1、第5 5章 辦公用品和設備管理CONTENTS015.1 辦公用品的管理目錄025.2 辦公設備的使用和管理5.1 5.1 辦公用品的管理辦公用品的采購與進貨采購辦公設備和用品的程序辦公設備和用品的訂購方式辦公設備和辦公用品的接收程序辦公用品的庫存保管與發放庫存控制概述登記庫存目錄物品庫存保管中應采取的措施物品的發放節約使用辦公用品的措施5.1.1 5.1.1 辦公用品的采購與進貨1.采購辦公設備和用品的程序提出購買申請審批，落實經費招標，選擇供應商簽訂供貨合同貨物入庫支付貨款價格和費用質量和交貨服務和位置安全和可靠性貨物的型號、規格、數量，約定交貨方式與付款方式等。電話訂購直接購買傳真訂購因

2、特網服務2.辦公設備和用品的訂購方式3.3.辦公設備和辦公用品的接收程序（1）先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。（2）若發現數量不對，應立即通知采購部分聯系供應商。（3）接收數量的出入也應通知采購部門，以按真實數量支付貨款。（4）接收的每一類貨物的詳情，應輸入到辦公用品庫存卡的接收項中。（5）接收后，要及時更新庫存余額。（6）將接收的貨物按照辦公用品存儲規定存放好。（7）訂立物品發放制度，確定物品發放人。5.1 5.1 辦公用品的管理辦公用品的采購與進貨采購辦公設備和用品的程序辦公設備和用品的訂購方式辦公設備和辦公用品的接收程序辦公用品的庫存保管與發放庫存控制概述登記庫存

3、目錄物品庫存保管中應采取的措施物品的發放節約使用辦公用品的措施庫存控制概述庫存控制的必要性庫存控制的作用5.1.2 5.1.2 辦公用品的庫存保管與發放5.1.2 5.1.2 辦公用品的庫存保管與發放1.庫存控制概述（1）庫存卡的內容項目單位庫存參考序號最大庫存量再訂貨量（日用量*運送時間+最小量庫存）最小量庫存日期接收發放余額庫存控制概述庫存控制的必要性庫存控制的作用5.1.2 5.1.2 辦公用品的庫存保管與發放庫存控制概述庫存控制的必要性庫存控制的作用5.1.2 5.1.2 辦公用品的庫存保管與發放3.3.庫存控制的作用01020304精確統計庫存數量并防止被盜確保所需物品的充分供應經庫

4、存物品所占的空間減到最小避免物品被破壞或因過期作廢2.2.登記庫存目錄耗材的購買在庫存卡上有記錄，非耗材（固定設備、家具等）也要記錄在庫耗材的購買在庫存卡上有記錄，非耗材（固定設備、家具等）也要記錄在庫存目錄單上，用于公司財產的審查。庫存目錄包括以下信息：存目錄單上，用于公司財產的審查。庫存目錄包括以下信息：庫存目錄系列號財產描述財產消耗供應商名稱接受日期存放位置3.3.物品庫存保管中應采取的措施（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲藏需要的面積取決于單位的大小。（2）各類物品要清楚的貼上標簽，表明類別或存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發

5、出去，保證物品不會因過時而不得不銷毀。（4）體積大、分量重的放置在最下面，以減少從架子上取物時發生事故的危險。（5）小的物品、常用的物品（如訂書針、筆）應放在較大物品的前面，以便于找到和領取。（6）儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。（7）儲藏辦公用品應有良好的照明。4.4.物品的發放(1)制作申請單(2)備案清單(3)發放物品應有下列手續(4)監視控制指定人員發放按單位的有關制度規定發放時間緊急需要物品時必須有相應的處理程序必須填寫物品申請表，并由授權人簽字批準物品申請表包括下列細節：申請表編號、申領部門、物品名稱（項目）、數量、特殊要求、發放人簽字、領取人簽字、授權批準人簽字、日期清點核實

6、發放辦公用品提醒使用部門和人員節約使用辦公用品5.5.節約使用辦公用品的措施復印機傳真機電話、移動電話計算機、打印機、網絡設備5.2 辦公設備的使用和管理5.2.1 5.2.1 復印機的使用和管理1.復印機的基本原理2.復印機的分類（1）按稿臺方式分稿臺移動式靜電復印機稿臺固定式靜電復印機（2）按主體體型區分：臺式復印機落地式復印機組合式復印機（3）按復印幅面尺寸區分大型復印機（A1以上）中型復印機（A3或A2）小型復印機（A4以及下及袖珍式、卡片式）（4）按色彩還原性能區分黑白單彩色全彩色3.3.復印機的使用靜電復印機的使用步驟送紙方式復印機的使用常識3.3.復印機的使用靜電復印機的使用步驟

7、送紙方式復印機的使用常識3.3.復印機的使用 靜電復印機的使用步驟：靜電復印機的使用步驟：(1)預熱。按下電源開關，機器開始預熱。預熱結束，復印鍵綠燈亮，就可以開始復印。標準方式：復印倍率為等倍，復印曝光量為自動，復印張數為1張。(2)放置原稿。檢查所選用的復印紙尺寸及紙張應橫放還是豎放。蓋板時要蓋嚴。(3)設定份數。將復印份數輸入控制面板中。(4)設定復印倍數。復印一般有固定縮放倍率和可調節縮放倍率兩種，可按需調節。3.3.復印機的使用 靜電復印機的使用步驟靜電復印機的使用步驟：(5)選擇復印紙尺寸。根據原稿尺寸、縮放倍率選取復印紙尺寸。(6)調節復印濃度。根據原稿紙張、字跡的色調深淺，調節

8、復印濃度，復印圖片和印刷品時一般需將濃度調淺。(7)當復印紙張較薄而底稿兩面都有字時，可在該頁背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來。當復印無法拆開的書本時，可兩頁中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中縫3.3.復印機的使用靜電復印機的使用步驟送紙方式復印機的使用常識送紙盒自動送紙手動送紙3.3.復印機的使用靜電復印機的使用步驟送紙方式復印機的使用常識（P148P148）4.4.復印機的管理復印文件資料要辦理登記審批手續，詳細填寫復印時間、保密等級、份數經辦公室主管批準簽字后送文印室復印。為確保復印機的安全運轉每天下午下班時關機，過時送來的文件將延至次日復印，急件經辦公室主管批準后，方可臨時開

9、機。不得擅自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經公司領導批準。復印機由專人保管使用其他人員不得自行開機。關閉復印機電源開關，切斷電源。不可未關閉機器開關就去插拔電源插頭，這樣容易造成機器故障。5.2.2 傳真機的使用和管理3 32 21 14 45.2.2 5.2.2 傳真機的使用和管理2.2.傳真機的操作方法（1）傳真準備調整傳真機的狀態“傳真/電話”（FAX/TEL）開關傳輸信道：9600b/s，傳輸信道質量較差選擇4800b/s或2400b/s裝紙原稿放置文件2.2.傳真機的操作方法（1）傳真準備（2）試運行l接通電源開關，觀察液晶顯示屏是否出現“準備好”(READY)，或檢查指示燈

10、亮否，若處于READY狀態或指示燈亮，則表明機器可以發送或接收。l將欲復印的原稿字面朝下放在引導板上。 l選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細”級，此檔的主掃描線密度為8線mm，副掃描線密度為77線mm。也可選擇“標準”級或“超精細”級，不管選用哪個檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。l原稿灰度調整。當原稿圖文顏色較深時，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時，就將該鍵調至“深色”位置。l最后按復印(COPY)鍵。2.2.傳真機的操作方法（1）傳真準備（2）試運行（3）發送方式（通話和不需要通話兩種情況）發送文件前不通話，操作步驟如下：發送文件前不通話，操作步驟如下：檢查機器是否處于“準

11、備好”(READY)狀態；放置好發送原稿；摘取話機手柄，撥對方號碼，并監聽對方的應答信號(長鳴聲)按啟動鍵(START)，這時發送指示燈或液晶顯示TRANSMIT”，表明機器開始送文件；掛上話機，等待發送結束并收取對方記錄報告；根據報告上的差錯情況，再進行重發，直至全部無誤為止。2.2.傳真機的操作方法發送文件前需要通話，操作步驟如下：發送文件前需要通話，操作步驟如下：檢查機器是否處于“準備好”(READY)狀態；放置好發送原稿；選擇掃描線密度和對比度；摘取話機手柄，撥對方號碼，并等待對方回答；雙方通話；通話結束后，由收方先按啟動鍵；當聽到收方的應答信號時，發方按啟動鍵，開始發送文件；掛上話機

12、，等待發送結束。若發送出現差錯，則應重發，直至收方正確接收為止。發送操作時的注意事項發送操作時的注意事項若按下“停止”(STOP)鍵時，發送馬上停止，此時不能強行抽出卡在傳真機中的原稿，只能掀開蓋板取出；在發送期間，也不允許強行抽出原稿，否則會損壞機器和原稿；當出現原稿阻塞時，要先按“停止”(STOP)鍵，然后掀開蓋板，小心取出原稿。若原稿出現破損，一定要將殘片取出，否則將影響機器的正常工作；若聽到對方的回鈴音，而聽不到機器的應答信號時，不要按啟動鍵，應打電話問明情況后再作處理。2.2.傳真機的操作方法（1）傳真準備（2）試運行（3）發送方式（通話和不需要通話兩種情況）（4）接收方式（自動接收

13、、人工接收）自動接收自動接收電話振鈴一次，機器自動啟動，液晶顯示RECEIVE”接收狀態或接收指示燈亮，表示接收開始；接收結束，液晶顯示RECEIVE消失或接收指示燈熄滅；機器自動回到“準備好”(READY)狀態。2.2.傳真機的操作方法（1）傳真準備（2）試運行（3）發送方式（通話和不需要通話兩種情況）（4）接收方式（自動接收、人工接收）人工接收，操作步驟如下：人工接收，操作步驟如下：使機器處于“準備好”(READY)狀態；當電話振鈴后，拿起話機與對方通話；通話結束，按發方要求，按啟動鍵(START)，開始接收；掛上話機；若接收處現差錯或質量不好時，可與對方聯絡，要求重發，直至滿意為止。2.2.傳真機的操作方法（1）傳真準備（2）試運行（3）發送方式（通話和不需要通話兩種情況）（4）接收方式（自動接收、人工接收）（5）“卡紙”問題定期保養。選好紙張。不選用同一包紙內厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的傳真紙；不選用邊緣有毛茬傳真紙；不選用紙毛太多傳真紙。一旦發生“卡紙”，在取紙時只