1、制度名稱檔案管理辦法文件編號(hào)鵬潤(rùn)總辦001PAGE 生效日期2004年4月20 日頁(yè)次 PAGE 6/6附件數(shù)7 檔 案 管 理 辦 法歸屬體系：鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）有限公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)總辦系統(tǒng)分冊(cè)文件編號(hào)：鵬潤(rùn)總辦001撰寫單位：鵬潤(rùn)投資總裁辦公室版 本：第一版生效日期：2004年4月 20日機(jī)密等級(jí)： 機(jī)密 一般合計(jì)頁(yè)數(shù)： 14 正文頁(yè)數(shù)：6附件個(gè)數(shù)： 7制度正文目錄：目 錄頁(yè)次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項(xiàng)67、附件 6總裁審批管理研究室審核撰寫人目的：為規(guī)范檔案管理工作，使公司檔案管理工作正規(guī)化和系統(tǒng)化。范圍： 2.1適用范圍：本管理制度適用于鵬

2、潤(rùn)總部公司及下屬各級(jí)子公司、各中心單位和各直屬部門、全國(guó)各地分部。 2.2發(fā)布范圍：鵬潤(rùn)總部各中心、各直屬部；各子公司、各分部。名詞解釋：3.1檔案：是指公司及各級(jí)子公司過去和現(xiàn)在在從事經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)和文化等活動(dòng)中形成的，對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文書檔案、基建檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案，人物全宗等歷史記錄。3.2 三納入：是指納入公司計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。3.3 四同步：是指在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。職責(zé)：4.1 總部檔案室負(fù)責(zé)總部及各級(jí)公司、各中心單位、直屬部門的檔案的歸檔、借閱等利用工作；負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)美各分部

3、及總部各公司、各單位的檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和培訓(xùn)。4.2 總部各級(jí)公司、各中心單位、直屬部門和國(guó)美各分部的職責(zé)是貫徹總部下發(fā)的各項(xiàng)檔案管理制度、工作規(guī)范等；按要求做好檔案移交工作。4.3各公司檔案由鵬潤(rùn)總部公司檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全，便于開發(fā)利用。5.作業(yè)內(nèi)容： 5.1作業(yè)原則公司檔案管理實(shí)行公司立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”。5.2機(jī)構(gòu)設(shè)置及主要職責(zé)5.2.1鵬潤(rùn)總部設(shè)檔案室，配備專職檔案管理員，由北京鵬潤(rùn)總部有限公司總裁辦公室（以下簡(jiǎn)稱總辦）直轄管理，是檔案工作歸口管理部門，對(duì)所屬各公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)；對(duì)各公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指

4、導(dǎo)；同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的永久、長(zhǎng)期保存和提供利用。根據(jù)各公司實(shí)際和需求，條件成熟的公司可在總部檔案室的指導(dǎo)下設(shè)檔案分室。檔案分室受檔案室及主管業(yè)務(wù)部門的雙重領(lǐng)導(dǎo)。5.2.2各公司設(shè)一位檔案管理負(fù)責(zé)人專管本公司的檔案管理工作（其中國(guó)美電器各中心指定人員負(fù)責(zé)本中心的檔案工作），建立和完善歸檔制度，并根據(jù)需要配備1-2名專職或兼職檔案工作人員（以下簡(jiǎn)稱檔案管理員）具體承辦。各公司分管檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己職責(zé)范圍，做到“四同步”。5.2.3鵬潤(rùn)總部公司檔案管理實(shí)行二級(jí)管理體系 總部檔案室為一級(jí)管理。 各公司檔案管理員為二級(jí)管理。 各公司檔案歸檔范圍與要求與總部檔案室對(duì)口。

5、5.3 檔案的構(gòu)成5.3.1檔案的構(gòu)成： A、文書檔案：是指鵬潤(rùn)總部公司或子公司在其職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文 件及接收的外部文件； B、基建檔案：是指鵬潤(rùn)總部公司或子公司在基礎(chǔ)建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、圖紙等；C、實(shí)物檔案：是指鵬潤(rùn)總部公司或子公司在成長(zhǎng)、發(fā)展過程中形成的，能夠反映本企業(yè)的各項(xiàng)工作成績(jī)和歷史面貌的獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等實(shí)物材料； D、聲像檔案：是指鵬潤(rùn)總部公司或子公司在成長(zhǎng)、發(fā)展過程中直接形成的能夠反映本企業(yè)歷史面貌的以感光、磁性材料為載體，以聲音、圖像形式為反映方式，具有保存價(jià)值的磁帶、照片、VCD等； E、會(huì)計(jì)檔案：是指鵬潤(rùn)總部公司或子公司在日常經(jīng)營(yíng)管

6、理過程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算材料及清單、交接手續(xù)等； F、人物全宗：公司主要領(lǐng)導(dǎo)人和優(yōu)秀職員的生活經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)。5.4檔案的歸檔5.4.1各公司檔案管理員應(yīng)按工作程序，進(jìn)行文件材料的形成、積累，工作結(jié)束時(shí)整理、 立卷，并按歸檔要求，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查合格后歸檔。5.4.2對(duì)于個(gè)人在從事經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類載體的文件材料，必須按規(guī)定向 檔案人員移交，任何個(gè)人不得占為己有。對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文 件材料，總部檔案室可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。對(duì)向總部檔案室捐 贈(zèng)檔案資料者，將予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。5.4.3各公司對(duì)基建工作、貴重設(shè)備等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收

7、時(shí)必須有檔案管理員參加。5.4.4歸檔要求A、實(shí)行公司立卷制度，由檔案管理負(fù)責(zé)人統(tǒng)一歸檔，也可在公司內(nèi)部實(shí)行部門立卷制度，分工歸口立卷。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷，并編寫頁(yè)號(hào)和卷號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，擬定案卷標(biāo)題，注明密級(jí)和保管期限。B、歸檔的文件材料應(yīng)格式統(tǒng)一、質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。禁止用字跡不牢固的書寫工具。C、文件材料整理后，由各公司檔案管理員組卷，并將立卷的案卷經(jīng)本公司檔案管理負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向總部檔案室移交歸檔。D、由幾個(gè)公司/部門合作完成的項(xiàng)目，由主辦公司/部門立卷歸檔，保存一套完整的檔案正

8、本，協(xié)作公司/部門保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的材料。E、依據(jù)國(guó)家檔案法規(guī)定，因財(cái)務(wù)、人事、審計(jì)涉及到保密性等原因，而不再向集團(tuán)檔案室做移交，請(qǐng)自行按相關(guān)規(guī)定做好歸檔保管工作；但檔案室對(duì)其負(fù)有指導(dǎo)的責(zé)任。5.4.5歸檔時(shí)間A、文書檔案于每年3月末按要求向總部檔案室移交上一年度檔案。B、基建類檔案于建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后視檔案的整理情況在兩周至一個(gè)月內(nèi)按要求向總部檔案室移交檔案。C、實(shí)物類檔案、聲像類檔案按季度歸檔，于下季度第一周內(nèi)按要求向總部檔案室移交上季度檔案。 5.4.6檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。規(guī)定原則為：凡是反映各公司主要職能部門活動(dòng)、基本歷史面貌、各項(xiàng)工作、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用查考價(jià)值的檔案

9、，列為永久保存。 。5.5檔案的保管和管理5.5.1集團(tuán)檔案是公司的重要財(cái)富，任何部門或個(gè)人都不得視檔案為私有，全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。5.5.2總部檔案室在接受檔案時(shí)，要依據(jù)移交清單仔細(xì)核對(duì)，并按照便于保管、方便利用的原則，按規(guī)定的分類編號(hào)方案進(jìn)行統(tǒng)一的分類、登記、編目、排列。5.5.3已歸檔的檔案材料不可修改，如需要補(bǔ)充時(shí)，必須由公司檔案管理負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)，并簽署意見，交總部檔案室歸檔。5.5.4總部檔案室應(yīng)研究和改進(jìn)檔案的保護(hù)，對(duì)已破損、蟲蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案， 應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。集團(tuán)為檔案保護(hù)提供必要條件。5.5.5 公司檔案庫(kù)房應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度，要有防火、防蟲、防鼠、防盜、

10、防塵、防濕、防光、防磁等設(shè)施；要有安全保密制度，定期進(jìn)行安全檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向公司主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。5.5.6檔案庫(kù)房除檔案管理員之外，無關(guān)人員一律不得擅自進(jìn)入。5.5.7檔案存放要求整齊有序、齊全完整；檔案出入必須有詳細(xì)記錄，借用完畢的檔案應(yīng)及時(shí)收回，并放回原位，不得串類易位。5.6檔案的利用和開發(fā)5.6.1總部檔案室要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計(jì)資料，逐步實(shí)現(xiàn)檔案 計(jì)算機(jī)管理，努力開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)做好提供利用工作。5.6.2總部檔案室建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍， 規(guī)定不同的審批手續(xù)。5.6.3總部檔案室管理人員要熟悉庫(kù)藏，

11、開展檔案編研，主動(dòng)提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)和有 關(guān)部門服務(wù)。珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供。5.6.4總部檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究、整理、編輯。5.7檔案的鑒定與銷毀5.7.1保管期滿的檔案,可以按照以下程序銷毀： 由總部檔案室與有關(guān)職能部門主管人員、檔案管理負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。負(fù)責(zé)對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 將鑒定小組作出的銷毀意見上報(bào)該公司第一負(fù)責(zé)人及總部檔案室第一負(fù)責(zé)人審核后，上報(bào)公司檔案負(fù)責(zé)人及總裁審批；銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由總部檔案室和立卷部門共同派人

12、監(jiān)督銷毀，銷毀會(huì)計(jì)檔案需審計(jì)人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀檔案前,應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案，銷毀后,在檔案銷毀清冊(cè)上簽名，由總部檔案室出具檔案銷毀情況報(bào)告主送總部檔案室上級(jí)主管部門第一負(fù)責(zé)人，抄送檔案立卷公司及部門負(fù)責(zé)人。檔案銷毀清冊(cè)存總部檔案室備案。5.8考核、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰5.8.1總部檔案室建立檢查、考核和評(píng)估體系，明確崗位職責(zé)，對(duì)優(yōu)秀檔案人員（含兼職）和有突出服務(wù)成果、研究成果及對(duì)檔案管理有重大貢獻(xiàn)者，給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)；5.8.2對(duì)于違反檔案管理辦法及相關(guān)規(guī)定的行為，按有關(guān)規(guī)定予以處罰。5.8.3總裁辦有權(quán)對(duì)各級(jí)公司及國(guó)美各中心的檔案管理工作隨時(shí)抽查。5.9經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房和設(shè)備

13、5.9.1根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，按年度安排預(yù)算經(jīng)費(fèi)并掛靠在總辦。各職能部門應(yīng)保證總部檔案室基礎(chǔ)工作所需的檔案裝具等設(shè)備。5.9.2根據(jù)檔案工作規(guī)劃要求，加強(qiáng)檔案庫(kù)房及設(shè)備的建設(shè)。加快實(shí)施檔案計(jì)算機(jī)管理。6.注意事項(xiàng)：無7.附件： 7.1 檔案管理與保管的工作流程圖7.2卷內(nèi)文件目錄表7.3 卷末備考表7.4案卷目錄表7.5鵬潤(rùn)總部檔案借閱審批單7.6檔案移交收進(jìn)登記表7.7借閱查詢檔案登記表鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）有限公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)總辦系統(tǒng)分冊(cè)附件7.1 檔案管理與保管的工作流程：檔號(hào)編制歸檔案卷歸檔驗(yàn)收登記分類編目著錄標(biāo)引、組盒輸入計(jì)算機(jī)目錄組織入庫(kù)排架檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)信息編研銷毀鑒定保管最終

14、處置向上級(jí)移交提供利用檔案單元鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）有限公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)總辦系統(tǒng)分冊(cè)附件7.2：卷內(nèi)文件目錄表序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期版本頁(yè)數(shù)頁(yè)號(hào)備注123456789101112131415附件7.3：卷末備考表本卷情況說明：立卷人：立卷時(shí)間：附件7.4：案卷目錄表順序號(hào)案卷號(hào)題名起止日期件數(shù)頁(yè)數(shù)保管期限備注附件7.5：鵬潤(rùn)總部檔案借閱審批單 NO. 借閱日期擬歸還日期檔案名稱檔案狀態(tài)（指檔案頁(yè)數(shù)、份數(shù)、版本等）借閱用途借閱人/部門（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)意 見最終審批簽字總裁辦主任審核簽字借閱注意事項(xiàng)：凡從檔案室借出的各類檔案（含證照）原件一律需填寫此審批單；加蓋紅章的竣工圖原件必須經(jīng)張總審批同意（即在最終審批欄中簽字）；證照及相關(guān)合同、協(xié)議類檔案必須經(jīng)本中心單位領(lǐng)導(dǎo)審批簽字（即在最終審批欄中簽字）；所借檔案一律經(jīng)總裁辦主任審核簽字后方可辦理借閱登記手續(xù)。所借檔案無論原件、復(fù)印件一律辦理借閱登記手續(xù)，借出及歸還時(shí)寫明日期和本人親筆簽字；附件7.6：檔案移交收進(jìn)登記表序號(hào)文