1、日支慶雷塞業布展小句1m重慶森佳鑫實業有限公司文檔管理規定第一章總則第一條目的為規范公司和各項目、各部門文檔的管理，使管理工作規范化、完整化，便于公司各項工作的順利開展，特制訂本規定。第二條適用范圍本規定適用于公司和各項目、各部門文檔的管理。第三條職責1 .行政人事部負責公司的文檔管理。2 .各項目、各部門負責本項目、本部門的文檔管理。第二章方法和過程控制第四條文件編制1 .公文應注意以下事項1.1 內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。1.2 反映情況要客觀，實事求是。1.3 文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規范。1.4 人、地、物名、

2、引文及時間要具體、準確。2 .各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，行文應規范，不得有錯別字。3 .文件標題定為三號宋體字，文件編號為小四號宋體字，文件內容為El支慶合:業布展小句1巾將小加m重慶森佳鑫實業有限公司四號宋體字。頁眉1.5cm,頁腳1.0cm,上、下、左、右頁邊距均為2.0cm,行間距為1.5倍。當文件對形式、紙張大小等有特殊要求時，格式可不受以上規定的限制，但也應按要求編號、存檔。4.紅頭文件格式參照紅頭文件公文格式模板執行。第五條發文的判行權限1 .以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。2 .加蓋公司章的發文，應送呈總經理判行。3 .若因緊急事務，總經理不在的情況下，可

3、由公司總經理助理代為判行，但須經總經理補簽。第六條文號管理1.以公司名義發文：重森字年號，此文號用于公布公司的重大事項及向外界相關機構、相關企事業單位發文2.以行政人事部名義發文：重森行字年號，此文號用于涉及行政人事部業務的發文3.以財務部名義發文：重森財字涉及財務部業務的發文。年號，此文號用于4 .以材料采購部名義發文：重森材字用于涉及設備管理部業務的發文。5 .以合約預算部名義發文：重森合字用于涉及計劃合約管理部業務的發文。年年號,號,此文號此文號6 .以總工程師辦公室名義發文：重森總字年號，此El支慶合:業布展小句1巾將小加m重慶森佳鑫實業有限公司文號用于涉及技術質量管理業務的發文。7.

4、各部門無須加蓋公司章的發文，不須申請文號。第七條歸檔文件的建立1 .各項目部由專人負責工程技術文檔、征地拆遷協議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔。2 .設備管理部設專人負責各種機械設備完整文檔（購置發票復印件、機械說明、圖紙）的建立。3 .財務部負責整理規定會計文檔保管期限、編織憑證、財務報告頁碼。4 .公司類文書文檔、文書材料由行政人事部整理立卷，定期歸檔。第八條歸檔要求1 .質量要求1.1 歸檔文件應齊全完整，對歸檔文件需裝訂成冊。如有金屬物時要取掉金屬物。1.2 歸檔文件標準大小為A4紙，過大的折疊成A4大小，過小時，需裱糊成A4大小。1.3 歸檔文件采用線裝法，即在文件左側鉆孔，用

5、蠟線結打在封底后面。1.4 圖紙不需裝訂，按A4紙大小采用扇形折疊，圖面朝里，圖標外露，頁號標在右下角。2 .整理方法2.1 一般文件歸檔以一份文件為“一件”；各類報表、名冊、圖冊、書刊等以一冊（本）為“一件”區重慶小代竄衾業有限公司mg嶼重慶森佳鑫實業有限公司2.2 文件正文與附件為一件；原件與復印件為一件；來文與復文為一件。2.3 日常工作質量記錄以“月”為單位，一個月歸檔一次。3.歸檔文件的歸檔要求、編碼、索引3.1 文件歸檔要求a）文件分類。根據文件不同性質進行分類，可根據保存期限或同一類文件進行分類。b）如：對客信函可作為一類；不同部門的質量記錄可作為一類；招投標文件作為一類等。G）

6、立卷整理。對各保管的文件進行組卷，每卷厚度或頁數不應超過5clM300頁d）歸檔文件的編目。歸檔文件應根據時間順利進行整理，并在文件右下角用鋼筆或水筆寫上頁碼，如文件正反均有文字，則視為兩頁。e）編寫文件清單。按文件材料的時間先后順序，在歸檔文件首頁編制“文件清單”，將文件類別、文件名稱、文件編號等信息填寫完整。f）填寫案卷封面及盒脊。3.2 文檔編號規則文檔編號一律采用漢語拼音大寫縮寫的形式進行編號，舉例如：公司縮寫一項目縮寫一部門簡寫一順序號，如重森司東德項目采購部文件：CSS-DE-CG-0013.3 文件的索引El支慶合:業布展小句1巾將小加m重慶森佳鑫實業有限公司根據文件不同性質、類

7、別及保存期間，行政人事部應建立文件索引，貼于各文件柜左上角，以作為尋找文件的索引。第九條文檔的鑒定與銷毀1 .對已不具備存檔價值的文檔，由行政人事人員牽頭組織鑒定小組，對已到期的文檔進行鑒定。鑒定小組成員包括行政人事人員、文檔管理人員、部門負責人、有關業務部門人員，確定文檔是否可申請銷毀。2 .申請銷毀文檔時，經總經理批準后實施銷毀；銷毀時，應由兩名以上人員執行監銷任務，并在文件清單上備注中注明。第十條文檔的日常維護1 .應保證文檔齊全完整，定期對保管的案卷進行清點和檢查，發現問題及時處理。對已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。2 .存檔的所有文檔（紙質、聲像及實物等）未經批

8、準，任何人不能自行銷毀、抽頁、裁剪后消磁，也不得隨意復制和轉借。3 .應保證文檔遠離火源，水源或污染源。第H一條歸檔文件的檢查1 .檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2 .文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。3 .與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。4 .歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：4.1 永久保存：a）公司章程；b）規章制度及公司條例；c）財務報5 /8El支慶合:業布展小句1巾將小加m重慶森佳鑫實業有限公司表；d）政府機關核準文件；e）不動產所有權證及其他債權憑證；f）工

9、程設計圖；g）其他經核定須永久保存的文書。4.2 十年保存：a）預算、決算書類；b）會計憑證；c）事業計劃資料；d）其他經核定須保存十年的文書。4.3 五年保存：a）期滿或解除之合約；b）其他經核定保存五年的文書。4.4 一年保存：無長期保存必要者。4.5 須銷毀的文件須經總經理批準，并派專人監銷。第十二條文檔的調用1 .各部門經辦人員因業務需要需調閱文檔時，應經相關部門負責人同意后，填具文檔資料借閱表進行調閱。2 .文檔歸還時，經管檔人員核查無誤并于文檔資料借閱表填注歸還日期及簽字確認后，文檔即行歸入檔夾。3 .文檔的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理

10、。4 .調卷人員對于所調案卷，不得抽換增損。5 .調卷人員調閱文檔，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一文檔時，應重新在文檔資料借閱表上進行登記，不得私自授受。6 .調閱文檔限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之文檔，需經總經理、行政人事部負責人同意。7 .公司重要文檔須經總經理批準后方可調卷。第十三條聲像文檔管理當支慶合塞業布展小句1m重慶森佳鑫實業有限公司1 .聲像文檔一般由U盤、相片等各種光電介質等及文字說明兩部分組成。2 .聲像文檔是本公司文檔的組成部分，由行政人事部集中統一管理。3 .聲像文檔種類：3.1 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料。3.2 各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料。3.3 本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。3.4 涉及公司權益的聲像資料。3.5 其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。3.6 其它具有保存價值的聲像資料。第十四條電子文檔管理公司所有的文檔應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司行政人事部負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱文檔。第十五條文檔的保密1 .以下文檔需嚴格保密：公司體系文件、總經理辦公會會議紀要、公司經營戰略性會議紀要、財務收支情況、重大事故分析報告、