1、精選優質文檔-傾情為你奉上管理體系程序文件文件編號BJ-02-XZ-C06版 本 號2.0生效日期2008.7.1接待工作手冊 (蓋控制專用章處)修改狀態修 訂 情 況生 效日 期IIIIIIIV起 草職 務日 期審 核職 務日 期審 核職 務日 期審 核職 務日 期簽 發職 務日 期專心-專注-專業接待工作手冊1、目的：規范公司接待規格和接待工作流程 。2、適用范圍：適用于北京區域公司本部的接待工作，下屬公司參照執行。 3、定義：本程序所述接待是指集團高層出差由北京公司負責的接待、公司級接待、接待其它子公司高層及其他人員的接待、部門級的接待任務。4、職責：北京公司行政人事部負責公司級以上接待

2、及其他接待任務的協調,各部門負責部門級接待。5、程序：5.1公司級接待5.1.1接待任務的安排：由行政人事部行政秘書統籌安排。5.1.2接待標準：（1）會務：公司提供會議用茶葉、水果、配專門接待服務人員。（2）住宿餐飲：住宿安排按接待標準（BJ-02-XZ-C06-F01）預訂酒店，用餐根據客人需要預定餐廳，采取實報實銷制，費用分別計入各公司或自行支付。（3）車輛：接待活動期間調配專車全程陪同；接車（機、船）、送車（機、船）指定司機接送。（4）其它：行政人事部在客人到訪之前，安排好以下事項：會議室布置，指示牌放置，前臺電子屏幕的歡迎詞顯示，接待用車安排，公司宣傳資料。如涉及公司樓盤參觀，由行政

3、人事部協調各項目或相關部門。如接待任務遇周末或節假日，則以電話通知到相關人員。5.1.3接待任務流程：（1）行政秘書在獲知貴賓來京信息（航班、到京時間、人數、住宿地點、住宿天數）后發郵件告知行政人事總監、行政人事部經理、車隊、前臺及后勤等相關人員，并確認收到郵件后，安排后續工作。（2）行政秘書負責接待工作：落實接待貴賓果籃采購情況、會議室布置情況、顯示屏使用情況等。5.1.4工作人員詳細職責：（1）行政秘書：根據接待任務及時高效作好安排跟蹤。會場與接待用品，需在會議前做好準備，包括： 會場布置：包括橫幅懸掛、指示牌放置。 接待用品：提前準備好茶葉，水果。水果提前半天購買交會議服務人員清洗及擺盤

4、。住宿預定與用餐安排： 按客人要求安排酒店預定與用餐安排：訂房之后在客人入住酒店之前需與酒店前臺再次確認預訂情況，確保客人的入住無差錯。 接送機需落實到接送司機，并由司機認真核對航班號、起飛時間及降落時間。行政秘書需對司機所知的航班信息進行確認，對飛機可能較晚到達的，需在晚上再次與酒店進行溝通，以免房間被取消。（2）IT人員：在會議開始前將話筒、投影、視頻、電話系統進行調試，保證會議使用。（3）前臺：按行政秘書要求的時間完成大屏幕的歡迎辭錄入，并確保播放質量。按照接待任務安排通知并確認（4）車隊隊長：車隊長接機司機接到客人后發確認信息給車隊長和行政秘書車隊長行政秘書行政人事總監獲知貴賓行程后每

5、日及時反饋陪同司機接待過程中，遇有在京期間需要協調事項，按首問責任制由“信息獲取人”進行總協調。告知貴賓回程信息獲知貴賓離京信息貴賓所在公司接待聯系人車隊長行政秘書接待人員抄送本部領導送機后發確認信息車隊長行政秘書送機司機5.2 集團高層領導在京出差：5.2.1信息告知：由集團行政管理部高層事務秘書負責將集團高層領導出差的信息通知到北京公司行政人事部負責人及行政秘書。5.2.2酒店與機票預定：由集團高層事務秘書根據領導行程安排，配合安排集團高層領導在北京的酒店及往返機票的預訂。5.2.3信息傳遞：北京公司在獲知集團高層來京信息后，由行政秘書和車隊長將集團高層來京信息以郵件或電話形式通知總經理、

6、行政人事總監、行政人事部經理。5.2.4接待安排：由北京公司行政秘書協助落實集團領導在京的車輛安排，餐飲安排；5.2.5返程信息：北京公司在獲知集團高層返程信息后，應及時將返程信息提供給車隊長安排送機，同時以郵件方式或電話形式通知集團行政管理部高層事務秘書，由集團行政管理部安排接機工作。5.3兄弟公司高層領導在京出差：5.3.1收到接待通知的工作人員，將信息以郵件或電話方式通知行政人事部行政秘書。5.3.2根據對方要求由行政秘書協助訂房及回程機票，如需在公司用餐，需提前一天告知行政人事部，以便安排訂餐，并用郵件形式反饋給其它公司秘書。5.3.3集團各部門總經理來京參照“兄弟公司高層”接待，集團員工來京參照“兄弟公司員工”接待。5.4 部門級接待5.4.1接待任務的安排：（1） 公司各部門秘書負責統籌安排，如果與會人數在8人以上行政人事部將安排車輛服務，由車隊隊長負責調配車輛。（2）如接待任務遇周末或節假日，則以電話通知到相關人員。5.5凡集團部門總經理通知用車接待的均按需要滿足接待要求。6、附件：BJ-02-XZ-C06-F01接待標準 項目接待等級職級預定酒店用車安排接待水果一類接待集團高層按標準預定優先安排、全程陪同水果集團部門總