1、淺談獨立學院綜合秘書工作的理論及考慮2600字 摘要：文章基于獨立學院本身的特點，闡述了二級管理中綜合秘書的工作職責及存在的問題，主要以系綜合秘書崗位為例，結合獨立學院的辦學特點，對其崗位的職責和從業人員的素質進展較為深化地探究研究，并最終提出了相應的建議。 關鍵詞：獨立學院綜合秘書工作職責獨立學院是由普通本科高校與社會力量合作舉辦的進展本科層次教育的高等教育機構，是按照新的機制和形式舉辦的本科層次的二級學院。自上個世紀90年代末產生以來，已成為我國民辦高等教育的重要組成局部。由于學費收入是獨立院校辦學經費的主要或全部來源，因此這在很大程度上決定了學校的人事安排需以精簡人員、節省開支為前提。系

2、綜合秘書的工作既有系教務方面的工作，同時也承當著整個系的其他行政事務，其工作內容多而廣、雜而亂、細而瑣。這與公辦院校崗位設置精細化的方式有很大的不同。系綜合秘書崗位是學院上傳下達的中間站，起著承上啟下的紐帶作用，因此在高校二級學院管理中起著不可無視的作用。為了適應獨立院校的管理形式，以便更好地開展工作。現有必要對高校二級學院綜合秘書工作崗位的職責和特點進展分析和討論。一、綜合秘書的工作職責獨立學院院系的綜合秘書崗位，既有一般秘書的共性，也有其特殊性。根據本學院的實際情況總結其工作職責，主要內容包含以下幾個方面：1.助理工作。協助系指導進展日常教學管理和處理日常教學事務。協助系指導制定、施行教學

3、方案;負責教務工作的協調、教學質量的監視;及時安排學生的期中、期末等各種考試事宜;關注系教學狀況，發現問題及時向系指導反應并協助其解決問題，以保障教學次序的正常運轉。2.聯絡工作。在教務管理過程中，綜合秘書起著樞紐和橋梁的作用。在學院教務處的指導下，上傳下達，協調左右，保障本系教務工作的正常開展。除學院教務處以外，綜合秘書也是學院其它管理部門與院系之間，不同專業系別之間，老師、學生和院系之間，以及與母體學校之間溝通聯絡的橋梁，是院系內外聯絡的窗口，其崗位工作構造圖如圖1所示。3.檔案管理工作。檔案是院系指導制定方針政策、進展教學管理、評估教學質量，進步教學程度的重要根據，其完好性也是衡量一所高

4、校教學管理程度的重要標志之一。本文主要說的是院系一級的檔案管理工作，主要包括文書檔案和教學科研檔案。文書檔案主要包括上級機關下發的與本校各類活動有關的文件、各種會議材料及各職能部門下發的通知、公告等文件。教學科研檔案管理是院系在教學科研管理理論、研究等活動中形成的具有保存和參考價值的各類材料，是院系檔案的主體。包括：教學方案、教學大綱、教學設備管理使用材料、教材及參考資料、學生的試卷及畢業設計、教學檢查及教學質量分析報告、教改立項材料以及老師發表相關專業的論文等等。4.統計工作。主要包括：各年級學生教材的統計與整理;畢業設計老師工作量及酬金的統計發放;學期末代課老師工作量的搜集統計及學院要求的

5、其他統計工作。5.其它工作。綜合秘書還要處理與本系有關的其它瑣碎的事情。包括：老師調課申請、學生校外實驗的安排、學生成績單的打印、老師各種費用的報銷發放、學校各種節假日的物品發放以及其它部門安排到系里的相關事宜等等。二、綜合秘書應具備的素質教務管理是保證高校教學正常運轉的樞紐，而教務管理人員素質的上下直接決定教務管理工作的成敗。與公辦院校相比，獨立學院的職能部門設置更加簡化，其工作類型也具有多樣性。綜合秘書不但要擔任本系的教務工作，同時還要處理其他日常性工作，這對于工作者提出了更多的要求。1.思想政治方面。綜合秘書要處理非常繁瑣的事務性工作，因此要具有一定的耐心和高度的責任心。樹立正確的價值觀

6、和為老師、同學效勞的觀念，不斷強化自身的修養，特別在學生的考試等方面，必須按照規章制度辦事，以維護學校正常的教學次序。2.業務才能方面。首先，具備一定的知識構造。綜合秘書必須純熟地操作各種辦公軟件，以適應其工作量大，時效性強的工作特點。具有一定的管理學和高等教育法的知識，并能熟悉學校現有的教務管理規定，熟悉本專業的課程設置和各任課老師的情況。其次，具有良好的溝通才能。綜合秘書崗位具有上傳下達的重要作用，為了使信息在上下級之間、各職能部門之間、各院系之間以及師生之間能暢通，良好的語言表達才能尤為重要。同時也要求其具備一定的公文寫作才能。再次，具有一定的創新才能。面對單調枯燥的教務工作和繁瑣的事務

7、性工作，綜合秘書必須在工作方式和工作思路方面進展不斷地創新和嘗試，采取新的措施和方法，以便更好更有效地完本錢職工作，進步指導、老師和學生對其工作的滿意度。3.身體和心理素質。綜合秘書每天都要面對種類不同的工作，工作量大且繁瑣，因此必須保持清醒的頭腦和良好的身體素質。既不能怕苦，也不能怕累，保持平和的心態，樂觀地對待本職工作。三、加強綜合秘書隊伍建立的建議首先，進步認知，充分肯定綜合秘書在高校二級管理隊伍中的地位和作用。雖然綜合秘書的工作浸透到整個二級管理的方方面面，但是還是很容易被忽略，得不到充分的重視，這在一定程度上也影響了其工作的積極性。因此，應該對綜合秘書給予合理的崗位定位，進步其工作待遇，評定相應的職稱。這將有利于充分地調動其工作積極性和主動性，使基層的管理工作能更好更有效地開展。其次，加強業務才能培訓，進步其綜合素質。為了能更好地適應工作的需求，應該對綜合秘書崗位的從業人員進展定期或者不定期的崗位培訓，多為其提供一些學習時機，開拓視野，進步其工作才能，同時也可以起到穩定教務管理人員隊伍的作用。再次，完善考核機制，做到獎懲清楚。獨立學院應該建立合理的考核機制對綜合秘書的工作進展階段性考核，一方面肯定其工作的成果;同時也對其日常工作進展監視管理，以獎為主罰為輔的方式最大限度地激發其工作的熱情，促進其工作的良性循環，更好地發揮綜合秘書在二級管理中的作用。參考文獻