1、概述行政部在企業組織內，肩負著將組織的每一項經營管理決策及時準確的下傳到企業各級相關組織及相關職能部門。負責企業各類會議的預算、組織、管理工作。同時他還擔負著企業與政府各級組織、社會各團體的溝通、協作的職責（如各類協作、合作的協議、合同的起草、審核、確立）。企業的各類相關法律事務是行政工作的又一項重要職責。肩負責對公司業務進行法律監督，保證公司商業行為的合法性及其權益不受侵犯或損失。企業最高決策層的“計劃、組織、協調、指揮、控制”職能都是通過行政部下傳至企業的各級組織。辦公室管理規范目的 規范公司管理工作人員行為，提高管理人員整體素質，塑造員工及企業的良好形象，提高工作效率，降低管理成本，加速

2、企業發展，特制定本規范。適用范圍總公司所屬各部門、各分公司、各門店辦公室。制度內容第一條工作時間著裝規范總體要求：得體、整潔、大方。1、員工上班必須佩戴公司胸牌，要求統一佩戴在左胸部（位于襯衣上數第三顆紐扣平行位置）的中間部位。2、要求員工頭發干凈、整齊，不得做奇異發型。3、要求員工著裝得體、整潔，男員工領帶正挺。穿便裝時不得著奇裝異服。4、要求員工鞋襪潔凈，不得穿拖鞋上崗。5、對違反上述規定者要給予批評，限期改正，并要向部門領導做出口頭保證。第二條室內環境規范1、辦公桌上除電腦、打印機、鼠標、口杯、電話、文具、必備資料紙張外，不得擺放其他物品，輔桌整潔。2、座椅靠背上不能搭放任何物品，人離開

3、時椅子調正。3、辦公用電腦統一由專業人員安裝并要符合安全規范。為了安全，嚴禁私接電線、網線。4、垃圾簍內罩塑料袋，置于辦公桌下。5、閱讀完的報刊須放回報架上，或放入辦公桌抽屜內。6、飲水機放在指定地點，不得隨意移動。7、各部門領導負有監督和糾正不符合上述規定的行為的責任。第三條交往語言規范1、工作場所要統一使用普通話。2、對來訪客人必須使用：您好、請講、請問、請稍候、請坐、我這就去通報、對不起、非常抱歉、請登記、讓您久等了、好的、可以、謝謝、再見！等。3、員工之間要使用文明禮貌用語，如：您好、早上好、上午好、中午好、下午好、晚上好、請問、請您、勞駕您、麻煩您、請多關照、不客氣、這是我應該做的、

4、謝謝、再見！4、各部門領導有責任對不符合上述規定的員工及時給予糾正。第四條撥打、接聽電話語言規范1、撥打電話：撥通對方電話后，先報：“您好！我是XX公司XX部的XXX （自己的姓名）"；“請您幫我找XXX接聽電話好嗎？謝謝！ ”2、接聽電話：必須在電話鈴響三聲內接起，先報： “您好！這里是 XX公司或XX公司XX部，請問您找哪位？請稍后、不客氣、再見！ ”3、無論接聽或撥打電話，當通話結束后，要待對方放下話機或停頓2 秒鐘后再將電話輕輕放下。4、各部門領導有責任對不符合上述規定的員工及時給予糾正。第五條行為規范1、在工作時間內，全體員工必須堅守工作崗位，不得串崗、脫崗。2、工作時間不

5、得做與工作無關的事情。3、為保持辦公環境的整潔，要求員工及時清理辦公垃圾，非特殊情況，靜止在辦公室內就餐。4、接待外部來訪客人及業務洽談，要在接待處或會議室進行。5、工作時間不得用辦公電腦上網聊天、打游戲及做與工作無關的事。6、工作時間不得接打私人電話。如遇緊急或特殊情況，通話時間不得超過1 分鐘，不能影響他人工作。7、除機要、檔案室及副總經理以上職務的辦公室，在正常情況下不得關門，如須進入關門的辦公室，須在推門進入之前有禮貌的輕輕敲門，在得到允許后方可進入。8、吸煙者請在吸煙區吸煙，不得在辦公區域內吸煙。9、 各部門自行編制衛生清潔值日表， 輪值人員必須按要求輪流負責辦公室清潔衛生。在沒有專

6、門負責公共辦公區域衛生的保潔員時，各部門要每日負責清潔和保持各自公共衛生責任區劃的整潔。10、公司員工要用自帶飲水杯飲水。11、人人養成勤儉節約的良好習慣。最后一個離開辦公室者，要檢查水、電、氣（包括電腦、飲水機電源）是否徹底關閉，發現沒有關閉的，要負責關閉，離去時鎖好門窗。12、不得踩踏和采摘公司養植的花草樹木，愛護花草樹木人人有責。13、對違反上述規定者，部門領導要視情節給予批評。第六條 本制度與員工手冊上內容具有一致性，未包括的相關內容詳見員工手冊。第七條本制度由行政部制定并負責修訂和解釋。第八條 本制度自正式發布之日起生效。印章管理制度目的 規范公司印章管理，明確印章的管理與使用職責，

7、避免由于對印章監管不嚴，用印不當給公司造成經濟損失或法律責任，實現公司印章管理的制度化和規范化，各單位要認真遵照執行。適用范圍公司所屬各部門、各分公司、各門店。制度內容第一條管理規范1、公司印章的保管、使用統一由行政部負責。各分公司、門店印章由相關部門或責任人負責。2、刻制新印章須報有關部門批準。內部各部門刻制新印章，要寫書面報告并附上新印章的名稱（全稱）、款式、規格，由行政部審核并呈報總經理或常務副總經理批準后，方可到有關部門制做。啟用新印章前，應確定啟用時間，向有關單位發送附有新印戳記的正式啟用新印章通知文件。3 、各類印章的使用須嚴格履行審批登記程序，填寫用印審批表， 完成審批登記手續后

8、方可用印。未經總經理或常務副總經理簽發或授權他人簽發的文件、資料、 合同等的用印，行政部有權拒絕用印并須查明原因?？偨浝砘虺崭笨偨浝硗獬鰰r，須將審批權授權給他人代為審批，確須總經理或常務副總經理親自審批的，必須取得總經理或常務副總經理口頭同意后，方可用印，并要在事后由總經理補簽審批手續。4、未經總經理或常務副總經理批準，印章監管人無權將公司的印章交給任何人攜帶外出。若因工作需要，確須將印章帶出時，用印部門需提交書面申請到行政部，經由總經理或常務副總經理批準并履行審批登記后，將用印文件印章備案后，方可帶出印章。印章帶出期間，只可將印章用于申請事由。5、各類印章的保管人要嚴格執行公司印章管理制度

9、，不得私自使用印章，不得外借，不得因任何人的口頭指示、要求而違規用章。6、嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上蓋印章。7、加蓋印章時，要端正、清晰，加印位置必須齊年蓋月。與外單位的合同、協議等文件，篇幅超過兩頁者，要加蓋騎縫章。8、印章保管人員休假或外出時，公司印章應由總經理或常務副總經理指定他人代管，交接印章雙方做好印章的交接簽證手續。印章移交手續包括：注明移交人、接交人、監交人、 移交時間、圖樣等信息后，存檔備案。9、對于違反上述規定制度者，要視情節分別給予警告、記過、記大過、降職、降薪、除名，直至移交司法機關追究其法律責任。第二條各類印章的使用范圍1、公司印章的使用范圍： 公司對外簽發的文件

10、； 公司與相關單位聯合簽發的文件； 由公司出具的證明及有關資料； 公司對外提供的財務報告； 公司章程、協議； 員工的調動、任免及聘用。2、財務專用章及法人章主要用于公司的外部財務往來結算等相關業務代表公司用章。3、合同專用章用于公司在各種經營活動中與合作方簽訂各類經濟及其他與經營活動相關的合同時所使用的印章。4、公司章、財務章、合同專用章必須經公司總經理或常務副總經理批準方可使用。第三條各類印章的管理1、公司印章的保管與使用： 公司印章、合同章、業務章由行政部經理或機要秘書負責保管與使用； 公司各部門及下屬分支機構、門店的印章須在行政部登記備案后，交由各部門及下屬分支機構、門店負責人保管使用；

11、 印章保管須有記錄并備案，即：注明印章名稱、頒發機關、批準人、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、印章戳記等信息備案存當； 使用印章須履行登記手續，由經辦人所在部門經理批準，在行政部公章使用登記表上登記，寫明用印事由，并經行政部經理審核同意呈報總經理批準后，方可用??； 以公司名義上報、外送、下發的文件、資料等，須由行政部經理呈報總經理審核批準后方可用印； 公司章程規定的用于公司董事會議形成的各類文件，由董事長批準簽字后方可用??； 任何人不得以任何事由要求在任何空白頁面上加蓋公章。2、公司財務專用章、法人章的保管與使用： 公司財務專用章由財務總監或財務部經理負責保管與使用；法人章由財務部出

12、納負責保管與使用； 嚴禁將公司財務專用章及法人章交由一人保管或交與出納自行保管，否則由此造成的一切后果完全由財務管理中心經理或財務部長承擔； 除正常的財務需要使用財務專用章與法人章外，其他事項必須經由財務管理中心經理或財務部長報請公司總經理或常務副總經理批準后方可使用。法人章的使用須履行審批登記手續，由經辦人在財務部法人章使用登記表上寫明用印事由，并由所在部門經理呈報總經理或常務副總經理審核批準后，方可用?。?任何人不得以任何事由在任何空白書面上加蓋財務專用章和法人章。3、合同專用章的保管與使用： 合同專用章由行政部經理負責保管與使用； 所有的合同文件經審批蓋章后，都必須留復印件在行政部機要處

13、存檔備案； 任何人無權在空白合同書頁上加蓋合同專用章及其他公章。第四條責任由于用印人或者印章保管人的失職、錯誤用印而導致公司遭受經濟損失的，要給予相應的經濟處罰；如果給公司造成重大而無法挽回的損失，責任人在承擔賠償責任同時，公司將給予降級、降薪、直至追究其法律責任的處分。第五條對所有用印后的文件，一律留行政部一份備案。第六條公司行政部對用印情況實施不定期的核查，核查人為行政部長或行政部長授權人。第七條公司有權隨時對用印場所實施監控錄像。第八條印章因故停用時須在停印前確定停印時間，并向有關單位、部門發出附有停用印章戳記的停印通知文件，同時將所有停用印章交行政部統一收存，辦好移交手續，經總經理批準

14、后，將停用印章存檔或銷毀。印章遺失時除立即向有關單位、部門報告備案同時，應依法公告作廢。第九條印章的更改、廢止，由總經理或董事會研究決定。第九條本制度由行政部制定并負責修訂和解釋。第十條本制度自正式發布之日起生效。合同管理制度合同、 協議是公司在各類日常經營活動中與其他社會團體、企事業單位或個人依法簽訂的交往、交易、約定供求活動等的重要法律依據，也是財務部門進行貨款結算的原始依據。目的 為規范合同管理工作，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，避免和減少因合同管理不當而給公司造成損失或糾紛，特制定本管理制度。適用范圍公司所屬各部門、各分公司、各門店對外簽訂、履行的各類合同、協議等。制度內

15、容第一條合同的類型1、經營活動中與客戶簽訂的采購供應、銷售合同。2、公司在各類經營管理活動中與其他單位、機關、社會團體等簽訂的必要的合作，房屋、設備租賃，裝修等合同。3、公司與員工簽訂的勞動用工合同。第二條合同的簽訂形式1、合同的簽訂一律以書面為表現形式。2、合同的份數要依據實際需要確定。3、 標的額較大的合同談判與簽訂，要有法律顧問參與并由法律顧問提供相關法律支持。第三條合同的起草1、各類合同應由合同的項目負責人負責制定和起草。凡有國家印制的專業規范合同，應優先采用。由于國家規范性合同不足以表述合同內容的，可簽訂補充合同。補充合同與主合同具有同等法律效力。2、合同內容表述要力求嚴謹、簡練、準

16、確，意思表示清楚，不模棱兩可，以免在今后的履行過程中產生歧議。3、合同文本應當正式打印或印刷制成。4、合同中的專業用語、特有詞匯、重要概念應設?？罱忉尅：贤猩婕暗娜掌?，須注明是否包含本期。5、當合同內容涉及二個或二個以上部門時，該合同的項目負責人須會同行政部依據合同所涉及的單位或部門通知相關人員共同參加合同的編制、起草、簽訂工作。6、合同的修訂，應依照審批程序進行審批，經批準后，方可簽訂修訂后的補充合同。新簽訂的補充合同與原合同一并歸檔。對未按規定制訂補充合同的部門，行政部必須拒絕在該補充合同上用印。否則，由此造成的一切后果，由責任人自行承擔。7、對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合

17、同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。8、違約責任。根據合同法作適當約定，應注重合同的公平性。9、解決爭議的方式。解決爭議的方式可選擇依法仲裁或依法訴訟。選擇仲裁時，應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇依法訴訟。第四條簽訂不同種類合同的基本原則一、采購、供應、銷售合同1、內容 合同對方的法定名稱、公司的注冊地址(如注冊地址與實際地址不符時，要分別注明，并須經有相關法律機關或其公司登記注冊部門出具有效證明)、郵政編碼、聯系電話、法定代表人姓名?；虮灰婪ㄊ跈嗟拇砣诵彰?、職務、聯系方式，有效身份證明并須出據授權委托書。 合同標的； 數量、質量及標準； 履行的地點

18、、期限和方式； 生效的時間和條件； 合同對方的違約責任； 爭議解決方式； 變更或解除條件； 約定的聯系方式； 正副本份數、存放地點；(11)合同對方開戶銀行及賬號； 合同對方公章或合同專用章；法定代表人簽字印章；(14)合同雙方協商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。2、制訂原則 合同對方資格合法，營業執照未超過或接近核定的期限； 合同對方所供應產品符合國家相關規定標準及批準文號，有完整的出廠檢驗、測試報告； 合同對方具備有真實、有效的法定代表人身份證明書； 合同對方具有相應的履約能力（ 包括產品、運力等） 、支付能力。必要時應要求其出據資金證明、注冊會計師簽署的驗

19、資報告等相關文件； 合同對方具有履約信用。誠信經營，未涉及重大經濟糾紛或有過經濟犯罪行為的。二、房屋、場地、設備租賃、裝修、廣告合同1、內容 合同對方的法定名稱、企業的注冊地址（當合同對方注冊地址與實際地址不同時，要分別注明并出示合法證件）、郵政編碼、聯系電話、法定代表人姓名、職務、代理人姓名、職務、聯系方式； 合同標的；注：標的依法屬于出賣或轉讓人所有或者出賣、轉讓人有權處分的商品或財產。 履行的地點、期限和方式； 生效的時間和條件； 合同對方的違約責任； 爭議解決方式； 變更或解除條件； 約定的聯系方式； 正副本份數、存放地點； 合同對方開戶銀行及賬號；（11）合同對方法定代表人或被依法授

20、權的委托人簽字印章并出據和提供合法的授權委托書； 當事人協商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。2、制訂原則 合同對方主體資格合法，營業執照未超過或接近核定的期限； 欲簽合同標的應符合合同對方當事人經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質證書（如：設備租賃、裝修）； 合同對方是由代理人代簽合同的，代理人應出具法定代表人真實有效的身份證明書、授權委托書及代理人的有效身份、職業等應出具的證明； 合同對方具有相應的履約能力：守信用，無違約事實，未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。三、勞動合同1、合同主體是企業與受聘者。2、合同內容以勞動和社會保障部現行法律

21、法規為制定的依據。3、制訂原則 人力資源部負責勞動用工合同的編制、起草和簽訂工作； 依法招聘、錄用是公司招聘錄用員工的基本原則； 把好勞動合同審核關。即對擬定的勞動合同的合法性、有效性進行嚴格地審核； 明確勞動者所在崗位或所任職務、工資福利待遇、及合同期限等； 應著重把握好有固定期限、無固定期限、以完成一定工作為期限這3 種勞動合同期限的區別； 依法辦理勞動合同的續訂、變更、解除和終止。第五條合同簽發前的審核及簽發后的跟蹤管理1、涉及經營活動中的合作、采購供應、銷售等合同，房屋、設備租賃，裝修等合同的審核工作，由行政部經理會同財務總監或財務經理及合同起草部門的直接上級（總監或經理） ，對簽發前

22、的合同文件進行會審后，報總經理審批。2、合同原件于合同簽訂后的當日送交財務部或辦公室歸檔（合同存財務部時，辦公室須存復印件歸檔立卷）。在異地簽訂的合同，須在簽訂后的7 個工作日內送交財務部或行政部歸檔立卷，并要在辦理登記送交手續時注明遲交的原因。3、承辦人員須負責跟蹤合同執行的全過程，并檢查合同的執行情況。常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務。4、在合同對方當事人發生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。5、財務部門作為監督部門，在結算貨款、支付費用、計算收入時，要

23、依據總經理簽字生效的合同、協議辦理，因此，各種業務合同的正本必須交財務部備案一份。6、公司與員工簽訂勞動用工合同，由人力資源部經理提請人力資源總監（有總監時）會同行政部經理對新簽、續簽的合同進行審核后，報請總經理或總經理授權人簽證，并由行政部檔案室歸檔。第六條合同的管理1、與客戶簽訂合同，在合同主體雙方簽訂合同前，交行政部統一分類編號。簽訂后的合同由行政部例行登記后，按分類歸檔，并交由行政部檔案室統一收存保管。2、對已履行完的合同，須單獨造冊建檔，并分類立卷后集中由行政部負責管理。3、公司與員工簽訂的勞務合同，由行政部會同人力資源部統一登記編號并負責歸檔，由檔案室統一收存保管。4、檔案管理員應

24、恪盡職守，確保所有合同文件的安全與完好無損。5、未經批準，任何人不得擅自進入檔案室，否則，要追究檔案管理員的責任。由于檔案員玩忽職守，致使檔案資料損壞或丟失，給公司造成無法挽回的損失者，視情節給予降職降薪，直至追究其法律責任。第七條合同的借閱1、合同當事人或與履行合同相關的公司人員，因工作需要借閱合同時，必須由所在部門或單位經理批準，行政部經理呈請總經理批準，到行政部履行登記后，檔案員方可憑批準后的借閱單辦理借閱。2、無論任何人因工作需要，確需借合同外出的，必須由所在部門總監或經理負責出據借閱申請，寫明借閱原因、借閱期限后，交由行政部經理報請總經理批準，到行政部履行相關手續，登記備案后方可借出

25、。3、凡與合同無關，因工作需要借閱合同者，除在總經理批準、行政部門登記備案、履行借閱手續，還須由借閱部門或單位經理及以上的負責人借閱。4、未經批準，任何人無權借閱、復印合同文件，否則，公司將視情節給予當事人處分、處罰。 對于情節特別嚴重、無法挽回，使公司蒙受重大經濟或名譽損失，要追究其法律責任。第八條本制度由行政部制定并負責修訂和解釋。第九條本制度自正式發布之日起生效。【注】： 標的此制度中是指依法屬于出賣或轉讓人所有或者出賣、 轉讓人有權處分的商品或財產。檔案管理、保密制度目的 加強公司管理，適應市場競爭環境，預防人為及非人為因素造成的泄密，以切實維護公司合法權益，保證公司利益不受侵犯和損失

26、。要求公司全體員工嚴格遵照執行。適用范圍公司全體員工。制度內容第一條檔案秘級的確定1、嚴重危害公司權益和利益的最重要的規劃、決策文件和資料為“絕密”級。2、嚴重危害公司權益和利益的重要財務報表、統計資料、會議記錄、公司經營情況為“機密”級。3、公司經營管理制度文件、人事檔案、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為“秘密”級。第二條保密期限保密期限分為永久、長期、短期。一般與密級相對應，特殊情況另外標明。保密期限屆滿，自行解密。第三條檔案管理的內容檔案文件按類別、級別、時間等的先后順序進行分類管理，歸檔立卷。所有檔案文件分為：文書檔案、經營（合同）檔案、會計檔案及人事檔案

27、。第四條檔案的分類1、文書檔案（1）公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后的清算等方面的文件；（2）公司下屬各分支機構向公司上報的各種請示、報告和公司給予的答復、批復、對下屬機構的發文；（3）與政府機關、企事業單位來往的重要文書，各種協議等文件；（4）人事、保險、薪酬、福利、安全管理等文件；（5）本公司的各種專題會議紀要、記錄文件，各種檢查驗收的文字及音像材料。2、經營檔案（1）業務部與各個生產廠家、供應商簽訂的采購、供應、合作經營等合同文件；（2）業務部與各個經銷商簽訂的批發供應合同文件；（3）業務部與各個政府機關、團體、學校、企事業單位簽訂的政府采購、工程團購合同文件;（4）營業

28、性用房租賃、裝修合同文件；（5）媒體廣告發布合同文件；（6）其它經營性合同文件。3、會計檔案會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：（1）會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證；（2）會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告；（4） 其他類：銀行存款余額調節表， 銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。4、設備、車輛、基建、裝修

29、、照片（ 音像 ） 、榮譽證書等檔案。第五條檔案文件的查閱1、 “秘密”檔案文件（1） ，各部門經理均有權查閱，但須履行相關審批登記手續；（2）必須由行政部經理審批簽字才能查閱。2、 “機密” 、 “絕密”檔案文件一般不準任何無關人員查閱（注：總經理、副總經理除外）。如有特殊情況需要查閱的部門經理，必須要由總經理批準同意，在行政部機要室指定位置進行查閱。未經允許，任何人不得將公司“機密”、 “絕密”字文件帶出公司。遇有特殊情況確需帶出時，須由借閱部門或單位經理呈請總經理批準后，在行政部履行相關手續。3、一般（非保密范圍）檔案文件一般檔案的借閱應由借閱人所在部門經理批準后，在行政部辦理借閱登記手

30、續后方可借閱。4、借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全和完整，對檔案內容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞，否則將追究當事 人的責任。第六條除本部門工作人員外，如因公務需進入其他部門辦公室，須經許可后方可進入。不得使用其它部門人員電腦、查看U 盤、 光盤及軟盤中的文件資料，更不能翻閱、抄錄其他部門資料。第七條屬于公司 “秘密” 、 “機密” 、 “絕密” 檔案文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，須由行政部經理監督并指定專人執行。打印、復印錯誤的重要文件須及時銷毀，不得亂丟亂放。第八條負責管理檔案文件的人員應具有高

31、度保密意識，不得向任何人有意無意泄露公司的機密。公司員工應做到“不該說的話不說”， “不該問的事不問”。廢舊文件不得隨意丟棄。經公司審查后認定作廢的文件，應由行政部經理監督并指定專人負責銷毀。第九條公司員工不得擅自更改公司各種檔案文件或資料。第十條財務人員應妥善保管好財務帳務、報表、 資料， 不得將公司財務機密泄露給任何無關人員。第十一條對公司的合同文件，財務報告、報表，經營銷售價格文件、各類促銷活動計劃方案，客戶個人信息資料等，應特別注意保密原則，各種資料應妥善保管，嚴禁泄露給他人。第十二條凡發至各個單位、部門的重要文件、公司管理制度文件等未經上級相關領導批準，不得復制、抄錄和泄露給不相關的

32、部門、人員，更不得泄露給公司以外的人員。第十三條員工的薪酬公司予以保密，嚴禁任何人互相打聽、議論。第十四條嚴禁向無關人員泄露商品進價和公司的重要數據資料，嚴格遵守保密制度。第十五條對于違反公司上述檔案管理、 保密制度的員工， 要視情節分別給予批評、警告、記過、記大過、開除直至追究其法律責任。第十六條本制度由行政部制定并負責修訂和解釋。第十七條本制度自正式發布之日起生效。公司保密制度目的 保守公司秘密，維護和保障公司的合法權益和利益免遭竊取和不必要的損失。適用范圍公司所屬各部門、門店及其每一位員工。制度內容第一條公司的保密理念是既要確保公司的經營與商業秘密，又要便利公司日常經營管理活動。第二條公

33、司的重大決策中的秘密事項、尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目、經營決策、銷售目標計劃與完成數據都是公司的重要機秘，任何人無權對外泄露。第三條公司各個部門、門店所掌握的合同、協議、意見書、可行性研究報告、經營分析報告、數據分析、會議記錄。第四條公司的各期預決算報告、各類財務報表、統計報表和報告。第五條公司所掌握的尚未公開或進入市場的各類信息。第六條公司的人事檔案資料、重大人事異動情況、工資方案、績效計劃目標、考核指標完成情況、用工需求與招聘工作。第七條其他經公司明確了的要求保密的事項。第八條保密措施1、屬于公司秘密的文件、資料、物品的制作、文件的收發與傳遞、資料的使用和復制、保

34、存和銷毀，均由行政部長或常務副總經理委托專人執行。采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由信息主管負責保密。2、對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下措施： 非經總經理、常務副總經理批準，任何人不得復印或摘抄； 收發、傳遞和外出時攜帶，須由指定人員負責，并要采取必要的安全措施； 在安全完善的保險裝置中存放。3、在對外交往與合作中需要提供企業秘密事項的，應事先經總經理或常務副總經理批準。4、具有公司秘密內容的會議及其他活動，主辦部門應采取以下保密措施： 選擇具備保密條件的會議場所； 根據工作需要，限定參加會議的人員范圍，隊參加涉及密級事項會議的人員予以指定并做具體會議保密要求； 依據保密規定

35、使用會議設備和管理會議文件； 確定會議內容的傳達范圍或是否要傳達。5、嚴禁在私人交往和通信中泄露公司秘密，嚴禁通過其他方式傳遞或泄露公司秘密。6、公司的任何一位工作人員一旦發現公司的秘密已經泄露或者可能泄露時，都有權立即采取補救措施并及時報告公司行政部長或總經理、常務副總經理。第九條對于違反上述保密規定內容的行為人，公司將依據情節輕重分別給予行政和經濟處罰。1、出現下列泄密情況之一的，給予警告、經濟處罰200 元以上，500 元以下的罰款： 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的； 違反本制度規定的秘密內容的； 一些路公司秘密，但及時采取補救措施并未給公司造成經濟損失的；2、出現下列泄密情

36、況之一的，予以辭退并給予500 元以上，200 元以下的罰款： 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果和重大經濟損失的； 違反上述保密制度，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。第十條以上規定由行政部制定并負責修訂和最終解釋。第十一條本制度自正式發布之日起生效。會議管理制度會議是公司議事、決策的主要方式，是保證企業正常運行的必要手段。會議的目的在于集思廣益，促進溝通，統一思想，提高執行能力，進而解決問題。過多的會議必然導致形式主義，既耽誤工作時間，影響工作效率，又增加行政管理費用。目的 更好的發揮會議的功能和作用，加強對公司各類會議的管理，節省時間，講求實效，提高會議效率和效力。適用范圍公

37、司所屬各部門、各門店。制度內容第一條經理辦公會議1、會議由行政部主任負責召集組織，總經理主持召開的高層行政工作會議。2、會議成員一般由總經理、副總經理及會議涉及到的相關部門經理組成。研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題。第二條公司行政例會會議由行政部主任負責召集組織，總經理主持召開的中層及以上管理人員參加的總結評價當月經營管理等工作情況，聽取匯報；檢查、 督促和協調各部門的工作進展、總結評價各部門工作，分階段布置安排工作任務的例行會議。第三條會議工作規范1、行政部主任負責安排每周五以前將公司例會和各種臨時會議統一編制會議計劃，并分發到公司各經理及會議相關部門責任人或參加會議人員。2

38、、各部門已經列入由行政部負責召集的會議計劃的會議，如需改期或者因特殊情況需要安排其他會議時，召集部門應提前一天報行政部調整會議計劃。3、 對于準備不充分、或者內容相近的會議，行政部有權合并安排在一個會議完成。4、對于參加人員相同、內容接近、時間相近的幾個會議，行政部有權安排合并召開。5、各部門會議必須服從公司統一安排；部門會議不得與公司的會議時間相沖突，應避開公司的會議時間。6、參會者要嚴格遵守會議召開時間，不得無故遲到、缺席、中間離席、提前退席，應遵守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。7、行政部須在會議召開前一天，將會議的議題及主要內容以書

39、面形式或者網絡形式通知參會的全體人員，參會人員須在會議通知單上的被通知人一欄簽名，以表示確認已接到參會通知（以網絡形式發布通知時，被通知人要回復確認）。8、各與會人員應在會議召開前準備好須發言內容。9、會議一旦形成決議，會后都應該立即認真貫徹執行。10、 行政部在會后二十四小時內將會議記錄或紀要整理成文，并經會議召集人及總經理簽字確認。需要發文的按照文書審批程序登記發文。不需要發文的交機要員分類存檔。11、 會議決議的跟蹤落實由行政部負責，并有權要求參會單位及部門呈交會議落實工作的書面報告或總結。第四條大型會議的組織及管理1、會議用車、設備設施及相關會務工作費用支出等由行政部負責列出詳細的預算

40、清單后呈交總經理審批，行政部按批件執行。2、會議現場的布置要求整齊、美觀。導示牌、橫幅、桌椅、綠化、插花等要視會議內容及其規模而定，不得無故超出會議預算。3、行政部須提前做好參會人員的會議通知、會議資料及嘉賓請柬的發放工作。4、會議管理要點（ 1） ） 、要擬定好會議的議程、報到時間、接待方案、開始與結束時間；（ 2） 、要將會議議題做簡要的概括說明；（ 3） 、要把會議事項的順序與時間安排預先在發布的會議通知中告知與會者。5、在會議進程中要注意的事項：（ 1 ）主持人要注意發言者的發言內容是否偏離了議題；（ 2）主持人要注意控制好各項議程的時間及節奏；（ 3）遇特殊情況必須延長會議時間時，應

41、征得大家的同意；（ 4）要把整理出來的結論或決議，要交給全體與會人員表決；（ 5）要把決議付諸實施的時間和程序加以確認后在全體會議上宣布；（ 6）與會人員會議結束后的返程安排，各類費用結算及其它善后工作。（ 7）會議工作總結。第五條會議議程1、會議記錄工作由行政部主任負責安排。2、會議記錄的主要內容：（ 1 ）會議名稱及召集人（單位、部門）；（ 2）會議的議題、議程；（ 3）會議主持人及與會人員；（ 4）會議召開時間；（ 5）會議召開地點；（ 6）會議召開的詳細過程；（ 7）決議事項；（ 8）待決事項；（ 9）會議表決情況；（ 10）會議結論；（ 11） 整理后的會議紀要或會議記錄及時歸檔立卷

42、。第六條會議記錄與通告1、董事會監事會會議及公司各類行政會議由行政部負責安排記錄；部門會議由部門負責安排記錄；專業會議由會議召集部門負責指定專人記錄。2、所有須通告的公司會議，由行政部負責組織發布。由公司召集召開的其它會議，如確需發布會議通告的，行政部須在會后兩天之內將整理好的通告或內容依據規定的范圍及時發布。3、公司的各類會議紀要或會議記錄的整理、備案、歸檔工作完全由行政部負責。第七條公司各部門的專業、專題會議規范1、會議召集人需明確會議議題，并將議題通知與會部門或人員。2、會議確需與會部門或人員參與討論的，與會部門或人員須提前擬好會議發言內容，內容力求簡潔明了，嚴格遵守會議的限定時間。3、

43、允許與會部門或人員持有不同觀點和保留意見。但在會上形成的決議，與會者都須認真貫徹執行。4、 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前不得私自泄露會議內容。5、控制參加會議人數，與會議內容無關者，不需參加會議。6、控制會議時間。力求少開會、開短會，養成會下多勾通，會上少扯皮的良好會風。7、會議期間，與會人員須關閉手機鈴聲，要求調到震動狀態。會議期間確因有急事需聯絡的，應到會議室外進行聯絡，以免影響會議進程。8、客觀原因不能按時或無法參加會議者，應在開會前一小時內通知會議召集人或委派代表參會。第八條本制度由行政部制定并負責修訂和解釋。第九條 本制度自正式發布之日起生效。辦公設備、用品管

44、理制度目的 規范辦公設備、用品管理，更好的發揮現代辦公設備、用品的作用，提高工作效 率。有效控制行政辦公用品的消耗和相關費用支出。適用范圍公司所屬各部門、各門店制度內容第一條公司行政部負責將所有在用辦公設備、物品分類編制目錄、編號、建檔、建卡,實施系統而規范的管理。實行嚴格的按部門或個人領用、管理登記制度。第二條 各部門及門店應每月例行向申報辦公設備、物品使用計劃，行政部依據相關預算審核并安排購置、發放。由部門負責人統一辦理領用和登記手續。第三條 行政部須將各部門、門店領用的辦公設備、物品，按放置場所分別建檔立冊， 填寫明細表，填入該部門、場所內所有辦公設備的名稱、數量，編號、領用日期等。設立

45、由 行政部統一訂制的標簽，固定于設備的側面或背面不明顯處，以便于隨時查驗以及規范管理。第四條設備保管人、使用人離職或調離工作崗位時， 應到行政部辦理辦公設備、物品 移交手續，在部門負責認的監督下完成移交工作后， 交接雙方及部門負責人在設備、 物品交 割單上簽證。第五條 行政部在每年 _月_日應指導各部門及門店對所有辦公設備、物品進行一次全面的盤點核查工作，并按要求填寫辦公設備盤點表。第六條各部門及門店所使用或保管的辦公設備、物品如有閑置、損壞或遺失的，應由使用部門將實情詳細報告行政部。屬人為原因損壞辦公設備、 物品的，要責成相關責任人承擔相應的賠償責任。第七條各部門及門店的辦公設備、物品如有損

46、壞需維修的，應及時正式報告行政部安 排修理。第八條 在用辦公設備如確已不能修復時，應向行政部提交正式報告申請領新品。行政部通過鑒定，確認已不能使用，難以修復或修復成本不合理時，由鑒定人出具鑒定意見，行政部長簽署意見后，再行安排調劑、發放或購置。第九條辦公設備使用規范一、電話機1、辦公區公共用電話機，歸屬部門要指定專人負責管理和維護，屬于個人專用的辦公 用電話機，須由電話機所有者負責保管和維護。發生故障須及時報送行政部相關負責人員安排修復。以免影響工作。2、公司的電話機是為方便和提高工作、辦事效率而設置的，全體員工不得使用辦公用電話機撥打私人電話；3、嚴禁用公司電話打信息臺或聯系私人業務。二、傳

47、真機1、傳真機須由專人負責日常使用、保養、維護。未經準許，其他人員不得隨便動用傳真機。2、在收發傳真時，涉及到公司不可公開的秘密內容時，負責收發文件的責任人應嚴格保守機密并妥善保管原件，以免泄密。3、在接收傳真時，應做好登記，完成接收工作后，要及時把傳真件交給被指定的的接收人或接收部門負責人。如收件人不在，應妥善保管傳真件直到送達為止。三、復印機1、復印機由專人負責日常的使用、保養、維護。每日使用前要認真檢查機器的完好狀況，以免在使用時由于發生故障而影響工作及造成時間及耗材的浪費。2、復印文件或圖表時，要注意對原件的愛護，以免損壞原件。3、對所有重要的文件在復印前要進行登記，并注明復印份數。4

48、、涉及到公司不可公開的秘密文件時，負責復印文件的責任人應嚴格保守機密并妥善保管原件，以免泄密。5、對在復印文件時產生的殘損文件或材料須及時徹底銷毀。四、電腦1、各類人員所使用的辦公用計算機，都要辦理領用登記手續，并由使用人負責妥善保管，做到專機專人專用。2、使用人要妥善保管和使用辦公用計算機。機內的重要文件、資料、圖片等須加密保管，以免丟失。3、所有辦公用計算機要加設開機密碼，以防公司的機密文檔丟失或泄密。五、 各部門及門店對本部的電話機、傳真機、復印機、計算機等辦公設備應隨時保持暢 通、完好，發現問題及時報請公司專業人員維修，以免影響工作。六、攝像、照相、錄音機（筆）1、攝照錄音設備是用于記

49、錄公司各類會議及其它活動時的專用設備，應指定專人負責使用和保管。2、未經行政部長批準，任何人不得借出或交給他人使用。以免由于使用不當而引發故障，造成對工作的不必要的影響或損失。第十條本制度由行政部制定并負責修訂和解釋。第十一條本制度自正式發布之日起實施。行政辦公物品采購、庫存及領用管理制度目的 規范行政辦公物品采購、庫存、領用的管理，完善入庫、出庫手續，提高行政辦公物品采購、庫存及領用的工作效率、質量，保證公司各類行政辦公物品的供應。適用范圍公司所屬各部門、門店制度內容采購管理第一條采購行政辦公物品范圍1、公司行政辦公用設備、設施；2、日常行政辦公用品、用具等低值易耗品。第二條采購程序1、行政

50、部根據庫存行政物品現況和各單位上報的行政物品需求計劃填寫行政物品采購清單并進行核算，將編制好的行政物品采購清單報請常務副總經理審批后，方可安 排采購。2、行政部負責依據各單位物品庫存或需求進行審核和安排購置計劃，以控制采購物品的數量、費用。對金額在 元以內的行政物品，由行政部長簽字批準；金額在 元以上 的行政物品，由常務副總經理簽字批準。3、行政物品采購清單一試三份，財務部留存一份備案，另 2份計劃分別交行政部和 采購員。4、行政部長按計劃安排實施采購。5、行政管理員根據輕重緩急完成采購計劃。第三條臨時應急采購1 .應急物品采購必須具備以下條件：(1)確屬應急必須品。(2)使用單位或部門經理審

51、批后，報行政部長審查通過后， 報常務副總經理簽字批準。2、應急物品采購流程：(1)需求單位或部門填寫正式報告呈報行政部長審批；(2)行政部長核實無誤，金額在 元以下的，簽字批準；金額在 一元以上的，交常 務副總經理簽字批準；(3)簽字批準后的行政物品采購清單交財務部備存1份，另2份分別交行政部和 行政管理員。3、行政管理員持已批準的行政物品采購清單采購物品。4、購進后的辦公物品須及時辦理入庫、建帳、建卡、報帳及交付使用等手續。5、使用單位辦理領用登記手續后領用所需設備或物品。第四條 非特殊情況，不得使用現金采購。第五條 固定資產類行政辦公物品的采購1、除日常辦公用品以外，屬于固定資產類的行政辦

52、公設備物品的采購，須在經理行政 辦公會議上研究確定，并列為公司年度預算計劃。2、屬于固定資產類的行政辦公設備物品的采購，行政部每年依據公司的實際使用需求，在編制的年度購置計劃中列出。第六條說明：1、行政辦公物品庫存 月報表。一式三份，財務部、行政部、庫管各一份存檔備查。2、行政物品采購清單一式三份，財務部、行政部、行政管理員各一份。庫存管理第七條除財務部外，行政部要對公司所有財產設置管理臺帳，并對全部在用設備物品分類別統一編碼、標簽、設卡。第八條 公司所屬各單位自行購置行政辦公物品的，應嚴格按要求辦理入庫登記手續。當日購進的辦公物品必須當日入庫，無特殊情況不得延誤。1、入庫單一式三聯，第一聯存

53、根聯由庫房留存登記商品入庫并下庫存帳；第二聯由采 購與財務對賬；第三聯記帳聯交公司財務部記帳。2、填寫入庫單應寫明物品的名稱、用途、規格、單位、單價、數量等。3、庫管必須對各類入庫物品履行入庫前的驗收，與審批后的行政物品采購清單進 行核對，并對質量、數量、規格等進行檢查、清點。對不合格的物品庫管有權拒收，數量與 送貨單不符的按照實際數量入庫，在行政物品采購清單上注明原因。4、各類物品的供應商在結算費用時，必須出具有行政部相關責任人簽收的原始入庫單 據，并提供正規的發票，按公司相關財務規定制度給予結算。5、庫管做好入庫物品的登記，并每月統計匯總后出具報表。年末做出各項行政辦公物 品發放的匯總、相

54、關費用支出的匯總和物品發放、使用情況的統計（包括不同類別的金額）分析報告。以便于指導新的年度計劃的制定、控制。6、由各部門或單位使用的設備物品，須按設備物品實際放置場地分別詳細登記在冊,按原登記的設備編號、名稱、使用情況等進行登記備案。領用管理第九條 日常行政辦公物品領用原則和程序：1、建立行政辦公物品領用登記臺帳，并由發放人員負責登記。 于每月底做出各部門、 各單位及門店領用物品的分類匯總表并附帶分析說明，作為下期計劃、控制各部門、單位行政辦公費用的測算依據。2、行政部須嚴格按規定、計劃及間隔期向部門、單位（門店）和個人發放辦公物品。3、領用部門、單位或個人須在辦公物品領用登記簿上履行登記后方可發放。4、領用間隔周期為 一周。注為提高辦事效率，公司規定在公司每周店長行政例會前一天下午按規定將領用物 品計劃報行政部相關管理人員，例會當日順便取走。5、個人日常辦公物品的領用實行按部門、門店統一領取、個人自行保管、遺失不補。6、公共辦公物品按部門統一領取。由各部門、單位（門店）經理根據計劃指定專人統 一領取，并負責管理和使用。7、