1、淺談建設項目的檔案管理    【摘要】我國經濟的持續快速發展的大環境下，眾多新建、擴建、改建的基礎設施及技術改造項目在全國如火如荼的進行。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。本文就建設項目檔案管理談談自己的見解，希望能對建設單位的項目檔案管理有所幫助。 【關鍵詞】建設項目、檔案管理 中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號： 【正文】工程項目的建設是地方、國家的發展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經濟的持續快速發展，工程建設項目逐年增多，規模也在不斷擴大。基礎設施建設和技術改造項目在全國各地如火如荼地進行，眾多

2、新建、續建的建設項目應運而生。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。建設項目檔案是建設項目的寶貴財產，它記載著建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。項目管理者要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，共同做好建設項目檔案管理工作。 一、加強建設項目檔案管理的幾點看法 建設項目檔案是工程建設的客觀真實記錄，它不僅能靜態反映項目建設的全貌，而且能動態反映項目建設過程的變化和發展情況，它記錄了項目建設中間的每一個環節，這種客觀真實的記錄對單位的建設與發展，安全與生產科研，對總結建設項目工作經驗、分析失誤和提高項目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項目檔案

3、與項目施工和實施過程相符，保證建設項目檔案的齊全、完整、系統，是科學管理建設項目檔案的基礎。 1、充分認識建設項目檔案的重要性 根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的重大建設項目檔案驗收辦法規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。項目管理團

4、隊要高度重視項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作。 2、制定符合實際情況的檔案管理規章制度 首先要加強對建設項目檔案工作的組織領導。根據建設項目的規模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網絡體系；其次是加強建設項目檔案管理制度建設，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規矩，難成方圓”，建設項目由于規模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，

5、所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠建設項目檔案管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構和管理程序，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。 3、對項目管理人員進行檔案知識業務培訓 一個單位建設項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規章制度健全與否，

6、主管檔案領導的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。項目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經辦人手中。項目建設單位應根據實際情況，定期對各有關人員進行檔案知識的業務培訓，讓項目管理團隊從思想上重視檔案管理，掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道項目檔案還有整理的標準和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設單位應及時跟蹤項目建設進度，及早介入項目檔案工作，進行業務指導，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設項目的驗收打下基礎。 4、掌握建設項目檔案

7、收集的方法 建設項目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學規范直接反映工程建設的質量和水平。檔案收集方法應體現全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設單位來整理是不現實的。因此建設單位在與設計、勘察、施工、監理、設備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協議時, 要明確規定工程檔案應具備的質量和數量要求、移交時間等，或在工程招標合同中設專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續

8、。據以往經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數是從施工圖直接轉化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設項目檔案收集是建設項目管理中的薄弱環節, 注重建設項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。 5、定期開展資料整理檢查與監督 由于資料瑣碎，不直接產生經濟效益，建設項目施工現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如不認真進行督導檢查

9、，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設單位應對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。 6、嚴格把握竣工驗收的質量 根據重大建設項目檔案驗收辦法，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統情況；三是項目檔案的安全狀況。建設單位要按照這三個方面在項

10、目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備。對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。 三、結束語 加強建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳建設項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現出建設項目檔案的價值和作用。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創新，更要善于學習借鑒其他單