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文檔簡介

1、物業管理公司檔案管理辦法(7)物業管理公司檔案管理方法（七）第一章 總則第一條 為加強公司檔案管理工作，完整地保存和科學地管理公司檔案，充分發揮檔案在公司進展中的作用，依據國家有關檔案法律法規，結合公司實際狀況，特制定此方法。其次條 公司檔案包括公司在各項經濟活動中形成的全部檔案的總和，按保存時間分為永久保存（五十年以上）、長期保存（十六年至五十年）、和短期保存（十五年以下）。第三條 公司檔案管理遵循統一領導，集中管理的原則，由綜合部加強對公司檔案管理的領導，負責建立健全檔案工作制度，以達到檔案完整、精確、平安和有效利用的目的。其次章 檔案管理工作機構和管理員職責第四條 公司檔案管理由綜合部統

2、一領導，由業務素養過硬，喜愛公司的專職人員擔當，同時其他各部門要設置兼職的檔案管理員。第五條 檔案管理人員基本職責：一、仔細貫徹集團公司有關的檔案管理制度；二、忠于職守，嚴格執行檔案管理制度，維護檔案的完整與平安。三、負責統一管理公司全部檔案（除公司另有管理規定的特別資料外）。四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。第三章 檔案的形成第六條 歸檔文件要求書寫工整，圖樣清楚，材料完整，能精確地反映公司本次活動的真實內容和整個過程。第七條 檔案材料必需遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。第八條 檔案管理員必需按集團公司檔案管理的有

3、關制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。第九條 各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要準時歸檔。第十條 各項經濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必需完成歸檔，公司檔案管理員要督促各部門執行。第四章 檔案管理第十一條 公司檔案管理員必需對公司各部門移交的檔案按規定進行分類：一、依據集團公司檔案分類編號的有關規定進行檔案分類編號，并要求保持肯定的穩定性，不得隨便改動。二、分類和編號要遵循材料的形成規律，要求為檔案的保管和利用供應便利。三、公司各項經濟活動、技術性及財務等管理性文件，要按其文件內容分別歸入各類檔案中統一編號。第十二條 公司綜合部要依據需要編制案卷總名目、全引名目、專題名

4、目、分案名目、底圖名目等不同形式的檢索工具，并且進行檔案著錄工作，便于查找利用。第十三條 檔案保管要求：一、對底圖保管必需實行平放或卷放，不允許折疊保管。二、聲像檔案要統一分類編號，單獨存放。三、實物檔案要統一編號集中保管。第十四條 經鑒定需要銷毀的檔案，要編制銷毀清冊，經批準后指派專人負責監銷，并由監銷人員在銷毀清冊上簽字。第五章 移交和利用第十五條 公司檔案室要按集團公司檔案有關規定準時向集團檔案室移交有關檔案。第十六條 公司檔案應簡化借閱程序，做到科學而不繁瑣，利于公司員工查閱檔案。第十七條 公司檔案原則上不借出，若特別狀況，須由檔案主管領導簽字，并進行登記，但不得超出三天。第十八條 公司檔案原則上不外借，僅供內部參閱。若狀況特別，經主

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