1、項目項目2 訂單處理作業實務訂單處理作業實務訂單處理概述訂單處理概述訂單處理流程訂單處理流程*一、訂單處理概述一、訂單處理概述* 所謂訂單處理是指由接到客戶訂貨開始至準備所謂訂單處理是指由接到客戶訂貨開始至準備著手間或之間的作業階段，通常包含訂單資料的確著手間或之間的作業階段，通常包含訂單資料的確認、存貨查詢及單據處理等內容。認、存貨查詢及單據處理等內容。 處理方式：處理方式： 人工處理人工處理-彈性比較大，適合批量較小的訂單；彈性比較大，適合批量較小的訂單； 計算機化處理計算機化處理-機械化，速度快、成本低，適合機械化，速度快、成本低，適合批量大的訂單。批量大的訂單。1 訂單處理的概念訂單處

2、理的概念* 1 1）訂單是整個物流作業的開端；）訂單是整個物流作業的開端； 2 2） 訂單是整個信息流的開端。訂單是整個信息流的開端。2 訂單處理的意義訂單處理的意義3 訂單處理的基本原則訂單處理的基本原則1 1）要使訂單產生信賴）要使訂單產生信賴2 2）盡量縮短訂貨周期，提高用戶的滿意度）盡量縮短訂貨周期，提高用戶的滿意度3 3）提供緊急訂貨）提供緊急訂貨4 4）減少缺貨現象）減少缺貨現象*5 5）不忽略小客戶）不忽略小客戶6 6）裝配力求完整）裝配力求完整7 7）提供對客戶有利的包裝）提供對客戶有利的包裝8 8）要隨時提供訂單處理的情況）要隨時提供訂單處理的情況4 影響訂單處理效率的關鍵因

3、素影響訂單處理效率的關鍵因素1 1）時間）時間2 2）準確性）準確性3 3）成本）成本4 4）信息）信息*二、訂單處理流程二、訂單處理流程 通常包括用戶訂單的接受、存貨查詢、存貨通常包括用戶訂單的接受、存貨查詢、存貨分配、訂單處理資料輸出、訂單異常變動處理等分配、訂單處理資料輸出、訂單異常變動處理等各項作業內容。各項作業內容。* 1）檢查訂單是否全部有效，即信息是否完全準確。 2）信用部門審查客戶的信譽。 3）市場銷售部門把銷售額記入有關銷售人員的賬下。 4）會計部門記錄有關的賬務。 5）庫存管理部門選擇和通知距離客戶最近的倉庫分揀客戶訂貨、包裝備運，并及時登記公司的庫存控制總賬，扣減庫存。同

4、時將貨物及托運單送交運輸商。 6）運輸部門安排貨物運輸，將貨物從倉庫發運至收貨地點，同時完成收貨確認，即簽收。配送中心在訂單處理完成后，將發貨單寄給客戶，一般也由信息網絡完成。配送中心收到客戶訂單后，進行訂單處理的主要內配送中心收到客戶訂單后，進行訂單處理的主要內容如下：容如下：*1 1 接受訂單接受訂單接單方式接單方式 1、傳統訂貨方式、傳統訂貨方式 廠商鋪貨廠商鋪貨 廠商巡貨，隔日送貨廠商巡貨，隔日送貨 電話口頭訂貨電話口頭訂貨 傳真訂貨傳真訂貨 郵寄訂單郵寄訂單 零售商自行取貨零售商自行取貨 業務員跑單接貨業務員跑單接貨* 不管利用何種方式訂貨、取貨，訂貨資料皆需記不管利用何種方式訂貨、

5、取貨，訂貨資料皆需記錄、建文件，上述這些訂貨方式皆需人工輸入資料而且錄、建文件，上述這些訂貨方式皆需人工輸入資料而且經常經常重復輸入、傳票重復謄寫重復輸入、傳票重復謄寫，并且在輸入輸出間常造，并且在輸入輸出間常造成成時間耽誤及產生錯誤時間耽誤及產生錯誤。尤其現在零售商高頻度的訂貨。尤其現在零售商高頻度的訂貨且要求快速配送，傳統訂貨方式已無法應付這種需求，且要求快速配送，傳統訂貨方式已無法應付這種需求，這使得新的訂貨方式這使得新的訂貨方式電子訂貨因應而生。電子訂貨因應而生。電話口頭訂貨電話口頭訂貨傳真訂貨傳真訂貨廠商巡貨，隔日送貨廠商巡貨，隔日送貨廠商鋪貨廠商鋪貨郵寄訂單郵寄訂單零售商自行取貨零

6、售商自行取貨客戶下單填寫訂單資料電腦電腦輸入單據*2 2、電子訂貨、電子訂貨 電子訂貨系統電子訂貨系統(EOSElectronic Order System)(EOSElectronic Order System)：以采用：以采用電子資料交換方式取代傳統商業下單、接單動作的自動化電子資料交換方式取代傳統商業下單、接單動作的自動化訂貨系統。訂貨系統。 電子訂貨法電子訂貨法(1) (1) 訂貨薄或貨架標簽配合手持終端機訂貨薄或貨架標簽配合手持終端機(H.THandy (H.THandy Terminal)Terminal)及掃描器及掃描器(2) POS (Point of Sale)(2) POS

7、 (Point of Sale)(3) (3) 訂貨應用系統訂貨應用系統*3 3 電子的效益電子的效益零售業：零售業： 快速、正確、簡便的下單快速、正確、簡便的下單 商品庫存的適量化，多樣、商品庫存的適量化，多樣、少量、高頻度訂貨少量、高頻度訂貨 縮短交貨時間縮短交貨時間 降低庫存降低庫存 減少因交貨錯誤所造成的缺減少因交貨錯誤所造成的缺貨貨 減輕進貨檢驗作業減輕進貨檢驗作業供應商：供應商： 簡化接單作業、縮短接簡化接單作業、縮短接單時間、減少人工處理單時間、減少人工處理錯誤錯誤快速、正確、快速、正確、簡便的接單簡便的接單 減少退貨處理作業減少退貨處理作業 滿足客戶多樣、少量、滿足客戶多樣、少

8、量、高頻度訂貨高頻度訂貨 縮短交貨的前置時間縮短交貨的前置時間電子訂貨方式 企業內的電子訂貨較先進的作法是總公司透過通信線路將訂貨資料傳給供應商，不過無法直接進入對較先進的作法是總公司透過通信線路將訂貨資料傳給供應商，不過無法直接進入對方的應用系統（訂單處理系統），彼此的資料格式、代碼、電腦型號不同的因素，方的應用系統（訂單處理系統），彼此的資料格式、代碼、電腦型號不同的因素，往往使得彼此間的資料無法直接傳送。往往使得彼此間的資料無法直接傳送。*訂單交易形態訂單交易形態 在接受訂貨業務的過程中，按交易形態的不同可以分為多種訂單，而不同的訂單有不同的處理方式，即配送中心應針對不同種類的訂單采用不

9、同的處理流程和方法。* 1一般訂單 對于一般訂單，接單后將訂單信息輸入訂單處理系統，按正常的訂單處理程序進行處理，數據處理完后進行揀貨、出貨、配送及定期的收款結賬等作業。 2現銷式訂單 現銷式訂單是指與客戶當場直接交易、直接給貨的訂單。輸入訂單資料后，由于物品已經交付給客戶，所以訂單資料不需再參與揀貨、出貨和配送等作業，只需記錄交易資料，以便收取應收款項；或現場將貨款結清，返回配送中心后進行入賬處理。此種方式下，出入庫貨品的檢查與核對非常重要。* 3 3間接訂單間接訂單 間接訂單是指接單后，將客戶的出貨資料傳給供應商，由間接訂單是指接單后，將客戶的出貨資料傳給供應商，由供應商負責按訂單出貨。其

10、中需要注意的是，客戶送貨單供應商負責按訂單出貨。其中需要注意的是，客戶送貨單是自行制作或委托供應商制作的，配送中心的管理信息系是自行制作或委托供應商制作的，配送中心的管理信息系統要記錄所有相關單據的信息，以便保證進行市場預測時統要記錄所有相關單據的信息，以便保證進行市場預測時所依據數據的準確性。所依據數據的準確性。 4 4合約式訂單合約式訂單 合約式訂單是指與客戶簽訂長期配送契約而產生的訂單，合約式訂單是指與客戶簽訂長期配送契約而產生的訂單，例如，在一定時期內定時配送某種物品。到約定的送貨日例如，在一定時期內定時配送某種物品。到約定的送貨日時，將該筆業務的資料輸入系統處理，以便出貨配送；或時，

11、將該筆業務的資料輸入系統處理，以便出貨配送；或在最初便輸入合約內容的訂貨資料，并設定各批次的送貨在最初便輸入合約內容的訂貨資料，并設定各批次的送貨時間，以便在約定日期系統自動產生需要送貨的訂單資料時間，以便在約定日期系統自動產生需要送貨的訂單資料。* 5 5寄存式訂單寄存式訂單 寄存式訂單是指客戶因促銷、降價等市場因素預先訂購某寄存式訂單是指客戶因促銷、降價等市場因素預先訂購某種物品，然后視需要再決定出貨時間的訂單。當客戶要求種物品，然后視需要再決定出貨時間的訂單。當客戶要求配送寄存物品時，系統應核實客戶是否有此項物品寄存，配送寄存物品時，系統應核實客戶是否有此項物品寄存，若有，則進行此項物品

12、的出庫作業，并且相應地扣除該物若有，則進行此項物品的出庫作業，并且相應地扣除該物品的寄存量。而物品的交易價格是依據客戶當初訂購時所品的寄存量。而物品的交易價格是依據客戶當初訂購時所確定的單價來計算的。確定的單價來計算的。 6 6兌換券訂單兌換券訂單 兌換券訂單是指客戶用兌換券兌換商品，于配送出貨時所兌換券訂單是指客戶用兌換券兌換商品，于配送出貨時所產生的訂單。將客戶用兌換券所兌換的商品配送給客戶時產生的訂單。將客戶用兌換券所兌換的商品配送給客戶時，系統應核查客戶是否確實有此兌換券的回收資料，若有，系統應核查客戶是否確實有此兌換券的回收資料，若有，依據所兌換券所指定的商品及兌換條件予以出貨，并扣

13、，依據所兌換券所指定的商品及兌換條件予以出貨，并扣除客戶兌換券回收資料。除客戶兌換券回收資料。*配送的功能（作用）配送的功能（作用）被稱作被稱作“最后一公里的運輸最后一公里的運輸” 消除交叉輸送消除交叉輸送完善運輸系統完善運輸系統簡化手續，方便用戶簡化手續，方便用戶實現實現低庫存低庫存或或零庫存零庫存提高末端提高末端物流的經濟效益物流的經濟效益提高供應提高供應保障程度保障程度二、配送中心二、配送中心*1.1.什么是配送中心？什么是配送中心？q 配送中心是專業從事貨物配送活動的物流場所和經濟組織配送中心是專業從事貨物配送活動的物流場所和經濟組織，是集加工、理貨、送貨等多種職能于一體的多功能、集，

14、是集加工、理貨、送貨等多種職能于一體的多功能、集約化的物流據點。約化的物流據點。q 其實質是集貨中心、分貨中心和流通加工中心為一體的現其實質是集貨中心、分貨中心和流通加工中心為一體的現代化的物流基地。代化的物流基地。*配送中心應基本符合下列要求：配送中心應基本符合下列要求：a)a)主要為特定客戶或末端客戶提供服務；主要為特定客戶或末端客戶提供服務；b)b)配送功能健全；配送功能健全；c)c)輻射范圍小；輻射范圍小；d)d)多品種、小批量、多批次、短周期多品種、小批量、多批次、短周期*配送中心的作用配送中心的作用q從供應商和廠商的角度分析從供應商和廠商的角度分析使物流成本得到控制實現庫存集約化通

15、過提高顧客服務水平，促進產品銷售有利于把握銷售信息有利于實現商物分離q從需求方的角度分析降低進貨成本改善店鋪的庫存水平減少顛仆的采購、驗收、入庫等費用減少交易費用，降低物流整體成本；促進信息溝通*配送網絡結構q集中型 q分散型q多層次幾種典型的配送網絡 q工業生產資料配送網絡 中海物流配送中心配送 幾種典型的配送網絡q生活消費品配送網絡 巴里勒的配送網絡結構 幾種典型的配送網絡q包裹快遞配送網絡 日本宅急便配送網絡 配送中心的功能配送中心的功能*功能備貨儲存揀選流通加工分揀配裝配送信息處理配送中心的設施配送中心的設施*1 1 信息中心信息中心q 信息系統起著中樞神經中樞神經的作用 2 2 倉庫

16、倉庫*管理區管理區進貨區進貨區理貨區理貨區儲存區儲存區加工區加工區分分 揀揀 配配 貨貨區區發貨區發貨區退退 貨貨 處處 理理區區廢廢 棄棄 物物 處處理區理區設設 備備 存存 放放及維護區及維護區*構成要素功能區域物流設備信息系統輔助設備*（三）配送中心的分類（三）配送中心的分類1按配送中心的設立者分類 制造商配送中心批發商配送中心零售商配送中心專業物流配送中心2按服務范圍分類 城市配送中心區域配送中心3按配送中心的功能分類儲存型配送中心流通型配送中心加工型配送中心4按配送貨物的屬性分類 根據配送貨物的屬性，可將配送中心分為食品配送中心、日用品配送中心、醫藥品配送中心、化妝品配送中心、家電配送中心、電子產品配送中心、書籍產品配送