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文檔簡介
1、檔案管理系統業務需求規格書2.1.1.2 實體分類配置分類號分類名稱A黨群工作類A01黨務工作A02組織工作A03宣傳工作A04紀檢監察工作A05工會工作A06共青團工作A07協會工作B行政管理類B01政務工作B02企業策劃、管理工作B03法律事務工作B04人事管理工作B05勞薪管理工作B06教育工作B07后勤管理B08審計工作C經營管理類C01經營決策管理C02經營業務管理C03服務質量管理2 / 37C04計劃管理C05財務管理C06股票管理D生產技術管理類D01運行維護管理D02基本建設管理D03科技工作管理E基本建設類E01通信工程E02基建工程E03建筑工程F設備儀器類F01生產設備
2、F02非生產設備G電信產品類G01電信產品G02通用產品G03其它產品H科學技術研究類H01電信基礎理論研究H02電信技術研究H03軟科學研究I會計檔案類I01賬簿I02憑證I03報表I04其它J員工檔案類J 01公司人員J 02死亡員工K聲像檔案類KGP光盤檔案KLX錄像帶檔案KLY錄音帶檔案KZP照片檔案L實物檔案類LJB獎杯LJNP紀念品LJP獎牌LJQ錦旗LJZ獎章3 / 37LZS證書M圖書資料檔案類M01書籍M02雜志M03圖冊M04信息Q全宗卷Q01檔案管理Q02檔案收集Q03檔案整理Q04檔案鑒定Q05檔案統計Q06檔案保管Q07檔案利用ZM專門檔案ZY重要檔案LT聯通劃轉WT
3、衛通劃轉HS華盛劃轉2.1.1.3 檔案庫配置檔案類別檔案庫名稱備注原系統 歷史數據文書檔案傳統立卷科技檔案傳統立卷會計檔案傳統立卷實物檔案傳統立卷聲像檔案傳統立卷待組卷檔案傳統立卷電子檔案傳統立卷劃轉檔案聯通劃轉-工程檔案傳統立卷衛通劃轉-文書檔案傳統立卷衛通劃轉-工程檔案傳統立卷華盛劃轉-財務檔案傳統立卷,分公司無 此類檔案文書檔案文書檔案一文一件專門檔案一文一件重要檔案一文一件全宗卷檔案一文一件4 / 37合同檔案合同檔案一文一件審計檔案審計檔案一文一件科技檔案工程檔案項目庫傳統立卷工程檔案案卷庫工程檔案卷內庫設備儀器檔案項目庫傳統立卷設備儀器檔案案卷庫設備儀器檔案卷內庫會計檔案會計憑證
4、檔案一文一件,分公司無 會計檔案庫。會計報表檔案會計賬簿檔案會計其他檔案特殊載體檔案聲像檔案一文一件實物檔案一文一件權證檔案一文一件圖書檔案一文一件員工檔案員工檔案一文一件2.1.1.4 數據字典配置名稱數據編碼名稱數據編碼保管期限永久01密級明文01長期02秘密02短期03機密035 年05絕密0410 年10企業秘密0515 年15企業機密0625 年25實物類別獎杯0130 年30紀念品02文件類型公司收文01獎牌03公司發文02錦旗04部門收文03獎章05部門發文04證書06簽報05印鑒075 / 37傳真電報06資料類型書籍01任免通知07雜志02合同08圖冊03審計材料09信息04
5、會計類別賬簿01編研類型組織機構沿革01憑證02大事記02報表03文件匯編03其他04年鑒04載體類型紙質01權證類別土地證01電子02房產證02膠片03營業執照03磁盤04組織機構代碼證04實物052.1.2 流程管理2.1.2.1 文書檔案?移交工作流程文員(申請)-本部門領導(審批)-綜合檔案管理員(審批)具體說明如下:1、 0A 系統定時推送文書檔案到檔案管理系統文書檔案收集庫。2、 各部門收發文文員對本部門文件應于次年3 月份前在檔案管理系統中提起移交申 請,由本部門領導進行審批,審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進行審批。3、審批通過后各部門文員帶著紙質檔案去檔案館,綜合檔案管理員根
6、據移交的電子檔 案檢查紙質檔案,無誤后打印移交清單,并在移交清單上雙方手工簽字,檔案館接 收紙質檔案。4、 紙質檔案移交過程不在系統中體現。5、 對于沒有人移交的電子條目數據,由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。?鑒定銷毀審批流程檔案管理員(申請)-鑒定小組(審批)-綜合檔案管理員(銷毀)具體說明如下: 檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批, 鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合 部領導進行審批,審批通過后銷毀人進行銷毀。 鑒定小組成員包括:辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經理等。6 / 37? 電子借閱審批流程借閱人(申請) - 借閱人部門領導(審批) - 綜合檔案管理員(審
7、批) 備注:對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據實際情況提請檔案主 管或其他領導審批,對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。? 實體借閱審批流程借閱人(申請) - 借閱人部門領導(審批) - 綜合檔案管理員(審批) 備注:對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據實際情況提請檔案主 管或其他領導審批,對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.2 合同檔案? 移交工作流程合同管理員(申請) -本部門領導(審批) - 綜合檔案管理員(審批)具體說明如下:1、合同系統定時推送合同檔案到檔案管理系統合同檔案收集庫。2、合同管理員對合同文件應于次年 3 月份前在檔案管理系統中提起移交申請 ,由本部 門領導進行審批,審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進行審批。3、審批通過后合同管理員帶著紙質檔案去檔案館,綜合檔案管理員根據移交的電子檔 案檢查紙質檔案,無誤后打印移交清單,并在移交清單上雙方手工簽字,檔案館接 收紙質檔案。4、紙質檔案移交過程不在系統中體現。5、對于沒有人移交的電子條目數據,由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。? 鑒定銷毀審批流程檔案管理員(申請) - 鑒定小組(審批) -綜合檔案管理員(銷毀)具體說明如下:檔案管理員提交申請到鑒定小組進行
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