1、第二單元第二單元 會議前的準備會議前的準備 - 會議目的 - 會議日程表 - 會議日程表練習第三單元第三單元 會議的召開會議的召開 - 什么是會議主持人 - 會議主持人的職責 - 會議主持人的相關技能 - 會議主持練習課程介紹第一單元第一單元 會議管理的再認識會議管理的再認識 - 會議現狀評價 - 會議的重要性 - 哪些會議可以取消 - 會議模擬:大客戶會議第四單元第四單元 會議后的管理會議后的管理 - 會議紀要 - 項目進度報告第一單元：會議管理的再認識第一單元：會議管理的再認識會議管理會議管理Meeting Management1 1、評價目前的會議狀態、評價目前的會議狀態2 2、會議的重

2、要性、會議的重要性3 3、哪些會議可以取消、哪些會議可以取消4 4、會議模擬：大客戶會議、會議模擬：大客戶會議n 據調查，經理級和專業人員每周約花1/4的時間在開會上。n 美國權威機構的統計表明， 1996年美國企業因不當的會議管理導致的損失高達60億美圓。n 另一項調查表明，企業80%的員工提升來源于其在會議上的表現引起上司的注意和賞識。 傳達信息 解決問題 進行決策 團隊建設/營造氛圍 沒有明確主題 沒有充分準備 重要人士未出席 可以有替代方案 會而不議 議而不決KISSKeep it simple and short ! 背景 時間安排每人5分鐘每組15分鐘 請找出一位主席主持會議 請共

3、同找出團隊答案價值觀價值觀/ /文化文化團隊合作原則團隊合作原則會議程序會議程序PDCAPDCA管理循環管理循環/ /會議實施管理會議實施管理硬環境硬環境會議管理規定會議管理規定/ /表格表格/ /信息管理信息管理會議目的會議目的軟環境軟環境人際溝通，沖突管理，領導模式人際溝通，沖突管理，領導模式會議管理前的再認識會議管理前的再認識請想一想關于這一部分您的三點收獲是什么?第二單元：會議前的準備第二單元：會議前的準備會議管理會議管理Meeting Management1 1、會議目的、會議目的2 2、會議日程、會議日程3 3、練習：會議準備練習、練習：會議準備練習What Why WhoWhen

4、WhereHow 會議之前這次會議打算實現什么目的？為什么要開會?邀請誰參加?何時?在哪里召開最好?應該先準備哪些資料給參加開會的人參考?是否要求開會者事先準備某些特定資料?確定會議的目的，方式，時間，場地確定需要參加會議的合適人選制定議程表 避免使會議日程表過于簡單或是模棱兩可避免使會議日程表過于簡單或是模棱兩可 確定議題是確定議題是“用來傳遞信息用來傳遞信息”、“用來討論用來討論”，還是，還是“用來決策用來決策”的的 就有關信息和議事日程提請參與會議者注意就有關信息和議事日程提請參與會議者注意 議題的順序議題的順序/ /時間安排時間安排 如果可能的話，盡量將會議控制在兩個小時之內如果可能的

5、話，盡量將會議控制在兩個小時之內 會議日程表上標上開始和結束時間會議日程表上標上開始和結束時間 為了避免會議超時，可以將其結束時間安排在午餐前或是一天的工作為了避免會議超時，可以將其結束時間安排在午餐前或是一天的工作結束之前結束之前 將所有的議題都事先考慮一遍將所有的議題都事先考慮一遍 用一句話來闡述會議的主題的標題 對會議要達到的目的進行闡述的一句標題 對會議所需時間的估計 參加會議的合適人選 會議的開始和結束時間 會議地點 目的：針對銷售人員配備汽車的問題進行討論。 目標：決定是讓銷售人員租用、購買公司的還是他們按行駛里程付費。 所需時間：60分鐘 到會人員：財務經理、銷售經理、行政經理

6、、銷售副總裁 時間/地點：上午 9:00-10:00 ；董事會辦公室 日程安排： 公司擬發展XYZ公司做為明年的戰略性客戶，并爭取到了邀請他們要來工廠參觀，他們此行的目的是來做第一次的供應商評估，以篩選出可以考慮的生產工廠，你們是負責此次工作的人，你們會如何召開準備會議？ 請發出會議邀請通知 請做出會議前準備工作清單 時間：20分鐘Before Meeting1. Use calendar to schedule meeting 2. Use Meeting Request to send meeting invitation3. Choose right person and confirm

7、 attendance for meeting4. Good preparation of meeting organizer and participants, and detail agenda with clear role and responsibility.5. Make clear arrangement of logistics supports in meeting notice.會議前的準備會議前的準備請想一想關于這一部分您的三點收獲是什么?第三單元：會議的召開第三單元：會議的召開會議管理會議管理Meeting Management1 1、什么是會議主持人、什么是會議主持人

8、2 2、會議主持人的職責、會議主持人的職責3 3、會議主持人的相關技能、會議主持人的相關技能4 4、會議主持練習、會議主持練習Engagement RelevancyPrepareSafetyEngagementRelevancyPrepareSafety需要被積極地參與到會議中需要被積極地參與到會議中Need to be actively involved in the meetingEngagementRelevancyPrepareSafety不喜歡浪費時間不喜歡浪費時間希望知道隨后會發生什么希望知道隨后會發生什么希望知道每一個步驟的目的希望知道每一個步驟的目的考慮一種最有效的會議形式以

9、盡可能最少的資源達到最大的產出；所有可在會前進行的工作應在會議之前準備好EngagementRelevancyPrepareSafety需要感覺受歡迎并在過程中感覺到舒適需要感覺受歡迎并在過程中感覺到舒適需要有信任需要有信任不想被判斷不想被判斷需要被認可和被肯定需要被認可和被肯定EngagementRelevancyPrepareSafety 會議進行時 確保所有的人員能夠理解這個議題，以及他們為何要對此進行討論 控制討論標題與進度 針對要點做階段性總結 在協議已經達成一致時應該及時結束討論 在結束每個議程項目的討論時，主席應對已達成的一致意見做出簡潔明了的總結營造和諧氣氛照議程主持會議正確總

10、結會議討論內容引導發言者解釋令人困惑的發言幫助與會者理清不假思索的想法尊重少數人的意見，避免發生一面倒情形減少與議題無關的爭辯與討論保持中立態度PresentationGroup Mind-mapActive ListeningConflict Resolution 做好發言前準備 果斷陳述主要問題 有效控制發言時間 抓住溝通重點 333原則（30秒，3分鐘，3小時） 與人交談知道他們對具體問題的態度 爭得他們的支持 分配使用人力資源 進行集中匯總，并確保這些事實不能相互矛盾或對你的論點不利 使同事保持對你的忠誠 不要人云亦云 用事實和數據來支持你的觀點 把你的觀點清楚地傳達給大家表明看法表明

11、看法闡明問題闡明問題分析可能性分析可能性提出建議提出建議 知道對方的溝通需求 不要情緒化 贊揚別人的發言 先處理情緒，再談事情 異中求同，尋求雙贏 注意對方的肢體語言 PresentationGroup Mind-mapActive ListeningConflict Resolutionu身體參與身體參與 (Attending Physically)u言語參與言語參與 (Attending Verbally)u心理參與心理參與 (Attending Psychologically)補補 充充那么，當時他有什么反應？你能給我舉個例子嗎？鼓鼓 勵勵真有趣，后來怎么樣了？確確 認認你的意思是？總總

12、 結結所以如果用一句話來總結您的觀點一般言語參與有以下三種情況：一般言語參與有以下三種情況：了解全意了解全意 問問題重復/解釋“你的意思是 ”反饋意思“聽起來你做了大量工作， 而且一直忙到現在。”不要批評不要批評沉默認同 點頭、附和聲反應情緒反應情緒反射感覺“那一定讓你很生氣。” “是的，真是夠煩的。”表示關心表示關心 問問題綜合處理“讓我們小結一下 ”大膽設想“假如我處在你的位置上 .”PresentationGroup Mind-mapActive ListeningConflict Resolution 阻礙 尋求權力 尋求確認 支配行為 扮小丑 悶不吭聲 臺下悄悄說 準時開會 可把遲到

13、（和早退）幾分鐘的人員名單列出來 巧妙的座位安排 控制喋喋不休 打破沉默 保護弱者 鼓勵思想的碰撞 提防建議壓制反映 把資深高級成員放在最后發言 記錄成果，結束會議妥協妥協競爭競爭遷就遷就協作協作回避回避HLH關關系系事情事情雙贏雙贏 階段一：處理人的情緒吸收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with something 階段二：處理特定問題詢問 Ask增加 Add建議 Advise一起的行動計劃 Action plan together主席說明會議目的，進行方式與時間限制定義問題/困難點/挑戰/機會分析現狀找到問題的根本與表面原因尋找對策，并有風險管理方案

14、發表個人感受獲得共識總結 會議召開的日期、時間、地點和主持人 所有到會者的名字以及未到會者的理由 所有經討論的議程表內議題(或其它議題)以及做出的決策。如果會議決定采取某些行動，記錄下負責人的名字 會議結束的時間 下一次會議的日期、時間和地點 經過大家的努力之后，你們公司的產能已經提高20%,但是配合客戶所調整的質量管理系統卻碰到很多問題，很多生產工序必須改變，工人的技術也許要進一步提升，生產材料的質量也有問題，測試方法也變得更復雜，更麻煩的是很多工人還不愿意配合工作要求，他們認為只有這家客戶的要求是如此苛刻，別的客戶都沒有這么麻煩，為什么要這樣一味的配合客戶的要求？ 請問如何在會議中處理這樣

15、的后續追蹤問題？During Meeting1. Attend meeting on time.2. Make sure everyone understand the goals of meeting and provide necessary information to everyone.3. Define and obey discipline for the meeting.4. Arrange time keeper and for preset agenda and recorder.5. Prioritize the issues at the beginning of mee

16、ting.During Meeting6. Have the chairmans authority to manage the meeting efficiently and handle issues with no conclusions or deal with conflict between participants.7. Take meeting minutes and record what are agreed and what are not agreed by different participants. Record the appropriate roles and

17、 responsibilities for action plans and escalation process to what are not agreed. 8. In the end of meeting the chairman may check the degree of completion to the meeting goals.(option)會議的召開會議的召開請想一想關于這一部分您的三點收獲是什么?第四單元：會議后的管理第四單元：會議后的管理會議管理會議管理Meeting Management1 1、會議紀錄、會議紀錄2 2、項目進度報告、項目進度報告 按照行動計劃追

18、蹤重點要項（里程碑，關鍵績效指標） 讓行動責任人對你匯報 以事實作為決策的依據 如有未完成事項，責任人必須提交改善計劃 協調相關事項的變更安排 記錄必要的改變行動 After Meeting1. Send out the meeting minutes after 1 working day. If the participant do not reply his/her different opinions after receiving meeting minutes, it means that the participant agree what have been recorded

19、in meeting minutes.2. Use CI (Continuous Improvement) tracker for key action.3. Review open items in the next meeting.4. The participant should report progress back to meeting organizer during the execution of action plan.5. Acknowledge person who have action plan well done.會議后的管理會議后的管理請想一想關于這一部分您的三

20、點收獲是什么?第二單元第二單元 郵件的書寫技巧郵件的書寫技巧 - 郵件的主題 - 郵件的主體 - 郵件書寫練習第三單元第三單元 郵件管理相關規定郵件管理相關規定 - 如何減少不必要的郵件 - 發送給正確的收件人 - 有效的郵件書寫課程介紹第一單元第一單元 郵件的再認識郵件的再認識 - 郵件的一般使用規則 - 何時不應使用郵件第四單元第四單元 復習回顧復習回顧/ /行動計劃行動計劃 - 復習回顧 - 制定行動技巧第一單元：郵件管理第一單元：郵件管理郵件管理郵件管理Email Management1 1、郵件的一般使用原則、郵件的一般使用原則2 2、何時不應使用郵件、何時不應使用郵件 善用郵件讓你

21、的郵件容易看見感覺作為解決問題的溝通輔助工具特別注意與顧客利益相關的郵件 切忌隨意轉發郵件如有附件應該要讓閱讀者可以容易讀取內容 郵件的一般使用原則 作為人際交流的簡單輔助工具，但應該適當表現個人感覺有比較多補充信息而無法在電話中交流避免打擾他人工作計劃作為雙方交流的證明需要符合一般書信的禮儀符合國際通用字體編碼你的信息非常重要或機密，不應該冒風險你要傳遞一條不愉快的消息，又不想顯得冷漠你的信息可能會被誤解你需要對方立即答復無法形成共識你已經“感覺” 有情緒問題/沖突了第二單元：郵件的書寫技巧第二單元：郵件的書寫技巧郵件管理郵件管理Email Management1 1、郵件的主題、郵件的主題

22、2 2、郵件的主體、郵件的主體3 3、練習、練習周三會議上很可能討論流程更改和需要多少新員工來執行新策略的事宜，我想就此與你商討一下。我希望你能事先收集足夠的信息。今天下午三點鐘之后你方便討論嗎？如果可以的話，到時我將在會議室等你。 選擇好郵件接收對象 創建合適的標題好的標題產生的效果比那些“加急”郵件好有助收件人決定應該立刻查看哪些郵件 提煉好主題句 采用方便易讀的格式 電子郵件中的常規禮儀 分清楚目的并決定郵件接收對象 直接相關,需要采取行動者 To: 抄送 CC: 盲送副本 BCC: 除非必要，不要越級匯報 非工作需要信息，不要用公司郵箱 不要隨意轉發郵件，特別是在未經原始發件者的同意下

23、 回復郵件時不要輕易選“回復所有人” 抓住閱讀者的注意力 清晰地描述事實 人物 時間 地點 事件 程度 季度銷售數據截止三月份的季度銷售數據 更多信息需要有關橋梁項目的更多信息 盡量使用短句 可能的話，將所有信息集中到一頁當中 使用小標題，并適當留點空白，方便他人閱讀 考慮列出多個選項或問題，這樣可能會得到他人更多的回復信息。 我們能在今天先討論一下流程更改和員工需求這兩個話題嗎？我會給你更多這方面的信息。 下午三點以后你方面討論嗎？如果方便的話，我到時會在會議室等你。 最近我正在做有關客戶要求方面的調查，并考慮將報告通過電子郵件的方式發送出去。以前我們一直使用FedEx ，但我覺有點貴。你可

24、能會知道目前的確切價格，麻煩告知一下。 謝謝！ 瓊 關于最近正在做的調查報告，我需要你的幫助： 我們能通過電子郵件的方式發送嗎？ 你知道我們上次使用FedEx發送的具體價格嗎？謝謝瓊慎重選擇發信對象 注意撰寫信件內容 養成良好傳送習慣 三思回復內容 經過大家的努力之后，你們公司的產能已經提高20%,但是配合客戶所調整的質量管理系統卻碰到很多問題，很多生產工序必須改變，工人的技術也許要進一步提升，生產材料的質量也有問題，測試方法也變得更復雜，更麻煩的是很多工人還不愿意配合工作要求，他們認為只有這家客戶的要求是如此苛刻，別的客戶都沒有這么麻煩，為什么要這樣一味的配合客戶的要求？ 請問如何發出一個會議通知來處理處理這樣問題？Reduce unnecessary email:Dont use email under the following situations: 1) Very important or confidential information2) Bad news but cant be transferred too coldly3) Issues cant reach consensus4) Information easy to be misunderstood5) Need others to reply immedia