1、第四章第四章 UFOUFO報表管理報表管理 通過本章的學習，使學生理解報表管理系統的基本術語，掌握報表格式設計、報表公式編輯及報表管理 。 基本內容框架基本內容框架UFO報表管理系統概述報表管理系統概述 1報表格式設計報表格式設計2報表公式編輯報表公式編輯3報表管理報表管理 4第一節第一節 UFOUFO報表管理系統概述報表管理系統概述v會計報表是以日常會計核算資料為主要依據，總括反映企事業單位財務狀況及其經營成果的書面報告文件。編制會計報表可以將賬簿中分散的資料集中起來，總括反映企事業單位的財務狀況和經營成果。利用報表處理軟件可以完成會計報表的自動編制工作。 一、報表處理系統主要功能一、報表處

2、理系統主要功能文件管理功能格式管理功能數據處理功能 圖表管理功能打印輸出功能v二、報表處理系統基本概念v（一）格式狀態與數據狀態v在格式狀態下設計報表的格式：如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單位、關鍵字、可變區等。v在數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、做圖形、匯總、合并報表等。 v（二）單元及單元屬性v報表中由表行和表列確定的方格稱為單元。單元時組成報表的最小單位。v單元屬性包括：單元類型、對齊方式、字體顏色等。v單元類型有數值型、字符型和表樣型。v（三）區域與組合單元 v區域也叫塊，是由一組相鄰的單元組成的矩形塊。v組合單元由同行（或同列）相鄰

3、的兩個或兩個以上的單元組成的區域。v（四）表頁v一個UFO報表最多可容納99999張表頁，每一張表頁是由許多單元組成的。一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數據不同。表頁在報表中的序號在表頁的下方以標簽的形式出現，稱為“頁標“。v（五）關鍵字v關鍵字是游離于單元之外的特殊數據單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。一般包括：單位名稱、單位編號、年、季、月、日等，也可以自行定義關鍵字。 三、報表制作基本流程第二節第二節 報表格式設計報表格式設計v定義一張報表，首先應該定義報表數據的載體報表格式。不同的報表，格式定義的內容也會有所不同，但一般情況下報表格式應該包括報表表樣

4、、單元類型及單元風格等內容。v一、自定義報表格式v（一）啟動UFO表v在使用UFO報表系統處理會計報表之前，應首先啟動UFO系統，并建立一張空白的報表，然后在這張空白報表的基礎之上設計報表的格式。v（二）設計表樣v設計表樣主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、定義單元屬性。通過設置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。v報表表樣設置的具體內容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內容、定義顯示風格、定義單元屬性等。啟動UFO報表系統,進入格式設計狀態。v1、設置報表尺寸v設置報表尺寸是指設置報表的行數和列數。v2、定義報表的

5、行高和列寬v如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調整該行的行高或列的列寬。v3、 劃表格線v報表的尺寸設置完成之后，在數據狀態下，該報表是沒有任何表格線的，所以為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。 v4、 定義組合單元 v有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，所以為了實現這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。v5、輸入表間項目v報表表間項目指報表的文字內容，主要包括表頭內容、表體項目和表尾項目等。v6、定義單元屬性v單元屬性主要指單元類型、數字格式、邊框樣式等內容的設置。v7、設置單元風格v單元風格主要指的是單元內容的字體、字號、字型、對齊方式

6、、顏色圖案等設置。設置單元風格會使報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。v（三）設置關鍵字v關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字。可以根據自己的需要設置相應的關鍵字。v【說明】 v（1）每張報表可以同時定義多個關鍵字。 v（2）如果關鍵字的位置設置錯誤，可以執行“數據”菜單“關鍵字”|“取消”命令取消后再重新設置。v（3）關鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重復的關鍵字。 v（四）編輯公式v在UFO表中，由于各種報表之間存在著密切的數據間的邏輯關系，所以報表中各種數據的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式，報表主要有計算公式、審核公式

7、和舍位平衡公式。v【說明】 v（1）單元公式在輸入時，凡是涉及到數學符號的均須輸入英文半角字符。否則系統將認為公式輸入錯誤而不能被保存。v（2）賬套號和會計年度如果選擇默認，以后在選擇取數的賬套時，需要進行賬套初始工作。如果直接輸入，則不需再進行賬套初始。v（3）如果輸入的會計科目有輔助核算，還可以輸入相關輔助核算內容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可輸入。v（4）審核公式在格式狀態下編輯，在數據狀態下執行審核公式。v（五）保存報表v報表的格式設置完成之后，為了確保今后能夠隨時調出使用并生成報表數據，應將會計報表的格式保存起來。v二、使用報表模板調整制作報表格式v（一）套用報表

8、模板v系統中提供了16個行業的標準財務報表模板。報表模板即建立了一張標準格式的會計報表。如果用戶需使用系統內的報表模板，則可以直接調用。v（二）自定義報表模板v用戶除了使用系統中的會計報表模板外還可以根據本單位的實際需要定制內部報表模板，并將自定義的模板加入系統提供的模板庫內，也可以根據本行業的特征，增加或刪除各個行業及其內置的模板。自定義報表模板主要需要定義報表的所屬行業及報表名稱。第三節第三節 報表公式編輯報表公式編輯v報表處理軟件提供了一定的函數，軟件使用者可以有效地利用這些函數定義計算公式，即報表數據來源。會計報表公式主要有計算公式和非計算公式，計算公式分為兩類：取數公式和單純的統計、

9、計算公式；非計算公式包括審核公式、舍位平衡公式和圖形公式。v一、計算公式定義v（一）取數公式：v函數：包括賬務函數和自本表本頁取數函數。v賬務取數函數基本格式：函數名(“科目編碼”，會計期間，“方向”，“賬套號”，會計年度，“編碼1”，“編碼2”)。v（二）表頁內的計算公式v（三）本表他頁取數計算公式v（四）他表取數計算公式 v二、審核公式定義v在會計報表中，不僅報表內部存在著某些勾稽關系，而且表與表之間也存在著勾稽關系。利用勾稽關系對報表進行檢查是保證報表正確性的重要手段，根據報表內部及表與表之間的勾稽關系，可以定義審核公式，產生報表審核方法。v勾稽關系定義就是利用邏輯表達式，把要檢查的所有

10、勾稽關系預先存入計算機，準備今后用來檢查所編制報表的正確性。利用勾稽關系定義功能，可使軟件使用者預先定義一些用于檢查報表勾稽關系的審核公式，當報表編制生成后，計算機可根據審核公式對其進行審核，以保證報表的正確性。 v三、報表舍位平衡公式定義v報表經舍位之后，重新調整平衡關系的公式稱為舍位平衡公式。定義舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范圍、舍位位數以及平衡公式。 第四節第四節 報表管理報表管理v一、表頁管理v（一）插入表頁和追加表頁v插入表頁是在當前表頁前面增加新的表頁。v追加表頁是在最后一張表頁后面增加新的表頁。v（二）交換表頁v交換表頁是將指定的任何表頁中的全部數據進行交換。v（三）刪

11、除表頁v刪除表頁是將指定的整個表頁刪除，報表的表頁數相應減少。v（四）表頁排序vUFO提供表頁排序功能，可以按照關鍵字的值或按報表中任何一個單元的值重新排列表頁。v（五）數據透視v在UFO中，大量的數據是以表頁的形式分布的，正常情況下一次只能看到一張表頁?？梢岳脭祿敢暪δ軐⒍鄰埍眄摰亩鄠€區域的數據顯示在一個平面上。v（六）數據匯總v報表匯總分為同表不同期間匯總和同表不同單位匯總兩種情況，無論哪種情況匯總后均生成新表。v二、報表數據生成v（一）錄入關鍵字v（二）報表數據生成v三、報表審核v報表計算編制完成后，根據事先定義的勾稽關系檢驗公式，可以對生成的報表進行審核，以檢查報表計算編制的正確性。報表審核是由計算機自動進行的。v【說明】v（1）報表的審核須在數據狀態下進行。v（2）審核以后如果正確，狀態欄會出現提示“審核完全正確！”。否則，狀態欄會提示出現的錯誤信息，錯誤信息的內容是在定義審核公式時由用戶自己編輯錯誤的。v四、舍位平衡v當報表數據輸入完畢后，在數據處理狀態下，可用舍位平衡公式對報表進行舍位操作。 v五、報表輸出v（一）報表查詢v對報表的查詢是電算化會計的一項重要內容。在手工方式下，會計人員對歷史的、現時的書面會計報表進行查閱，耗時大工作效率低。在電算化方式下，報表查詢工作變得方便迅速。使用報表處理軟件，可快速