1、第二章 職務（工作）分析與職務管理第一節 職務（工作）分析的基本概念與術語眾所周知，企業的生產經營目標是靠有組織的生產經營活動來實現的，而生產經營活動又是通過具體的工作來完成的。因此，人力資源管理者首先要完成的工作就是根據企業的生產經營目標設計工作，對每項工作的內容進行清楚準確的描述，對工作的職責、權力、隸屬關系、工作條件進行具體說明，并對完成該工作所需要的行為、條件、人員提出具體的要求。這些都屬于職務分析或工作分析。工作分析是人力資源開發與管理中必不可少的環節，與人力資源管理的五大功能（獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發）有著密切聯系。一、職務（工作）分析的基本含義職務分析（job/t

2、ask analysis），亦稱職位分析、工作分析或崗位分析，是指對職位信息進行收集、整理、分析與綜合的過程，以確定這些職位的性質任務、職責權限、崗位關系、勞動條件和環境，以及員工承擔該職位任務應具備的資格條件。工作分析包括兩個方面的活動內容：一是工作描述，即對組織內各職位的工作內容和承擔的工作職責進行界定；二是工作(任職)要求，即確定各職位所需要人員的任職資格，如學歷、專業、年齡、技能、工作經驗、工作能力以及工作態度等。工作分析的結果一般體現為職位說明書。人大版教材(2011第三版)的觀點：職位分析是指了解組織內一種職位并以一種格式把與這種職位有關的信息描述出來，從而使其他人了解這種職位的過

3、程。具體說，職位分析就是要為管理活動提供與工作有關的各種信息，這些信息可以用6個W和1個H加以概括：Who，誰來完成這些工作？What,這一職位具體的工作內容是什么？When,工作的時間安排是什么？Where,這些工作在哪里進行？Why,從事這些工作的目的是什么？For who,這些工作的服務對象是誰？How,如何來完成這些工作(方法與手段)。職位分析的結果是形成職位描述和職位規范。其中職位描述是以書面敘述的方法來說明工作職位需要從事的活動，以及工作中所使用的設備和工作條件的信息，而職位規范(或工作要求、職務要求)則用來說明承擔這項工作的員工所必須具有的特定技能、工作知識、能力以及其他身體和個

4、人特征的最低要求。二、職務(工作)分析的內容工作分析的內容包括兩個方面：一是確定工作的具體特征；二是找出工作職位對任職人員的各種要求。前者稱為工作描述，后者稱為工作要求。（一）工作描述工作描述就是確定工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內容：1.工作名稱。指組織對從事一定工作活動所規定的工作名稱或工作代號，以便于對各種工作進行識別、登記、分類以及確定組織內外的各種工作關系。工作名稱應當簡明扼要，力求做到能標識工作的責任及在組織中所屬的地位或部門。如大型企業的財務部有現金出納和銀行存款出納。2.工作活動和工作程序。它是工作描述的主體部分，必須詳細描述，列出所需的內容。包括所要完成的工作任務與負擔

5、的責任；執行任務時所需要的條件，如使用的原材料和機器設備；工作流程與規范；與其他人的正式工作關系；接受監督以及進行監督的性質和內容等。3.工作條件和物理環境。包括正常的溫度、適當的光照度、通風設備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。4.社會環境。包括工作群體中的人數及相互關系，工作群體中每個人的個人資料，如年齡、性別、品格等；完成工作所要求的人際交往的數量和程度；與各部門之間的關系；工作點內外的公益服務、文化設施、社會習俗等等。5.聘用條件。主要描述工作人員在正式組織中的有關工作安置、薪酬等方面的情況。包括工作時數、薪酬數額、薪酬結構、支付薪酬的方法、福利待遇、該項工作在組織中的正式位置

6、、晉升的機會、工作的季節性、進修機會等等。（二）工作要求（任職要求或任職說明）說明擔任某項職務或工作的人員必須具備的生理要求和心理要求。主要包括以下三個方面1.一般要求：包括年齡、性別、學歷、工作經驗；2.生理要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度；3.心理要求：包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學習能力、解決問題能力、數學計算能力、語言表達能力、決策能力、領導能力、交際能力，也包括性格、氣質、興趣、愛好、態度、創造性、事業心、合作性等等。第二節 工作（職務）分析的作用一、工作分析是制訂人力資源計劃的基礎組織內的任何的工作職務都是根據組織的需要來設置的，工作分

7、析就是要根據組織的需要，將影響工作的因素逐一列舉分析，首先決定組織中需要設置哪些工作,其次再決定每項工作所需的人力.另外，通過工作分析，可以說明各職位的職責和職位間的關系，將相近的工作歸類，合理安排，提高個人和部門的工作效率及協調性。同時，通過工作分析，可以詳細說明各個職位的特點和要求，為組織結構和組織設計奠定堅實的基礎。二、 工作分析有助于選拔和任用合格人員通過工作分析能夠明確地規定各項工作的近期和遠期目標，規定各項工作的要求、責任，掌握工作任務靜態、動態的特點，提出任職人員的心理、生理、技能、知識和品格要求。在此基礎上確定任用標準,通過素質測評，選拔和任用符合工作需要和工作要求的合格人員。

8、三、根據工作分析資料制定出培訓計劃，可以有效提高各種培訓活動的效率通過工作分析明確了從事某項工作所應具備的技能、知識和其他各種素質條件。因此可以按照工作分析的結果，設計和制定培訓方案，根據實際工作需要和參加人員的不同情況有區別、有針對性地對員工進行培訓、開發。另外，通過工作分析可以使每個員工明確其工作責任與要求，并根據自身的素質與能力，為實現工作目標而努力，即做到人盡其用。四、工作分析可以為績效評估提供標準和依據通過工作分析，明確了工作規范與要求，明確了任職要求，因而對員工的績效評估就有了客觀的依據。五、工作分析有助于實現公平報酬通過工作分析，明確了工作的責任和工作的重要程度，即工作的相對價值

9、得到明確，以此為依據制定的薪資水平容易實現組織內及組織間報酬的相對公平。六、工作分析是實現人力資源調控的基本保障由于工作分析的結果之一-工作要求（任職說明）對任職資格與要求作出了明確的說明，使得組織對員工的晉升、調配、解雇也有了客觀的標準，組織根據這些客觀的標準與員工的個人能力、素質與績效進行對比分析，作出晉升、調配、解雇等決策。第三節進行工作分析需要注意的問題工作分析的步驟工作分析是對工作的一個全面的分析評價過程，也是一項技術性很強的工作，不僅需要周密的準備，同時還需要具有與組織人事管理活動相匹配的科學的、合理的操作程序。工作分析通常依照以下程序進行。（一） 準備階段：主要任務是了解情況，確

10、定樣本，建立關系，組成工作小組。具體工作如下：1、建立工作分析小組并賦予相應權限。人員包括工作分析專家、個別崗位在職人員及上級職能主管。2、明確工作分析的目的、方法、步驟。3、選擇具有代表性、典型性的調查和分析對象樣本。4、利用現有文件與資料(如崗位責任制、工作日記等)對工作的主要任務、主要責任、工作流程進行分析梳理。5、提出原來的任職說明書主要條款存在的不清楚、模棱兩可的問題，或對新崗位任職說明提出擬解決的主要問題。（二）調查階段（信息搜集階段）：主要任務是對整個工作過程、工作環境、工作內容和工作人員等主要方面作一個全面的調查，具體工作如下：1.編制各種調查問卷和調查提綱。2.到工作場地進行

11、現場觀察，觀察工作流程，記錄關鍵事件，調查工作必需的工具與設備，考察工作的物理環境與社會環境。3.對主管人員、在職人員廣泛進行問卷調查，并與主管人員、“典型員工”進行面談，收集有關工作的特征以及需要的各種信息，征求改進意見，注意做好面談記錄，注意面談的方式與方法。4.若有必要，工作分析人員可直接參與要調查的工作，或通過實驗的方法分析各因素對工作的影響。（三）分析階段：該階段的主要任務是對有關工作特征和工作人員特征的調查結果進行深入全面的總結分析。具體包括：1.仔細審核、整理獲得的各種信息。包括工作名稱、雇用人員數目、工作單位、職責、工作知識、智力要求、熟練及精確度、機械設備工具、經驗、教育與訓

12、練、身體要求、工作環境、工作關系、工作時間與輪班、工作人員特性等。2.創造性地分析、發現有關工作和工作人員的關鍵成分。3.歸納、總結出工作分析的必需材料和要素。（四）完成階段。任務就是根據工作分析規范和信息編制“任職說明書”。第四節工作分析的基本方法一、工作實踐法(注意適用的范圍)是指工作分析人員親自從事所需要研究的工作，由此掌握工作要求的第一手資料。其優點是可以準確地了解工作的實際任務和在體力、環境、社會方面的要求，適用于那些短期內可以掌握的工作。其缺點是不適用于需要進行大量訓練和危險的工作。二、直接(現場)觀察法是指在工作現場運用感覺器官或其他工具，觀察員工的工作過程、行為、內容、特點、性

13、質、工具、環境等，并用文字或圖表形式記錄下來，然后進行分析與歸納總結。運用這種方法時需要遵循的原則：第一，所觀察的員工的工作應相對穩定;第二，適用于大量標準化的、周期較短的以體力活動為主的工作，第三，要注意工作行為為樣本的代表性，有時，有些行為在觀察過程中可能未表現出來；第四，觀察人員盡可能不要引起被觀察者的注意，不應干擾觀察者的工作；第五，觀察前要有詳細的觀察提綱和行為標準。三、面談法與工作的承擔者面談是收集工作分析信息的一種有效方法。通過與工作者面談來了解工作的內容、職責、任務及承擔工作的人員的素質、能力要求等。在應用面談法時，一般也是以標準的格式記錄，目的是使問題和回答限制在與工作直接有

14、關的范圍內；而且標準格式也便于比較不同員工的反應。面談法的種類包括個別員工面談法、集體員工面談法和主管面談法。個別員工面談法適用于各個員工的工作有明顯差別，工作分析的時間又比較充分的情況。集體面談法適用于多名員工從事同樣工作情況。主管面談法是指同一個或多個主管面談，因為主管對于工作內容有相當的了解。主管面談法能夠減少工作分析的時間。面談法的優點是能夠簡便而迅速地收集工作分析資料，適用面廣。由任職者親口講出工作內容，具體準確。工作者自身有長期的工作體會，因此這種方法可以使工作分析人員了解短期的直接觀察不容易發現的情況,有助于管理者發現被忽視的問題。面談法的缺點是工作分析經常會成為調整薪酬的序幕，

15、因為員工容易把工作分析看作是變相的績效考核，而夸大其承擔的責任和工作的難度，這就容易引起工作分析資料的失真和扭曲。工作者可能不信任工作分析人員，也可能懷疑其動機。同時，分析人員的問題也可能會因不解明確或不夠準確而造成誤解。因此，面談方法不應該作為工作分析的唯一方法。四、問卷調查法問卷調查法也稱問卷法，它是調查者運用統一設計的問卷向被選取的調查對象了解情況或征詢意見的調查方法。問卷調查是一種簡便快捷的獲取信息的方法。分析人員把標準化問卷發給員工，員工通過填寫問卷來描述其工作中所包括的任務、職責、環境特征等方面的信息。問卷調查是以書面提出問題的方式搜集資料的一種調查方法。問卷調查的最大優點在于它能

16、夠快速高效地從一群員工中獲取大量的關于工作的信息，尤其對于規模很大的組織來講，它顯然是一種非常有效的方法。但是，采用問卷調查也有其不足之處，主要表現在：一方面，設計一個好的調查問卷需要花費很多的時間和精力，尤其要確保員工能夠明白每一個問題的意思是什么。另一方面，有時員工因為缺乏表達能力，以至于對工作的描述不夠全面，也不夠準確，甚至一些員工可能會夸大其任務的重要性，從而影響問卷調查的效果。五、工作日志法。工作日志法又稱工作寫實法。要求被調查研究職位上的工作人員將工作時間內所有的活動和行為按照時間順序如實記錄下來，累計到必要的時間量，作為工作分析的對象。或者說：工作日志法，是由任職者按時間順序，詳

17、細記錄自己在一段時間內的工作內容與工作過程，經過歸納、分析，達到工作分析的目的的一種工作分析方法不同的工作分析目的，需要設計不同的“工作日志”格式，這種格式通常以一套特定表格來體現。通過填寫表格，提供有關工作的內容、程序和方法，工作的職責和權限，工作關系以及所需時間等信息。六、關鍵事件記錄法關鍵事件是指使工作成功或失敗的行為特征或事件。關鍵事件記錄法要求管理人員、員工或熟悉其他工作的員工，記錄工作行為中的關鍵事件。關鍵事件記錄包括以下幾個方面：導致事件發生的原因和背景；員工特別有效或多余的行為；關鍵行為的后果；員工自己能否支配或控制上述后果。在大量收集這些關鍵事件以后，再對它們進行分類，總結出

18、該工作的關鍵特征和行為要求。關鍵事件記錄既能獲得有著工作原靜態信息，也能獲得工作的動態信息。七、職務分析問卷法（Position Analysis Questionnaire ,縮寫為PAQ）職務分析問卷是一種典型的人員定向問卷法，是一種以人為中心的工作分析方法，是美國普渡大學麥考密克等人的研究成果。這種方法是一種結構化的、定量化的工作分析法，共有187項工作元素、7個與薪資有關的問題。類別內容例子工作元素數目信息輸入員工在工作中從何處得到信息？如何得到？如何獲得文字和視覺信息？35思考過程在工作中如何推理、決策、規劃？信息如何處理？解決問題的推理難度14工作產出工作需要哪些體能活動？需要哪些

19、工具與儀器設備？使用鍵盤儀器、裝配線49人際關系工作中與哪些有關人員有關系？私情他人或與公眾、顧客接觸36工作環境工作中物理環境與社會環境是什么？是否在高溫環境或與內部其他人員沖突的環境下工作19其他特征與工作相關的其他的活動、條件或特征是什么？工作時間安排、報酬方法、職務要求37對每個工作元素都要有六個標準之一進行衡量：使用程度；對工作的重要程度；工作所需的時間；發生的概率；適用性；其他。用這六個方面的工作元素與六個試題標準，就可以決定一職務在溝通、決策、社會責任、熟練工作的績效、體能活動及相關的條件這五個方面的性質。根據這五個方面的性質，工作與工作之間就可相互比較和劃分工作族。而工作族則可

20、可用于人員配備，可用于工作描述與任職說明。八、管理職位描述問卷這是一種常用的工作定向問卷方法，即它是一種以工作為中心的工作分析方法。它是對管理者的工作進行定量化測試的方法，涉及管理者所關心的問題、所承擔的責任、所受的限制以及管理者的工作所具備的各種特征共197項問題。這197項問題被劃分為13類工作要素：（1）產品、市場與財務規劃；（2）與其他組織與人員的協調；（3）組織內部管理控制；（4）組織的產品與服務責任；（5）公眾與顧客的關系；（6）高級咨詢；（7）行為的自治；（8）財務委托的認可；（9）員工服務；（10）員工監督；（11）工作的復雜性與壓力；（12）高層財務管理責任；（13）海外員工

21、人事管理責任。MPAQ適用于不同組織內管理層次以上職位的分析，它為員工從事管理工作所需的培訓提供了依據了，為正確評價管理工作提供了依據，為工作族的建立奠定了基礎，也為管理工作在工作族中歸類提供了依據，同時為報償管理、員工的選拔程序與績效評估表的制定建立了基礎。九、職能職位分析法(functional job analysis) 功能性職務分析即職能工作分析法，是一種以工作為中心的分析方法。美國勞工部提出一種成為工作者功能的職務分析（Functional Job Analysis）作為職務分析程序的一個階段。在工作分析實踐中被普遍應用。工作者功能是指那些確定工作者與信息、人和事之間關系的活動。這

22、些活動如下表：首先用一組代表“員工功能”的基本活動來描述一名員工事實上能對信息、人、事情做些什么。需要指出的是，每一項工作者功能都被賦予不同的重要程度等級。每一項功能的分佰越低(高)，其復雜性越高(低)。事實上，員工所承擔的每一項任務，都將被根據與信息、人、事情的關系來進行分析。最后，這三項得分的總和就成為此項工作的等級劃分基礎，這是工作承擔者所可能達到的最高分數水平。每項功能描述一種廣泛的行動，它概括出在與信息、人和事發生關系時工作者做什么。在信息、人、事三個范疇中，每一類的工作者功能的安排是有結構的，即從不很復雜的功能上升到比較復雜的功能，然而這種等級關系有時是有限的、不精確的、本末倒置或

23、根本不存在的。因而，應把這些情況解釋為是反映工作者與信息、人和事之間的關系特性，而不是表明職務復雜的嚴格水平。職能分析法（FJA）是用以分析非管理性工作最常使用的一種方法，它既適用于對簡單工作的分析，也適用于對復雜性工作的分析。這種方法的關鍵之處在于其系 統性，從而為培訓項目的設計提供充分的資源依據。所謂職能分析法，就是從工作活動單元職能作用的角度，對工作進行分析的一種方法。第五節職位說明書的編寫與管理一、職位說明書的含義職位說明書是對職位性質類型、工作環境、資格能力、責任權限及工作標準的綜合說明，主要包括工作描述和工作規范兩個方面。工作描述(job description)，又稱工作說明，側

24、重于說明職位或工作本身的情況，包括職位基本信息(工作標識)，職位概要、工作關系、工作職責、工作條件與工作環境等。工作規范(job specification),又稱任職說明或工作要求，側重于說明對所從事工作的人的具體要求，包括一般要求、生理要求、心理要求等。編制職位說明書的目的是為企業的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合同以及職業咨詢等人事管理業務，提供原始資料和科學依據。職位說明書體現了以“事”為中心的職位管理，是考核、培訓、錄用及指導職位工作人員的基本工作文件，也是職位評價的重要依據。二、職位說明書的內容(一)工作描述方面工作描述方面的基本內容包括：1.職位基本信息（工作標識）：包括職位名稱、所在部門、直接上級、定員、部門編碼、職位編碼2.工作目標與職責：重點描述從事該職位的工作所要完成或達到的工作目標，以及該職位的主要職責權限等，標準詞匯應是：負責、確保、保證等。3.工作內容：此欄詳細描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出完成工作目標所要做的第一