1、企業制度- -執行類1 / 2710p制度名稱中國石化滄州分公司基本建設項目檔案管 理細則制度編號制度文號制度版本主辦部門信息管理處所屬業務類別決策與綜合協調管理/ /辦會業務管理/ /檔案管理會簽部門監督檢查者信息管理處審核部門解釋權歸屬信息管理處簽發日期廢止說明生效日期制定目的為了加強滄州分公司基本建設項目檔案管理，確保公司 基本建設項目檔案的完整準確、系統安全。制定依據國家重大建設項目檔案驗收辦法、石油化工建設工 程項目交工技術文件規定(SH3503-2007SH3503-2007 )中國石 化檔案管理辦法。適用范圍滄州分公司各下屬單位約束對象基本建設項目檔案管理涉及的相關制度業務類別所

2、屬層級2 / 271基本要求1.1基本建設項目文件材料是指從建設項目的提出、 調 研、可行性研究、評價、決策、計劃安排，到勘測、設計、 施工、生產準備、竣工投產、交付使用過程中，有關的主管 部門、建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位、設 備制造等單位在工作范圍內形成的所有文件材料。1.2項目建設單位（業主、項目法人）負責組織、協調 和指導勘察、設計單位、施工單位和監理單位對項目竣工文 件編制和項目文件整理。1.3項目在簽訂設計、 施工、 訂貨及監理合同時， 必須 設立專門條款，明確規定有關方面提交相應項目文件的套 數、費用、時間，以及對應提交文件的整理、歸檔的責任， 同時上述要求以附件形

3、式納入合同。1.4項目文件的收集、 整理、歸檔應與項目的立項準備、 建設和竣工驗收同步進行。完整齊全、準確系統的項目檔案 是項目竣工驗收的重要條件。1.5建設單位、 勘察單位、 設計單位、 施工單位和監理 單位應根據本制度的要求，完成各自職責范圍或合同規定的 竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。1.6項目承包單位、 管理單位、 監理單位、 各施工單位 要有一位項目負責人分管建設項目文件材料工作，并明確專 門機構和人員，負責文件材料的管理工作并在施工過程中要 有能保證項目文件材料安全的措施。1.7工程項目竣工驗收時， 要有檔案管理部門人員參加驗收3 / 271.8各項目文件形成部門要把具有保

4、存和利用價值文 件資料的收集整理歸檔列入本單位管理制度及工作流程。2各級管理部門職責2.1技術開發處職責：2.1.1技術開發處負責建設項目前期階段文件材料收 集、整理、立卷和歸檔（具體歸檔范圍見附件1 ），在工程項目前期工作結束并進行系統整理后，由專人負責自檢并經部 門領導審核簽字后，向信息管理處檔案室歸檔。2.1.2 技術開發處負責將每年投資項目和技術改造項目 綜合計劃提供給信息管理處檔案室，以便信息管理處檔案室 制定相應檔案資料歸檔計劃，做好文件材料的前期控制工 作。2.1.3技術開發處負責控制項目設計單位完成設計基 礎資料、設計文件及竣工圖紙的收集整理立卷工作，并審核 確認后向信息管理處

5、檔案室歸檔，同時移交 PDF 格式的竣 工圖電子版。2.2工程管理部門職責：2.2.1工程管理部門負責可行性研究報告批復后的工 程文件材料、施工圖紙、項目管理文件和竣工驗收文件的收 集、整理、立卷和歸檔（具體歸檔范圍見附件1 ），由專人負責自檢并經部門領導審核簽字后，向信息管理處檔案室歸 檔。2.2.2工程管理部門負責控制：凡項目實行總承包的， 由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、 整理、立卷， 并提交總包單位匯總；凡由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、整理、立卷；由建設單位授權的項目監理單位負責監督、檢查并審核項目建設中文件收集整理，確保資料完整準確；由項目施工單位向

6、信息管理處檔 案室歸4 / 27檔。2.2.3工程管理部門負責控制項目監理單位收集、整 理、編制項目監理文件，并經審核、簽字確認后向信息管理 處檔案室歸檔。2.3物資供應處職責：2.3.1 物資供應處在項目建設初期將主要（或關鍵）設 備和引進設備清單提供給信息管理處檔案室，以便信息管理 處檔案室做好設備文件材料的前期控制工作。2.3.2物資供應處負責組織設備簽訂技術協議部門、 供應處、檔案室等部門參加設備開箱驗收，按合同要求審核隨 機資料，對不符合合同要求的要延遲付款直至資料合格。2.3.3物資供應處負責合同范圍內材料、 設備質量證明 文件的收集、整理，按石油化工建設工程項目交工技術文 件規定

7、（ SH/T3503-2007 ）要求完成立卷，由部門領導審 核簽字后，向信息管理處檔案室歸檔。2.4合同管理部門負責招投標文件及合同正本的收集、整理、立卷和歸檔工作（具體歸檔范圍見附件1 ），由專人負責自檢，經部門領導審核簽字后向信息管理處檔案室歸檔。2.5安全環保處負責與項目有關的安全環境申請、 批復 文件、安全評價資料、環境評價資料、試生產方案等收集、 整理、立卷和歸檔（具體歸檔范圍見附件1 ），在工程項目中間交接前，由專人負責自檢后向信息管理處檔案室歸檔。2.6生產管理處負責生產技術準備、 試生產文件、 生產考核 （標定 ）方面的資料的收集、整理、立卷和歸檔（具體歸 檔范圍見附件 1）

8、，由專人負責自檢， 經部門領導審核簽字后 向信5 / 27息管理處檔案室歸檔。2.7財務部門職責：2.7.1財務處負責收集、 積累承建項目器材供應及財務 管理形成的文件，由專人負責自檢后向信息管理處檔案室歸 檔。2.7.2對參建項目建設單位沒有按信息管理處要求移 交檔案資料的，財務部門不能予以結算資金。2.8信息管理處是滄州分公司基本建設項目文件材料 的主管部門，其主要職責：2.8.1負責宣傳、貫徹執行國家及上級有關法規和方針 政策，建立健全各項制度并組織實施；及時做好基本建設項 目文件材料的前期控制工作。2.8.2負責對項目勘察設計、工程承包或管理、工程施 工、工程監理等單位以及公司機關各有

9、關處室的文件材料的 形成、 積累、歸檔工作進行監督、檢查和指導。2.8.3負責建設項目檔案資料的審核接收工作， 確保建 設項目檔案的完整齊全、準確系統。2.8.4負責項目竣工驗收前， 組織完成項目檔案專業驗 收。2.8.5負責對歸檔的項目檔案妥善保管、 有序存放， 同 時做好檔案庫房定期檢查，確保檔案安全有效。2.8.6負責對年久破損案卷及時修補和復制， 利用檔案 保護技術，最大限度地延長檔案的使用壽命。2.8.7負責編制多種檢索工具， 便于檔案查找利用， 采 用現代數字化管理手段，充分發揮檔案信息資源的作用。6 / 272.8.8負責為公司生產、建設等各項活動提供檔案利用 服務。3管理內容與方法3.1項目竣工文件的編制3.1.1項目竣工文件要字跡清楚， 圖樣清晰， 圖表整潔， 裝訂牢固，簽字手續完備。永久、長期保存的文件不能用易 退色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、 鉛筆等)書寫、繪制。3.1.2交工技術文件由施工單位編制， 監理單位、建設 單位負責審核。交工技術文件的編制內容，執行中華人民共 和國行業標準 石油化工建設工程項目交工技術文件規定( SH/T3503-2007 )。SH/T3503-2007 標準未包括的專業， 經驗收小組確認后可采取行業、 企業標準， 或雙方協商解決。3.1.3交工技術文件的編制要與