1、建設項目檔案管理目目 錄錄建設項目檔案概述 01建設項目檔案管理的控制措施 02建設項目文件的形成 03建設項目文件的收集 04建設項目文件的整理 05建設項目文件的歸檔與匯總移交 06CONTENTS第一章第一章 建設項目檔案概述建設項目檔案概述 建設項目文件建設項目文件指建設項目在立項審指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括前期文件、聲像等形式的全部文件，包括前期文件、竣工文件、竣工驗收文件等。竣工文件、竣工驗收文件等。 建設項目建設項目指建筑、

2、安裝等形成固定資產的指建筑、安裝等形成固定資產的活動中，按照一個總體設計進行施工，建成后活動中，按照一個總體設計進行施工，建成后具有完整的系統，獨立形成生產能力或者使用具有完整的系統，獨立形成生產能力或者使用價值的建設工程，在經濟上統一核算、行政上價值的建設工程，在經濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實行統一管理的單位。有獨立組織形式、實行統一管理的單位。一、概念 建設項目（工程）檔案是指整個建設項目按照基本建設程序從醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成投產（使用）的全過程中形成的，應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、計算、聲像等各種形式與載體的文件材料。 建設項目（工程）檔案是指從建設項目（工程

3、）的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的應歸檔保存的文件材料。 一、概念 二、建設項目檔案特點三、建設項目檔案的功能12345信息傳遞功能信息傳遞功能歷史記錄功能歷史記錄功能指導與監控功能指導與監控功能依據與憑證功能依據與憑證功能知識傳承功能知識傳承功能1、建設項目（工程）檔案工作管理建設項目（工程）檔案工作管理的性質的性質2、四、建設項目（工程）檔案工作管理的 性質和原則建設項目（工程）檔案工作管理建設項目（工程）檔案工作管理的原則的原則建設項目（工程）檔案工作是一項以項建設項目（工程）檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的目管理為中心內

4、容的專業性和服務性的工作工作 。建設項目（工程）檔案工作是實現工程建設項目（工程）檔案工作是實現工程建設科學管理的技術基礎工作，是實現建設科學管理的技術基礎工作，是實現工程建設科學組織和管理不可缺少的技工程建設科學組織和管理不可缺少的技術基礎或技術保障性工作術基礎或技術保障性工作 1、建設項目（工程）檔案工作管理的性質建設項目（工程）檔案工作要按照集中建設項目（工程）檔案工作要按照集中統一管理的原則，管理好建設項目（工統一管理的原則，管理好建設項目（工程）的全部檔案，確保建設項目（工程）程）的全部檔案，確保建設項目（工程）檔案的完整、準確、安全和有效利用。檔案的完整、準確、安全和有效利用。2、

5、建設項目（工程）檔案工作管理的原則五、建設項目檔案工作基本要求第二章第二章 建設項目檔案工作控制措施建設項目檔案工作控制措施 一、存在問題1文件材料形成不規范、不完整、不及時、不準確。2檔案收集制度不嚴，收集不及時，造成文件散失。4建設期檔案保管條件差，保護意識弱，造成檔案損毀、散失。3檔案整理不規范，各參建單位標準不一。原因分析1、重點建設項目自身特點為檔案工重點建設項目自身特點為檔案工作帶來了困難；作帶來了困難；2、檔案意識薄弱，重視程度不高；檔案意識薄弱，重視程度不高；3、檔案工作的專業性。檔案工作的專業性。 二、檔案行政管理部門和上級主管部門的 控制措施23法律手段1技術手段行政手段

6、第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。 第十條 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。中華人民共和國檔案法 第六十一條 交付竣工驗收的建筑工程，必須符合規定的建筑工程質量標準，有完整的工程技術經濟資料和經簽署的工程保修書，并具備國家規定的其他竣工條件。建筑工程竣工經驗收合格后，方可交付使用；未經驗收或者驗收不合格的，不得交付使用。 中華人民共和國建筑法 第二百七十四條勘察、設計合同的內容包括提交有關基礎資料和文件（包括概預算）的期限、質量要求、費用以及其他協作條件等

7、條款。 第二百七十五條施工合同的內容包括工程范圍、建設工期、中間交工工程的開工和竣工時間、工程質量、工程造價、技術資料交付時間、材料和設備供應責任、撥款和結算、竣工驗收、質量保修范圍和質量保證期、雙方相互協作等條款。 中華人民共和國合同法 建設工程質量管理條例 第十六條建設單位收到建設工程竣工報告后，應當組織設計、施工、工程監理等有關單位進行竣工驗收。 建設工程竣工驗收應當具備下列條件： （一）完成建設工程設計和合同約定的各項內容； （二）有完整的技術檔案和施工管理資料； （三）有工程使用的主要建筑材料、建筑構配件和設備的進場試驗報告； （四）有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合

8、格文件； （五）有施工單位簽署的工程保修書。 建設工程經驗收合格的，方可交付使用。 2、行政手段 通過行政手段對科技檔案事業實施的指導、監督和控制。具有強制性、權威性、垂直性、具體性和無償性。方式主要有政策指導、經濟調節、典型示范、輿論引導、協調與監督。3、技術手段 標準管理。業務建設標準、開發利用標準、現代化標準。節、典型示范、輿論引導、協調與監督。1.1.建立健全組織體系建立健全組織體系2.2.制定完善管理制度制定完善管理制度項目檔案管理辦法項目檔案管理辦法分類方案分類方案歸檔范圍與保管期限表歸檔范圍與保管期限表檔案整理操作規程檔案整理操作規程 3.3.納入合同管理納入合同管理 4.4.實

9、施全過程控制實施全過程控制 5.5.管理信息化管理信息化三、建設單位的控制措施三、建設單位的控制措施 四、施工、監理單位的控制措施四、施工、監理單位的控制措施控制措施落實管落實管理職責理職責監理單位監理單位實時監控實時監控推行預立推行預立卷制度卷制度建立工地建立工地檔案室檔案室04020301 以項目法人為管理核心，以納入合同以項目法人為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理實時控制為重要手段，為管理依據，以監理實時控制為重要手段，在檔案行政管理部門、專業主管部門及項在檔案行政管理部門、專業主管部門及項目建設、設計、施工、監理單位全方位參目建設、設計、施工、監理單位全方位參與下，實施事前介入、

10、事中控制、事后核與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制模式。查、驗收把關的全過程控制模式。 綜述全過程管理模式第三章第三章 建設項目文件的形成建設項目文件的形成1、內容要求、內容要求2、數量要求、數量要求3、時間要求、時間要求4、質量要求、質量要求 一、形成的要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔數據準確，簽署完備數據準確，簽署完備紙張規格、質量和圖表樣式符合有關要求紙張規格、質量和圖表樣式符合有關要求 不使用易褪色的書寫材料不使用易褪色的書寫材料形成質量要求1紙張定量應達到國家標準所規定克數的要求，不紙張定量應達到國家標準所規定克數的要求，不能有熱

11、敏紙。能有熱敏紙。 2文字材料、圖紙的幅面、頁面應符合規范的幅面文字材料、圖紙的幅面、頁面應符合規范的幅面尺寸、頁面設置的要求。圖紙的頁面設置應符合國家尺寸、頁面設置的要求。圖紙的頁面設置應符合國家標準或行業標準的規定。標準或行業標準的規定。3字跡、圖樣線條應清晰、耐久。黑色、藍黑為耐字跡、圖樣線條應清晰、耐久。黑色、藍黑為耐久性書寫材料，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍久性書寫材料，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍水、復寫紙等書寫的字跡，盡可能避免復印件歸檔。水、復寫紙等書寫的字跡，盡可能避免復印件歸檔。簽名、修改字跡（如修改通知單）要特別注意這個問簽名、修改字跡（如修改通知單）要特別注意這

12、個問題。題。 4復印、打印文件的清晰及牢固程度應符合設備標復印、打印文件的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。定質量的要求。 形成質量要求 （一）（一）竣工圖編制單位竣工圖編制單位一般由施工單位負責編制。一般由施工單位負責編制。項目總平面圖、綜合管線圖由建設單位項目總平面圖、綜合管線圖由建設單位或由其委托有關單位編制。或由其委托有關單位編制。一些行業系統統一規定由設計單位編制。一些行業系統統一規定由設計單位編制。二、竣工圖的編制二、竣工圖編制形式12345按施工圖施工沒有變動按施工圖施工沒有變動施工圖被取消施工圖被取消施工圖只有一般局部變更施工圖只有一般局部變更施工圖重大的變更施工圖重大的

13、變更原設計沒有，施工增加內容原設計沒有，施工增加內容 真實反映實際情況，規格統一，圖面整真實反映實際情況，規格統一，圖面整潔，字跡清楚潔，字跡清楚編制竣工說明編制竣工說明重復的標準圖、通用圖不編入竣工圖中重復的標準圖、通用圖不編入竣工圖中一張施工圖由若干單位施工的，各施工一張施工圖由若干單位施工的，各施工單位完成自己負責的部分后，交建設單單位完成自己負責的部分后，交建設單位指定的匯總單位匯總位指定的匯總單位匯總 編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖三、竣工圖編制要求 杠改法杠改法 叉改法叉改法圈改法圈改法四、竣工圖更改方法 必須注明更改依據。必須注明更改依據。無法在

14、圖紙上表達清楚的，應在標題欄上無法在圖紙上表達清楚的，應在標題欄上方或左邊用文字說明。方或左邊用文字說明。各種引出說明應與圖框平行，引出線不交各種引出說明應與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條叉，不遮蓋其他線條更改要符合各專業的要求更改要符合各專業的要求更改要使用耐久的字跡材料更改要使用耐久的字跡材料五、竣工圖更改要求 不必保留修改前的痕跡，只需直接繪制不必保留修改前的痕跡，只需直接繪制更改后的內容，并將變更依據在標題欄更改后的內容，并將變更依據在標題欄內或在說明中標注內或在說明中標注將竣工圖章的要素分解在標題欄將竣工圖章的要素分解在標題欄簽字后，不必再加蓋竣工圖章簽字后，不必再加蓋竣工圖

15、章 六、關于重新繪制竣工圖的要求 竣工圖都應由編制單位加蓋并簽署竣工圖章竣工圖都應由編制單位加蓋并簽署竣工圖章竣工圖章內容填寫齊全、清楚，不得代簽竣工圖章內容填寫齊全、清楚，不得代簽竣工圖章蓋在標題欄附近空白處。竣工圖章蓋在標題欄附近空白處。竣工圖章應使用不褪色紅印泥。竣工圖章應使用不褪色紅印泥。七、竣工圖章的使用 施工單位技術負責人審核施工單位技術負責人審核監理單位審核監理單位審核建設單位審核建設單位審核八、竣工圖的審核第四章第四章 建設項目文件的收集建設項目文件的收集 收集范圍收集范圍 收集時間收集時間 隨時收集隨時收集 定期收集定期收集-抓住幾個重點階段抓住幾個重點階段 領到施工執照之后

16、，破土動工之前領到施工執照之后，破土動工之前單項工程完工單項工程完工交工驗收階段交工驗收階段 竣工驗收階段竣工驗收階段 收集責任收集責任建設項目文件的收集第五章第五章 建設項目文件的整理建設項目文件的整理 分類分類組卷組卷案卷內文件材料的排列案卷內文件材料的排列案卷編目案卷編目案卷裝訂案卷裝訂裝盒裝盒編制案卷目錄編制案卷目錄建設項目文件的整理 依據分類方案進行歸類：依據分類方案進行歸類：分類是整理、編目、進行系統化管理的需要。分類是整理、編目、進行系統化管理的需要。1、分類要根據項目建設的階段、建設的具、分類要根據項目建設的階段、建設的具體情況設置類目。體情況設置類目。2、分類要清楚，不能相互

17、交叉、包容。、分類要清楚，不能相互交叉、包容。3、分類包括分大類和分小類、分類包括分大類和分小類一、分類依據建設項目特點：一般按照依據建設項目特點：一般按照工程項目的建設程序工程項目的建設程序、單位工程進行分類單位工程進行分類 建設單位應根據本工程項目檔案數量的多少，建設單位應根據本工程項目檔案數量的多少，來確定檔案設置的類目層次。對于大型項目，要來確定檔案設置的類目層次。對于大型項目，要以整個項目為分類對象，在分類時，首先以工程以整個項目為分類對象，在分類時，首先以工程項目的建設程序和性質來區分，然后在每個大類項目的建設程序和性質來區分，然后在每個大類里，再按單位工程或專業、階段等進行分類（

18、如里，再按單位工程或專業、階段等進行分類（如施工檔案可以再按各單位工程進行分類）施工檔案可以再按各單位工程進行分類）對于小型項目，形成的檔案數量較少，可以不設對于小型項目，形成的檔案數量較少，可以不設二、三級類目，直接按建設程序對檔案進行組卷二、三級類目，直接按建設程序對檔案進行組卷整理后依次排列即可。整理后依次排列即可。 一、分類1、檔案的分類，要符合形成檔案的專、檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的科技活動性質和特點；業和形成單位的科技活動性質和特點；2、在一個單位內部和一個專業系統內、在一個單位內部和一個專業系統內部，同一科技檔案的分類標準應該一致；部，同一科技檔案的分類標準應該

19、一致；3、分類的層次類目要簡明，不宜過多、分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁；過繁；4、分類應力求按專業系統實現標準化；、分類應力求按專業系統實現標準化；基本要求第一步，根據專業主管部門的建設項目檔第一步，根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目實際情況，設計、案分類編號規則以及項目實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系。制定統一的項目檔案分類編號體系。 小型項目直接按項目、結構或專業分類；小型項目直接按項目、結構或專業分類； 大中型項目按單位工程或專業分類，下大中型項目按單位工程或專業分類，下設屬類；設屬類；實際應用如：如：1、水庫建設項目：、水庫建設項目：可分為可分為10

20、個單位工程：大壩、溢洪道、個單位工程：大壩、溢洪道、輸水洞、水輪機等輸水洞、水輪機等每個單位工程每個單位工程 分為分為4個階段：可研部分、個階段：可研部分、初步設計、施工階段、竣工階段初步設計、施工階段、竣工階段 2、大型建設項目，應分別按照單項、大型建設項目，應分別按照單項工程、單位工程等立卷，工程、單位工程等立卷，注：一般以立項文件為準，可將其作注：一般以立項文件為準，可將其作為一個基建項目來管理為一個基建項目來管理實際應用 第二步，對下設屬類按：工程項第二步，對下設屬類按：工程項目分類法、型號分類法、課題分類法、目分類法、型號分類法、課題分類法、專業分類法、時間分類法、地域分類專業分類法

21、、時間分類法、地域分類法分別排列。法分別排列。 依據項目檔案分類編號體系對全依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；部項目檔案進行統一的分類和編號；生產使用單位需要按企業檔案統一進生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的，建設單位行分類和編號的，建設單位(并責成設并責成設計、施工及監理單位計、施工及監理單位)可用鉛筆臨時填可用鉛筆臨時填寫檔案號寫檔案號實際應用白楊河引水白楊河引水工程工程綜綜 合合導流沖砂洞導流沖砂洞 輸水洞輸水洞 溢洪洞溢洪洞環境保護環境保護水土保持水土保持公共建筑公共建筑安全檢測安全檢測水輪機水輪機發電廠房發電廠房機電安裝機電安裝廠區道路廠區道路辦

22、公樓辦公樓開關站開關站攔河大壩攔河大壩 實際應用 1 1、組卷的原則、組卷的原則 遵循項目文件的形成規律，保持案卷文件遵循項目文件的形成規律，保持案卷文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用的有機聯系，便于檔案的保管和利用 2 2、組卷的要求、組卷的要求針對不同階段、不同性質的文件材料，針對不同階段、不同性質的文件材料，選擇不同的組卷方法選擇不同的組卷方法 靈活掌握文件材料數量，控制案卷的厚靈活掌握文件材料數量，控制案卷的厚度度組卷的同時檢查卷內文件組卷的同時檢查卷內文件二、組卷 3 3、組卷的方法、組卷的方法（1 1）綜合管理文件的組卷）綜合管理文件的組卷（2 2）勘測設計文件的組卷）勘測設計文

23、件的組卷（3 3）施工文件的組卷）施工文件的組卷（4 4）監理文件的組卷）監理文件的組卷（5 5）竣工圖文件的組卷）竣工圖文件的組卷二、組卷綜合管理文件一般包括項目前期文件（不綜合管理文件一般包括項目前期文件（不包括勘測設計文件）、工程管理文件、工包括勘測設計文件）、工程管理文件、工程交（竣）工驗收文件、工程決算文件。程交（竣）工驗收文件、工程決算文件。綜合管理文件由建設單位匯總，并根據文綜合管理文件由建設單位匯總，并根據文件材料形成的階段、性質、內容分類整理，件材料形成的階段、性質、內容分類整理，按問題、時間等要素組卷。按問題、時間等要素組卷。 （1 1）綜合管理文件的組卷）綜合管理文件的組

24、卷勘測設計文件一般包括工程地質勘測文件、勘測設計文件一般包括工程地質勘測文件、工程設計文件（含工程總體設計、初步設工程設計文件（含工程總體設計、初步設計、計、 施工圖設計）和設計變更文件。施工圖設計）和設計變更文件。工程地質勘測文件、工程設計文件一般按工程地質勘測文件、工程設計文件一般按原有裝訂形式組卷。原有裝訂形式組卷。設計變更文件一般按編號組卷。設計變更文件一般按編號組卷。（2）勘測設計文件的組卷 一般在區分工程類別、標段的基礎一般在區分工程類別、標段的基礎上，按單位工程、分部工程、分項工程上，按單位工程、分部工程、分項工程、樁號、施工工序的先后及文件的文種、樁號、施工工序的先后及文件的文

25、種特征等組卷。特征等組卷。 施工文件的組卷方法較為復雜，不施工文件的組卷方法較為復雜，不同專業技術領域的項目組卷方法會有一同專業技術領域的項目組卷方法會有一定的區別。定的區別。（3）施工文件的組卷監理大綱、計劃等以監理組的劃分為單位組卷，一監理大綱、計劃等以監理組的劃分為單位組卷，一卷或數卷。卷或數卷。 監理日記以監理組監理日記以監理組 ( (或合同段或合同段) )的劃分為單位組卷，的劃分為單位組卷，一卷或數卷。單本日記較厚，可單獨組卷；單本日一卷或數卷。單本日記較厚，可單獨組卷；單本日記較薄，可若干本監理日記組成一卷，且每本日記記較薄，可若干本監理日記組成一卷，且每本日記作為一份文件，填寫卷

26、內目錄時，以時間及日記撰作為一份文件，填寫卷內目錄時，以時間及日記撰寫人將每本日記加于區分。寫人將每本日記加于區分。監理月、年度報告以監理組監理月、年度報告以監理組( (或合同段或合同段) )劃分為單位劃分為單位組卷，一卷或數卷，卷內文件按時間先后順序排列。組卷，一卷或數卷，卷內文件按時間先后順序排列。（4）監理文件的組卷監理工程師通知等來往文書以監理組的劃分為單監理工程師通知等來往文書以監理組的劃分為單位分類組卷，一卷或數卷。卷內文件根據問題類位分類組卷，一卷或數卷。卷內文件根據問題類型、發文單位分類后按文件編號型、發文單位分類后按文件編號(如無編號按時間如無編號按時間順序順序)排列。排列。

27、監理平行抽檢試驗文件材料，以單位、分部工程監理平行抽檢試驗文件材料，以單位、分部工程的劃分和抽檢項目分類為單位組卷，一卷或數卷，的劃分和抽檢項目分類為單位組卷，一卷或數卷，卷內文件按時間先后順序排列。卷內文件按時間先后順序排列。會議紀要以監理組為單位組卷，一卷或數卷，卷會議紀要以監理組為單位組卷，一卷或數卷，卷內文件按時間先后順序排列；文件較多的，可以內文件按時間先后順序排列；文件較多的，可以施工合同段為單位組卷，卷內文件按時間先后順施工合同段為單位組卷，卷內文件按時間先后順序排列。序排列。計量與支付文件以合同段和時間的月份為單位組計量與支付文件以合同段和時間的月份為單位組卷，一卷或數卷。卷，

28、一卷或數卷。（4）監理文件的組卷竣工圖可按工程類別、單位工程等竣工圖可按工程類別、單位工程等組卷，同時盡量保持原有的圖紙目組卷，同時盡量保持原有的圖紙目錄順序不變。錄順序不變。（5）竣工圖文件1 1、綜合管理文件的排列、綜合管理文件的排列 2 2、勘測設計文件的排列、勘測設計文件的排列 3 3、施工文件的排列、施工文件的排列 4 4、監理文件的排列、監理文件的排列 5 5、竣工圖文件的排列、竣工圖文件的排列 三、卷內文件的排列三、卷內文件的排列 綜合管理文件一般遵循以問題結合時間綜合管理文件一般遵循以問題結合時間排列的原則排列的原則 。 1 1、綜合管理文件的排列、綜合管理文件的排列工程地質勘

29、測文件、工程設計文件按原工程地質勘測文件、工程設計文件按原有順序排列。有順序排列。設計變更文件按編號順序排列。設計變更文件按編號順序排列。2 2、勘測設計文件的排列、勘測設計文件的排列 應按照分部工程、分項工程、樁號應按照分部工程、分項工程、樁號、施工工序的先后等進行排列。、施工工序的先后等進行排列。 邏輯上有緊密聯系的文件應按照重邏輯上有緊密聯系的文件應按照重要程度進行排序，一般結論性文件在前要程度進行排序，一般結論性文件在前，依據性文件在后；批復性的文件在前，依據性文件在后；批復性的文件在前，請示性的文件在后。如工程認可書在，請示性的文件在后。如工程認可書在前，檢驗單在后；質量檢驗評定表在

30、前前，檢驗單在后；質量檢驗評定表在前，原始檢驗記錄在后；原材料報審表在，原始檢驗記錄在后；原材料報審表在前，原材料質保單、實驗記錄等在后。前，原材料質保單、實驗記錄等在后。3 3、施工文件的排列、施工文件的排列監理日記，月、年度報告，計量和支付監理日記，月、年度報告，計量和支付文件，監理平行抽檢試驗文件材料一般文件，監理平行抽檢試驗文件材料一般按時間排列。按時間排列。監理大綱、計劃，監理工程師通知等來監理大綱、計劃，監理工程師通知等來往文書，會議紀要等按照問題結合時間往文書，會議紀要等按照問題結合時間排列。排列。4 4、監理文件的排列、監理文件的排列竣工圖按專業、圖號排列。竣工圖按專業、圖號排

31、列。5 5、竣工圖文件的排列、竣工圖文件的排列不管哪種類型的文件，一般都要做到：不管哪種類型的文件，一般都要做到：文字在前，圖樣在后文字在前，圖樣在后譯文在前，原文在后譯文在前，原文在后正件在前，附件在后正件在前，附件在后印件在前，定印件在前，定( (草草) )稿在后稿在后批復在前，請示在后批復在前，請示在后結論性文件在前，依據性文件在后結論性文件在前，依據性文件在后轉發件在前，原件在后轉發件在前，原件在后通知在前，補充通知在后通知在前，補充通知在后 （一）編寫頁號（一）編寫頁號（二）（二）編制卷內文件目錄編制卷內文件目錄（三）（三）編制備考表編制備考表（四）（四）編制案卷封面編制案卷封面四、

32、案卷編目在有具體記載內容的頁面上逐頁編流水號，有一在有具體記載內容的頁面上逐頁編流水號，有一頁編一號。頁編一號。編號從阿拉伯數字編號從阿拉伯數字“1 1”開始，案卷之間不連號編，開始，案卷之間不連號編，每卷分別編號。每卷分別編號。編號的書寫位置為：單面書寫文件在右上角，雙編號的書寫位置為：單面書寫文件在右上角，雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角；圖面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角；圖紙的頁號編寫在標題欄外左下角或外右上角。紙的頁號編寫在標題欄外左下角或外右上角。一大頁上貼若干小頁，每個小頁都編頁號，即每一大頁上貼若干小頁，每個小頁都編頁號，即每個小頁均為一頁。個小頁均為一頁。成套圖

33、樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號。原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號。卷內目錄和備考表不編寫頁號。卷內目錄和備考表不編寫頁號。編寫頁號建議使用鉛筆。編寫頁號建議使用鉛筆。（一）編寫頁號每一個案卷內都必須有卷內文件目錄。每一個案卷內都必須有卷內文件目錄。卷內文件目錄置于卷首。卷內文件目錄置于卷首。卷內文件目錄起到介紹卷內文件材料的卷內文件目錄起到介紹卷內文件材料的內容和成份，便于查找利用和進行統計內容和成份，便于查找利用和進行統計的作用。的作用。 對于成套的圖紙，原有圖樣目錄在內容對于成套的圖紙，原有圖樣目錄

34、在內容上可以替代卷內目錄內容時，可不再重上可以替代卷內目錄內容時，可不再重新編制卷內目錄，如果其內容不能替代新編制卷內目錄，如果其內容不能替代卷內目錄時，要重新編制卷內目錄。卷內目錄時，要重新編制卷內目錄。 編制卷內文件目錄 1、卷內文件 目錄格式卷內文件目錄，一件文件填寫一條目錄。卷內文件目錄，一件文件填寫一條目錄。一般一份文件為一件。一般一份文件為一件。綜合類文件正文與附件為綜合類文件正文與附件為1份，原件與復份，原件與復制件為制件為1份，轉發文與被轉發文為份，轉發文與被轉發文為1份，正份，正文與發文稿紙為文與發文稿紙為1份，來文與復文（指請份，來文與復文（指請示與批復、報告與批示、來函與

35、復函）各示與批復、報告與批示、來函與復函）各為為1份份2、件的確定工程施工類文件開工申請單為工程施工類文件開工申請單為1份，施工組織設計報份，施工組織設計報審表和附件為審表和附件為1份，施工技術方案報審表和附件為份，施工技術方案報審表和附件為1份，施工放樣報驗單和附件為份，施工放樣報驗單和附件為1份，建筑材料報驗單份，建筑材料報驗單及附件為及附件為1份，進場設備報驗單及附件為份，進場設備報驗單及附件為1份，工程份，工程檢驗認可書和工程報驗單為檢驗認可書和工程報驗單為1份，中間檢驗申請單及份，中間檢驗申請單及附件為附件為1份，承包人申請表及附件為份，承包人申請表及附件為1份。（以高速份。（以高速

36、公路建設項目檔案為例）公路建設項目檔案為例）工程監理類文件每月或每季同一種建筑材料抽檢報工程監理類文件每月或每季同一種建筑材料抽檢報告為告為1份，每個標準試驗報告為份，每個標準試驗報告為1份，每個分項工程份，每個分項工程質量檢驗評定表為質量檢驗評定表為1份，每個分部工程質量檢驗評定份，每個分部工程質量檢驗評定表為表為1份，每個單位工程質量檢驗評定表為份，每個單位工程質量檢驗評定表為1份，每份，每本監理日記為一份。本監理日記為一份。2、件的確定（1）序號）序號填寫方法：用阿拉伯數字從填寫方法：用阿拉伯數字從1依次標注。依次標注。常見錯誤：文件與序號不對應，多份文件對應一常見錯誤：文件與序號不對應

37、，多份文件對應一個順序號。個順序號。（2）文件編號）文件編號填寫方法：填寫文件文號或圖樣圖號。填寫方法：填寫文件文號或圖樣圖號。常見錯誤：漏填或填寫不全。常見錯誤：漏填或填寫不全。（3）責任者）責任者填寫方法：填寫文件形成部門或主要責任者的全填寫方法：填寫文件形成部門或主要責任者的全稱或通用簡稱。稱或通用簡稱。常見錯誤：錯誤填寫個人姓名；多個責任者填寫常見錯誤：錯誤填寫個人姓名；多個責任者填寫不全；責任者簡稱不規范。不全；責任者簡稱不規范。3、各項目填寫方法（4）文件材料題名）文件材料題名填寫方法：填寫文件標題全稱，沒有填寫方法：填寫文件標題全稱，沒有文件標題可根據內容自定。文件標題文件標題可

38、根據內容自定。文件標題不準確的，也需重新擬寫。不準確的，也需重新擬寫。常見錯誤：只填寫表格名稱。常見錯誤：只填寫表格名稱。理想境界：所有題名不重復。理想境界：所有題名不重復。3、各項目填寫方法（5）日期）日期填寫方法：填寫編制文件的年、月、日。施工、填寫方法：填寫編制文件的年、月、日。施工、監理、竣工圖文件中出現多個時間以各方最后監理、竣工圖文件中出現多個時間以各方最后確認的日期為準。決議、決定、命令、法律標確認的日期為準。決議、決定、命令、法律標準等為通過或發布時間；條約、合同、協議等準等為通過或發布時間；條約、合同、協議等為簽署時間；報表、計劃、規劃為編制時間。為簽署時間；報表、計劃、規劃

39、為編制時間。常見錯誤：不填寫最后確認的日期常見錯誤：不填寫最后確認的日期（6）頁號）頁號 填寫方法：填寫每份文件首頁上標注的頁號，最填寫方法：填寫每份文件首頁上標注的頁號，最終件注起止號。終件注起止號。常見錯誤：最終件未標注起止號。常見錯誤：最終件未標注起止號。（7）備注）備注 可根據實際填寫需注明的情況可根據實際填寫需注明的情況 3、各項目填寫方法 每一個案卷內也都必須有備考表。每一個案卷內也都必須有備考表。備考表置于卷尾。備考表置于卷尾。備考表起到說明卷內文件的數量和狀況以備考表起到說明卷內文件的數量和狀況以及在管理過程中的變化情況，既表明有關及在管理過程中的變化情況，既表明有關人員的責任

40、，又便于利用者和保管人員更人員的責任，又便于利用者和保管人員更好地掌握案卷情況。好地掌握案卷情況。（三）編制備考表 1、卷內備考 表格式互見號：填寫反映同一內容但形式不同而另行保管互見號：填寫反映同一內容但形式不同而另行保管的檔案保管單位的檔號的檔案保管單位的檔號 說明：包括卷內文件的件數、頁數以及在組卷和案說明：包括卷內文件的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。卷提供使用過程中需要說明的問題。 例：本卷共例：本卷共15件件11頁。頁。立卷人：應由責任立卷人簽名。立卷人：應由責任立卷人簽名。立卷時間：應填寫完成立卷的日期。立卷時間：應填寫完成立卷的日期。檢查人：應由案卷質量

41、審核者簽名。（施工單位：檢查人：應由案卷質量審核者簽名。（施工單位：項目總工，監理單位：監理組長，建設單位：部門項目總工，監理單位：監理組長，建設單位：部門負責人）負責人）檢查日期：應填寫案卷質量審核的日期。檢查日期：應填寫案卷質量審核的日期。 2、卷內備考表填寫方法案卷封面是以一定的格式概要介紹卷內案卷封面是以一定的格式概要介紹卷內文件材料的內容和形式特征的一種輔助文件材料的內容和形式特征的一種輔助材料。材料。每一個案卷都必須裝有封面。每一個案卷都必須裝有封面。案卷封面起到保護卷內文件材料和便于案卷封面起到保護卷內文件材料和便于查找利用的作用。查找利用的作用。（四）編制案卷封面 1、案卷封面

42、格式 案卷題名又稱案卷標題，是案卷內全部文件材料案卷題名又稱案卷標題，是案卷內全部文件材料的總標題，是案卷封面的核心內容。的總標題，是案卷封面的核心內容。組卷結果往往通過案卷題名體現出來往往起到畫組卷結果往往通過案卷題名體現出來往往起到畫龍點睛的作用。案卷題名是編制案卷目錄和其他龍點睛的作用。案卷題名是編制案卷目錄和其他檢索工具的依據，直接影響案卷的查找利用。檢索工具的依據，直接影響案卷的查找利用。擬制案卷題名時，要做到：內容正確概括，結構擬制案卷題名時，要做到：內容正確概括，結構完整規范，文字簡明通順。即要能完整、準確地完整規范，文字簡明通順。即要能完整、準確地揭示卷內文件的內容，又要簡明扼

43、要，一般不超揭示卷內文件的內容，又要簡明扼要，一般不超過過50個字。個字。2、擬制案卷題名建設項目檔案案卷題名的結構為：項目名稱建設項目檔案案卷題名的結構為：項目名稱(代字、代號代字、代號)內容內容名稱。名稱。 例例1：*辦公樓電氣安裝竣工圖辦公樓電氣安裝竣工圖 例例2：*高速公路高速公路*大橋大橋0#-4#墩（臺）鉆孔墩（臺）鉆孔樁、系梁、立柱、墩（臺）冒工程檢驗認可樁、系梁、立柱、墩（臺）冒工程檢驗認可書、工程報驗單、中間檢驗申請單書、工程報驗單、中間檢驗申請單 2、擬制案卷題名（1）檔號的定義）檔號的定義檔號是在整理和管理檔案的過程中，以檔號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案

44、的一組代碼。字符形式賦予檔案的一組代碼。（2）檔號的編制要求）檔號的編制要求唯一性唯一性合理性合理性穩定性穩定性3、編制檔號（3 3）檔號結構）檔號結構（全宗號）（全宗號）分類號分類號案卷號案卷號 （4 4）檔號的編制方法）檔號的編制方法 全宗號全宗號 分類號分類號 案卷號（案卷排列）案卷號（案卷排列）3、編制檔號立卷單位：填寫文件組卷部門。立卷單位：填寫文件組卷部門。起止日期：填寫案卷內文件材料形成的起止日期：填寫案卷內文件材料形成的起止日期。起止日期。保管期限：填寫劃定的保管期限。一般保管期限：填寫劃定的保管期限。一般為永久、長期、短期三種。為永久、長期、短期三種。密級密級檔案館號檔案館號

45、4、案卷封面其他內容的編制（五）、案卷裝訂（五）、案卷裝訂控制措施裝訂形式裝訂形式的選擇的選擇裝訂要求裝訂要求裝訂方法裝訂方法裝訂前準裝訂前準備工作備工作040203011、裝訂形式的選擇、裝訂形式的選擇整卷裝訂（軟卷皮裝訂后裝盒）整卷裝訂（軟卷皮裝訂后裝盒）單份文件裝訂（使用內封面獲將卷盒封面作為案卷單份文件裝訂（使用內封面獲將卷盒封面作為案卷封面）封面） 2、裝訂前文件的修整、裝訂前文件的修整去金屬物去金屬物大于大于A4幅面文件的折疊，其中圖紙按幅面文件的折疊，其中圖紙按GBT10609.3-1989技術制圖復制圖的折疊方法技術制圖復制圖的折疊方法，統，統一折疊成一折疊成A4幅面。難以做到的至少要將標題欄露出。幅面。難以做到的至少要將標題欄露出。幅面過小無法裝訂的要粘貼到幅面過小無法裝訂的要粘貼到A4幅面的白紙上。幅面的白紙上。裝訂線外有文字內容的的應加裝訂邊。裝訂線外有文字內容的的應加裝訂邊。破損的文件材料要裱糊好后再裝訂。破損的文件材料要裱糊好后再裝訂。 五、案卷裝訂五、案卷裝訂3、裝訂方法、裝訂方法整卷裝訂：采用三孔一線裝訂法，裝訂位置在整卷裝訂：采用三孔一線裝訂法，裝訂位置在