1、公司文書制發制度第一條凡公司內的公務文件、發往公司以外的文件除有特殊規定外，一律依照本制度辦理。第二條公務文件的往來以各部門經理的名義簽署，有些簡單事項的文件，也可以部門的名義簽署。第三條凡需呈遞公司經理的文件，需逐級上報。各級主管需在調查核實的基礎上，寫出意見，注明需呈報經理的姓名，然后上報。若不需要呈報，則在該文書右上方空白處注明辦文部門的名稱、文號、日期。第四條公務文件要求公務文件應盡可能簡單明了，使用楷書。文體使用口語即可。陳述理由和經過時，若正文繁雜，則將此部分內容作為附件記于另外的紙上。第五條文件上應有制發部門規定的號碼，還應標明與此份文件有關的主題詞及復文文件的號碼、日期，以便處

2、理。第六條文件格式文件通常在第一行寫上文號，第二行寫上能揭示文件內容的標題，另起一行寫制發日期、制發者姓名，再起一行寫明收件人姓名，然后在下一行寫文件內容。在屬于復審呈報的情況下，通常采取在文件末尾用后記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、日期及復審者姓名。由經理發出的指令性文件上應有各收文部門的名稱，必要時要寫上號碼和日期。第七條文件制發者及收件者應注明職務，也可根據情況只署姓名。在文件制發者（個人或部門）的下方蓋上制發者個人或制發部門的印章，文件處理人將以此作為依據。但同時發往多個部門的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好了的印刷品，此時簽名及蓋印即可省略。第八條文件

3、信封記錄要求普通文件的信封上，要寫明送達部門的名稱，同時在左上寫是否加急、掛號等，信封右下寫發文部門。秘密文件的信封上，要在正面的左側寫上“秘”的字樣。必須由收文者自行開啟的文件，信封上要寫清姓名，同時在左側寫上“親啟”字樣。機密文件要用兩層信封，內封上寫文件標題，外封上的標識參照以上各條，并在左側寫明“秘”的字樣。文件內容特別需要保密的或有其他重要內容的可參照前項。第九條文件所用紙張另行規定。第十條文件原則上應用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時，要特別注意紙張的性能，文字應清晰可辨。第十一條部門經理發文應根據文件的不同作用，依以下原則區別使用不同文種：提案，不僅是發出指令，而且希望將其意見廣為討論。承認，就有關事務進行認定。請示，所報內容等候裁定。報告，關于指示的答復性匯報。申請，請示對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請。第十二條公司經理及各部門領導向下屬發布的文件依以下要求區別使用，雖不是其下屬但同屬命令所及范圍的也應參照執行。指示，對申請、請示及要求的答復。傳達，有關事務上的指令。訓令，命令或注意事項。第十三條不在前兩條之列的文件有以下類別；通牒，有關業務的通報。照會，意見或需要回復的事項。問答，對照會的答復。第十四條文件的記錄方式另行規定。第十五條依靠電信傳達的文件，要求內容簡明扼要，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電文簡