1、2022/4/13自我與文書檔案管理1自我與文書檔案管理自我與文書檔案管理陶幼慧陶幼慧義守資管副教授義守資管副教授推廣教育中心組長推廣教育中心組長.tw如何做好時間管理、自我管理、如何做好時間管理、自我管理、文書檔案管理以提高工作效率文書檔案管理以提高工作效率2022/4/13自我與文書檔案管理2大綱大綱I. I. 時間管理經驗法則之蒐集時間管理經驗法則之蒐集36 36 Time Management Tips: Time Management Tips: Finding Time - Finding Time - Breathing Spac

2、e for Women Who Do Too MuchBreathing Space for Women Who Do Too Much II.II.歸納推導自己的管理方式歸納推導自己的管理方式 時間管理的架構時間管理的架構實踐自我管理的途徑實踐自我管理的途徑文書檔案管理文書檔案管理2022/4/13自我與文書檔案管理31 Manage Others Expectation 19 Resist Temptation 2 A Little Padding Never Hurt Anyone 20 Dont Wait 3 Learn to say No to others and Yes to Y

3、ourself 21 Just do it-Inspiration will follow 4 Punt when its forth and long 22 When someone can do it delegate it 5 Build solid time blocks-limit interruptions 23 Say yes to simplicity 6 The phone- Your Friend and Foe 24 Seek support 7 Be reachable 25 Understand Your Assumptions 8 Help your family

4、help themselves 26 Do more than one thing at a time 9 Brushing your teeth isnt fun, its necessary 27 Make Useful files 10 First thing first: Its matter of Priority 28 Stop shouldding 11 Schedule personal time 29 Work backwards, Plan ahead 12 Elephants Remember, People Dont 30 Reward yourself for a j

5、ob well-done 13 Why we have two ears for one mouth 31 Start your day thirty minutes earlier 14 In sight is top of mind 32 Expect the unexpected 15 Clean up after yourself-Tie loose ends 33 Communicate one-way 16 Nobodys system is as good as your own 34 Some stress is healthy 17 Do your own internal

6、audit 35 Constantly Innovate 18 You deserve a break 36 Make it work for you 時間管理架構時間管理架構3636個時間管理技巧個時間管理技巧2022/4/13自我與文書檔案管理4時間管理架構：時間管理架構：技巧重點條列技巧重點條列 期望期望(1)做了做了(21)執行時間充分執行時間充分(5)不等待不等待(20,28)目標目標(1)了解假設了解假設(25)電話電話-工具工具(6)記事工具記事工具(12, 27)緩衝時間緩衝時間(2)排入個人時間排入個人時間(11)接觸管道接觸管道(7)傾聽傾聽-工具工具(13)該做之事該做之

7、事(3)拒絕不該之事拒絕不該之事(9)單向溝通單向溝通(33)適用工具適用工具(16)規劃規劃(29)善後善後 (15)果斷危機處理果斷危機處理(4)可行可行-工具工具(36)優先順序優先順序(10)拒誘惑拒誘惑(19)平行作業平行作業(26)品質稽核品質稽核(17)變數變數(32)提早執行提早執行(31)授權分工授權分工(22)家人家人(8)簡化規劃簡化規劃(23)休息時間休息時間(18)尋求支援尋求支援(24)慶祝慶祝(30)持續創新持續創新(35)適當壓力適當壓力(34)2022/4/13自我與文書檔案管理5時間管理架構：步驟與內容時間管理架構：步驟與內容 時間週期時間週期步驟步驟內容內

8、容前置規劃前置規劃PlanPlan訂定目標訂定目標簡單簡單假設假設傾聽傾聽訂定工作事項訂定工作事項任務任務充分執行充分執行時間時間緩衝時間緩衝時間平行作業平行作業個人時間個人時間優先順序優先順序壓力壓力尋求支援尋求支援品質稽核品質稽核執行階段執行階段DoDo執行執行不等待不等待撩下去撩下去工具工具變數變數拒誘惑拒誘惑果斷果斷提早開始提早開始結束階段結束階段Check/Check/ActionAction結束結束慶祝慶祝持續創新持續創新2022/4/13自我與文書檔案管理6自我管理心圖自我管理心圖 自我自我 以個人為範圍，考量可擴及家以個人為範圍，考量可擴及家人與工作同事人與工作同事提昇工作效率

9、提昇工作效率 以工作成果為主要目以工作成果為主要目標衡量之導向，目標卻仍可是狀況調整標衡量之導向，目標卻仍可是狀況調整合乎自己個人特質的方式合乎自己個人特質的方式 - - 某人的方法某人的方法或工具未必適合自己，但應廣納他人成或工具未必適合自己，但應廣納他人成功經驗法則功經驗法則2022/4/13自我與文書檔案管理7自我管理步驟範例：前置條件自我管理步驟範例：前置條件假設假設小孩與老婆上課時間限制小孩與老婆上課時間限制健康與個人嗜好考量：每天早上游泳健康與個人嗜好考量：每天早上游泳納入家庭與家族活動時間納入家庭與家族活動時間期望期望快速回應快速回應盡心盡力盡心盡力敢言敢作敢言敢作學習成長學習成

10、長2022/4/13自我與文書檔案管理8自我管理步驟範例：目標自我管理步驟範例：目標短期短期推教中心較長遠之運作機制與流程建立推教中心較長遠之運作機制與流程建立實務導向的教學設計實務導向的教學設計兼顧研究與就業的研究生指導與訓練兼顧研究與就業的研究生指導與訓練中期中期教授升等教授升等持續穩定之論文發表持續穩定之論文發表深耕研究領域與加強深度深耕研究領域與加強深度長期長期結合其他興趣至研究中結合其他興趣至研究中提出具前瞻性之大型或整合型計劃提出具前瞻性之大型或整合型計劃協調產官學研究與合作協調產官學研究與合作2022/4/13自我與文書檔案管理9自我管理步驟範例：優先順序自我管理步驟範例：優先順

11、序系上教學系上教學課程，含專題學生課程，含專題學生系務，會議與委員系務，會議與委員推教中心推教中心行政業務行政業務學校會議學校會議研究研究帶研究生帶研究生發表論文發表論文2022/4/13自我與文書檔案管理10 自我管理步驟範例：週行程自我管理步驟範例：週行程一一二二三三四四五五六六日日Up起床、澆花、叫小孩、掃院子、早點、盥洗、準備起床、澆花、叫小孩、掃院子、早點、盥洗、準備1游泳游泳2縣議縣議會上會上課課(偶偶)校會議校會議(偶偶)3A專題專題讀讀paper計計概概回臺回臺北或北或臺中臺中(偶偶)Or外出外出休閒休閒3更新更新課程課程網頁網頁3A專題專題人因工人因工程與資程與資訓系統訓系統

12、4Noon銀行銀行系會系會 (偶偶) 郵局郵局5找資找資料料網際網際網路網路資料資料庫庫EC討論討論資訊資訊專題專題縣議會縣議會評審評審(偶偶)電電子子化化(偶偶)6推教推教中心中心推教中推教中心心推教中推教中心心7研究生研究生討論討論8NightKM老婆上課老婆上課2022/4/13自我與文書檔案管理11自我管理步驟範例：執行條件自我管理步驟範例：執行條件隨身攜帶行事曆隨身攜帶行事曆( (闔家外出例外闔家外出例外) ) ( (工具工具) )隨時更新調整行事曆隨時更新調整行事曆( (變數變數) )離開辦公室前整理桌子並檢查帶回家東西離開辦公室前整理桌子並檢查帶回家東西 ( (品質品質稽核稽核)

13、 )晚上盡量不排工作事項，但會準備隨時可做晚上盡量不排工作事項，但會準備隨時可做 ( (休休息、個人時間、提早開始息、個人時間、提早開始) )每日至少一次調整工作優先順序與時間每日至少一次調整工作優先順序與時間( (果斷、果斷、不等待不等待) )就寢前確認明天工作事項及必備東西就寢前確認明天工作事項及必備東西( (品質稽核品質稽核) )盡量利用盡量利用emailemail聯絡聯絡( (工具、單向溝通工具、單向溝通) )2022/4/13自我與文書檔案管理12文書檔案管理文書檔案管理範圍範圍：與自身相關的文書檔案：與自身相關的文書檔案種類種類：名片、公文、書籍、電腦檔案、論文、：名片、公文、書籍

14、、電腦檔案、論文、工作紀錄工作紀錄原則原則：具時效性者優先處理具時效性者優先處理具實用性者排入時間處理具實用性者排入時間處理不用或過時者，可直接丟棄不用或過時者，可直接丟棄有電腦檔者，盡量不存紙本有電腦檔者，盡量不存紙本定期整理與更新定期整理與更新工作空間規劃與維護工作空間規劃與維護2022/4/13自我與文書檔案管理13文書檔案管理：名片文書檔案管理：名片紀錄紀錄何時、何地何時、何地拿到這張名片，本人的拿到這張名片，本人的特徵特徵、談過得重要、談過得重要話題話題輸入電腦或輸入電腦或PDA PDA (email(email為主為主) )直接輸入直接輸入 或或 先推放、歸類至名片整理盒先推放、歸

15、類至名片整理盒需要用時，再輸需要用時，再輸入入偏好偏好整理盒整理盒或滾筒式，較便利或滾筒式，較便利輸入過輸入過或定期檢查或定期檢查久不用者就丟棄久不用者就丟棄2022/4/13自我與文書檔案管理14文書檔案管理：公文文書檔案管理：公文開會通知或具時效性之通知開會通知或具時效性之通知登入行事曆，不重要者隨即丟棄登入行事曆，不重要者隨即丟棄重要者，使用過後再丟棄重要者，使用過後再丟棄法令、條文、辦法等公文內容法令、條文、辦法等公文內容分類歸檔並以抽屜內檔案吊架與資料夾儲存分類歸檔並以抽屜內檔案吊架與資料夾儲存較正式且須於他人分享者，以資料夾存檔至於書架較正式且須於他人分享者，以資料夾存檔至於書架或

16、書櫃上或書櫃上隨時更新隨時更新廣告廣告DMDM丟棄或丟棄或近期內詢問後丟棄近期內詢問後丟棄三層式資料櫃三層式資料櫃( (夾夾) )待處理、處理待歸類、待送出待處理、處理待歸類、待送出2022/4/13自我與文書檔案管理15文書檔案管理：電腦檔案文書檔案管理：電腦檔案建立資料夾結構建立資料夾結構有新的檔案，歸入現有資料夾或建立新資料夾有新的檔案，歸入現有資料夾或建立新資料夾有空時，整理資料夾之檔案結構有空時，整理資料夾之檔案結構檔案或資料夾命名檔案或資料夾命名有意義，含人、事、時、地、物有意義，含人、事、時、地、物注意版本管理注意版本管理檔案文件檔案文件內含時間、主題、作者、修改紀錄等內含時間、

17、主題、作者、修改紀錄等注重備份與防毒注重備份與防毒定時備份定時備份儘量用抽取式資料儲存設備，如儘量用抽取式資料儲存設備，如MOMO片、磁帶、片、磁帶、 Mini DriveMini Drive、抽取式硬碟、光碟片、抽取式硬碟、光碟片安裝掃毒軟體，定時更新病毒碼安裝掃毒軟體，定時更新病毒碼2022/4/13自我與文書檔案管理16文書檔案管理：書籍文書檔案管理：書籍簡單簡單分類分類放置放置書籍要書籍要豎立豎立於書架或書櫃中，便於查詢與抽取於書架或書櫃中，便於查詢與抽取出借單出借單貼在書架或書櫃旁，隨時紀錄進出貼在書架或書櫃旁，隨時紀錄進出便利區塊便利區塊留一塊暫存區給工作中書籍留一塊暫存區給工作中

18、書籍留一塊常用工具書留一塊常用工具書外帶外帶使用少數頁數或使用少數頁數或供討論供討論用時，可影印用時，可影印過時或久不用過時或久不用的書捐贈圖書館的書捐贈圖書館2022/4/13自我與文書檔案管理17文書檔案管理：論文、工作紀錄文書檔案管理：論文、工作紀錄適用所有紙本資料適用所有紙本資料存於存於三孔資料夾三孔資料夾中中重要者可用保護套重要者可用保護套不重要者直接打孔插入資料夾中不重要者直接打孔插入資料夾中資料夾外層需有資料夾外層需有標題與簡單目錄標題與簡單目錄準備準備不同大小資料夾，不同大小資料夾，便於便於調整攜帶調整攜帶2022/4/13自我與文書檔案管理18結語結語 羅馬不是一天造起來的，時間、自我與文書檔