研制）、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理、技術(shù)改造等形成過程組卷。（3）40萬元以上設(shè)備檔案交檔案館集中統(tǒng)一管理；40萬元以下且10萬元以上設(shè)備檔案由項(xiàng)目組組卷、保管，其案卷目錄（檔案館提供統(tǒng)一格式）移交檔案館備案。編目（1）蓋檔號章先將卷內(nèi)文件材料按要求排序，每份文件右上角蓋檔號章，填檔號、序號。序號指卷內(nèi)文件材料的順序號。（2）編頁號 卷內(nèi)材料按件編頁數(shù)，凡有文字的頁都應(yīng)編頁碼。（3）卷內(nèi)目錄（見附件1及示例）每盒檔案

16、內(nèi)附卷內(nèi)目錄。需提交電子版。（4）設(shè)備檔案歸檔目錄（見附件2及示例）歸檔目錄一式兩份，一份項(xiàng)目組留存，一份交檔案館。隨機(jī)資料的外文名稱要翻譯成中文，不可原文著錄。需提交電子版。（5）卷內(nèi)備考表（見附件3）卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量及立卷人（項(xiàng)目組老師），檢查人（檔案館老師），立卷時間等。需提交電子版。（6）案卷背簽（見附件4及示例）根據(jù)需要到檔案館領(lǐng)取檔案盒(厚3cm5cm兩種),打印并粘貼案卷盒背簽，格式見附件。領(lǐng)檔案盒地點(diǎn)：檔案館樓外一層，聯(lián)系人：杜冰 68918846歸檔范圍重要內(nèi)容：采購申請單、合同、質(zhì)量證明（產(chǎn)品合格證）、裝箱單、隨機(jī)資料、安裝指南、軟件

17、授權(quán)書、培訓(xùn)材料、北京理工大學(xué)儀器設(shè)備驗(yàn)收單、北京理工大學(xué)儀器設(shè)備履歷書等。具體歸檔范圍詳見檔案館網(wǎng)址：校園網(wǎng)主頁管理機(jī)構(gòu)檔案館辦事指南“211三期”檔案驗(yàn)收相關(guān)材料。附件一卷內(nèi)目錄設(shè)備類檔案卷內(nèi)目錄子項(xiàng)目名稱： 檔號：序號設(shè)備名稱文件名稱頁數(shù)備注樣本設(shè)備類檔案卷內(nèi)目錄子項(xiàng)目名稱：地面智能機(jī)動裝備設(shè)計制造理論與技術(shù) 檔號：2011-XMG007-0102序號設(shè)備名稱文件名稱頁數(shù)備注1車刀對刀儀設(shè)備采購單32合同73技術(shù)協(xié)議104裝箱清單125操作手冊36系統(tǒng)軟件安裝、使用光盤97合格證88培訓(xùn)手冊49設(shè)備驗(yàn)收單610設(shè)備履歷書211設(shè)備采購單9 附件2 設(shè)備檔案歸檔目錄設(shè)備檔案歸檔目錄（一式兩

18、份）項(xiàng)目名稱： 子項(xiàng)目名稱： 檔號設(shè)備名稱設(shè)備文件名稱單價（萬元）型號、規(guī)格國別、廠家設(shè)備責(zé)任者備注 移交人： 移交單位： 聯(lián)系電話：接收人： 接收單位： 交接時間：樣本設(shè)備檔案歸檔目錄（一式兩份）項(xiàng)目名稱：211三期 子項(xiàng)目名稱：地面智能機(jī)動裝備設(shè)計制造理論與技術(shù) 檔號設(shè)備名稱設(shè)備文件名稱單價（萬元）型號、規(guī)格國別、廠家設(shè)備責(zé)任者備注2011-XMG007-0101 車刀對刀儀1設(shè)備采購單12.60Wyko NT1100美國Veeco公司張三2.合同3.技術(shù)協(xié)議4.裝箱清單5.操作手冊6.系統(tǒng)軟件安裝、使用光盤7.合格證8.培訓(xùn)手冊9.設(shè)備驗(yàn)收單10.設(shè)備履歷書移交人： 張三 移交單位： 一

19、院 聯(lián)系電話：3333接收人： 李四 接收單位： 檔案館 交接時間：2010.11.8附件3 備考表備 考 表本卷文件份數(shù)： 頁數(shù)：其中文字材料 頁，照片 張，附圖 張情況說明： 立卷人： 檢查人： 年 月 日 年 月 日附件4 案卷盒(3cm)背簽 案 卷 背 簽 檔號案卷題名樣本 案 卷 背 簽 說明211三期(項(xiàng)目簡稱宋小三號黑)高2cm檔號(宋三號黑)高1cm2011-XMG007-0101(宋四號黑)高3cm案卷題名(宋三號黑)高1cm地面智能機(jī)動裝備設(shè)計制造理論與技術(shù)車刀對刀儀(宋四號黑 子項(xiàng)目名稱設(shè)備名稱) 高13cm歸 檔 不 合 格 項(xiàng) 審 查 單項(xiàng)目名稱相關(guān)部門、學(xué)院子項(xiàng)目

20、名稱項(xiàng)目負(fù)責(zé)人歸檔負(fù)責(zé)人歸 檔不合項(xiàng)內(nèi)容 檔案館： 年 月 日缺檔原因及解決辦法 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人： 年 月 日相關(guān)部門確認(rèn)意見 單位負(fù)責(zé)人： 年 月 日處理意見 檔案館負(fù)責(zé)人： 年 月 日 注：此表隨文件材料一同歸檔 北京理工大學(xué)檔案館：68914240北京理工大學(xué)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案歸檔情況自檢表項(xiàng)目名稱子項(xiàng)目名稱完成單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式歸檔時間歸檔負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式項(xiàng)目建設(shè)概況任務(wù)來源項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)性文件投資總額項(xiàng)目立項(xiàng)時間項(xiàng)目完成時間設(shè)計單位施工單位設(shè)備安裝單位監(jiān)理單位項(xiàng)目檔案自檢情況項(xiàng)目實(shí)際新增儀器設(shè)備共（ ）臺項(xiàng)目改擴(kuò)建共（ ）項(xiàng)、（ ）平方米項(xiàng)目現(xiàn)有檔案數(shù)量共（ ）卷其中設(shè)備檔案共（ ）卷，其中40萬元以上（ ）卷，40萬元以