1、制度名稱檔案管理辦法文件編號鵬潤總辦001PAGE 生效日期2004年4月20 日頁次 PAGE 6/6附件數7 檔 案 管 理 辦 法歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經營管理手冊總辦系統分冊文件編號：鵬潤總辦001撰寫單位：鵬潤投資總裁辦公室版 本：第一版生效日期：2004年4月 20日機密等級： 機密 一般合計頁數： 14 正文頁數：6附件個數： 7制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業內容16、注意事項67、附件 6總裁審批管理研究室審核撰寫人目的：為規范檔案管理工作，使公司檔案管理工作正規化和系統化。范圍： 2.1適用范圍：本管理制度適用于鵬

2、潤總部公司及下屬各級子公司、各中心單位和各直屬部門、全國各地分部。 2.2發布范圍：鵬潤總部各中心、各直屬部；各子公司、各分部。名詞解釋：3.1檔案：是指公司及各級子公司過去和現在在從事經營管理、技術、業務和文化等活動中形成的，對公司有保存價值的各種文書檔案、基建檔案、實物檔案、聲像檔案、會計檔案，人物全宗等歷史記錄。3.2 三納入：是指納入公司計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍。3.3 四同步：是指在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。職責：4.1 總部檔案室負責總部及各級公司、各中心單位、直屬部門的檔案的歸檔、借閱等利用工作；負責對國美各分部

3、及總部各公司、各單位的檔案業務工作的指導、監督和培訓。4.2 總部各級公司、各中心單位、直屬部門和國美各分部的職責是貫徹總部下發的各項檔案管理制度、工作規范等；按要求做好檔案移交工作。4.3各公司檔案由鵬潤總部公司檔案室實行集中統一管理，確保完整、準確、安全，便于開發利用。5.作業內容： 5.1作業原則公司檔案管理實行公司立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”。5.2機構設置及主要職責5.2.1鵬潤總部設檔案室，配備專職檔案管理員，由北京鵬潤總部有限公司總裁辦公室（以下簡稱總辦）直轄管理，是檔案工作歸口管理部門，對所屬各公司檔案工作實行統籌規劃、組織協調；對各公司檔案管理工作進行監督和指

4、導；同時負責檔案的永久、長期保存和提供利用。根據各公司實際和需求，條件成熟的公司可在總部檔案室的指導下設檔案分室。檔案分室受檔案室及主管業務部門的雙重領導。5.2.2各公司設一位檔案管理負責人專管本公司的檔案管理工作（其中國美電器各中心指定人員負責本中心的檔案工作），建立和完善歸檔制度，并根據需要配備1-2名專職或兼職檔案工作人員（以下簡稱檔案管理員）具體承辦。各公司分管檔案管理工作的負責人，應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己職責范圍，做到“四同步”。5.2.3鵬潤總部公司檔案管理實行二級管理體系 總部檔案室為一級管理。 各公司檔案管理員為二級管理。 各公司檔案歸檔范圍與要求與總部檔案室對口。

5、5.3 檔案的構成5.3.1檔案的構成： A、文書檔案：是指鵬潤總部公司或子公司在其職能活動中形成的具有保存價值的各類文 件及接收的外部文件； B、基建檔案：是指鵬潤總部公司或子公司在基礎建設過程中形成的具有保存價值的各類文件、圖紙等；C、實物檔案：是指鵬潤總部公司或子公司在成長、發展過程中形成的，能夠反映本企業的各項工作成績和歷史面貌的獎章、獎杯、獎狀等實物材料； D、聲像檔案：是指鵬潤總部公司或子公司在成長、發展過程中直接形成的能夠反映本企業歷史面貌的以感光、磁性材料為載體，以聲音、圖像形式為反映方式，具有保存價值的磁帶、照片、VCD等； E、會計檔案：是指鵬潤總部公司或子公司在日常經營管

6、理過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算材料及清單、交接手續等； F、人物全宗：公司主要領導人和優秀職員的生活經歷、工作業績。5.4檔案的歸檔5.4.1各公司檔案管理員應按工作程序，進行文件材料的形成、積累，工作結束時整理、 立卷，并按歸檔要求，經本單位負責人審查合格后歸檔。5.4.2對于個人在從事經營、管理等活動中形成的各類載體的文件材料，必須按規定向 檔案人員移交，任何個人不得占為己有。對于個人在非職務活動中形成的重要文 件材料，總部檔案室可通過征集、代管等多種形式進行管理。對向總部檔案室捐 贈檔案資料者，將予以適當獎勵。5.4.3各公司對基建工作、貴重設備等進行鑒定、驗收

7、時必須有檔案管理員參加。5.4.4歸檔要求A、實行公司立卷制度，由檔案管理負責人統一歸檔，也可在公司內部實行部門立卷制度，分工歸口立卷。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求，進行系統整理、組卷，并編寫頁號和卷號，填寫卷內目錄、備考表，擬定案卷標題，注明密級和保管期限。B、歸檔的文件材料應格式統一、質地優良、書繪工整、聲像清晰，符合規范和標準的要求。禁止用字跡不牢固的書寫工具。C、文件材料整理后，由各公司檔案管理員組卷，并將立卷的案卷經本公司檔案管理負責人審查簽字后，擬制移交清單，向總部檔案室移交歸檔。D、由幾個公司/部門合作完成的項目，由主辦公司/部門立卷歸檔，保存一套完整的檔案正

8、本，協作公司/部門保存與自己承擔任務有關的材料。E、依據國家檔案法規定，因財務、人事、審計涉及到保密性等原因，而不再向集團檔案室做移交，請自行按相關規定做好歸檔保管工作；但檔案室對其負有指導的責任。5.4.5歸檔時間A、文書檔案于每年3月末按要求向總部檔案室移交上一年度檔案。B、基建類檔案于建設項目竣工驗收后視檔案的整理情況在兩周至一個月內按要求向總部檔案室移交檔案。C、實物類檔案、聲像類檔案按季度歸檔，于下季度第一周內按要求向總部檔案室移交上季度檔案。 5.4.6檔案的保管期限分為永久、長期和短期。規定原則為：凡是反映各公司主要職能部門活動、基本歷史面貌、各項工作、具有長遠利用查考價值的檔案

9、，列為永久保存。 。5.5檔案的保管和管理5.5.1集團檔案是公司的重要財富，任何部門或個人都不得視檔案為私有，全體員工都有保護檔案的義務。5.5.2總部檔案室在接受檔案時，要依據移交清單仔細核對，并按照便于保管、方便利用的原則，按規定的分類編號方案進行統一的分類、登記、編目、排列。5.5.3已歸檔的檔案材料不可修改，如需要補充時，必須由公司檔案管理負責人審查核準，并簽署意見，交總部檔案室歸檔。5.5.4總部檔案室應研究和改進檔案的保護，對已破損、蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案， 應及時修復或復制。集團為檔案保護提供必要條件。5.5.5 公司檔案庫房應有嚴格的管理制度，要有防火、防蟲、防鼠、防盜、

10、防塵、防濕、防光、防磁等設施；要有安全保密制度，定期進行安全檢查，遇有特殊情況，應立即向公司主管領導報告，及時處理。5.5.6檔案庫房除檔案管理員之外，無關人員一律不得擅自進入。5.5.7檔案存放要求整齊有序、齊全完整；檔案出入必須有詳細記錄，借用完畢的檔案應及時收回，并放回原位，不得串類易位。5.6檔案的利用和開發5.6.1總部檔案室要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統計資料，逐步實現檔案 計算機管理，努力開發檔案信息資源，積極主動做好提供利用工作。5.6.2總部檔案室建立檔案的借閱制度，根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍， 規定不同的審批手續。5.6.3總部檔案室管理人員要熟悉庫藏，

11、開展檔案編研，主動提供利用，為領導和有 關部門服務。珍貴檔案應以復制件代替原件提供。5.6.4總部檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯。5.7檔案的鑒定與銷毀5.7.1保管期滿的檔案,可以按照以下程序銷毀： 由總部檔案室與有關職能部門主管人員、檔案管理負責人組成鑒定小組。負責對已超過保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 將鑒定小組作出的銷毀意見上報該公司第一負責人及總部檔案室第一負責人審核后，上報公司檔案負責人及總裁審批；銷毀檔案時，應當由總部檔案室和立卷部門共同派人

12、監督銷毀，銷毀會計檔案需審計人員監銷。監銷人在銷毀檔案前,應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案，銷毀后,在檔案銷毀清冊上簽名，由總部檔案室出具檔案銷毀情況報告主送總部檔案室上級主管部門第一負責人，抄送檔案立卷公司及部門負責人。檔案銷毀清冊存總部檔案室備案。5.8考核、獎勵和處罰5.8.1總部檔案室建立檢查、考核和評估體系，明確崗位職責，對優秀檔案人員（含兼職）和有突出服務成果、研究成果及對檔案管理有重大貢獻者，給予表揚或獎勵；5.8.2對于違反檔案管理辦法及相關規定的行為，按有關規定予以處罰。5.8.3總裁辦有權對各級公司及國美各中心的檔案管理工作隨時抽查。5.9經費、庫房和設備

13、5.9.1根據檔案工作發展的需要，按年度安排預算經費并掛靠在總辦。各職能部門應保證總部檔案室基礎工作所需的檔案裝具等設備。5.9.2根據檔案工作規劃要求，加強檔案庫房及設備的建設。加快實施檔案計算機管理。6.注意事項：無7.附件： 7.1 檔案管理與保管的工作流程圖7.2卷內文件目錄表7.3 卷末備考表7.4案卷目錄表7.5鵬潤總部檔案借閱審批單7.6檔案移交收進登記表7.7借閱查詢檔案登記表鵬潤投資（國美電器）有限公司經營管理手冊總辦系統分冊附件7.1 檔案管理與保管的工作流程：檔號編制歸檔案卷歸檔驗收登記分類編目著錄標引、組盒輸入計算機目錄組織入庫排架檔案目錄數據庫信息編研銷毀鑒定保管最終

14、處置向上級移交提供利用檔案單元鵬潤投資（國美電器）有限公司經營管理手冊總辦系統分冊附件7.2：卷內文件目錄表序號文號責任者題名日期版本頁數頁號備注123456789101112131415附件7.3：卷末備考表本卷情況說明：立卷人：立卷時間：附件7.4：案卷目錄表順序號案卷號題名起止日期件數頁數保管期限備注附件7.5：鵬潤總部檔案借閱審批單 NO. 借閱日期擬歸還日期檔案名稱檔案狀態（指檔案頁數、份數、版本等）借閱用途借閱人/部門（簽字）主管領導意 見最終審批簽字總裁辦主任審核簽字借閱注意事項：凡從檔案室借出的各類檔案（含證照）原件一律需填寫此審批單；加蓋紅章的竣工圖原件必須經張總審批同意（即在最終審批欄中簽字）；證照及相關合同、協議類檔案必須經本中心單位領導審批簽字（即在最終審批欄中簽字）；所借檔案一律經總裁辦主任審核簽字后方可辦理借閱登記手續。所借檔案無論原件、復印件一律辦理借閱登記手續，借出及歸還時寫明日期和本人親筆簽字；附件7.6：檔案移交收進登記表序號文