1、淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化2400字 摘 要：工作理論說明，公文標(biāo)準(zhǔn)的制發(fā)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。在此根底上，檔案管理要施行“以我為主的立卷歸檔原那么。一是要改變傳統(tǒng)的立卷方法；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)展合理的立卷分工；三是推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。 畢業(yè)關(guān)鍵詞：檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；標(biāo)準(zhǔn)化我國檔案管理根底工作總體較差，尤其是基層檔案管理存在種種缺乏，很難到達(dá)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個單位職能活動的整體相貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強(qiáng)化文書處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案

2、工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識和指導(dǎo)思想，在實(shí)際操作中，嚴(yán)格把住文書處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的根底工作。一、全面普查案卷這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可防止地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一局部無查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二、重新組合案卷將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進(jìn)展重新組卷。重組原那么是盡可能將那些互相存在某種聯(lián)絡(luò)的文件組合在一起。

3、應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加標(biāo)準(zhǔn)。這不但可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以進(jìn)步實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。三、注意有效的維護(hù)全宗的完好性在堅(jiān)持貫徹“以我為主的歸檔原那么的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完好性?！耙晕覟橹鞯臍w檔原那么，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原那么。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)絡(luò)的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完好性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在進(jìn)步檔案利用價(jià)值的同時，使立

4、卷歸檔后形成的檔案既完好，又不龐雜，為檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作根底。四、用“關(guān)鍵詞替代“主題詞用“關(guān)鍵詞替代“主題詞，簡化查找時間，進(jìn)步效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出提醒主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)展標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)展處理。例如：擬寫關(guān)于廠房根底建立事一事的關(guān)鍵詞有人寫“根本建立，有人寫“基建，有人寫“廠房建立在進(jìn)展計(jì)算機(jī)后控時統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為“基建。還可利用計(jì)算機(jī)“活動增加的功能把一些不標(biāo)準(zhǔn)的詞與主題詞中詞義一樣的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作

5、主要是摸清家底，理解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的開展趨勢：比方設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件規(guī)劃。五、施行“以我為主的歸檔原那么“以我為主的歸檔原那么，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原那么，不僅是我們文書立卷歸檔工作理論中形成并長期堅(jiān)持下來的一條原那么，而且還是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原那么。它要求我們實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳?不歸檔文件銷毀方法?的根底上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時機(jī)，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的那么不能立卷或

6、歸檔，否那么，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)展合理的分工，即要在“以我為主原那么指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，詳細(xì)問題詳細(xì)分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，進(jìn)步檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主歸檔原那么的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完好性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。六、進(jìn)步人員素質(zhì)檔案管理人員對檔案的平安負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)

7、，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民效勞的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)歷與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作才能和觀察才能，擅長做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的根底。參考文獻(xiàn)1楊公之：?檔案信息化建立導(dǎo)論?，中國檔案出版社，2001年版.2王?s國、李東來：?數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及研究范圍?，?圖書館學(xué)刊?，2001年第5期.3董君：?知