1、辦公自動(dòng)化概述 學(xué)習(xí)目的與要求學(xué)習(xí)目的與要求 辦公自動(dòng)化（OA，OfficeAutomation），是70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇的背景下，發(fā)展起來(lái)的一門綜合性學(xué)科。目前辦公自動(dòng)化還沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格統(tǒng)一的定義，其內(nèi)涵通常是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，結(jié)合現(xiàn)代通訊技術(shù)，使部分或全部辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)借助于各種現(xiàn)代設(shè)備并由這些設(shè)備和辦公人員構(gòu)成一個(gè)對(duì)文件處理、信息管理和日常事務(wù)等進(jìn)行自動(dòng)化管理的系統(tǒng)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對(duì)一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。通過(guò)學(xué)習(xí)本章，學(xué)生可以了解OA概念、OA的發(fā)展，從而較全面地了解OA

2、系統(tǒng)。1編輯文檔的功能。2文檔版式編排的功能。3使用模板格式化文檔。 4表格的使用。5文檔的智能檢查功能。1方便快捷的數(shù)據(jù)錄入。 通過(guò)制作一張電子表格，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的錄入，而且在錄入的過(guò)程中還可以靈活的插入數(shù)據(jù)行或列、對(duì)有規(guī)律的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成、根據(jù)函數(shù)生成特定的基于數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)、自動(dòng)計(jì)數(shù)等功能。2根據(jù)數(shù)據(jù)快速生成相關(guān)圖形或表。 為了更好的表達(dá)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果，我們往往使用圖形或者圖表。對(duì)于一個(gè)錄入完畢的電子表格，我們可以根據(jù)電子表格強(qiáng)大的內(nèi)嵌功能進(jìn)行圖形或者圖表的生成，可以自由的選擇模板進(jìn)行生成相關(guān)圖形或圖表，而且當(dāng)表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，圖形或圖表也會(huì)根據(jù)新的數(shù)據(jù)發(fā)生相應(yīng)的變化，有利于

3、數(shù)據(jù)更新。3強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。 除了對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)外，電子表格中還專門針對(duì)企業(yè)的日常需要設(shè)計(jì)了各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的方法，通過(guò)使用這些統(tǒng)計(jì)方法，用戶可以很方便的制作出工作使用的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)文件。 語(yǔ)音處理技術(shù)是是計(jì)算機(jī)應(yīng)用人工智能技術(shù)將人的語(yǔ)音自動(dòng)轉(zhuǎn)換為文字和指令、使計(jì)算機(jī)具備聽覺(jué)功能的技術(shù)方法。OA里語(yǔ)音處理功能主要包括以下兩個(gè)部分：1語(yǔ)音合成。語(yǔ)音合成技術(shù)是計(jì)算機(jī)模仿人的語(yǔ)音生成過(guò)程，使計(jì)算機(jī)控制音響設(shè)備合成人工語(yǔ)音。2語(yǔ)音識(shí)別。語(yǔ)音識(shí)別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用人工智能技術(shù)將人的語(yǔ)音自動(dòng)轉(zhuǎn)換為文字和指令、使計(jì)算機(jī)具備聽覺(jué)功能的技術(shù)方法。語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)可以通過(guò)發(fā)音方式，發(fā)音時(shí)的孤立詞、連結(jié)詞或自然語(yǔ)言的

4、連續(xù)語(yǔ)音等對(duì)語(yǔ)音進(jìn)行識(shí)別。其可識(shí)別字符的范圍分為大、中、小不同類型；適用對(duì)象，分為特定人和非特定人系統(tǒng)。1圖形和圖像的輸入。圖形和圖像的輸入。圖形和圖像的輸入功能是處理功能的基礎(chǔ)。圖形和圖像輸入的方式有很多種。最常見(jiàn)的圖形輸入方式有：鼠標(biāo)器、數(shù)字化圖形板、掃描儀等。常見(jiàn)的圖像輸入方式有：掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等。2圖形和圖像的存儲(chǔ)和編輯。圖形和圖像的存儲(chǔ)和編輯。圖形和圖像的存儲(chǔ)是把經(jīng)過(guò)設(shè)備輸入的圖形或者圖像存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的特殊位置，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)后就可以對(duì)圖形或者圖像進(jìn)行編輯，編輯包括圖像大小的剪裁、色調(diào)的調(diào)整、格式的轉(zhuǎn)化等。3圖形和圖像的輸出。圖形和圖像的輸出。把圖形或者圖像在計(jì)算機(jī)中經(jīng)過(guò)一系列的處理

5、，需要對(duì)它們進(jìn)行輸出到終端，常見(jiàn)圖形或圖像的輸出方式有打印機(jī)等。 OAOA系統(tǒng)的通信功能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的通信功能夠?qū)崿F(xiàn)OAOA系統(tǒng)的各個(gè)部門真正的進(jìn)行即時(shí)協(xié)同工系統(tǒng)的各個(gè)部門真正的進(jìn)行即時(shí)協(xié)同工作，和傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)相比，可以大大提高辦公效率，作，和傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)相比，可以大大提高辦公效率，OAOA的通信的功能的通信的功能主要包括以下幾個(gè)方面：主要包括以下幾個(gè)方面： 1即時(shí)提醒 2遠(yuǎn)程通信 3遠(yuǎn)程監(jiān)控 4屏幕互換在任何企事業(yè)單位文件處理都是一項(xiàng)重要工作，其特點(diǎn)是繁瑣、工作量大而且對(duì)文件有不同的保密級(jí)別要求，責(zé)任重大。然而傳統(tǒng)手工的文件處理效率低、耗材大并且占用工作人員大量的時(shí)間用于分發(fā)、追蹤和催辦等

6、工作。隨著辦公自動(dòng)化和遠(yuǎn)程辦公的要求，傳統(tǒng)方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了工作的需要，OA系統(tǒng)的文件處理系統(tǒng)真正的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，大大提高工作效率，主要功能有以下兩個(gè)方面：1資源共享。資源共享。利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)可以使內(nèi)部成員方便的共享文件，經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶可以快速的訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)獲取文件。2文件處理流程系統(tǒng)化。文件處理流程系統(tǒng)化。在傳統(tǒng)的文件處理流程種，需要經(jīng)過(guò)專門的人員去分發(fā)或崔辦文件的處理，而在OA的文件處理系統(tǒng)中，可以通過(guò)基于OA網(wǎng)絡(luò)的文件處理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的流暢流程，大大縮減了文件處理的時(shí)間。工作日程管理是單位或公司對(duì)某個(gè)部門或個(gè)人的工作規(guī)劃，是一個(gè)企業(yè)和單位工作中的重要部分。OA中的日程管理主要包括：1部門日程管理2職員日程管理3工作進(jìn)程管理4工作周報(bào)5工作月報(bào)行文辦理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要組成