1、第二章第二章 秘書的基本職能秘書的基本職能 第一節(jié)第一節(jié) 參謀咨詢參謀咨詢 一、秘書參謀咨詢的職能基礎一、秘書參謀咨詢的職能基礎 1. 1.秘書的職能地位和參謀咨詢秘書的職能地位和參謀咨詢 秘書是領導者的助手秘書是領導者的助手, ,熟悉領導者熟悉領導者的權責范圍、工作內容、工作習慣、的權責范圍、工作內容、工作習慣、思想脈絡和不同時期的工作重點思想脈絡和不同時期的工作重點, ,以及組織內外的各種關系，了解各以及組織內外的各種關系，了解各種工作渠道和來自各方面的信息種工作渠道和來自各方面的信息, ,對上級領導機關的政策、指令和有對上級領導機關的政策、指令和有關意圖，以及下級各層次的具體情關意圖，以

2、及下級各層次的具體情況都比較了解。況都比較了解。 2. 2.領導者的信任程度與秘書的參謀咨詢。領導者的信任程度與秘書的參謀咨詢。 (1)(1)秘書的自身素質秘書的自身素質: :從全局出發(fā)，為著從全局出發(fā)，為著組織整體利益，及時提出解決問題的組織整體利益，及時提出解決問題的謀略謀略, ,具有忠誠踏實的品格。具有忠誠踏實的品格。 (2)(2)領導人的素質領導人的素質: :具有民主管理思想，具有民主管理思想，能夠容言納諫，善于以人之長補己之能夠容言納諫，善于以人之長補己之短，樂于幫助和培養(yǎng)下級短，樂于幫助和培養(yǎng)下級。 (3)(3)組織氣候的影響組織氣候的影響: :團體意識強，領導團體意識強，領導班子

3、團結一致，組織上下關系和諧，班子團結一致，組織上下關系和諧，全體組織成員思想和行為協(xié)調統(tǒng)一。全體組織成員思想和行為協(xié)調統(tǒng)一。 3. 3.群眾的理解和支持與秘書的參謀咨詢。群眾的理解和支持與秘書的參謀咨詢。 深入群眾，了解實際，在群眾中吸取豐深入群眾，了解實際，在群眾中吸取豐富的營養(yǎng)，在領導和群眾之間做好溝通富的營養(yǎng)，在領導和群眾之間做好溝通的橋梁和聯(lián)系的紐帶，隨時向領導反映的橋梁和聯(lián)系的紐帶，隨時向領導反映群眾正確意見、建議和要求。群眾正確意見、建議和要求。 4. 4.信息溝通網絡與秘書的參謀咨詢。信息溝通網絡與秘書的參謀咨詢。 組織對內對外信息溝通網絡結構合理，組織對內對外信息溝通網絡結構合

4、理，運轉效率高，秘書掌握的信息就全面、運轉效率高，秘書掌握的信息就全面、及時、準確，以此為依據，提出參謀建及時、準確，以此為依據，提出參謀建議或進行咨詢議或進行咨詢 二、秘書參謀咨詢的特點二、秘書參謀咨詢的特點 1. 1.隨機性。秘書與領導人彼此熟悉，相互隨機性。秘書與領導人彼此熟悉，相互了解，有共同的實踐基礎了解，有共同的實踐基礎，不必按照固不必按照固定的程序和方式提出建議和意見。定的程序和方式提出建議和意見。（枕枕頭風、車內風、杯邊風、桌邊風頭風、車內風、杯邊風、桌邊風） 2. 2.依附性。秘書的參謀咨詢職能是以領導依附性。秘書的參謀咨詢職能是以領導的信任程度為重要基礎的，因此，具有的信任

5、程度為重要基礎的，因此，具有一定的依附性。一定的依附性。 3. 3.多樣性和權變性。根據情況，權宜應變，多樣性和權變性。根據情況，權宜應變，采取多種方法和手段，提出參謀建議。采取多種方法和手段，提出參謀建議。 三、秘書參謀咨詢的方法三、秘書參謀咨詢的方法 1. 1.預測性參謀咨詢預測性參謀咨詢：根據信息資料，把根據信息資料，把握事物發(fā)展的客觀規(guī)律，對組織發(fā)展握事物發(fā)展的客觀規(guī)律，對組織發(fā)展未來的狀況加以描述并提出相應的策未來的狀況加以描述并提出相應的策略供領導人參考。略供領導人參考。 2. 2.跟蹤性參謀咨詢跟蹤性參謀咨詢：在在計劃計劃實施實施的各的各環(huán)環(huán)節(jié)、步驟中，追蹤發(fā)現問題，分析問節(jié)、步

6、驟中，追蹤發(fā)現問題，分析問題，進行參謀咨詢。題，進行參謀咨詢。 3. 3.進諫性參謀咨詢進諫性參謀咨詢：就組織管理中存在就組織管理中存在的某些問題，向領導人提出規(guī)勸或建的某些問題，向領導人提出規(guī)勸或建議，或者提出問題，引起領導人重視議，或者提出問題，引起領導人重視后，再提供咨詢。后，再提供咨詢。 4. 4.提供資料性參謀咨詢提供資料性參謀咨詢：提供資料性參：提供資料性參謀建議，讓領導人根據大理準確的信謀建議，讓領導人根據大理準確的信息資料，修改錯誤或對正確的計劃早息資料，修改錯誤或對正確的計劃早下決斷。下決斷。第二節(jié)第二節(jié) 輔佐決策輔佐決策 一、秘書輔佐決策的職能基礎一、秘書輔佐決策的職能基礎

7、 1. 1.秘書為決策提供有效的秘書為決策提供有效的依據依據 掌管文件材料，為決策提供政策依據；掌管文件材料，為決策提供政策依據；深入基層，為決策提供群眾可受性信息深入基層，為決策提供群眾可受性信息依據；在各職能部門間起到溝通協(xié)調作依據；在各職能部門間起到溝通協(xié)調作用，為決策提供各職能系統(tǒng)綜合信息依用，為決策提供各職能系統(tǒng)綜合信息依據；是組織對外聯(lián)系的窗口，便于為決據；是組織對外聯(lián)系的窗口，便于為決策提供環(huán)境變化狀態(tài)依據；組織會議事策提供環(huán)境變化狀態(tài)依據；組織會議事務，便于為決策提供群體意識依據等等。務，便于為決策提供群體意識依據等等。 2. 2.秘書加速決策實施的進程。秘書加速決策實施的進程

8、。 秘書在決策執(zhí)行中的各項職秘書在決策執(zhí)行中的各項職能活動，能夠有效地加速決能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。策的進程，保證決策的實施。 3. 3.秘書促進決策的優(yōu)化。秘書促進決策的優(yōu)化。 二、秘書輔佐決策的特點二、秘書輔佐決策的特點 1. 1.全面系統(tǒng)和隨機輔佐相結合。全面系統(tǒng)和隨機輔佐相結合。 全面體統(tǒng)：追蹤決策目標實現全過程。全面體統(tǒng)：追蹤決策目標實現全過程。 隨機輔佐隨機輔佐：在日常生活中發(fā)現問題，隨機協(xié)助：在日常生活中發(fā)現問題，隨機協(xié)助領導人分析、解決問題。領導人分析、解決問題。 2. 2.決策輔佐與實施輔佐相結合。決策輔佐與實施輔佐相結合。 決策輔佐：參與制定決策方

9、案。決策輔佐：參與制定決策方案。 實施輔佐：參與實施決策方案。實施輔佐：參與實施決策方案。 3. 3.超脫性輔佐和參與性輔佐相結合。超脫性輔佐和參與性輔佐相結合。 超脫性輔佐：超脫性輔佐：超脫于決策的權力與責任的超脫于決策的權力與責任的。 參與性輔佐相參與性輔佐相：參與決策形成實施的全過程。：參與決策形成實施的全過程。 三、秘書輔佐決策的方式三、秘書輔佐決策的方式 1. 1.決策前服務式輔佐。決策前服務式輔佐。（服務者）（服務者） (1)(1)收集有關方針、政策、法律條款和收集有關方針、政策、法律條款和有關規(guī)章制度。有關規(guī)章制度。 (2)(2)收集組織內外各相關方面的信息、收集組織內外各相關方

10、面的信息、資料，作好信息依據準備。資料，作好信息依據準備。 (3)(3)收集組織內外各相關方面的參謀建收集組織內外各相關方面的參謀建議和要求，作好多元的群體智能準備。議和要求，作好多元的群體智能準備。 2. 2.決策形成中協(xié)助式輔佐。決策形成中協(xié)助式輔佐。（協(xié)助者協(xié)助者） 草擬可行方案；參與對各種方案的分析草擬可行方案；參與對各種方案的分析，修正和完善決策方案，撰寫公文，表述決修正和完善決策方案，撰寫公文，表述決策方案。策方案。 3. 3.決策執(zhí)行中協(xié)調式輔佐。決策執(zhí)行中協(xié)調式輔佐。（協(xié)調者）（協(xié)調者） （1 1）協(xié)調協(xié)調領導和群眾，上級和下級之間領導和群眾，上級和下級之間的的關系關系。 （2

11、 2）協(xié)調協(xié)調平行級之間，不同部門之間平行級之間，不同部門之間的關的關系。系。 （3 3）協(xié)調組織與環(huán)境之間的關系。）協(xié)調組織與環(huán)境之間的關系。 4. 4.決策效果評估中鑒誡式輔佐。決策效果評估中鑒誡式輔佐。（評估（評估者）者） 鑒鑒 : : 觀察，審察觀察，審察，鑒別鑒別； 誡誡 : : 告誡，勸人警惕告誡，勸人警惕，引以為戒，引以為戒。 對照決策計劃，對照決策計劃，評估實施評估實施效果效果，發(fā)現發(fā)現和總結經驗教訓和總結經驗教訓，記錄在案，引以為記錄在案，引以為戒。戒。第三節(jié)第三節(jié) 溝通協(xié)調溝通協(xié)調 一、秘書溝通協(xié)調的職能基礎一、秘書溝通協(xié)調的職能基礎 1. 1.信息樞紐具有溝通協(xié)調的優(yōu)勢。

12、信息樞紐具有溝通協(xié)調的優(yōu)勢。 秘書部門是信息樞紐。秘書部門是信息樞紐。 2. 2.綜合部門具有溝通協(xié)調的便利條件。綜合部門具有溝通協(xié)調的便利條件。 秘書部門是領導各職能部門的綜合部門。秘書部門是領導各職能部門的綜合部門。 3. 3.辦公部門蘊藏著協(xié)調溝通的能量。辦公部門蘊藏著協(xié)調溝通的能量。 受命于領導人，辦理各項工作事務受命于領導人，辦理各項工作事務，和，和相關方面相關方面保持密切聯(lián)系，能取得各方信保持密切聯(lián)系，能取得各方信任和支持。任和支持。 二、秘書溝通協(xié)調的特點二、秘書溝通協(xié)調的特點 1. 1.非權力支配性。非權力支配性。 秘書沒有持掌法定的支配性權力秘書沒有持掌法定的支配性權力。 領

13、導機關領導機關的的權力輻射權力輻射和權力慣性，成和權力慣性，成為秘書溝通協(xié)調的能量。為秘書溝通協(xié)調的能量。 2. 2.非職責限定性。非職責限定性。 秘書的秘書的協(xié)調職能協(xié)調職能，沒有確定的職責范，沒有確定的職責范圍的限定圍的限定，即其范圍具有極大的伸縮，即其范圍具有極大的伸縮性。性。 3. 3.非確定地位性。非確定地位性。 秘書秘書履行履行溝通協(xié)調溝通協(xié)調職能時，職能時，沒有確定的地沒有確定的地位位，扮演者上級、下級、同級的角色。，扮演者上級、下級、同級的角色。 4. 4.認同疏導性。認同疏導性。 認同疏導認同疏導：強調：強調澄清事實真相的信息依據，澄清事實真相的信息依據，足以明辨是非的道理，

14、更要有感染有關人足以明辨是非的道理，更要有感染有關人員的感情基礎。員的感情基礎。 秘書一般不能用直接強制手段，而是采用秘書一般不能用直接強制手段，而是采用信息溝通、感情溝通，加以疏導，使有關信息溝通、感情溝通，加以疏導，使有關方面達到認同。方面達到認同。 三、秘書溝通協(xié)調的方法三、秘書溝通協(xié)調的方法 1. 1.溝通化解矛盾溝通化解矛盾 采用信息溝通手段，使有關方面明白采用信息溝通手段，使有關方面明白真相，就可化解矛盾。真相，就可化解矛盾。 2. 2.變通淡化矛盾變通淡化矛盾 采取變通手段，進行信息溝通，淡化采取變通手段，進行信息溝通，淡化矛盾。矛盾。 3. 3.融合緩解矛盾。融合緩解矛盾。 通

15、過思想溝通，通過思想溝通，實現求同存異。實現求同存異。第四節(jié)第四節(jié) 管理事務管理事務一、管理事務的職能基礎一、管理事務的職能基礎1. 1.有利于全面服務。有利于全面服務。2. 2.有利于適應變化。有利于適應變化。3. 3.有利于綜合協(xié)調。有利于綜合協(xié)調。 二、秘書管理事務的特點二、秘書管理事務的特點 1. 1.層次性層次性 服務對象的層次性服務對象的層次性：主要領導人與：主要領導人與次要領導人。次要領導人。 所辦事務的層次性所辦事務的層次性：重大、緊急事：重大、緊急事務優(yōu)先。務優(yōu)先。 2. 2.適變性適變性 時間的變化，工作內容的變化，時間的變化，工作內容的變化，都要求秘書要有適變性。都要求秘

16、書要有適變性。 3. 3.機動性機動性 秘書雖有分工，但職責并不是秘書雖有分工，但職責并不是很明確，因此，要求秘書必須很明確，因此，要求秘書必須具有較大的機動性。具有較大的機動性。 三、秘書管理事務的方法和要三、秘書管理事務的方法和要領領 1. 1.不能分親疏不能分親疏。與層次性是否矛。與層次性是否矛盾。盾。 2. 2.不能圖名利。不能圖名利。 3. 3.不能違背原則。不能違背原則。與適變性是否與適變性是否矛盾。矛盾。第五節(jié)第五節(jié) 檢查督辦檢查督辦 檢查督辦是上級領導機關檢查、督促檢查督辦是上級領導機關檢查、督促所屬子系統(tǒng)對上級的決策指令執(zhí)行情所屬子系統(tǒng)對上級的決策指令執(zhí)行情況的重要管理手段。

17、是作為司控系統(tǒng)況的重要管理手段。是作為司控系統(tǒng)的上級以自己的決策目標來影響作為的上級以自己的決策目標來影響作為受控系統(tǒng)的下級的管理行為。受控系統(tǒng)的下級的管理行為。 目的是目的是為了保證決策指令能夠及時、完整地為了保證決策指令能夠及時、完整地貫徹實施。貫徹實施。 一、秘書檢查督辦的職能基礎一、秘書檢查督辦的職能基礎 1. 1.全面理解決策指令全面理解決策指令 參與了決策全過程參與了決策全過程，對決策指令的背景、對決策指令的背景、目的、內容和實質，目的、內容和實質，有有全面深入的理解。全面深入的理解。 2. 2.熟練高效的信息處理手段熟練高效的信息處理手段 3. 3.及時準確地反饋檢查督辦的情況及

18、時準確地反饋檢查督辦的情況 秘書與領導人保持著密切的信息溝通。秘書與領導人保持著密切的信息溝通。反反饋饋情況，不必經過中間環(huán)節(jié)，層層轉報。情況，不必經過中間環(huán)節(jié)，層層轉報。 二、秘書檢查督辦的特點二、秘書檢查督辦的特點 1. 1.目的的明確性目的的明確性：檢查督辦對象檢查督辦對象明明確；確；檢查督辦檢查督辦內容明確。內容明確。 2. 2.內容的系統(tǒng)性內容的系統(tǒng)性：是否辦、怎樣辦、辦的：是否辦、怎樣辦、辦的效果怎樣。效果怎樣。 3. 3.態(tài)度的謙和性態(tài)度的謙和性：（：（1 1）要嚴肅認真，實）要嚴肅認真，實事求是，深入具體地了解情況；（事求是，深入具體地了解情況；（2 2）秘）秘書必須平等待人，

19、態(tài)度謙和，行為檢點。書必須平等待人，態(tài)度謙和，行為檢點。 三、秘書檢查督辦的要領三、秘書檢查督辦的要領 1. 1.切忌浮光掠影，不求甚解切忌浮光掠影，不求甚解 要深入實際，透過現象，全面把握決策執(zhí)要深入實際，透過現象，全面把握決策執(zhí)行情況和效果，不被假象迷惑。行情況和效果，不被假象迷惑。 2. 2.切忌孤軍深入，脫離群眾切忌孤軍深入，脫離群眾 獲得干部群眾的支持和配合，有關方面的獲得干部群眾的支持和配合，有關方面的理解和支持，才能把握執(zhí)行的真實效果。理解和支持，才能把握執(zhí)行的真實效果。 3. 3.切忌先入為主，主觀片面切忌先入為主，主觀片面 排除主觀印象、主觀情緒干擾，客觀、公排除主觀印象、主

20、觀情緒干擾，客觀、公正進行檢查督辦。正進行檢查督辦。 一、多項選擇題一、多項選擇題 、秘書的基本職能體現在、秘書的基本職能體現在()等方面。等方面。 A、 參謀咨詢參謀咨詢B、參與政務、參與政務C、管理事務、管理事務D、檢查督辦檢查督辦 、秘書參謀咨詢具有、秘書參謀咨詢具有( )等特點。等特點。 A、隨機性、隨機性B、自主性、自主性C、依附性、依附性D、多樣性和、多樣性和權變性權變性 、秘書管理事務中應注意、秘書管理事務中應注意( )。 A、不分親疏、不分親疏B、不圖名利、不圖名利C、不傷和氣、不傷和氣D、不、不違背原則違背原則 、秘書溝通協(xié)調的方法主要有、秘書溝通協(xié)調的方法主要有( )幾種。

21、幾種。 A、溝通化解矛盾、溝通化解矛盾B、變通淡化矛盾、變通淡化矛盾C、融合緩、融合緩解矛盾解矛盾D、適當許諾解決矛盾。、適當許諾解決矛盾。 、秘書檢查督辦的特點主要是、秘書檢查督辦的特點主要是( )。 A、目的的明確性、目的的明確性B、內容的系統(tǒng)性、內容的系統(tǒng)性C、方、方法的科學性法的科學性D、態(tài)度的明確性。、態(tài)度的明確性。 二、單項選擇題二、單項選擇題 、進諫性參謀咨詢是指秘書就組織管理、進諫性參謀咨詢是指秘書就組織管理中某些問題，向領導人提出中某些問題，向領導人提出( )或建議，或建議，或者提出問題，引起領導人重視后，再提或者提出問題，引起領導人重視后，再提供咨詢。供咨詢。 A、規(guī)勸、規(guī)

22、勸B、意見、意見C、方案、方案D、批評、批評 、秘書的輔佐決策職能，體現在、秘書的輔佐決策職能，體現在( )處處理來信來訪，收集信息，參與討論起草工理來信來訪，收集信息，參與討論起草工作計劃等實務當中。作計劃等實務當中。 A、起草公文、起草公文B、制訂政策、制訂政策C、調查研、調查研究究D、參謀咨詢。、參謀咨詢。 、由于沒有法定的支配性權力，秘書的溝通協(xié)、由于沒有法定的支配性權力，秘書的溝通協(xié)調主要依靠領導機關的調主要依靠領導機關的( )、領導人的權力輻射、領導人的權力輻射和秘書的思想素質和工作方法。和秘書的思想素質和工作方法。 A、授權、授權B、委托、委托C、權力、權力D、權力慣性、權力慣性 、管理事務是秘書日常工作的主要內容，是秘、管理事務是秘書日常工作的主要內容，是秘書部門為領導機關服務，為書部門為領導