1、高品質文檔2022年外貿商務信函幾個寫作特點 寫作商務信函并不要求您使用華麗美麗的詞句。全部您需要做的就是，用簡潔樸實的語言，精確的表達自己的意思，讓對方可以特別清晰的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，盼望對您寫作商務信函有借鑒作用。 1、口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次溝通。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而許多人都有一種誤會，以為寫作商務信函就應當用一種特別的“生意腔”，于是把一封原來應當是熱忱而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“your letter has been received”，“your complaint

2、 is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其實我們簡潔的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡潔明白的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱忱，友好，就象兩個伴侶之間的談話那樣簡潔，自然，人性化。 2、語氣語調 由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采納的語氣語調也應當符合您的目的。在寫之前先不妨認真考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您盼望對收信人產生一

3、種怎樣的影響呢？是歉意的，勸告性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。 3、禮貌 我們這里所說的禮貌，并不是簡潔用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和境況的態度。假如本著這樣的態度去跟別人溝通，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個伴侶，不會影響今后合作的機會。 特殊要留意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并敬重對方的觀點。假如對方的建議不合理或者對您的指責不公正時，請表現一下您的高姿勢，您可以據理力爭，說明您的觀點，但留意要講究禮節禮貌，避開

4、用冒犯性的語言。 還要提示一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真稚嫩。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。 4、簡潔 就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡潔，清晰，簡單理解。用常見的單詞，避開生僻或者拼寫簡單的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更簡單理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have be

5、en sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。 5、回復快速準時 給買家的回復，千萬要快速準時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。假如您的回復不夠準時，就可能因為搶不到先機而失去商機。 6、標題 這一點是特殊針對寫電子郵件的。或許許多人都沒有意識到，事實上，e-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。假如標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，許多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“how are you?” ，“

6、can we work together?”，建議您改成“proposal: bright ideas imports-zhejiang textiles partnership opportunity”或者“introduction: our product offerings for bright ideas imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。 7、精確 當涉及到數據或者詳細的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使溝通的內容更加清晰，更有助于加快事務的進程。 8、針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是