1、實驗四 總賬管理系統日常賬務處理【實驗目的】掌握會計電算化通用教學軟件中總賬系統日常賬務處理的相關內容，熟悉總賬系統日常賬務處 理的各種操作，掌握憑證管理和賬簿管理的具體內容和操作方法。【實驗內容】1. 憑證管理：填制憑證、出納簽字、審核憑證、憑證記賬2. 賬簿管理：總賬、明細賬、輔助賬管理【實驗準備】系統管理員進入系統管理，引入“附錄一練習數據備份”文件夾下的實驗三數據。【實驗資料】1月份經濟業務如下：(1) 1月3日，銷售部購買了 500元的辦公用品，以現金支付，附單據一張。付款憑證：0001,摘要：購辦公用品。借：營業費用(5501)500貸：現金(1001)500(2) 1月5日，財務

2、部從工行提取現金9000元，作為備用金，支票號111。付款憑證：0002,摘要：提現。借：現金(1001)9000貸：銀行存款/工行存款(100201)9000(3) 1月7日，采購部采購電腦 10臺，每臺不含稅價為 4000元，貨款以銀行存款支付，支票號 114。付款憑證：0003,摘要：購電腦。借：庫存商品/硬件(124301)40000應交稅金/應交增值稅/進項稅(21710101)6800貸：銀行存款/工行存款(100201)46800(4) 1月11日，銷售部收到北京 育新小學轉來一張轉賬支票，金額 30000元，用以償還前欠貨 款。收款憑證：0001,摘要：收到貨款。借：銀行存款/

3、工行存款(100201)30000貸：應收賬款(1131)30000(5) 1月11日，收到大洋集團投資資金20000美元，匯率1:8.5。收款憑證：0002,摘要：收到投資。借：銀行存款/中行存款(100202)170000貸：實收資本(3101)170000(6) 1月12日，采購部從深圳華光 軟件公司購入“輕松英語”光盤500張，不含稅單價為10元,貨稅款暫欠，商品已驗收入庫(適用稅率17%。轉賬憑證：0001,摘要：購光盤借：庫存商品/軟件(124302)5000應交稅金/應交增值稅/進項稅(21710101)850貸：應付賬款(2121)5850(7) 1月16日，管理部李同 出差歸

4、來，報銷差旅費2000元。轉賬憑證：0002,摘要：報銷差旅費。借：管理費用/差旅費(550203)2000貸：其他應收款(1133)2000(8) 1月23日，銷售部售給 天津宏達公司 A軟件100套，每套不含稅價為200元，貨款未收(適 用稅率17為。轉賬憑證：0003,摘要：售A軟件，款未收。借：應收賬款(1131)23400貸：主營業務收入 (5101)20000咨稅金/增值稅/銷項稅(21710102)3400(9)1月31日，結轉A軟件產品銷售成本。數量：100套，單位：80元。轉賬憑證：0004,摘要：結轉A軟件成本。借:主營業務成本(5401)8000貸:庫存商品/軟件(124

5、302)8000(10)1月31日，結轉收入和費用。轉賬憑證：0005,摘要：結轉收入和費用(本業務可以通過期末期間損益轉賬憑證生成)。借:5101 )20000貸:3131)9500主營業務成本(5401)8000管理費用/差旅費(550203)2000營業費用(5501)500(11)1月31日，結轉本年利潤。轉賬憑證：0006,摘要：結轉本年利潤(本業務可以通過自定義轉賬憑證生成)。借:本年利潤(3131)9500貸:利潤分配/未分配利潤(314115)9500【實驗要求】1. 以“趙超”的身份進行填制憑證，憑證查詢操作。2. 以“學員”的身份進行出納簽字3. 以“王剛”的身份進行審核、

6、記賬、賬簿查詢操作【操作指導】1. 填制憑證(增加憑證、增加其他核算信息憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證)以“趙超”的身份啟動與注冊會計電算化通用教學軟件：用戶名“001” ；密碼“1” ；賬套“666” ；會計年度 “ 2006” ；日期 “ 2006-01-31 ” 。提示：因為每張憑證的制單日期不一樣，所以注冊用友通時把操作日期設置為2006-01-31 o這樣，只需注冊一次，在填制憑證時可輸入本月不同日期的憑證。 增加普通憑證(業務1、9、11)例25增加普通憑證(1) 執行“總賬憑證r填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。(2) 單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3) 選擇憑證

7、類型“付款憑證”，輸入制單日期“2006-01-03 ”，附單據數“ T。(4) 輸入摘要“購辦公用品”，科目名稱“550T，借方金額“ 500”，回車(摘要自動帶到下一行)，輸入科目名稱“1001”，貸方金額“ 500”。(5) 單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框(6) 單擊“確定”按鈕(7) 同理，輸入其他業務的普通憑證。注意：采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，不能超過業務日期。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日 記賬中出現。科目編碼必須是末級，既可以手工直接輸入，也可以

8、利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。金額不能為“零”；紅字以“”號表示。可按“=鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。 增加帶有其他核算信息的憑證(業務2、3、4、5、6、7、8、10)在憑證填制過程中，若某科目為“銀行科目”、“外幣科目”、“數量科目”、“輔助核算科 目”，輸完科目名稱后，則須繼續輸入該科目的輔助核算信息。例26增加有銀行科目和客戶往來輔助核算業務的憑證(1) 執行“總賬憑證r填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。(2) 單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3) 選擇憑證類型“收款憑證”；輸入制單日期“2006-01-11 ”。(4) 輸入摘要“收到貸款”，科目名稱“ 10

9、0201"，輔助項(結算方式“ 2支票”，發生日期“2006.01.11 ”)，借方金額“ 30000”，回車(摘要自動帶到下一行)，輸入科目名稱“113T ,輔助項(客戶“育新小學”，票號“113”，發生日期“ 2006.01.11 ”)，貸方金額“ 30000”。(5) 單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框。(6) 單擊“確定”按鈕(7) 同理，輸入其他帶有輔助核算的憑證。注意：如果往來單位不屬于已定義的往來單位，則要正確輸入新往來單位的輔助信息，系統會自動追加到往來單位目錄中。在輸入個人信息時，若不輸“部門名稱”只輸“個人名稱”時，系統將根據所輸個人名稱自動 輸

10、入其所屬的部門。在輸入數量時，系統根據“數量X單價”自動計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可將光標移動到貸方后，按空格鍵即可調整金額方向。 修改憑證(可選做)(1) 執行“總賬r憑證r填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。(2) 單擊"查詢"按鈕，輸入查詢條件(例如：收款憑證0001號)，找到要修改的憑證。(3) 對于憑證的一般信息， 將光標放在要修改的地方，直接修改；如果要修改憑證的輔助項信息，首先選中輔助核算科目行，然后將光標置于備注欄輔助項，待鼠標變形時雙擊，彈出“輔助項”對話框，在對話框中修改相關信息。(4) 單擊“保存”按鈕，保存相關信息。注意：未經審

11、核的錯誤憑證可通過“填制憑證”功能直接修改；已審核的憑證應先取消審核后，再進 行修改。若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。若選擇"不允許修改或作廢他人填制的憑證"權限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改操作將不影響“支 票登記簿”中的內容。外部系統傳過來的憑證不能在總賬系統中進行修改，只能在生成該憑證的系統中進行修改。 刪除憑證(可選做)刪除憑證要分兩步操作(先作廢后整理)：作廢憑證(1) 在“填制憑證”窗口，先查詢到要刪除的憑證。(2) 執行“制單作廢/恢復”命令(3

12、) 憑證的左上角顯示“作廢”，表示該憑證已作廢。注意：作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示“作廢”字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，已作廢的憑證應參與記賬，否則月末無法結賬，但不對作廢憑證作數據處理，相當于一張空憑證。賬簿查詢時，查不到作廢憑證的數據。若當前憑證已作廢，可執行“編輯作廢 /恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。整理憑證(1) 在“填制憑證”窗口中執行“制單憑證刪除 /整理”命令，打開“選擇憑證期間”對話框。(2) 選擇要整理的“月份”(3) 單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對話框。(4) 選擇真正要刪除的作廢憑證(5) 單擊“確定”按鈕，系統將這些

13、憑證從數據庫中刪除并對剩下憑證重新排號。注意：如果作廢憑證不想保留時，則可以通過“憑證刪除/整理”功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。只能對未記賬憑證作憑證整理。對已記賬憑證作憑證整理，應先恢復本月月初的記賬前狀態，再作憑證整理。 查詢憑證例27查詢未記賬的付款憑證(1) 執行“總賬憑證r查詢憑證”命令，打開“憑證查詢”對話框。(2) 選擇輸入查詢條件"付款憑證、未記賬憑證"。單擊"輔助條件"按扭，可輸入更多查詢條 件。(3) 單擊“確認”按鈕，進入“查詢憑證”窗口。(4) 雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證。2. 出納簽字(更換操作員、出納

14、簽字) 更換操作員(1) 在“會計電算化通用教學軟件”的初始窗口，執行“文件重新注冊” 命令，打開“注冊【控制臺】”對話框。(2) 以“學員”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件：用戶名：003;密碼：3;賬套：666;會計年度：2006;操作日期：2006-01-31 。(3) 單擊“確定”按鈕注意：憑證填制人和出納簽字人可以為不同的人 也可以為同一個人。按照會計制度規定，憑證的填制與審核不能是同一個人。在進行出納簽字和審核之前，通常需要先更換操作員。 出納簽字(1) 執行“總賬憑證r出納簽字”命令，打開“出納簽字”查詢條件對話框。(2) 輸入查詢條件：單擊“全部”單選按鈕，輸入月份“ 20

15、06 -0T。(3) 單擊“確認”按鈕，進入“出納簽字”的憑證列表窗口。(4) 雙擊某一要簽字的憑證或者單擊“確定”按鈕，進入“出納簽字”的簽字窗口。(5) 單擊“簽字”按鈕，憑證底部的“出納”處自動簽上出納人姓名。(6) 單擊“下張”按鈕，對其他出納憑證簽字。(7) 最后單擊“退出”按鈕注意：涉及指定為現金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字。憑證一經簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人自己進行。憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設置總賬參數時，不選擇“出納憑證必須經由出納簽字”，則可以不執行“出納簽字”功能。可以執行“簽字” | “成批出納簽字”功能

16、對所有憑證進行出納簽字(要求逐張審核)。3. 審核憑證例28更換審核的操作員，以“王剛”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件。(1) 執行“文件重新注冊”命令，打開“注冊控制”對話框。(2) 以“王剛”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件。用戶名：002;密碼：2;賬套：666;會計年度：2006;操作日期：2006-01-31 。(3) 單擊“確認”按鈕。例29審核憑證(1) 執行“總賬憑證r審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對話框。(2) 輸入查詢條件，可采用默認值。(3) 單擊“確認”按鈕，進入“憑證審核”的憑證列表窗口。(4) 雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進入“憑證審核”

17、的審核憑證窗口。(5) 檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動簽上審核人姓 名。(6) 單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字。(7) 最后單擊“退出”按鈕注意：所有填制的憑證必須經過審核。審核人必須具有審核權。作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。審核人和制單人不能是同一個人。憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。4. 記賬例30記賬(1) 執行“總賬憑證r記賬”命令，進入“記賬”窗口。(2) 第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。(3) 單擊“下一步”按鈕。(4) 第二步顯示記

18、賬報告，如果需要打印記賬報告， 可單擊“打印”按鈕。 如果不打印記賬報告， 單擊“下一步”按鈕。(5) 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對話框。(6) 單擊“確認”按鈕，系統開始登錄有關的總賬和明細賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完 畢”信息提示對話框。單擊“確定” 注意：，記賬完畢。第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未記賬，本月不能記賬。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。作廢憑證不需審核可直接記賬。記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統將自動調用“恢復記賬前狀態”恢復數據，然后再重新記賬。5. 取消記賬(可選做)取消記賬操作，不符合會計制度規定，只是為了學員實驗方便，介紹此功能。 激活“恢復記賬前狀態”菜單(1) 執行“總賬期末r對賬”命令，進入“對賬”窗口。(2) 按Ctrl+H鍵，彈出“恢復記賬前狀態功能已被激活”信息提示框。(3) 單擊“確定”按鈕，單擊“退出”按鈕。注意：如果退出系統后又重新進入系統或在“對賬”中按“ Ctrl+H ”鍵將重新隱藏“恢復記賬前狀態” 功能。 取消記賬(1) 執行“總賬憑證r恢復記賬前狀態”命令，打開“恢復記賬前狀態”對話框。(2) 單擊“最近一次記賬前狀態”單選按鈕(3) 單擊“確定”按