1、項(xiàng)目文檔歸檔管理辦法第一章總則第一條本管理辦法明確公司對(duì)項(xiàng)目文檔歸檔管理的工作要求。第二條本管理辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目。第二章術(shù)語定義第三條項(xiàng)目文檔（一）項(xiàng)目文檔：指在工程項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)中與工程項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)并且對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文檔資料。項(xiàng)目文檔包括：項(xiàng)目承接文檔、項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目結(jié)算文檔以及項(xiàng)目其它文檔。（二）項(xiàng)目文檔分類：1 .項(xiàng)目承接文檔：承包合同、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目委托書等。2 .項(xiàng)目實(shí)施文檔：會(huì)審紀(jì)要、交工驗(yàn)收文件、初驗(yàn)報(bào)告、終驗(yàn)報(bào)告等。3 .項(xiàng)目結(jié)算文檔：對(duì)外結(jié)算審定單、對(duì)外結(jié)算審定資料明細(xì)、項(xiàng)目成本結(jié)算表、分包合同、分包項(xiàng)目費(fèi)用審核表、協(xié)作項(xiàng)目結(jié)算審定資料等。4 .

2、項(xiàng)目其它文檔：包括設(shè)計(jì)文件、三標(biāo)一體化相關(guān)文檔等。第三章歸檔的工作職責(zé)及流程第四條分公司市場(chǎng)部負(fù)責(zé)項(xiàng)目承接文檔歸檔前的歸集保管，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目結(jié)算資料文檔歸檔前的歸集保管。第五條項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)完成項(xiàng)目文檔的移交歸檔工作。第六條分公司生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目結(jié)算文檔的歸集過程。第七條分公司項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的歸檔管理及檔案移交工作。第八條分公司綜合部負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的保存管理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目其它文檔的保存管理。第九條項(xiàng)目文檔歸檔流程表明公司項(xiàng)目文檔歸檔管理的總體要求，見附錄A:項(xiàng)目文檔歸檔管理流程。第四章項(xiàng)目文檔歸檔原則第十條根據(jù)廣東省電信工程有限公司檔案管理實(shí)施

3、細(xì)則規(guī)定，項(xiàng)目文檔為科技文檔，分類代碼為“E02”，項(xiàng)目文檔按項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行歸檔。第十一條項(xiàng)目經(jīng)理提交項(xiàng)目文檔歸檔時(shí)，應(yīng)按要求編制歸檔文件目錄，詳見附錄C:歸檔文件目錄（長期文件）及附錄D:歸檔文件目錄（短期文件）。第五章項(xiàng)目文檔的歸集過程第十二條項(xiàng)目承接文檔歸集（一）分公司市場(chǎng)部完成承接合同簽訂后，將合同原件及合同對(duì)應(yīng)的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書或項(xiàng)目委托書歸集保管，并按附錄E:項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄做好項(xiàng)目文檔歸集記錄。（二）項(xiàng)目承接文檔的組成1 .對(duì)于投標(biāo)項(xiàng)目，必須有承包合同、投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書，如投標(biāo)文件已在其它項(xiàng)目中歸集，必須在附錄E:項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄中明確已歸集的文件及其對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目

4、編號(hào)等相關(guān)內(nèi)容；2 .對(duì)于委托項(xiàng)目應(yīng)有項(xiàng)目委托書，如無建設(shè)單位由具的項(xiàng)目委托書，分公司市場(chǎng)部應(yīng)由具項(xiàng)目承接情況說明作為項(xiàng)目承接依據(jù)，內(nèi)容可參照建設(shè)單位的項(xiàng)目委托書。第十三條項(xiàng)目實(shí)施文檔歸集（1） 項(xiàng)目經(jīng)理以項(xiàng)目為單位，項(xiàng)目初驗(yàn)后，應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目實(shí)施資料文檔的整理歸集工作，其中驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)在歸檔前完成收集。（2） 項(xiàng)目經(jīng)理按附錄E:項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄格式做好項(xiàng)目文檔歸集記錄。第十四條項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集（1） 項(xiàng)目經(jīng)理在竣工驗(yàn)收且完成對(duì)外結(jié)算、內(nèi)部成本核算后一個(gè)月內(nèi)，以項(xiàng)目為單位，完成項(xiàng)目結(jié)算資料文檔的整理歸集，相關(guān)結(jié)算資料應(yīng)為原件。（2） 項(xiàng)目經(jīng)理按附錄E:項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄格式更新項(xiàng)

5、目文檔歸集記錄。第十五條文檔缺失的處理（1） 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格按照附錄B:項(xiàng)目文檔歸檔一覽表的歸檔要求，保證項(xiàng)目文檔的完整性。（2） 按要求屬于必須歸檔的文檔，如果由現(xiàn)缺失的，由責(zé)任部門（或責(zé)任人）由具書面說明書，說明書必須由責(zé)任部門（或責(zé)任人）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并加蓋部門（或分公司）章。說明書作為文檔缺失依據(jù)進(jìn)行歸檔。第十六條項(xiàng)目文檔歸檔（1） 項(xiàng)目經(jīng)理在完成項(xiàng)目實(shí)施文檔及項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集后，一周內(nèi)聯(lián)同分公司市場(chǎng)部，將項(xiàng)目承接文檔、項(xiàng)目實(shí)施過程文檔及項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集合并，統(tǒng)一提交分公司項(xiàng)目管理部資料管理員審核，審核通過后按附錄E:項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄格式辦理移交手續(xù)。（2） 根據(jù)廣東省電信工

6、程有限公司檔案管理實(shí)施細(xì)則要求，分公司項(xiàng)目管理部資料管理員整理項(xiàng)目文檔，將長期文件和短期文件分別裝盒。檔案盒的裝訂要求見附錄F“檔案盒格式要求”。（3） 分公司項(xiàng)目管理部資料管理員按季度將歸檔裝盒后的項(xiàng)目文檔移交分公司綜合部，并按附錄H項(xiàng)目文檔歸檔季度匯總表格式辦理移交手續(xù)。（4） 分公司綜合部做好登記，每年按附錄G”檔案目錄格式要求”編制年度檔案歸檔目錄清單，并及時(shí)提交公司綜合部。第六章項(xiàng)目文檔歸檔考核第十七條分公司項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔歸檔的監(jiān)督檢查，并按廣東省電信工程有限公司項(xiàng)目成本控制管理辦法相關(guān)規(guī)定，在項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目文檔歸檔后方可全部發(fā)放項(xiàng)目績(jī)效。第七章附則第十八條本辦法自2010

7、年3月3日起實(shí)施，公司在以前年度所制定的相關(guān)規(guī)范性文件同時(shí)廢止。第十九條本辦法由項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)解釋。附件：1.附錄A:項(xiàng)目文檔歸檔管理流程2 .附錄B:項(xiàng)目文檔歸檔一覽表3 .附錄C:歸檔文件目錄（長期文件）4 .附錄D:歸檔文件目錄（短期文件）5 .附錄E:項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄6 .附錄F:檔案盒格式要求7 .附錄G:檔案目錄格式要求8 .附錄H:項(xiàng)目文檔歸檔月度匯總表Jr東省電信工程有限公司管理流程文件編號(hào)Q/GTE-04W108生效日期2010年01月01日項(xiàng)目文檔歸檔管理流程修訂狀態(tài)A.0受控文件頁碼1(6)工作流程工作內(nèi)容和要求責(zé)任部門/人時(shí)限輸入/輸出1開始>責(zé)任部門/人配

8、合部門/人輸入。輸出項(xiàng)目承指歸工£文檔?整理項(xiàng)目承接過程中的相關(guān)文檔，并負(fù)責(zé)歸集保管工作。分公司市場(chǎng)部承接合同簽訂后一周內(nèi)承接合同投標(biāo)文件中標(biāo)通知書項(xiàng)目委托書。項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄1?項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目驗(yàn)收后，整理歸集項(xiàng)目實(shí)施過程中的相關(guān)資料文檔。?項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施文檔歸檔前的管理。?分公司項(xiàng)目管理部監(jiān)督檢查項(xiàng)目經(jīng)理結(jié)算文檔的歸集管理。項(xiàng)目經(jīng)理分公司生產(chǎn)部門項(xiàng)目初驗(yàn)后三個(gè)月內(nèi)會(huì)議紀(jì)要交工驗(yàn)收文件初驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要終驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要。項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄項(xiàng)目實(shí)施文檔歸集1?分公司在項(xiàng)目完成對(duì)外結(jié)算、內(nèi)部結(jié)算后一個(gè)月內(nèi)，完成項(xiàng)目結(jié)算文檔的整理歸集工作。?項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施文檔歸檔前的管理。

9、?分公司項(xiàng)目管理部監(jiān)督檢查項(xiàng)目經(jīng)理結(jié)算文檔的歸集管理。項(xiàng)目經(jīng)理分公司生產(chǎn)部門完成對(duì)外結(jié)算、內(nèi)部結(jié)算后一個(gè)月內(nèi)對(duì)外結(jié)算相關(guān)資料內(nèi)部結(jié)算相關(guān)資料合作合同。項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集P?項(xiàng)目經(jīng)理合并項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目結(jié)算文檔及項(xiàng)目承接文檔，形成整套完整歸檔文件，于完成項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集后一周內(nèi)提交分公司項(xiàng)目管理部資料管理員審核，審核通過后歸檔裝盒，并每季度移交綜合部保存管理。?分公司綜合部每年向綜合部報(bào)告項(xiàng)目文檔年度歸檔目錄清單。項(xiàng)目經(jīng)理分公司項(xiàng)目管理部分公司綜合部完成項(xiàng)目承接文檔、項(xiàng)目實(shí)施文檔及項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集后一周內(nèi)。項(xiàng)目文檔歸檔季度?匚總表。項(xiàng)目檔案目錄項(xiàng)目文檔移交歸檔1結(jié):分類文檔

10、名稱說明載體舊歸檔要求保存時(shí)限要求目錄卷內(nèi)文件目錄紙質(zhì)必須項(xiàng)目承接資料文檔承接合同支合同應(yīng)完整齊備紙質(zhì)必須長期投標(biāo)文件電子版若為投標(biāo)項(xiàng)目，必須短期中標(biāo)通知書紙質(zhì)若為投標(biāo)項(xiàng)目，必須短期項(xiàng)目委托書紙質(zhì)若為委托項(xiàng)目，必須短期項(xiàng)目實(shí)施資料文檔會(huì)審紀(jì)要如曾啟相關(guān)會(huì)議，要求歸檔會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄紙質(zhì)按實(shí)歸檔短期交工驗(yàn)收文件紙質(zhì)必須短期初驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要支紙質(zhì)必須短期終驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要紙質(zhì)按實(shí)歸檔短期項(xiàng)目結(jié)算資料文檔對(duì)外結(jié)算審定書支紙質(zhì)必須長期對(duì)外結(jié)算資料明細(xì)紙質(zhì)必須長期項(xiàng)目成本結(jié)算表十紙質(zhì)必須長期分包合同合同應(yīng)完整齊備紙質(zhì)若存在分包項(xiàng)目，必須長期分包項(xiàng)目費(fèi)用審核表表紙質(zhì)若存在分包項(xiàng)目，必須長期協(xié)作項(xiàng)目結(jié)算審定資料

11、紙質(zhì)若為協(xié)作項(xiàng)目，必須長期項(xiàng)目名稱：項(xiàng)目編號(hào)件號(hào)責(zé)任者題名日期頁數(shù)備注承接合同支對(duì)外結(jié)算審定書支對(duì)外結(jié)算審定資料明細(xì)支項(xiàng)目成本結(jié)算表支分包合同分包項(xiàng)目費(fèi)用審核表協(xié)作項(xiàng)目結(jié)算審定資料歸檔文件目錄年度期限建檔編號(hào)30歸檔文件目錄年度期限建檔編號(hào)15項(xiàng)目名稱：項(xiàng)目編號(hào)件號(hào)責(zé)任者題名日期頁數(shù)備注投標(biāo)文件（電子版）中標(biāo)通知書項(xiàng)目委托書會(huì)審紀(jì)要父工驗(yàn)收文件初驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要支終驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要項(xiàng)目審批報(bào)告（任務(wù)書）若項(xiàng)目投資額在300萬元以上，必須用戶意見若項(xiàng)目投資額在300萬元以上，必須決算證明若項(xiàng)目投資額在300萬元以上，必須圖片若項(xiàng)目投資額在300萬元以上，必須附錄E項(xiàng)目文檔歸集記錄項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄(

12、Q/GTE-04R107-A.0)項(xiàng)目名稱：項(xiàng)目編勺.分類件號(hào)責(zé)任者題名歸集日期頁數(shù)提交人備注項(xiàng)目承接文檔1承接合同支2投標(biāo)文件(電子版)3中標(biāo)通知書4項(xiàng)目委托書項(xiàng)目實(shí)施文檔1會(huì)審紀(jì)要2父工驗(yàn)收文件3初驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要支4終驗(yàn)報(bào)告或紀(jì)要項(xiàng)目結(jié)算文檔1對(duì)外結(jié)算審定書支2對(duì)外結(jié)算審定資料明細(xì)支3項(xiàng)目成本結(jié)算表支4分包合同5分包項(xiàng)目費(fèi)用審核表6協(xié)作項(xiàng)目結(jié)算審定資料移交人:接收人:歸檔日期:年月日附錄F檔案盒格式要求1、脊背式樣項(xiàng)目名稱全宗號(hào)GDTEC類別號(hào)E02年度2009期限30項(xiàng)目編號(hào)AD080009起止件號(hào)2、檔案盒內(nèi)備考表式樣備考表盒內(nèi)文件材料情況說明整理人:檢查人:整理時(shí)間:年月曰附件G檔案目錄格式要求1、檔案目錄封面格式項(xiàng)目檔案目錄全宗名稱：廣東省電信工程有限公司XX分公司全宗號(hào)：類別：工程項(xiàng)目期限：年度：XX分公司項(xiàng)目檔案目錄全宗號(hào)GDTEC類別號(hào)E02期限年度2009案卷目錄（30年）案卷號(hào)項(xiàng)目名稱年度頁數(shù)備注檔案室編項(xiàng)目編號(hào)12345案卷目錄15案卷號(hào)項(xiàng)目名稱年度頁數(shù)備注檔案室編項(xiàng)目編號(hào)12345附錄H項(xiàng)目文檔歸檔月度匯總表項(xiàng)目結(jié)算文檔歸檔季度匯總表(2010年第X季度)(Q/GTE-04R108-A.0)序號(hào)項(xiàng)目