1、1、什么是秘書活動?答:秘書活動,秘書人員為領導者進行有效決策與管理所采取 的輔助行為。2、什么是秘書人員?答:秘書人員,泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員, 如領導者的個人秘書、秘書機構中的集體秘書,以及為領導工作和機 關工作服務的非專職秘書人員。3、秘書活動的基本要素是什么?答:秘書活動的基本要素有五個:(1秘書人員秘書人員是秘書活動的主體要素,也是秘書人員的主導要素。 就是說,在秘書活動的諸要素中,秘書人員位居其他要素之首,且起 到統領的作用。(2秘書工作秘書工作是秘書活動的客體要素,也是秘書活動的載體要素。 秘書活動只有依托和通過秘書工作, 才能發揮出自身的參謀和助手作 用,才能滿

2、足領導工作和機關工作的需要。(3秘書方法秘書方法是秘書活動的中介要素,也是秘書活動的效率保證。 良好的秘書方法,可以提高秘書工作的質量,加快秘書工作的進程。 (4領導意圖領導意圖是秘書活動的潛在要素,也是秘書活動的準繩和尺度。 (5秘書環境秘書環境是一個相當寬泛的概念,它包括秘書活動的地域環境、 人文環境、組織環境和辦公環境等內外部環境。4、 秘書方法:是秘書活動得以運行的媒介,意指秘書人員在認 識、 表達和處理各種事務時所采用的途徑、 方式手段和程序等的總稱。 5、什么是領導意圖?答:廣義的領導意圖,是指領導者在引導他人實現組織目標的 過程中所產生和形成的意見、傾向及企圖;狹義的領導意圖,是

3、指領 導者對完成默想任務的意見、傾向及意圖。6、秘書活動具有哪些重要特征?答:秘書活動的重要特征有:(1文牘性(2秘密性(3事 務性(4受動性(5隨機性(6補償性(7潛隱性7、秘書工作發揮怎樣的作用?答:秘書工作的作用:(1參謀助手作用為領導工作出主 意,想辦法,提預案;向領導機關提供資料,提供信息,提供咨詢; 做好事務工作,盡量減輕領導工作的負擔;(2溝通協調作用負責信息的收集、加工,傳遞和存藏, 以為領導者進行決策與管理提供科學依據。同時,還承擔著調整和改 進部門關系、工作關系和人際關系的任務,發揮著協調作用。溝通是 協調的前提,協調是溝通的結果,溝通貫穿于協調的全過程;(3督促檢查作用秘

4、書部門要積極主動地開展督察工作, 發揮督促檢查的作用。8、秘書工作的原則都包括哪些?答:(一準確原則準確原則,是對秘書工作的質量要求。秘書工作是領導工作和機關工作的重要組織部分,秘書工作直 接對領導工作和機關工作負責。(二及時原則及時原則,是對秘書工作的效率要求。秘書工作大都是具有較強的時限性,務必在規定的時間內處理 完各項事務,做到不積壓,不拖延,不扯皮。(三嚴謹原則嚴謹原則,是對秘書工作的作風要求。從某種意義上說,秘書工作屬于事務性工作,要處理好紛繁復 雜的、瑣碎具體的日常工作。 (四同步原則同步原則,是對秘書工作的態勢要求。秘書活動的輔助性質,決定了領導工作與秘書工作的關系是一 種工作上

5、的的主輔關系。(五保密原則保密原則,是對秘書工作的紀律要求。保守秘密,特別是保守國家秘密,是秘書工作的原則,也是秘 書工作的紀律。1. 什么是秘書制度?秘書制度,是指秘書工作制度和秘書管理制度,其中有成文的、 也有不成文的(即慣例秘書制度。2. 簡述秘書機構的作用?一是組合作用能夠把機構、職責、人員和組織關系等要素 有機地加以優化組合,形成一種組織力量,起到一種凝聚作用,以保 證領導工作和機關工作的正常運行;二是上傳下達、內外聯絡合左右協調等作用三是過濾的作用代行領導者處理瑣碎何不重要的事情,以 便使領導人從繁雜的事務中解脫出來。3. 秘書機構設置應遵循的原則?一是統一原則機構名稱要統一,機構

6、設置要統一,職能目 標要統一;二是精簡原則秘書機構的設置及其秘書人員要精干,秘書 機構的分工及其工作者則要簡明, 秘書機構內部設置及其秘書人員的 定編要科學。三是效能原則分工要合理,層次盡量少,幅度要適中; ; 四是適應原則適應主要領導者的工作需要,適應分管領導 者的工作需要。4. 秘書機構的特點具有怎樣的特點?秘書機構就其自身而言,大體上發揮著以下三種作用:一是組合作用發揮參謀助手作用,溝通協調作用,督促檢 查的作用以及“窗口” 、 “門面”的作用;二是樞紐作用輔助中樞機關行使職權的作用,如參與決策、 擬定計劃、傳達指令、組織協調,督促檢查,等等;三是過濾作用只接受同級領導機關的領導,直接對

7、同級領 導機關負責與上級秘書機構和下級秘書機構之間并無隸屬關系, 只有 業務指導關系。1. 什么是秘書職能?答:秘書職能,是秘書活動的任務、職責、作用和效能的統稱。 2. 什么是輔助決策?答:輔助決策,是秘書人員或秘書機構為領導者制定并實施決 策所采取的各項輔助行為。它包含決策前、決策中和決策后的秘書工 作,即決策過程中的各種輔助行為。3. 試述秘書在輔助決策中應遵循的原則。答:秘書人員要有效地輔助領導者進行科學決策,必須遵循以 下輔助決策的基本原則,即定位原則,超前原則,系統原則,信息原 則和諍諫原則。(1定位原則在決策過程中,秘書人員要始終將自己置于 輔助的位置上,一切從“謀”的地位出發,

8、做到“謀”而不“斷” 。 秘書人員作為決策的輔助力量,只能充當領導者的參謀和助手,絕無 決斷的權力和義務。(2超前原則決策,是對未來行動的抉擇。可以說,它是 規劃未來、影響未來、推動未來的行動。因此,決策制定特別是決策 執行中隨機性、可變性和風險性是客觀存在的。為了實現決策的科學 化,提高決策的可靠性,秘書人員應堅持輔助決策的超前原則。所謂 超前原則,就是要以預見的眼力和預測的本領,多考慮未來的需要, 多提供未來的信息,多擬定“防范措施” ,發揮超前服務的作用。 (3系統原則決策是一項系統工程。秘書人員在輔助決策 時,要有全局觀念和整體思維能力;要關于觀察和把握決策的內外部 環境,以及各種關系

9、的發展和變化;要盡職盡責地做好決策過程中的 各項事務工作,特別是各項協調工作,以保證領導決策的整體效能。 (4信息原則信息是決策的基礎。決策是否正確,首先取 決于決策所需要的信息是否及時、準確和適用。因此,在決策的各個 階段及其每個環節上, 秘書人員要十分重視信息工作, 為領導者收集、 加工、處理和提供有價值的信息。秘書人員應通過各種渠道,運用各 種手段,獲取決策所必需的各類信息。(5諫諍原則決策是一個動態過程,又受到多種因素的制 約,發生某些錯誤以至失誤,也是難以避免的。秘書人員應本著對事 業、對群眾極端負責的態度,實事求是地向領導者進言,直言不諱地 提出自己的意見和建議。那種為個人利益而患

10、得患失,甚至面對錯誤 也不知不諍的思想和行為,是一種不稱職或失職的表現。 (5章 94-95頁4. 協助管理的原則有哪些?答:秘書人員要有效地協助領導者進行科學管理,必須遵循以 下協助管理的基本原則:(1服從原則要服從于領導者的管理意圖,嚴格按照領導 者的管理思想和主張行事;服從于領導者的管理目的,一切為了實現 組織的共同目標;要服從于領導者的管理效能,處處對管理效率與效 益負責。還要服從職能部門管理工作的需要。配合職能部門去做管理 工作。(2溝通的原則在計劃工作中,要多提供預測信息;在指 揮工作中,要多提供上級信息;在控制工作中,要多提供反饋信息。 (3合作原則作為管理者和被管理者之間的特殊

11、管理人 員,秘書擔負著承上啟下的特殊管理使命,需要有極強的合作意思和 合作本領。5. 什么是溝通信息?答:即秘書機構同有關組織或領導者之間的信息傳遞與反饋, 以求的共同的理解和認識。6. 溝通信息有什么作用?答:(1 、先導作用離開了決策信息和有效的信息溝通,決 策就失去了依據和基礎;再管理過程中,要科學地進行計劃、組織、 指揮和控制,也離不開信息溝通。可以說,整個決策與管理過過程就 是信息輸入到輸出,經過反饋再依次重新輸入的過程。(2 、樞紐作用如果沒有秘書部門的信息溝通,領導機關 的正常秩序和有效運轉,也就無法得到保證。(3 、協調作用溝通也是一種協調,而且是協調的前提, 。 從功能上看,

12、溝通在于求得認識上的一致,協調在于謀求行動上的一 致,只有兩者的和諧一致,才能保證一級組織的穩定與發展。7. 秘書機構溝通信息的五大特征是什么?答:(1 、雙向性溝通者具有“雙重身份” ,溝通是雙向的 過程,溝通是相互依存的過程。(2 、 中介性秘書機構充當著使雙方發生關系的 “媒介物” , 起著“中轉站”的作用。(3 、保真性盡量減少失真,縮小誤差。(4 、時效性信息從發送、接收到提供利用所站用的時間 和效率,是衡量溝通效果的速度指標。(5 、連續性秘書機構的信息溝通,是一個連續不斷、運 轉有續的過程。8、試論秘書機構溝通信息的特征。答:秘書機構的溝通信息具有雙向性、中介性、保真性、時效 性

13、和連續性的特征 :(1雙向性溝通不論采取何種形式,都是一種雙方的行為。 就是說,當甲方(發送者發出信息后,乙方(接收者必須對此作 出反映。具體的說,溝通的雙向性表現在三個方面:首先,溝通者具 有“雙重身份” ,如秘書人員既是發送者又是接受者;其次,溝通是 個雙向過程,沒有信息的發送,也就無所謂信息的接收。(2中介性在信息的溝通中,秘書機構充當著使雙方發生 關系的“媒介物” ,起著“中轉站”的作用。從嚴格意義上說,信息 的最終接收者并非秘書人員, 而是各級領導者。 由于秘書機構處于 “中 介人” 的位置, 其主要任務就是保證信息在發送者和接收者之間暢通、 有效。(3保真性根據通信理論,信號在傳輸

14、的過程中,由于外 界對信號的干擾而產生的噪聲, 幾乎是無所不在的; 要完全消除噪聲, 也是無法辦到的。因此,失真是不可避免的。盡量減少失真,縮小誤 差,已成為通信技術需攻克的難題和重點。同樣,信息在溝通中也會 受到“噪聲”的干擾,失真的問題難以杜絕。因信息失真引起的工作 被動,甚至造成不同程度的失誤,在秘書工作中是屢見不鮮的。 (4時效性溝通的時效性,是指信息從發送、接收到提供 利用所占用的時間和效率。溝通的時效性,是衡量溝通效果的速度指 標。在科學技術飛速發展、生產力水平日益提高、社會生活節奏不斷 加快的今天,信息溝通的速度越來越快。可以說,信息的價值、溝通 的效益是同時間、速度成正比的。一

15、個很有價值的信息,如果在溝通 中延誤了時間,失掉了機會,就會喪失其有效性,甚至會給領導者的 決策與管理造成損失。(5連續性秘書機構的信息溝通,是一個連續不斷的、運 轉有序的過程。這是因為信息源不斷地產生和發送著各類信息,新的 信息產生了,原來的信息就老化了;信息由信息源發出后,經過不同 接收者的再加工,不僅在數量上,而且在質量上都發生了變化;在決 策與管理的過程中,領導工作處處離不開信息作依據,而且隨著社會 的變化。領導工作對新信息的需要也愈來愈強。9. 秘書協調包括哪些要素?答:協調活動是一種復雜的管理過程,它由諸多相關聯系、相 互作用的要素構成。秘書協調的基本要素有:協調者即協調主體。秘書

16、協調的協調者,就是秘書人員。 由于協調的內容和難易不同,協調者可能是某個秘書,也可能是某些 秘書,還可能是由若干組織派人參加的協調群體。協調對象即協調客體。協調對象至少是兩個以上,或組織, 或工作。或當事人。協調對象的多少,取決于協調內容的復雜程度。 協調意圖即領導者對協調活動的指示、意見、要求和用意 等。這是秘書協調的主觀依據,也是協調能否成功的重要保證。秘書 人員在協調過程中,必須如實而富有創造性地執行協調意圖。協調目標即協調要達到目的與結果。一般地說,協調目標 有直接目標和最終目標。直接目標,就是統一認識,融洽關系,消除 或者減少矛盾,最終目標,就是統一行動,齊心協力,保障組織目標 的順

17、利實現。協調目標的制定必須明確、具體而又可行。協調環境即協調活動的內外部條件也就是協調活動的背 景。10、秘書協調工作的方法有哪些?答:秘書協調的方法分為基本的協調方法和具體的協調方法。 基本的協調方法有以下四種方法:a. 行政方法就是秘書人員依靠 行政組織通過行政渠道,運用行政手段進行協調的一類方法。行政方 法具有較強的權威性、 強制性和直接性, 往往能收到令行禁止的效果。 秘書的任務是傳達行政命令,并協助和監督行政命令的貫徹執行。 b. 經濟方法就是秘書人員依靠經濟規律,運用經濟手段和 經濟形式進行協調的一類方法。如利用稅收、獎金和罰款等手段,以 及經濟合同、經濟責任制等管理形式,使被協調

18、者的行為與經濟利益 相聯系,從而促進協調工作的成功。即能從經濟利益上約束被協調的 各方,以推動矛盾的解決,達到和諧一致的目的。c. 法律方法就是秘書人員依靠現行的法律、法令和法規, 運用經濟法和行政法等手段進行協調的一類方法。 這種方法由國家權 利機關和國家行政機關制定并頒發的計劃法、統計法、計量法、經濟 合同法、企業法、稅法、土地法、水法、森林法和環境保護法,以及 各行政法規等,來規范被協調者的行為,處理協調中的問題。d. 疏導方法就是秘書人員依靠思想教育,運用各種疏導性 措施進行協調的一類方法。這種方法利用引導,即帶領被協調者向著 協調目標行動; 勸說, 即用啟發、 忠告、 說理來說服被協

19、調者; 激勵, 即通過肯定、 贊揚、 批評來滿足被協調者的某種需求。 運用疏導方法, 要注意針對性,富有感染力,做到合情合理。除以上幾種基本方法外,還有一些具體的協調方法,如聯席會 議法, 聯合行文法, 現場辦公法, 非正式溝通法, 感情投資法, 等等。 國家秘密的等級是怎樣規定的?答:我國保密法根據國內的實際,并參照國外的情況,將 國家秘密的等級分為“絕密” 、 “機密” 、 “秘密”三級。 “絕密”是最 重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害; “機密”是重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的 損害; “秘密”是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭到

20、損害。劃分國家秘密不同密級的標準,是國家秘密泄露后會使國家安 全和利益遭受損害的程度。遭受特別嚴重損害的是泄露“絕密” ;遭 受嚴重的損害的是泄露“機密” ;遭受損害的是泄露“秘密” 。保密工作的方針是什么?答:我國保密法明確規定:“保守國家秘密的工作,實行積 極防范,突出重點,既確保國家秘密又便利各項工作的方針。 ”這一 工作方針由三部分組成:積極防范保密工作要把立足點放在預防上,以防為主,防 患于未然,要積極地防范。突出重點從秘密的層次上來說,國家秘密是重點;從秘密 的等級上來說,絕密級是重點;從秘密的分布上來說,國家秘密相對 集中的地區和部門是重點;從涉密的人員上來說,接觸國家秘密較多

21、的各級領導者和經管國家秘密事項的專職人員是重點。既確保國家秘密,又便利各項工作在保密工中,要正確處 理保密與各項工作的關系。保密工作要結合各項業務工作進行,不能 孤立地強調保密。保密的特點是什么?答:由于保密與秘密在涵義上的差異,其特點有所不同。保密 具有以下特點:(1 . 封閉性保密的封閉性是由秘密的隱蔽性決定的。任 何類型的秘密,如果不人為地加以保守和保護,就會泄露出去,或者 被外人竊取。從情報學的角度看,秘密就是情報;保密就是對秘密情 報加以封鎖,防止失密、泄密;保密工作,就是對自己內部可能產生 的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密實踐表明,在保密范圍和 保密期限內,秘密被封閉的越嚴密

22、,保密和保密工作就越有成效。 (2 排他性排他性是保密的另一個顯著特點。 所謂排他性, 就是對于不該知密的外部勢力,如敵對的的情報、間諜活動,堅決予 以抵御與排斥。黨和國家設置的保密機關,立法和行政機關發布的保 密法規,以及對失、泄密事件所采取的法律和行政措施等,就是保密 的排他性在實際工作中的體現。(3 . 利益性從根本意義上講,保密就是為了保護某種利 益,使之不受或少受損害。保密對于國家來說,是維護國家的安全和 利益;保密對于單位來說,是維護單位的安全和利益。如果保密與利 益無關,保密也就失去了意義。可以說,維護某種利益是保密的基本 出發點,也是保密的根本目的的之所在。正因為如此,保密才受

23、到世 界各國和各個行業的普遍重視。(4 .相對性保密的相對性,是指保密有一定的范圍和一 定的時間。其具體表現是:任何保密都是有時間性,此一時保守的秘 密事項,彼一時就可能成為公開的信息;任何保密都有空間性,再絕 密的事項,也有一定的知密范圍,哪怕是一兩個人;密與非密沒有固 定不變的界限,超過了一定的界限,保密也就失去了價值 .1. 新時期對秘書職業道德提出了怎樣的要求?答:隨著市場經濟的發育和成熟,社會對秘書職業道德建設提 出了更高的要求。第一,在政治上過得硬,要同黨中央保持一致;第二,要培養 一個好的作風, 要深入實際, 密切聯系群眾; 要兢兢業業, 勤勤懇懇; 要講求效率,講求質量;第三,

24、對自己要嚴格要求,在廉政問題上要 以身作則,在辦公廳工作要有光榮感、責任感,不能有特殊感、優越 感;第四,要不斷提高業務素質,其中最重要的是要有很高的政治水 平。在秘書的資格體系中,職業道德是最根本、最重要的構成因素, 它是知識、能力和心理等其他構成因素的核心和靈魂。2. 什么是知識,什么是能力?簡述知識和能力之間的關系 答:知識,是人們在改造客觀世界的實踐活動中所獲得的認識 成果。能力是指一個人掌握了知識并運用知識解決問題、完成本職工 作的本領。知識與能力是兩個既相關聯系又相區別的概念。知識是對 客觀世界級實踐活動的概括反映, 能力是調解行動和活動的相應的心 理過程的概括化的結果。知識與能力

25、又是相互聯系和相互轉化的,知 識是能力的前提基礎,過人的能力離不開知識作基礎, “非學無以廣 才” ;而能力也是掌握知識的必要條件,能力的高低會直接影響掌握 知識的快慢、深淺、難易和鞏固的程度。知識就是力量。面對知識迅 猛增長的現實,秘書人員必須盡可能敏銳、廣博地獲取知識,為成功 奠定基礎,同時還必須鍛煉能力,增長才干,提高高效完成秘書活動 的技巧和本領。2、秘書應具備的基本能力有哪些?答:秘書活動的紛繁復雜,決定了秘書人員需要具備多種多樣 的能力,特別是要具備以下基本能力:一是表達能力文字表達和口頭表達是秘書的兩種基本表達能力。文字表達能力,是秘書運用書 面語言進行寫作的能力;口頭表達能力,

26、是秘書運用口頭語言表述思 維內容的能力。 二是調研能力即調查研究, 它是領導工作的基礎, 也是秘書的一項經常性工作。調研能力包括調查能力和研究能力。調 查能力,即全面、準確、迅速獲取有關材料的能力;研究能力,即對 調查得來的材料,進行分析研究,去偽存真,得出正確結論的能力。 三是管理能力作為領導者參謀的助手的秘書人員, 要具備輔助領 導者進行管理活動,有時還要根據領導者的授權授意,獨立從事某項 活動的組織管理和辦公室的行政管理的能力。 四是辦事能力秘書 每天都要面對大量的事務性工作, 如文書事務、 接待事務、 電話事務、 會議事務、領導交辦是相等,辦事成了秘書的一項基本職能。秘書的 辦事能力一

27、定要強。 五是操作能力對現代辦公設備的熟練操作能 力。4. 什么是秘書工作方法?答:秘書工作方法,是秘書人員處理日常工作所采取的工作方 式、工作程序和工作技巧等的總稱,它回答秘書“如何做更有效”的 問題。5. 如何正確理解按領導意圖辦事與發揮主動性的辯證統一? 答:按領導意圖辦事與發揮主動性是辯證統一是說:秘書工作 是適應領導工作需要而產生,并為領導工作服務的。因此,按領導意 圖辦事既是秘書工作的一條紀律,也是秘書工作的基本準則。在任何 時候,秘書都不能離開領導意圖自行其是,否則,就是越權、違紀。 按領導意圖辦事決定著秘書工作的方向。秘書工作的被動性特點,集 中表現為必須受領導意圖的控制。但是

28、另一方面,秘書人員還必須發 揮主動性,這也是秘書工作的客觀要求。發揮積極主動性解決秘書工 作的動力問題。秘書在工作中必須按領導意圖辦事,被動性較大,所 以,更要求秘書必須發揮主動性。從而獲得領導者的滿意。按領導意 圖辦事與發揮主動性是辨證統一的關系。6. 什么是擋駕?答:擋駕,是指對領導者不必要參與和處理的事務性活動由秘 書處面阻擋或謝絕。7. 什么是文書?答:文書,是指能表達某種意思,用于處理各種事務,并具有 一定體式的書面材料。8. 什么是公文?答:公文,是指能表達某種意思,用于處理公共事務,其體式 由國家統一規定的文書。9. 簡述文書管理的基本原則答:文書管理的基本原則是:(1準確無誤文

29、書運轉的各個階段和每個環節,必須完全 符合行文標準和行文制度,做到正確、規范、合乎實際。這是一種質 量要求。(2及時迅速文書在整個運轉過程中,必須視文書的緊急 程度,急件急傳,急件急辦,及時傳遞,及時處理,做到不積壓,不 拖位,不扯皮,不推諉。這是一種效率要求。(3安全保密要求文書從形成到終止,必須嚴守保密紀律 和保密制度,自覺維護黨和國家的安全與利益,以保證文書特別是秘 密文件的安全運轉,做到該保的保住,不該保的公開。這是一種可靠 性要求。(4 集中統一文書管理在領導、 機構、 人員和制度等方面, 必須實行統一領導、統一編制和統一管理,即統一由機關辦公部門和 秘書機構集中管理,做到上下一致,

30、業務對口。這是一種管理組織的 要求。(5黨政分開文書管理特別是行文,必須按照各自的隸屬 關系和職權范圍辦事,禁止政府向黨組織發布指示性文件,做到黨要 管黨,政要管政,黨政分開。這是一種政治上的要求。10. 秘書的文書寫作活動從總體上看具有哪些重要特征?答:秘書的文書撰寫其本質屬性表現為輔助性,即秘書人員為 輔助領導者撰寫文書所采取的從屬性行為。受文書撰寫輔助性的制 約,秘書的文書寫作活動從總體上看,具體有以下重要特征:一是撰 寫動機的授命性二是腦力勞動的群體三是思維形式的抽象性四是表 達方式的兼容性五是成文過程的程序性。此外,在語言的運用上,文 書撰寫還應注重文書語言的莊重性,盡量運用能夠體現

31、準確、平實、 簡練和得體等語體風格的書面語言。11. 簡述會議成立的基本條件和會議構成的要素答:會議的四個基本條件:有組織、有領導、商議實情、集會。 一個會議構成,包括以下要素:會議名稱、會議時間、會議地 點、會議人員、會議組織、會議主題等。12. 簡述會議組織的作用答:從最本質的意義上講,會議是社會民主的表現方式,是領 導活動的有效手段。會議組織的作用是:(1會議是社會民主的表現 方式。作為一項聚眾議事的活動,會議本身就有著民主的內涵。每個 與會者都代表著一定數量的社會公眾。 會議本身又賦予與會者充分發 表自己觀點、 見解的權利, 因此會議成為, 社會民主的有利表現形式。 (2市領導活動的有

32、效手段。各級領導機關制定政策、部署工作、 調查情況、統籌協調、宣傳動員等活動的開展,都離不開會議。從控 制論的觀點看,領導活動是由收集信息,制定決策,監督控制,反饋 協調等構成的一個環閉系統,在這個系統中的每一個環節,都可借助 會議的獨特作用。13. 什么是會簡調度?答:會間調度,是指會議進行期間對會議程序、內容以及會場 服務等所作的調整和安排。名詞解釋秘書活動 就是秘書人員為領導著進行有效決策與管理所采取的輔助 行為。秘書人員 泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員,如領導著的 個人秘書、秘書機構中的集體秘書,以及為領導工作和機關工作服務 的非專職秘書人員。秘書方法 是秘書活動得以運行的媒介

33、,亦指秘書人員在認識、表達 和處理各種事務時所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。 秘書業務 是指秘書人員或秘書機構的專業工作。秘書技術 秘書人員用于處理事務的方法、手段和技能。它同秘書業 務能力相比,具有更強的實踐性、靈活性和可操作性。狹義領導意圖 是指領導者對完成某項任務的意見、傾向和企圖。 秘書環境 是一個相當寬泛的概念,它包括秘書活動的地域環境、人 文環境、組織環境和辦公環境等內外部環境。其中以組織環境與秘書 活動的關系最密切、辦公室次之,其他再次之。公務秘書 就是在國家機關、國有或集體企事業單位,以及官辦社團 中擔任秘書工作的公職人員。廣義的秘書 我們統稱為秘書人員, 一般由四部分

34、人組成:一是秘書, 即由組織或人事部門正式任命的,具有某種職務的秘書人員,如秘書 局局長、處長、科長和科員等。二是秘書工作者,即雖無秘書職務, 但實際上從事秘書工作,或秘書性工作的秘書人員。三是機要人員, 即由保密工作部門和用人主管部門審批的, 經管國家和集體秘密事項 的人員。 四是秘書首長, 即擁有決策權、 指揮權, 又主管辦公廳 (室 工作的負責人。廣義的秘書工作 是指秘書人員為完成輔助領導工作和機關工作的任 務而在一定業務范圍內的勞動。秘書制度 主要是狹義的制度,即秘書工作制定和秘書管理制度,其 中有成文的,也有不成文的(即慣例秘書制度。秘書機構(廣義 是指凡具有參謀助手、溝通協調、督促

35、檢查等功 能,并為領導工作和機關工作服務的辦事部門,如辦公廳(室中的 秘書、文書、機要、信息、調研、督查、信訪、接待和值班等業務部 門。機構 是組織的組成部分一般為組織中的內設單位。管理職能 是管理人員在完成管理任務的過程中所具有的職責與功 能。中樞機關 是在決策管理系統中起總的主導作用的機關,在一級組織 中能夠統攬一切。秘書職能 是秘書活動的作畫、職責、作用和交通的統稱。會議 是指有組織、有領導的召集人們商議事情的行為過程。會議預案 是會議的籌備方案。在會議如開之前,必須周密、細致地 制定會議預案,以保證會議的順利進行。商務談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議,與爭端,以 取得各自經

36、濟利益而進行的磋商活動。直接調查法 即由談判人員通過直接接觸來搜集有關情況。談判議程 就是談判的程序,這是影響談判效率高低的重要一環。 信訪工作 是各級領導機關的一項重要的經常性的工作,它是領導機 關同人民群眾甕中捉鱉信息溝通的有效途徑, 也是維護人民群眾的民 主權利,為人民群眾排憂解難的重要手段。禮儀 是人們在長期的生活實踐中約定俗成的種種行為規范,它是社 會文明的標志,也是人際交往的準則。接待規格 就是對來賓的禮遇規格。事務(廣義 是指行政管理中除政務以外的,具體的,一般的日常 公務活動。如辦會、值班、接待、印信管理等。廣義的事務還包括機 關后勤服務的內容,如車輛、財務、房產、食堂、物品、

37、環境等管理。 值班 指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務工作。會談 是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。. 慶典儀式 是慶祝典禮和各種組織儀式的合稱,是社會組織開展公共 關系活動的一種重要形式。企業 是從事生產、流通等經濟活動,為滿足社會需要并獲得盈利, 進行自主經營,自負盈虧,實行獨立經濟核算,具有法人資格的基本 經濟單位。私人秘書 指為私營企業、民辦機構、個人或家庭所雇傭,提供秘書 性服務的社會職業人員。. 秘書職業 是指具有秘書知識和技能的人, 受聘于單位或個人, 協助 領導者或主事者處理日常事務,提供綜合性服務,并收取報酬的一種 社會職業。選擇題1. 秘書活動:(D D.

38、 輔助行為2. 秘書人員:( C C. 秘書工作的專門人員3. 秘書方法:( A A. 秘書活動運行的媒介4. 領導意圖:( B A. 領導為實現組織目標的意見5. 秘書環境:( B B. 秘書活動的內外部環境6. 秘書活動的基本要素:(CD C. 秘書人員和方法 D. 秘書環境和 領導意圖7. 秘書人員:( CD C. 秘書活動的主體要素 D.秘書活動的主導要素8. 秘書工作:( BC B. 秘書活動的客體要素 C. 秘書活動的載體要素9. 秘書方法:( AB A. 秘書活動的中介要素 B.秘書活動效率的保證10. 領導意圖:( AD A. 秘書活動的潛在因素 D.秘書活動的準繩和尺度1.

39、秘書環境:(BC B. 秘書活動的組織保證 C. 秘書活動的外在因素2. 秘書活動的本質屬性:( A A. 輔助性3. 秘書活動輔助性的特點:( AD A. 輔助的全面性 D.輔助的非獨立性4. 秘書活動的重要特征:( AD A. 隨機性 D.潛隱性5. 秘書活動的重要特征:(AB A. 文牘性 B.受動性6. 秘書活動的重要特征:( BC B. 事務性 C.秘密性7. 秘書活動的重要特征:( AD A. 補償性 D.受動性8. 秘書活動的受動性:( B B. 以領導活動為中心9. 秘書活動的補償性:( AC A. 知識與能力的補償 C.經驗與精力的補償10. 秘書業務包括的內容有:( AB

40、A. 文字工作 B.文書工作1. 會議的功能( AC A. 決策功能 C.協調功能2. 按會議的內容劃分,會議可劃分為( AD A. 綜合性會議 D.專題性會議3. 商務談判按談判的正規程度劃分,談判可分為( BC B. 非正式談判 C.正式談判4. 商務談判準備階段中的主要秘書工作( AD A. 廣泛收集資料 D.擬定談判方案5. 談判方案的主要內容有( BC B. 談判主題和目標 C.談判議程6. 信訪工作的原則( AB A. 調查研究、實事求是的原則 B.按政策、法規辦事的原則 7. 信訪工作的要素( BD B. 信訪人 D.信訪方式8. 信訪工作應遵循的基本方針是( BC B. 聯系群

41、眾 C.廣開言路1. 接待工作的一般程序有(BC B. 收集來賓情況 C. 擬定接待方案2. 接待工作的作用(AB A. 代表作用 B. 聯絡作用3. 交談的禮儀要求是(CD C. 態度要真誠 D. 傾聽要認真4. 秘書處理事務的特點是(CD C. 重復性 D. 智能性5. 秘書值班的主要功能有(AB A. 過濾 B. 應急6. 領導者事務活動的特點有(AD A. 繁雜性 D. 臨時性7領導者事務活動安排的原則有(AB A. 力戒排場,求真務實 B. 圍繞中心,突出重點8. 黨政秘書工作的特點(AB A. 政務性 B. 從屬性9. 黨政秘書工作的基本原則有 (AC A. 服從原則 C. 參謀原

42、則10企業秘書工作的特點有(AC A. 經營性 C. 時效性簡答題秘書學的學科對象是什么?秘書學的對象,即秘書學的學科對象,應為秘書活動。秘書活動的本質屬性是什么?輔助性是秘書活動的性質, 即秘書活動區別于其他職業活動的本質屬 性。秘書活動的輔助性有什么特點?1、輔助的直接性,即秘書活動直接受命并服從于領導活動,又直接 對領導活動負責。 2、輔助的全面性。 3、輔助的非獨立性。秘書活動的重要特征有哪些?1、 文牘性 2、 秘密性 3、 事務性 4、 受動性 5、 隨機性 6、 補償性 7、 潛隱性 秘書工作機構設置有哪幾項原則?答:設置秘書工作機構有三大原則:精簡原則 縱向層次盡量少 橫向幅度

43、可適當加大簡述我國秘書活動產生的條件。社會管理組織的出現是秘書活動產生的前提條件文字和公文的出現是秘書活動產生的必要條件簡述我國古代秘書活動的基本特征。1、 秘書活動歷史悠久 2、 秘書機構變動頻繁 3、 秘書人員選拔較嚴 4、 秘書制度比較完備。秘書的層次是怎樣劃分的?1、 從組織級別上區分 2、從輔助功能上區分 3、從職位分類上區分 秘書有哪些方面的工作?1、文字工作。文字的撰擬,文稿的校核。 2、文書工作。發文、處文 處理。 3、信息工作。信息的搜集、加工提供。 4、協調工作。部門關 系協調、工作協調。 5、督查工作。 6、信訪工作、辦信、接訪。 7、 議案和提案工作。 8、機要工作。

44、9、會議工作。 10、接待工作。 11、 隨從工作。 12、值班工作。 13、印信工作。 14、通訊工作。 15、其他 工作。秘書工作的原則有哪些?1、準確原則,是對秘書工作的質量要求。 2、及時原則,是對秘書工 作的效率要求。 3、嚴謹原則,是對秘書工作的作風要求。 4、同步原 則,是對秘書工作的態勢要求。秘書機構的作用有哪些?1、組合作用 2、樞紐作用 3、過濾作用如何進行秘書隊伍的建設?1、保持相對穩定 2、提高綜合素質 3、優化隊伍結構簡述輔助決策的過程。1、決策準備階段。發現問題,確定目標,擬定方案。 2、決策制定階 段。分析評估,方案選優。 3、決策審定階段。決策審批,立法認定。

45、4、優化隊伍結構。試驗證實,普遍實施。協助管理的原則有哪些?服從原則。服從領導工作的需要。 2、溝通原則。管理過程的各項職 能,特別是計劃職能和控制職能,都高不開信息溝通。 3、合作原則。 管理活動從本質上說,就是眾人通力合作以實現共同目標的群體活 動。秘書協調工作的方法有哪些?基本的協調方法有以下四種:1、行政方法。依靠行政組織,通過行政渠道,運用行政手段進行協 調的一類方法。 2、經濟方法。依靠經濟規律,運用經濟手段和經濟 形式進行協調。 3、法律方法。依靠現行的法律、法令和法規運用經 濟法和行政法進行協調。 4、疏導方法。依靠思想教育運用各種疏導 性措施進行協調。簡述保密工作的紀律。不該

46、入的機密,絕對不說。 2、不該問的機密,絕對不問。 3、不該看 的機密,絕對不看。 4、不該記錄的機密,絕對不記錄。 5、不在非記 錄本上記錄機密。 6、不在私人通信中涉及機密。 7、不在公共場所和 家庭、子女、親友面前談論機密。 8、不在不利于保密的地方存放機 密文件、資料。 9、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事 項。 10、不攜帶機密材料瀏覽、參觀探親、訪友和出入公共場所。 良好的會議組織工作可以實現哪些功能 ?1、決策功能。會議是廣開言路、集思廣益的重要形式,通過會議進 行決策,是實現決策科學化、民主化的重要手段。2、執行功能。通過會議,可以傳達上級的政策和指令,可以部署本 組

47、織的中心工作和重大行動,可以責成所必單位統一行動步調,可以 解決工作進行中的某些問題。3、溝通功能。任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。4、協調功能。對于工作中的矛盾和沖突,運用座談,對話,協調等 會議形式,往往會收到事半功倍的良好協調效果。5、監督功能。決策的實施離不開檢查、督促,而監督等功能的實現 往往離不開會議。秘書人員應如何擬定接待方案?凡事預則立,重要的接待都應擬定接待方案,作為接待工作的依據和 指南,合理的接待方案來源于對于來不開會議諸情況的收集和處理, 來源于對來訪者用意的正確分析和判斷。接待方案的主要內容有:接 待方針、接待規格、接待日程、接待形式、接待經費、生活安排

48、等。 接待方案擬出后,要呈報主管領導者審批,必需時,還要征詢來賓的 意見。交談的禮儀要求有哪些 ?態度要真誠,表情要自然,語調要適中,體態要得當,傾聽要認真。 值班工作制度有哪些 ?崗位責任制度,請示報告制度,交接班制度,保密制度。. 打電話的原則有哪些 ?清楚,簡短,禮貌,保密秘書人員怎樣進行自我管理?答:秘書人員的自我管理包括工作管理、行為管理、時間管理、辦公 環境管理四個方面。1、 工作管理首先要有明確的工作計劃,包括工作目標、內容、分工或合作情況、 工作步驟、方式方法、完成時間、標準要求等 ; 其次是區分輕重緩急, 決定工作次序。有條理有理地去進行。2、行為管理秘書人員應根據不同的工作

49、任務、不同的工作對象、不同的工作環境 來采取適當的行為方式。 做事要干凈利落, 動作準確到位, 穿著得體, 談吐文雅,舉止落落大方。3、時間管理秘書應科學地支配時間和充分地利用時間。 還應定期記錄自己在一定 時間內的工作時間使用情況, 總結經驗, 結合工作成果做必要的調整, 以提高工作效率。4、辦公室環境管理秘書應注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內外環境的管理。這些 不僅關系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率, 更涉及秘書 所在機關、企事業單位的形象。秘書應具有怎樣的知識結構?答:秘書應有四方面知識的縱橫結合。1、 基礎知識:包括社會科學基礎知識和自然科學知識。2、 專業知識:公文和應

50、用文寫作知識,文書制作和文書處理知識, 檔案保管知識等。3、 行業知識:具有所在行業、系統的專業知識。4、 相關知識:這一部分是秘書人員為適應時代需要,做好工作,應 加以進修提高的知識是秘書人員知識結構中的較高層次, 有經濟 學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統計學等。 四、秘書應具有哪些能力?答:秘書人員應具有以下能力:寫作能力 口頭表達能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動能 力 協調能力 觀察分析能力 應變能力 使用先進的辦公器械的能 力 預測能力五、秘書應具有哪些職業道德?答:秘書有以下五條職業道德1、忠于職守:大而言之是忠于國家的利益,人民的利益 ; 小而言 之要忠于本機關

51、、本單位的政治利益和經濟利益。2、 嚴守機密:要嚴守黨和國家機密, 不得泄露或出賣本單位和政 治、軍事、經濟、科技情報。不泄露領導尚未決定的關系群眾 利益的事。3、恪守信用:秘書工作嚴謹縝密,而又責任重大,秘書人員為忠 于職守必須在工作人際交往中恪守信用。4、文明禮貌:在工作中待人接物一定要文明禮貌,舉止大方、談 吐文雅、常帶微笑。5、廉潔奉公:秘書應做到奉公守法、廉潔清白,不以權謀私,不 接受賄賂。你基本上屬于哪種氣質?你認為完美的性格是怎樣的?應如何塑 造?答:個人認為自己是膽汁質和多血質的混合體。完美的性格應該具備開朗樂觀的精神, 有敏捷的思維, 遇事 細心, 辦事穩當, 有堅持到底的勇

52、氣和毅力, 還有較高的自制力。 要保持穩定、樂觀、健康的心態,需要從以下方面著手:1、博覽群書,開闊胸襟。知識就是財富,知識就是力量,博覽 群書能使用人豐富知識, 開發智慧, 拓寬視野, 有豐富知識, 有固定財產的人更容易具有穩定的心態。2、培養廣泛興趣,豐富業余生活。業余生活對豐富個人生活, 調節心理情緒是必不可少的,業余愛好不僅可以陶冶性情, 培養樂觀情緒,還能促進人際交往,廣交朋友,豐富感情生 活。3、善于反省,自我調適。遇到困難、挫折時,要善于反省,冷 靜、客觀地從自身尋找原因和教訓,而不應總是怨天尤人。 要從自身尋找到有利因素去克服不利因素,從自身獲取力量 和信心。4、傾訴、宣泄、調

53、節情緒。如果自我調適難以奏效,就只能尋 找外援了,可以向至愛摯友傾訴、發泄自己的煩惱或痛苦, 可以得到對方的安慰和勸解。 但應該注意傾訴、 宣泄的對象, 必須是你的知己,是你真誠的朋友,否則你透露的隱私可能 成為對方有意或無意傷害你的利器。你認為秘書的社會地位應該是怎樣的?答:秘書作為一種職業或一種職位,它不構成階級或階層,但它卻占 有性質、大小不一的空間,擁有大小不同的權力,也承擔相應的 義務。秘書的“先賦地位”具有明顯的“依附性” 。因些有人認 為秘書是沒有獨立的社會地位的。 但是如果秘書本人具有較高的 德、才、學、識等,作出了成績,他仍然會獲得周圍人的尊重, 也可說是取得了較高的社會地位

54、,而先賦地位較高的秘書,如果 他的修養、道德、學識、能力與其地位相稱,那其社會地位即是 真實的,穩定的,甚至有繼續上升的可能,反之,則其地位即是 虛假的,不穩定的,隨時可能降低甚至失去。因此秘書人員既要 承認自己職業、職位的從屬性,又要擺脫社會地位的依附性,應 該更重視自己的后成地位。秘書如何才能扮演好自己的角色? 答:秘書是企劃“角色組” ,在不同的場合、條件下將扮演不同的角 色,或是在同一時間扮演多種角色。從秘書在行政組織中以及在 領導身邊的地位和作用來說,秘書是助手、是配角,這是秘書的 基本角色。每個秘書人員都應該具有這樣的角色意識,自覺地、 心甘情愿地當好助手和配角。 但是也有某些秘書

55、人員擔任著某種 領導職位,主管或分管著秘書部門的工作,也有自己的下屬,他 必須既要遵循整個組織的總目標、總任務,服從上緩期領導的指 揮 ; 又要充分地發揮主觀能動性, 規劃自己的職責范圍內的工作, 善于組織、指導自己的下屬去完成各自的任務。秘書不能因甘當 配角而事事被動,而要在實踐中和領導的授權之下學會掌握分 寸,什么情況下自己應該是配角,什么情況下自己可以是主角或 代理主角。 一個稱職的秘書必須具有基本的配角意識和有條件的 主角意識,其關鍵是自己的價值取向,不應該追求表面的地位和 榮譽,而應以自己工作的實際價值和社會貢獻為滿足。只有這樣 清醒、全面的認識,秘書才能經常保持心態平衡,找出工作中

56、的 優勢和樂趣,更好的喜愛和從事秘書工作。接待工作應遵循哪些原則?答 :接待工作的原則有以下幾點:1、文明禮貌 2、負責 3、與人方便 4、講求時效 5、按制度辦事 6、遵守紀律面對突發事件,秘書應如何行動?答:處理突發事件的基本原則是加強組織領導,堅持實行統一指揮, 分級、分部門負責。突發事件的處理工作包括兩個方面的含義:一是指本系統、本組織、本單位發生了比較重大的突發事故和突 發事件,需要緊急決策處理,采取果斷措施 ; 另一是指為了防患 于未然, 或把突發事件消滅在萌芽狀態, 平時需要做好各項預防、 準備性工作,設立自己的住處情報網絡,建立預警系統。秘書處 理突發事件的基本過程如下:1、有

57、思想準備和心理準備。 2、做 好通訊準備。 3、問清詳細情況。 4、采取應急措施。 5、及時向 領導、上司和上級匯報、請示。 6、根據領導指示及時處理。如 果屬于刑事案件,必須及時撥打 110,并把事件移交司法、公安 部門處理。十一、調查有哪幾種主要類型、方法?試比較其優缺點。答:調查分為以下幾種類型:1、普遍調查。主要是對總體對象中每個具體的單位無一例外地 進行調查, 用于生大的基本情況調查, 普查得來的資料全面、 客觀、精確,但缺乏生動性、具體性。2、典型調查。就是從總體或不同類型的對象中選擇個別有代表 性的單位進行調查,適用于經驗性調查。因為它的對象少, 便于集中、深入地進行調查,得來的材料生動而具體,但是 調查者是“選定”的,有人為的主觀因素,一旦選錯了對象 便可能前功盡棄。3、個案調查。就是對個別的對象進行調查,有明顯的針對性, 但個案調查又往往不局限于當地、當事人本身,常常涉及歷 史背景、社會環境及其他種種因素,因些調查時應充分加以 注意,不能就事論事。4、重點調查。就是對調查對象總體中部分起主要作用或決定性 作用的單位作調查,再將其結果推論至其他一般單位。它與 典型